Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Цели, задачи и принципы учета денежных средств в кассе).pdf

Авансовый отчет представляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетного лица.

Возможна ситуация, когда денежные средства подотчетным лицом израсходованы в размере большем, чем выдано под отчет. Страховщик обязан возместить перерасход, если подотчетное лицо [22]:

- выполняло порученное ему задание и при этом не был установлен лимит расходования денежных средств;

- предъявило авансовый отчет и подтверждающие документы.

Выдача денежных средств страховщиком с целью возмещения перерасхода также оформляется расходным кассовым ордером. В случае же, когда подотчетная сумма не израсходована или израсходована не полностью, она должна быть возвращена в кассу. Неизрасходованный остаток фиксируется в авансовом отчете и приходуется в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Окончательный расчет по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем. Обратим внимание на то, что в соответствии с Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" с 2012 г. не действует правило о необходимости возвращать неиспользованный аванс в течение трех рабочих дней. По общим правилам невозвращенные в срок подотчетные суммы переносятся в бухгалтерском учете на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Отражение операции осуществляется в момент, когда наступил срок для ее возврата. Невозвращенная сумма по заявлению подотчетного лица может быть удержана с его заработной платы. По соглашению сторон допускается возврат с рассрочкой платежа. При этом в соглашении должны быть указаны суммы и даты очередных платежей. Если же подотчетное лицо не соглашается вернуть неизрасходованную сумму, страховщик вправе обратиться в суд. Некоторые организации не переносят невозвращенные суммы в состав недостачи, а расценивают ее как задолженность работника. При этом все последующие операции отражаются с использованием счета 71. Определим особенности учета, когда невозвращенные подотчетные суммы аккумулируются на счете 71. Если невозвращенная сумма числится за уволившимся сотрудником, с момента его увольнения она должна быть переведена в состав прочей задолженности на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Если уволенный работник дал письменное обязательство о добровольном возврате неизрасходованной подотчетной суммы, но в дальнейшем не исполняет это обязательство, непогашенная задолженность может взыскиваться через суд [23].

Страховщик должен принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения подотчетных сумм. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности, то задолженность подлежит списанию. Отдельные бухгалтерские проводки с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" приведены в таблице 3.

Таблица 3

Бухгалтерские проводки по списанию подотчетных сумм

Признание задолженности убытком не влечет ее аннулирования. Она должна учитываться в течение пяти лет на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов". Для признания задолженности безнадежной в наличии должны быть документы, подтверждающие выдачу подотчетной суммы, срок ее возврата и пр., а также приказ руководителя о списании задолженности.

Обратим внимание на то, что срок исковой давности начинает отсчитываться по окончании срока, на который были выданы деньги. Срок исковой давности по подотчетным суммам является общим и составляет три года, о чем указано в Письмах Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

С момента списания задолженности возникает доход у подотчетного лица в сумме невозвращенных денежных средств, который подлежит обложению НДФЛ. Доход, подлежащий обложению НДФЛ, возникает и в случае, когда страховщик принимает решение о прощении долга. В такой ситуации рекомендуется оформить соответствующее соглашение с сотрудником (задолжником) [7].

Для того чтобы предотвратить сложности при учете операций с подотчетным лицами, бухгалтерии страховой организации рекомендуется осуществлять постоянный мониторинг подотчетных сумм, в том числе проверять состояние расчетов по суммам, числящимся на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При установлении факта отсутствия авансовых отчетов или невозвращенных сумм необходимо незамедлительно востребовать их с ответственных лиц и принимать прочие меры, не противоречащие действующему законодательству. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися работниками и работниками, которым предстоит уйти в отпуск.

Важно отразить кассовые операции и в налоговом учете.

2.3. Правила расчета наличными деньгами

Минюст России зарегистрировал Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов", которое устанавливает правила расходования наличных денег в Российской Федерации. А поскольку эти правила должны соблюдать абсолютно все организации и индивидуальные предприниматели, вам нужно быть в курсе последних изменений [22]. Сразу отметим, что каких-либо кардинальных изменений в законодательстве не произошло.

Но новшества все-таки есть. Так, в частности, введены ограничения на трату кассовых денег, а индивидуальным предпринимателям разрешили тратить наличную выручку на личные нужды. Подробнее об этих изменениях мы и поговорим дальше.

Новые правила наличных расчетов, установленные Указанием Банка России от 07.10.2013 N 3073-У (далее - Указание N 3073-У), вступают в силу через 10 дней после официального опубликования в "Вестнике Банка России". На момент подписания номера Указание N 3073-У опубликовано не было, но не исключено, что это произойдет в ближайшее время. Поэтому предлагаем вам обзор самых важных изменений. А полный перечень поправок вы найдете в табл. 4 ниже.

До вступления в силу Указания N 3073-У необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Предприниматели вправе тратить кассовую наличность на личные нужды

В новом Указании N 3073-У расширен перечень целей, на которые можно тратить наличную выручку, по сравнению с перечнем, действующим сейчас (см. табл. 4 выше). Теперь, помимо выплаты заработной платы и иных выплат работникам, командировочных, страховых возмещений и пр., поступившие в кассу денежные средства организации и индивидуальные предприниматели могут расходовать:

- на выдачу наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Таблица 4

Изменения в правилах расходования наличных денег

Кстати, о том, что индивидуальные предприниматели могут тратить кассовую наличность на свои нужды, говорится в п. 1 ст. 861 ГК РФ. Но в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У (далее - Указание N 1843-У) это не было напрямую прописано. Поэтому многие коммерсанты сомневались в правомерности взятия денег из кассы на оплату личных расходов.

Выдачу наличной выручки из кассы самому себе на личные нужды ИП должен оформить расходным кассовым ордером и внести соответствующую запись по нему в кассовую книгу [10].

Заметим, что перечень целей, на которые организации и индивидуальные предприниматели могут тратить кассовую наличность, является закрытым и расширительному толкованию не подлежит.

Наличную выручку нельзя потратить на оплату аренды

В Указании N 3073-У сказано, что организациям и коммерсантам запрещается тратить наличные деньги, поступившие в кассу в качестве выручки, на следующие цели [9]:

- покупку ценных бумаг;

- выплату арендной платы по договорам аренды недвижимого имущества;

- выдачу (возврат) займа (процентов по займам);

- организацию и проведение азартных игр.

Расчеты в указанных случаях организациям и индивидуальным предпринимателям следует производить исключительно за счет наличных денег, поступивших в кассу с расчетного счета.

Отметим, что в действовавшем прежде Указании N 1843-У подобного запрета не содержалось. В нем был указан лишь перечень оснований для расходования кассовой наличности. И многие организации и индивидуальные предприниматели, опираясь на этот перечень, например, оплату аренды рассматривали как оплату услуг, что было не запрещено законодательством. Теперь же этого делать нельзя. В противном случае у вас могут возникнуть разногласия с контролирующими органами.

Пример. ООО "Галион" занимается розничной торговлей цветами и применяет систему налогообложения в виде ЕНВД. Торговлю компания ведет в арендованном магазине площадью 35 кв. м. 23 июня 2014 г. организация уплатила ООО "Венера" арендную плату за июль в размере 54 000 руб. (наличными). Отразим указанные операции в бухгалтерском учете ООО " Галион ".

Решение

В данном случае, прежде чем уплатить ООО "Венера" арендную плату, организация должна снять деньги со своего расчетного счета. За счет денежных средств, находящихся в кассе, такая оплата запрещена. Бухгалтерские проводки ООО " Галион " представлены в табл. 5 ниже.

Таблица 5

Бухгалтерские проводки

Специалисты Росфинмониторинга подготовили законопроект, согласно которому граждане перевозить за границу смогут не более 15 000 евро (это приблизительно 750 000 руб.). Причем такое ограничение будет действовать как при ввозе денег в Российскую Федерацию из-за границы, так и при их вывозе из страны. В настоящее же время ввозимая и вывозимая гражданами сумма наличности ничем не ограничена. Правда, если эта сумма превышает 10 000 долл., то ее необходимо задекларировать.

Лимит в 100 000 руб. будет действовать по одному договору и после того, как срок его действия закончится

После вступления в силу Указания N 3073-У максимальный размер наличных расчетов в рамках одного договора также будет равен 100 000 руб. И, как и ранее, распространяться он будет на расчеты между организациями, компаниями и предпринимателями, а также между индивидуальными предпринимателями.

Новшеством является то, что теперь прямо в Указании N 3073-У прописано, что лимит в 100 000 руб. применяется не только в период действия договора, но и после окончания срока его действия. Сейчас же из Указания N 1843-У это не следует. В нем сказано, что расчеты в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. А что следует понимать под словами "в рамках одного договора", в Указании N 1843-У не говорится. Вместе с тем отметим, что Банк России прежде в своих официальных разъяснениях уже отмечал, что под словами "в рамках одного договора" следует понимать исполнение организациями и индивидуальными предпринимателями обязательств как в период действия договора, так и после окончания срока его действия. Об этом - Официальное разъяснение Банка России от 28.09.2009 N 34-ОР. Согласилась с этим и ФНС России в Письме от 10.06.2011 N АС-4-2/9303@.

Например, организация заключила с индивидуальным предпринимателем договор на перевозку грузов. Но коммерсант не смог доставить товар получателю груза в установленный договором срок и в связи с этим должен выплатить организации неустойку [7]. Так вот, сумму возмещения ущерба в связи с недоставкой товара индивидуальный предприниматель сможет внести в кассу организации наличными деньгами только в пределах 100 000 руб., поскольку такая неустойка возникла из условий заключенного договора. Кроме того, теперь в Указании N 3073-У прописаны случаи, когда наличные деньги из кассы можно расходовать без учета лимита в 100 000 руб. К ним относятся:

- выплата работникам заработной платы, отпускных и социальных пособий;

- расходование денежных средств на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;