Файл: Разработка регламента выполнения процесса (повышение квалификации).pdf

Введение

В настоящее время с постоянным ростом экономики и развитием все новых отраслей, особенно важным для компаний является обладание в своей сфере определенным конкурентным преимуществом. В данных условиях способность компании обращать информацию и знания в нематериальный актив является одним из условий ее успешного функционирования на рынке. Все чаще ряд преимуществ получают те компании, которые используют информационные технологии в своей работе и управлением бизнес-процессами предприятия.

На эффективность функционирования предприятия может влиять множество факторов: ресурсообеспеченность, квалификация сотрудников, исправность оборудования и многое другое. Но нельзя забывать, что существенное влияние на деятельность компании может оказывать организация работы и информационных потоков. В случае неэффективной системы документооборота компания может проигрывать своим конкурентам из-за недостаточной оперативности принятия решений, руководство не сможет прогнозировать и планировать деятельность подразделений и отделов, могут быть сорваны сроки по заказам и поставкам. Если же говорить о таком крупном обществе, как ООО «Энергострой», то здесь особенно важно наличие эффективного информационного взаимодействия между подразделениями и филиалами компании, а также между обществом и клиентами, как физическими, так и юридическими лицами.

В данной работе будет рассматриваться процесс автоматизации управления персоналом ООО «Энергострой».

Целью работы является разработка информационной системы управления персоналом.

В соответствии с этой целью поставлены следующие задачи:

1. Описание и анализ предметной области и краткая характеристика бизнес-процессов.
2. Обоснование необходимости автоматизации деятельности сотрудников.
3. Постановка задачи разработки системы автоматизации.
4. Обоснование ряда проектных решений по программному и информационному обеспечению.
5. Построение информационной модели.
6. Программная реализация системы автоматизации учета на основании разработанных предпроектных решений.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Компания «Энергострой» разрабатывает качественные проекты энергоснабжения, которые учитывают все государственные нормы и стандарты. Также выполняются электротехнические работы на основании готового проекта.

За короткий период в компании разрабатывают такие части проекта, как наружные сети, внутреннее электроснабжение, электроосвещение.

На этапе непосредственной реализации проекта (этап проведения электромонтажных работ) специалисты выполняют все необходимые демонтажные, пусконаладочные и сопроводительные работы.

Компания предоставляет гарантии:

• Заключение договора.
• На все виды выполненных электромонтажных работ компания предоставляет гарантию сроком на 1 год.

Задачи компании «Энергострой»:

• Высокая квалификация, добросовестное выполнение работ и большой профессионализм сотрудников.
• Постоянный контроль качества выполнения работ.
• Выполнение сопутствующих услуг.

Главная ценность и основной ресурс компании - это ее кадровый потенциал. Уделяется большое значение обучению и развитию сотрудников. Таким образом, отдел персонала играет огромную роль в развитии компании.

Структура отдела представлена на рисунке 1.1.

Рис. 1.1. Организационная структура отдела персонала ООО «Энергострой»

Процесс управления персоналом состоит из таких ключевых моментов, как:

• планирование кадрового состава и учет кадров;
• анализ кадрового состава и его развитие и оценка.

Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа штатного расписания, если таковая потребность имеет место, то происходит процесс разработки требований к идеальному для данного места работнику. Результатом данного процесса является должностная инструкция. После разработки требований необходимо определить источник найма: внешний либо внутренний.

При подборе кадров данные о сотрудниках и кандидатах поступают из внешней среды в виде резюме и анкет, которые в свою очередь фиксируются в программе. Когда процесс подбора завершен, стартует процесс отбора персонала, где на входе поступают результаты анализа, полученные на предыдущем этапе, а также рекомендации на кандидатов на вакантную должность.

Непосредственно сам процесс найма представляет собой документально оформление отношений работодателя и работника, опираясь на ТЗ РФ. После того, как все документы оформлены, происходит адаптация сотрудника, когда осуществлялся внешний наем, и вторичная – если имело место кадровое перемещение. Процесс адаптации следует после найма сотрудника. Если на входе список нарушений, то происходит высвобождение сотрудника с соответствующим оформлением – приказ об увольнении, данный факт также фиксируется в справочнике.

Процесс оценки потенциала работника на входе получает упражнения, моделирующие ключевые моменты деятельности оцениваемого. В зависимости от результатов оценки сотрудник может быть перемещен в другое структурное подразделение, отправлен на повышение квалификации. Данная оценка также помогает менеджеру составить план обучения и развития, а также методические пособия и инструкции.

Процесс квалификационных испытаний на входе имеет оценку независимого эксперта, а на выходе тоже, что и у предыдущего процесса, единственное отличие – результаты данного процесса влияют на оклад/премию сотрудника, при отрицательных результатах сотрудник может быть уволен.

Процесс аттестации осуществляется на основании таких документов, как:

• приказ о проведении аттестации
• бланк самооценки
• бланк предварительной оценки
• аттестационный лист
• лист оценки стажера (для стажеров).

На выходе имеем все те же документы. Но в виду того, что предыдущие процессы не относятся к стажерам (в отличии от аттестации), на выходе появляется еще один документ – направление для прохождения стажировки.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Представим систему управления персоналом в виде функциональной модели, построенной с помощью BPWin (рис.1.2). Данная модель, описывающая процесс деятельности предприятия, состоит из нескольких диаграмм, позволяющих понять, на основании каких функций работают отделы, кто их формирует, а также под чьим руководством, ясно увидеть результат работы. Методология IDEF0 позволяет выявить формальные недостатки бизнес-процессов, что существенно облегчает анализ деятельности рассматриваемой компании.

Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рисунке 1.3.

Рис.1.2. Контекстная диаграмма

Рис.1.3. IDEF0 Управление персоналом

Рис.1.4. Организация работы сотрудников

В данном пункте нами были выделены задачи для автоматизации:

прием на работу и уволнение;

повышение квалификации;

оформление отпусков, командировочных и т.д.

На рисунках 1.5 и 1.6 детально приведены модели существующих бизнес-процессов приема на работу и увольнения.

Рис.1.5. Модель бизнес-процесса «Прием на работу»

Рис.1.6. Модель бизнес-процесса «Увольнение»

Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа штатного расписания, если таковая потребность имеет место, то происходит процесс разработки требований к идеальному для данного места работнику. Результатом данного процесса является должностная инструкция. После разработки требований необходимо определить источник найма: внешний либо внутренний.

На рисунке 1.7 показан процесс отбора кандидатов по двум направлениям, в зависимости от выбранного вида найма.

Рис.1.7. IDEF3 Отбор персонала

Непосредственно сам процесс найма представляет собой документально оформление отношений работодателя и работника, опираясь на ТЗ РФ. После того, как все документы оформлены, происходит адаптация сотрудника, когда осуществлялся внешний наем и вторичная – если имело место кадровое перемещение.

Как видно из представленных диаграмм, в существующей системе управления персоналом множество входных и выходных документов, которые в настоящее время заполняются вручную. Поэтому для совершенствования процессов управления персоналом было решено разработать автоматизированную систему.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизированная система управления персоналом необходима менеджеру по персоналу для оперативной обработки информации о вакантных местах, кандидатах и сотрудниках компании.

Внедрение АС не потребует дополнительных технических ресурсов, так как все рабочие места оснащены компьютерной техникой.

Цели, критерии и ограничения создаваемой АС:

• обеспечение полной и достоверной информацией, необходимой для кадрового учета;
• обеспечение данными по обучению персонала и сдаче экзаменов;
• своевременное оформление всей первичной документации;
• повышение надежности и безопасности обработки информации.

Ожидаемые технико-экономические результаты создания АС:

• снижение затрат времени на поиск резюме;
• снижение затрат времени на подведение итогов сдачи экзаменов и последующее повышение оклада сотрудника;
• повышение точности данных.

Затраты на создание и эксплуатацию АС будут невелики, так как все рабочие места отдела персонала оснащены необходимой техникой.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО, информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.

0Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами).

Входными документами в системе являются:

личные дела сотрудников;

трудовые книжки.

К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм.

При разработке системы использовалась реляционная модель базы данных. Реляционная модель данных некоторой предметной области представляет собой набор отношений изменяющихся во времени. При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области, моделировать связи между ними. При этом сами данные хранятся в таблицах [6]. Для удобства идентификации каждая таблица созданной базы данных обладает уникальным кодом.