Файл: ПРОБЛЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ( КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации играют огромную роль в системе деятельности предприятия и представляют собой одну из сложнейших проблем менеджмента. Они являются главным связующим звеном всех отделов и отраслей фирмы. Общение занимает практически все время руководителя, и именно от его умения грамотно наладить межличностные отношения, правильно распределить информационные роли и роли, связанные с принятием решений, зависит способность организации реализовать все поставленные цели.

Во многом эффективность коммуникаций зависит от психологической атмосферы в коллективе, а он, в свою очередь, зависит от умений руководителя. Исследования показывают, что в фирмах, где существует свобода слова, поощряется инициатива и проводятся коллективные собрания, создается атмосфера более легкой работы, не обремененной излишними конфликтами. Напротив, более жесткое руководство влечет за собой текучесть кадров, низкую производительность и неблагоприятную обстановку внутри коллектива.

В России коммуникации претерпели крупные изменения за последние годы, от административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше руководство строилось таким образом, что приказы руководства нельзя было ни уточнить, не обсудить, инициатива, наказывалась, а сообразительные работники не могли продвигаться вверх по службе, то на сегодняшний день руководители предпочитают в корне иной подход к организации работы с подчиненными. Инициативность приветствуется, проводятся общие собрания, выслушиваются просьбы и предложения подчиненных, существует богатая база поощрений. Хотя и сегодня существуют фирмы с низким уровнем коммуникаций.

Целью данной работы является: рассмотреть коммуникации как явление, дать им классификацию, изучить основные барьеры коммуникаций в современной организации.

Предметом работы являются коммуникации в организациях, а также проблемы, связанные с ними.

Объектом работы является анализ проблемы коммуникаций на примере немецкого магазина автозапчастей «Goodrich».

Задачи работы:

• Изучить виды коммуникаций
• Дать классификацию проблемам коммуникаций
• Проанализировать проблемы коммуникаций на примере немецкого магазина автозапчастей «Goodrich».

1. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

1.1. Понятие, значение и этапы.

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми ли некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.^[1]

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить связь с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Термин быстро стал общепринятым, однако его распространение вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанных с построением и функционированием коммуникационных сетей.

Коммуникации представляют собой обмен. В ходе обмена активную роль играют обе стороны. Например, если вы, будучи менеджером, рассказываете подчиненному об изменении его рабочего задания, то это лишь начало процесса обмена. Чтобы коммуникации были эффективными, ваш собеседник должен продемонстрировать, что понял свою задачу и то, каких результатов вы от него ожидаете. Коммуникации эффективны только при условии, что одна сторона предлагает информацию, а другая ее верно воспринимает, а для этого к данному процессу необходимо относиться с огромным вниманием. Отсюда происходит понятие «коммуникационный процесс» - обмен информацией между двумя и более людьми. Данный процесс включает в себя четыре основных элемента:^[2]

1) Отправитель - лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи;

2) Сообщение - собственно информация, закодированная в символы;

3) Канал - средство передачи информации;

4) Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

Ссылаясь на эти элементы, можно рассмотреть взаимосвязанные с ними этапы:

1) Генерирование идеи - формулирование и отбор идей, которые нужно донести до собеседника. Необходимо, чтобы информация была ясной и понятной оппоненту, чтобы быть уверенным в адекватности и уместности идей для конкретной ситуации;

2) Кодирование и выбор канала - прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты. Именно такое кодирование превращает идею в сообщение. Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна. Также если канал не слишком соответствует идее, выработанной на первом этапе, эффективность коммуникации также снизится;

3) Передача - на этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникаций как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого;

4)Декодирование - процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным;

5) Обратная связь - необходима, чтобы определить, насколько сообщение было воспринято и понято. Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем, то есть он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя.

1.2. Виды коммуникаций.

Существует достаточно много видов коммуникаций, однако их не трудно классифицировать по группам в зависимости от:^[3]

1. Оппонента

• Внешние - коммуникации между организацией и внешней средой, к которой относятся конкуренты, партнеры, потребители, средства массовой информации и прочими лицами, не входящими в штаб фирмы.
• Внутренние - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями, не выходят за пределы предприятия.

1. Канала общения

• Формальные - коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов.
• Неформальные - социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражения человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

1. Формы общения

• Вербальные - коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. С их помощью передается информация в чистом виде
• Невербальные - сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз. Взгляда, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Предают отношение к партнеру по сообщению.

1. Организационного признака

• Вертикальные – коммуникации между различными уровнями организации, например, начальник – подчиненный.
• Горизонтальные - коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствует повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

1. Направленности общения

• Нисходящие – обращение более высокого руководства к подчиненному.
• Восходящие – обратная связь, то есть обращение служащего к управляющему.

1. Субъекта и средства коммуникации

• Межличностные - коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они пр6едставляют большую значимость для изучения организационного поведения
• С помощью технических средств и информационных технологий – в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем.

Разумеется, все виды коммуникаций комбинируются между собой. К примеру, работодатель вызывает подчиненного в кабинет, чтобы поручить ему новый заказ. Это пример внутреннего- формального- вертикального- нисходящего- межличностного общения, которое можно рассматривать как в общем, так и в каждом конкретном случае.

1.3. Основные проблемы коммуникаций.

Исследования показывают, что существует ограниченное количество проблем, коммуникационных барьеров, снижающих эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника. Наиболее существенными межличностными коммуникационными барьерами на организационном уровне являются:^[4][5]

1. Преграды, обусловленные восприятием;

Один из таких барьеров возникает из-за конфликта между сферами деятельности отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного ими опыта. Это часто приводит к тому, что люди воспринимают информацию избирательно, с учетом своих интересов, потребностей, эмоционального состояния и условий среды. Эта характеристика человеческого существа очень важна для коммуникаций. Она означает, что во многих случаях люди воспринимают лишь часть физически полученного ими сообщения. Также информация, противоречащая нашему опыту или ранее установившимся понятиям, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается с учетом этих знаний. Исследования в этой области подтвердили тенденцию к восприятию людьми проблем организации с учетом базовых суждений, сформировавшихся в их конкретных сферах деятельности. Еще одна причина проблем восприятия в процессе коммуникаций заключается в наличии барьеров, обусловленных отношением. Оно сильно влияет на восприятие и поведение людей. Если мы имеем неудачный опыт взаимодействия с теми или иными работниками или отделами, то, по всей вероятности, это повлияет на эффективность наших дальнейших коммуникаций с ними. Этот пример четко показывает, какое влияние может оказывать коммуникационный климат на взаимоотношения между менеджерами и подчиненными.

1. Семантические барьеры;

Семантика - наука, изучающая способы использования слов и передаваемые ими значения. Поскольку слова или иные символы могут для разных людей иметь разные значения, то, что хотел сообщить отправитель, не всегда будет так же интерпретировано и понято получателем. Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, то есть ситуации, в которой использован символ. И поскольку у каждого из нас имеется свой опыт, а каждый коммуникационный контакт в той или иной мере отличается от других, никогда нельзя быть уверенным, что получатель присвоит символу то же значение, что и вы. Как видно, чтобы эффективно общаться с людьми в организации, необходимо понимать истинное значение используемых ими слов и добиться того, чтобы и они понимали, какое значение в слова вкладываете вы. Семантические барьеры, обусловленные культурными различиями, могут стать серьезной проблемой и во время деловых переговоров.