Файл: «Автоматизированная форма.».pdf

Организация учета по процессорной схеме основана на коренной реорганизации работ бухгалтерии. Поэтому обязательным атрибутом реинжиниринга в учете служит подготовка проектных и организационно распорядительных документов. Разработка проекта реинжиниринга учета должна включать традиционные этапы создания АСУТП:

• функционально-структурный анализ документооборота бухгалтерии;
• подготовка технического задания на разработку (свод требований заказчика на разработку справочников, первичных документов, отчетов и т.д.);
• утверждение технического задания и разработка плана-графика его реализации;
• разработка программного обеспечения: алгоритмизация и программирование;
• тестирование и отладка программного обеспечения;
• обучение персонала;
• ввод в эксплуатацию системы. [24.C.21]

Основную часть из перечисленных этапов исполняют IT-специалисты. Рассмотрим сущность только наиболее важного этапа реинжиниринга учета: функционально-структурный анализ документооборота бухгалтерии в свете процессорного подхода (рисунок). [24.C.20]

Документооборот бухгалтерии должен быть представлен совокупностью учетных операций и типовых функционально законченных технологических учетных процессов. Учетная операция включает обработку одного первичного документа с подготовкой его печатной формы и формированием соответствующих бухгалтерских записей. Типовой технологический учетный процесс объединяет учетные хозяйственные операции исходя из единой цели их объединения. Путем декомпозиции документооборот бухгалтерии представляют множеством учетных операций. Состав учетных операций зависит от видов деятельности организации и элементов учетной политики.[18.C.43]

Синтез типовых технологических процессов следует осуществлять из обязательного выполнения условий:

• типовой технологический учетный процесс регулярно повторяется в учете;
• учетные операции, объединенные в учетный процесс, направлены на достижение общей функциональной цели;
• в типовом технологическом процессе часть или все операции содержат эквивалентные реквизиты;
• существуют алгоритмы преобразования реквизитов из входных в выходные учетные операции.

В типовом учетном процессе смежные учетные операции необходимо рассматривать исходя из условия максимального использования механизмов автозаполнения. [18.C.45[

Реорганизацию работ бухгалтерии в обязательном порядке заканчивают разработкой регламентных документов: или спецификаций, или технологических карт типовых учетных процессов. По каждому процессу в карте приводят номенклатуру учетных операций, входящих в состав типового процесса, последовательность и методику их исполнения программными средствами. В карте уточняют перечень форм первичных документов, подлежащих выводу на печать, и состав бухгалтерских учетных записей. Синтезированные типовые процессы тестируют на исключение дублирования учетных операций. [18.C.76]

---

На завершающем этапе реинжиниринга учетной системы типовые технологические процессы распределяют между ответственными исполнителями. Типовые процессы распределяют по центрам ответственных исполнителей. Центром же ответственности служит типовой технологический учетный процесс. Распределение функциональных обязанностей исполнителей по центрам технологической ответственности является принципиальным моментом в реинжиниринге учета. Именно такой подход обеспечивает сокращение затрат труда и исключение технических ошибок. В традиционной организации учета центрами функциональной ответственности служат первичные документы и журналы-ордера. [2.C.56]

Проиллюстрируем рассмотренные методические и теоретические подходы прикладным примером. Описание учетного процесса - обязательный этап функционально-структурного анализа. В организацию поставщики поставляют товары. [2.C.132]

Операция поставки носит регулярный характер - типовая операция. Поставщики и покупатели используют общий режим налогообложения. Товар поступает по договору последующей наличной оплаты. Поставка товара отфактурована.

В рассмотренном типовом технологическом учетном процессе ручной ввод данных используется только в первой технологической операции - оприходование товара от поставщика. [2.C.145]

Таблица 1 -Технологическая карта типового учетного процесса [3]

Но­ мер опе­ рации	Наименование операции	Документ	Механизм ввода	Отражение в учете	Первичный документ, отчет, регистр
1	Оприходование товара от постав­щика	Поступле­ние товаров и услуг	Ручной ввод	Дт. 41 Кт. 60 - Поступил товар; Дт. 19 Кт. 60 - Выделен НДС	Форма № М-4 Приходный ордер
2	Оплата товара из кассы	Расходный кассовый ордер	На основании до­кумента «Посту­пление товаров и услуг»	Дт. 60 Кт. 50 - Оплата товара из кассы	Форма по ОКУД 0310002
3	Внесение записи в книгу покупок (НДС со стоимо­сти товара)	Отражение НДС к вычету	На основании до­кумента «Посту­пление товаров и услуг»	Дт. 68 Кт. 19 - НДС к вычету	Регистрация счета-фактуры в книге покупок
4	Учет ТЗР	Поступление дополнитель­ных расходов	На основании до­кумента «Посту­пление товаров и услуг»	Дт. 41 Кт. 60 - ТЗР отнесены на увеличение учет­ной цены; Дт. 19 Кт. 60 - Выделен НДС в части ТЗР	Акт на приемку услуги
5	Оплата услуги по доставке товара	Расходный кассовый ордер	На основании до­кумента «Посту­пление товаров и услуг»	Дт. 60 Кт. 50 - Оплата услуги из кассы	Форма по ОКУД 0310002
6	Внесение записи в книгу покупок (НДС со стоимо­сти услуги)	Отражение НДС к вычету	На основании документа «Поступление дополнительных расходов»	Дт. 68 Кт. 19 - НДС к вычету	Регистрация счета-фактуры в книге покупок
7	Инвентаризация расчетов с по­ставщиком	Акт сверки взаиморасче­тов	Заполнить по данным бухгал­терского учета	ДО (60) = КО (60)	Форма № ИНВ-17

---

Товар доставляется поставщиком за дополнительную плату. В организации транспортно-заготовительные расходы включают в учетную цену товара. Учетный процесс состоит из операций (декомпозиция): оприходование товара от поставщика (операция 1); оплата товара из кассы (операция 2); внесение записи в книгу покупок по поставке товара (операция 3); отражение в учете стоимости услуги по доставке товара (операция 4); оплата услуги по доставке товара из кассы (операция 5); внесение записи в книгу покупок по услуге (операция 6); инвентаризация расчетов с поставщиком (операция 7). [3.C.9]

Типовой технологический процесс включает семь учетных операций. Реквизиты документов смежных учетных операций тождественно равны - условие оптимального синтеза технологического процесса выполнимо. Функциональная цель типового технологического процесса - комплексное оформление учета поступления товара и расчетов с поставщиком (таблица 1).

Ввод всех остальных шести операций выполняется с использованием механизмов ускоренного ввода, в основу которых заложена теория эквивалентности учетной информации.

Приведенный пример наглядно демонстрирует эффект от реинжиниринга в формате процессорной организации учета средствами учетно-финансовой программы. Важно отметить и то. что каждая из семи учетных операций может быть исполнена как независимая, что практикует традиционная организация учета. При этом традиционный подход не позволит получить новое качество и сократить затраты труда.

Для иллюстрации сущности процессорного подхода в автоматизированном учете рассмотрен только один пример создания типового учетного процесса. Синтезу подлежит множество учетных процессов, состав которых определяет функционально-структурный анализ делопроизводства бухгалтерии.[3.C.9]

1.3. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками при автоматизированной форме бухгалтерского учета

Комплекс задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками предусматривает обработку информации по значительной группе балансовых счетов, учёт на которых имеет свои особенности, как по формам представления первичной информации, так и по способам формирования исходящих информационных массивов. Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, оперативности получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и подрядчиками, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности. [5.C.113]

---

Лидером среди программных продуктов, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учета, в настоящее время является система программ «1С: Предприятие 8». Типовая конфигурация этой программы реализует наиболее общие схемы учета и может использоваться в организациях, применяющих различные системы налогообложения, для автоматизации учета. «1С: Бухгалтерия 8» - это программный продукт, представляющий собой совокупность технологической платформы «1С:Предприятие» и прикладного решения «Бухгалтерия предприятия». Программа предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности. [5.C.115]

Поступление производственных запасов от поставщиков оформляется с помощью экранной формы документа «Поступление товаров и услуг» (рис. 1), где из контекстных справочников выбираются значения следующих реквизитов: вид поступления; поставщик производственных запасов; договор; вид материала; склад, на который приходуется материал; ставка и алгоритм расчета суммы НДС. [3.C.9]

Рисунок 1 - Формирование документа «Поступление товаров и услуг»

Все введенные документы и проводки текущего документа можно просмотреть в объекте метаданных «Журнал операций» (рис. 2).

Рисунок 2 - Журнал операций [2]

Каждый документ журнала описывается набором реквизитов: дата и номер экранной формы документа, с помощью которой производилась регистрация хозяйственной операции; наименование этой экранной формы документа; номер и дата поступившего первичного документа. Номер экранной форме документа присваивается системой автоматически при записи или проведении, но может быть изменен пользователем. Порядок автоматической нумерации настраивается пользователем. Нумерация может быть сквозной для всего журнала или отдельно для каждого вида документов. Левая графа журнала операций служебная, она показывает: введена ли операция вручную; порождена документом, который пока не проведен; сформирована документом, который уже поведен; помечена ли операция на удаление. [3.C.9]

В нижней части диалогового окна «Журнала операций» (или в дополнительном окне) можно увидеть проводки выделенной операции. Для каждой из проводок указывается номер, счета по дебету и кредиту, значения субконто, количество, сумма, содержание проводки, номер журнала.[6.C.360]

---

Прикладное решение «Бухгалтерия предприятия» позволяет сформировать всю необходимую стандартную, регламентированную и специализированную отчетность. Если этих форм недостаточно пользователю, то в режиме конфигурирования можно создать практически неограниченное количество новых форм отчетности. При настройке отчета может выбираться счет или группа счетов, что позволяет выводить итоги, как по отдельным счетам, так и по счету (группе счетов) в целом. Если на счете ведется аналитический учет, то пользователь определяет порядок следования видов субконто в отчете, при этом программа предоставляет список только видов субконто, прикрепленных к выбранному счету.[6.C.361]

Поиск ошибок в бухгалтерском учете следует начинать с формирования оборотно-сальдовой ведомости. Она показывает состояние движения средств за отчетный период в стоимостном выражении. При формировании оборотно-сальдовой ведомости в диалоговом окне выбирают параметры отчета: период, за который должны быть подведены итоги; устанавливают флажки для получения итогов по субсчетам и (или) субконто; устанавливается признак развернутого или свернутого сальдо. Экранные формы отчетов интерактивны: из одной формы можно быстро перейти с помощью контекстного меню к другим аналитическим формам, расшифровывающим образование данной суммы. [2.C.133] Из оборотно-сальдовой ведомости (рис. 3) можно быстро перейти к другим формам отчетности: карточке счета, ведомости по счету, анализу счета, отчету по проводкам, оборотам счета (Главную книгу), журналу-ордеру (ведомости) по счету.

Рисунок 3 - Оборотно-сальдовая ведомость [2]

Для каждого синтетического счета можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету (рис. 4).

Рисунок 4 - Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 [2]

Настройки этой формы позволяют для одного выбранного синтетического счета получить: отчет с детализацией по всем субконто, отчет по одному указанному значению субконто, сальдо и обороты по группам аналитических счетов, если соответствующий справочник имеет многоуровневую структуру.

Отчеты можно сохранять на различных носителях или напечатать. Печатную форму отчета можно вывести на экран в режиме предварительного просмотра и выбрать необходимые опции печати.

Выводы:

В заключении главы следует отметить, что реинжиниринг учетной сферы деятельности организаций - это сложная многоэтапная работа. Обязательным элементом реинжиниринга учетной системы служит разработка его проекта. Только глубокие системные преобразования учета позволяют существенно сократить затраты учетного труда, окупить расходы на внедрение средств автоматизации и получить новый более высокий качественный результат.

---