Добавлен: 21.05.2023
Просмотров: 219
Скачиваний: 3
Таким образом, современные информационные технологии повышают достоверность данных за счет исключения арифметических ошибок, ошибок при отборе и группировке данных. Встроенные знания осуществляют автоматическую проверку вводимой пользователем информации, поддерживают формирование проводок и отражение в учете хозяйственных операций в соответствии с утвержденной учетной политикой. Внедрение современных информационных технологий позволяет добиться в работе бухгалтерии своевременного и качественного составления финансовой отчетности предприятия; строить работу на актуализированной правовой информации и тем самым избежать серьезных ошибок в учете.
ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ аспекты применения автоматизированных форм учета и направления совершенстваования
2.1. Оценка ведения системы учета в автоматизированной форме на примере магазина «Свояки»
За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо, так как компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты и позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий [2.C.33].
Обеспечивая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ, а также эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, комплексная автоматизация повышает информационные возможности магазина.
Магазин «Свояки» г. Таганрога Ростовской области является розничным торговым предприятием, которое специализируется на торговле продуктов питания, канцелярскими товарами, бытовой химией.
Автоматизация магазина началась с июля 2012 года. За прошедший период она была полностью окончена. Для автоматизации потребовались первоначальные вложения на приобретение необходимой программы «1C: Предприятие» с ее дополнительными конфигурациями: «1C: Бухгалтерия», «1C: Управление торговлей», «1C: Зарплата и Управление персоналом». Также были необходимы консультации по обучению ведению учета в автоматизированной форме для сотрудников магазина.
Предлагаю Вашему вниманию оценку ведения системы бухгалтерского учета в автоматизированной форме.
Программа «1C: Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.
В ходе своей деятельности сотрудникам магазина могут выдавать наличные денежные средства на хозяйственные расходы на основании приказа директора. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств и приложить подтверждающие документы.
Эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (рис. 5) с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу».
Рисунок 5. Расходный кассовый ордер
В документе необходимо заполнить счет учета и выданную сумму. На вкладке «Реквизиты платежа» необходимо указать «Подотчетное лицо», выбранное из справочника «Сотрудники» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
После покупок сотрудник, которому были выданы подотчетные средства, обязан отчитаться по документу «Авансовый отчет» (рис. 6).
Рисунок 6. Авансовый отчет
Рисунок 7. Документ «Поступление товаров и услуг»
Его следует выбрать в группе «Касса» и нажать добавить. Во вновь созданном документе необходимо заполнить поле «Подотчетное лицо», указав сотрудника, которому были выданы деньги по «Расходному кассовому ордеру». На закладке «Авансы» нужно указать «Расходный кассовый ордер». Для этого в табличной части документа следует нажать кнопку «Добавить». В поле «Документ поступления» дважды щелкнутьмышкой по кнопке с троеточием и выбрать нужный «Расходный кассовый ордер».
Далее необходимо ввести информацию о товарах в справочник «Номенклатура». После этого следует оприходовать товары документом «Поступление товаров и услуг (покупка, комиссия)» (рис. 3) и он отразится в авансовом отчете на вкладке «Товары».
Затем необходимо посмотреть остаток подотчетной суммы и вести «Приходный кассовый ордер» (рис. 8) на сумму остатка.
Рисунок 8. Приходный кассовый ордер
Далее рассмотрим ведение системы хозяйственной деятельности в программе «1C: Управление торговлей».
Программа автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:
- управление отношениями с клиентами;
- управление правилами продаж;
- управление процессами продаж;
- управление торговыми представителями;
- управление запасами;
- управление закупками;
- управление складом;
- управление финансами;
- контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.
Рассмотрим ситуацию закупки товаров у поставщика.
Прием товаров у поставщика обычно регистрируется документом «Поступление товаров и услуг».
Этим документом регистрируется как поступление товаров, так и изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом.
Документ «Поступление товаров и услуг» предоставляет удобные способы повторного использования информации, введенной пользователем в окне документа.
В подсистеме «Закупки» в группе «Закупки и возврат» -» «Документы поступления» необходимо создать новый документ «Поступление товаров и услуг» (рис. 3). В нем нужно указать поставщика, которому были перечислены средства денежные средства. Далее необходимо заполнить документ товарами и их количеством.
Далее разберем, как осуществляется продажа товаров в розницу через автоматизированную торговую точку.
Рисунок 9. Документ «Реализация товаров и услуг»
В подсистеме Продажи необходимо принять от клиента Заказ на имеющиеся в наличии на основном складе магазина товары.Затем нужно нажать по кнопке «Создать на основании» и создать документ «Реализация товаров и услуг» (рис. 9) для того, чтобы произвести отгрузку товаров со склада магазина.
И в конце перейдем на учет расчетов с персоналом при помощи программы «1C: Зарплата и управление персоналом».
Данная программа предназначена для решения следующих задач:
- формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в состав ее дочерних предприятий;
- ведение самых разнообразных справочников: таких как организаций, физических лиц, их родственников, степеней родства, военкоматов, воинских званий, дополнительных отпусков, учебных заведений и др.;
- проведение анкетирования сотрудников;
- подбор кадров организации и их учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику в соответствии с действующим законодательством;
- формирование и ведение графика отпусков организации с автоматической проверкой непротиворечивости графика;
- планирование занятости сотрудников;
- ведение персонального учета в соответствии с действующим законодательством;
- раздельное ведение регламентированного и управленческого учета;
- работа с кандидатами: регистрация резюме, оценка кандидатов, проведение опросов, оценка испытательного срока и др.;
- ведение воинского учета сотрудников с формированием соответствующей отчетности;
- проведение различного рода мероприятий;
- формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету: сведения о вакансиях, отчет о текучести кадров, отчеты о планируемой занятости работников и помещений, отчет о состоянии штатного расписания организации, отчет о фонде заработной платы, а также целый ряд произвольных отчетов, настройка которых выполняетсяпользователем самостоятельно в зависимости от своих потребностей;
- решение иных задач кадрового учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.
Зарплата работникам компании начисляется в конце каждого месяца на основании сведений о причитающихся начислениях и удержаниях. Эта задача решается путем оформления и проведения по учету документа «Начисление зарплаты сотрудникам» (рис. 6). Чтобы начислить зарплату, необходимо выполнить команду главного меню «Расчет зарплаты по организации», далее необходимо выбрать «Начисление зарплаты сотрудникам», после чего в открывшемся окне списка выполните команду «Добавить». В результате откроется окно ввода и редактирования документа.
Рисунок 10. Документ «Начисление зарплаты сотрудниками»
Далее рассмотрим операцию выплаты зарплаты через кассу.
Чтобы подготовить зарплату к выплате, необходимо выполнить команду главного меню «Расчет зарплаты по организации» далее перейти в меню «Касса и банк» и нажать «Зарплата к выплате», после чего в открывшемся окне списка необходимо нажать кнопку «Добавить» и ввести сотрудников с помощью кнопки «Подбор». В итоге, в поле отметка появится запись «не выплачено», далее следует оформить «Расходный кассовый ордер» на выплату зарплаты и опять перейти в этот документ «Зарплата к выплате» (рис. 11) и изменить отметку на «Выплачено».
Рисунок11. Документ «Зарплата к выплате»
Таким образом, можно сделать вывод, что с помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов [2].
Также автоматизация упростила работу директора, бухгалтера и товароведа. Также позволила увидеть реальные остатки товара в магазине, количество продаж и средний чек, стоимость складских остатков, динамику продаж, рентабельность продаж товаров и их групп, проведение акций, взаиморасчеты с поставщиками, учет продаж по продавцам.
2.2. Рекомендации по совершенствованию автоматизированных форм учета
На наш взгляд, основными приоритетными направлениями совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета являются:
- Упорядочение и оптимизация практического ведения бухгалтерского учета.
Под этим мы понимаем, прежде всего, сокращение времени на обработку первичных данных, формирование необходимых отчетов, справок, выписок, минимизацию пользовательских действий для получения конечного результата. Так, например, если раньше при использовании ручной технологии ведения бухгалтерского учета на отдельные операции по калькулированию себестоимости требовались несколько часов работы и проведение большого количества расчетов, то с использованием автоматизированных технологий весь процесс занимает считанные минуты и включает минимальное количество операций, которые необходимо осуществить непосредственно оператору. Именно минимизацию времени на ведение бухгалтерского учета - главного ограниченного ресурса - считаем ключевым моментом во всем совершенствовании бухгалтерского учета.
- Оптимизация количества информации информационной системы бухгалтерского учета без потери ее качества.
Большой объем информации не всегда полезен для субъекта, принимающего управленческие решения. Ее переизбыток опять-таки ведет к увеличению времени на поиск необходимой информации и, соответственно, усложняет процесс принятия решений. Информации должно быть ни много, ни мало, ее должно быть ровно столько, чтобы информация была именно информацией в соответствии с ее представлением по Клоду Шеннону, который трактовал информацию как снятую неопределенность. До тех пор пока неопределенность относительно объектов управления существует, необходимо наращивать информацию, что будет приводить к качественным улучшениям информационной системы бухгалтерского учета. Но как только все неопределенности относительно объектов сняты, дальнейшее наращивание информации нецелесообразно.
Данное положение является особенно важным после принятия нового Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [4]. В соответствии с его требованиями организации больше не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, они могут разрабатывать свои собственные формы документов, закрепляя их в локальных нормативных актах. Это открывает путь к минимизации дублирования информации, что в значительном объеме имело место ранее.
Большое внимание в этой связи необходимо уделять и количеству аналитических признаков, информация по которым фиксируется в системе. Излишняя аналитика может принести вреда гораздо больше, чем пользы. Так, например, сегодня существует огромное количество признаков для классификации затрат. И если бы все они были учтены при автоматизации учета, то составление одного документа на расходование ресурсов привело бы к указанию не 2-3 субконто, а значений 1015 аналитических признаков. Поиск «золотой середины» в повышении аналитичности учетных процедур - сложнейшая задача.
- Снижение числа ошибок в бухгалтерском учете с использованием встроенных алгоритмов внутреннего автоматизированного контроля бухгалтерских данных.
В настоящее время многие процедуры контроля уже автоматизированы. Так, например, бухгалтер не сможет отпустить материалов на производство больше, чем их количество на складе; существуют встроенные проверки по различным классификаторам и даже проверки правильности заполнения серии и номера паспорта гражданина РФ. Однако все соответствующие алгоритмы следует развивать и усовершенствовать. Например, очень мощное контрольное значение имеет проведение анализа денежных потоков косвенным методом, что позволяет одновременно увязать три важнейшие отчетные формы - бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств. Встроив соответствующий алгоритм в информационную систему, можно получить ряд важнейших контрольных соотношений. Дополнительно необходимо принять во внимание контрольные соотношения, используемые налоговыми органами при первоначальном тестировании сданных форм бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций.