Файл: Журнально – ордерная форма (Сущность и содержание форм бухгалтерского учёта).pdf

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.[23]

При использовании журнально - ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематической и хронологической записей, отмены ряда записей.

Данная форма учета повышает контрольное значение учета и облегчает составление отчетов. К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение данных вручную и затрудняющих механизацию учета.[23]

2. Практика применения журнально – ордерной формы учёта

2.1. Первичные документы - основание для записей в учетные регистры

В абзаце 3 п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) указано, что формы регистров бухучета разрабатываются и рекомендуются Минфином. Еще 24.07.1992 Минфин РФ выпустил письмо № 59, в котором были приведены Рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства.[5]

Именно журнально-ордерная форма бухгалтерского учета получила наиболее широкое распространение в нашей стране и реализована в большинстве бухгалтерских программ.

В основу строения журналов-ордеров положены признаки, которые точнее характеризуются как принципы журнально-ордерной системы ведения бухгалтерского учета. К ним можно, в частности, отнести следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63):[4]

записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

записи синтетического и аналитического учета, как правило, совмещаются в одном регистре;

хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете в разрезе показателей, которые необходимы для контроля и составления отчетности;

---

используются объединенные журналы-ордера по счетам, которые экономически и методологически связаны между собой;

применяются месячные журналы-ордера.

Рассмотрим первичную документацию по отражению кассовых, расчетных операций и операций по движению материалов. Ниже приведен перечень первичной документации используемой при учете денежных средств:

1. Приходный кассовый ордер: для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица (Приложение № 1).

2. Расходный кассовый ордер: для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды (Приложение № 2).

3. Кассовая книга (Приложение № 3).

4. Платежная ведомость (Приложение № 4).

5. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение № 5).

6. Книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит устанавливается централизовано.

Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. [6]

Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр - отрывной - это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.

Прием и выдачу, безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы.[5]

Основные документы:

- при наличных расчетах:

а) чек денежный;

б) объявление на взнос наличными.

- при безналичных расчетах:

а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями, действительно в банк 10 дней);

б) расчеты платежными поручениями;

в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;

г) заявление об отказе от акцепта;

д) инкассовое платежное поручение - для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

е) мемориальный банковский ордер - служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

При учете материалов задействованы зав.складом, кладовщики, экспедиторы. С лицами, ответственными за приемку и отпуск материалов на предприятии необходимо заключить договор о материальной ответственности. [8]

---

На предприятии в установленном порядке (1 раз в год) и при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация материалов с оформлением комиссией соответствующего акта. Для учета движения материалов применяется типовая документация:

при поступлении на склад:

- приходный ордер

- акт о приемке;

- товарно-транспортная накладная.

При отпуске со склада:

- требование

- расходная накладная;

- лимитно-заборная карта;

- доверенность.

2.2. Порядок внесения записей в учетные регистры

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.

На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.[24]

Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.[24]

Суммы, относимые в дебет тех счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета.[24]

На крупных предприятиях, организациях и стройках такая расшифровка осуществляется в специальных листках-расшифровках, которые составляются по дебетовому признаку: на каждый дебетуемый счет, по которому требуется аналитическая группировка, открывается отдельный листок-расшифровка. При этом если в дебет данного счета относятся суммы с кредита нескольких счетов, сосредоточенных в одном журнале-ордере или размещенных в разных журналах - ордерах, но ведущихся одним счетным работником, указанная группировка осуществляется в одном листке-расшифровке.

Аналогичные листки-расшифровки составляются к ведомостям учета дебетовых оборотов по кассе, расчетному счету и расчетам по зачету взаимных требований.[25]

---

Записи в листках-расшифровках производятся по данным однородных документов, итогами за день или более продолжительный период, а в необходимых случаях - по данным отдельных документов с кратким пояснением содержания операции. По окончании отчетного месяца заполненные листки-расшифровки передаются работнику, ведущему журналы-ордера, в которых должны найти отражение аналитические данные по соответствующим счетам. После записи в регистры данных листков-расшифровок они приобщаются к остальным документам, являющимся основанием для заполнения этих регистров.[25]

В тех журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются, кроме того, главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации) или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Исправление обнаруженных в регистрах ошибок до проставления итогов осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой - черными чернилами. [25]

Если ошибка обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.

После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным).[26]

2.3. Ведение главной книги

Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.[26]

---

В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.[26]

Прежде чем производить записи в Главную книгу, осуществляют взаимную сверку учетных регистров, устраняют ошибки и неувязки. Так же производят сверку всех учет­ных регистров. Взаимосвязь учетных регистров представлена в Инструкции по применению журнально-ордерной фор­мы учета на предприятии. Исправление ошибок в регистрах, обнаруженных до подведения итогов, осуществляется корректурным способом (зачеркивается неправильная сумма и подписывается правильная). Исправления оговариваются. Ошибки, обнаруженные после подведения итогов регистров до записи их в Глав­ную книгу, исправляются также корректурным способом.

Обнаруженные ошибки после записи в Главную книгу журналов-ордеров оформляются специально составленной бухгалтерской справкой, данные которой записывают в соответствующий регистр следующего месяца.

После исправления возможных ошибок в журналах-ордерах приступают к составлению Главной книги. Главная книга предназначена для обобщения данных текущего учета, проверки правильности произведенных за­писей по балансовым счетам и для составления отчетного баланса.[26]

Кредитовые обороты по счетам в разрезе дебетуемых счетов ежемесячно переносятся в Главную книгу. Кроме того в Главную книгу переносятся итоговые обороты по дебету счетов.

Главная книга счет 51 “Расчетный счет”

Обороты с кредита счета N по журналу –ордеру N	по с кредита счета N50 по журналу-ордеру N 1	дебету Итого по дебету	Оборот по кредиту	Сальдо Дебет	Сальдо Кредит	месяц
851	2820	1

Рис.2. Схема учета в журнале-ордере и Главной книге

---