Добавлен: 24.05.2023
Просмотров: 234
Скачиваний: 3
Важность коммуникаций нельзя переоценить, однако возможно и такое. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом. Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента достижения целей – сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в достижении основных целей организации[41].
Немаловажной является проблема качества информации, ее достоверности. При передаче информации в той или иной степени всегда происходит ее искажение. Сначала на этапе трансформации мыслей в слова. Затем на этапе трансформации слов в мысли другого сотрудника. Это обусловлено тем, что смысл каждого конкретного слова всегда определяется индивидуумом исходя из его собственного жизненного опыта, знаний, особенностей личности[42]. В результате даже при передаче одного единственного слова – неизбежно возникают искажения восприятия. Устранить данную проблему полностью невозможно, можно лишь попытаться максимально снизить ее влияние путем обсуждения т. н. «контекста» беседы. При этом необходимо максимально точно договориться об используемых понятиях и что именно каждый из участников взаимодействия понимает под тем или иным словом. В сложных ситуациях крайне желательно использование обратной связи. Например, в виде вопроса «Правильно ли я тебя понял?» Имеет смысл повторить услышанное от собеседника своими словами. На этом этапе часто может выявиться, что собеседник хотел сказать совсем другое[43].
Последствия проблем в коммуникациях
Во-первых – нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим[44].
Во-вторых – страдает имидж организации, что косвенно или напрямую влияет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит – и на устойчивость организации. Например, один сотрудник получает определенную информацию от внешней организации. В случае, если с этой же организацией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию – это будет восприниматься внешней организацией однозначно отрицательно.
В-третьих – затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. Не говоря о том, что при отсутствии должного информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника.
Эффективность коммуникаций и результаты деятельности организации связаны напрямую, что подтверждается исследованиями, проведенными среди сотрудников западных компаний. 28% из них сообщили, что необходимая информация доходит до них слишком поздно, а еще более половины (58%) считают, что распространяемая информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Как следствие, 60% опрошенных думают о переходе на другое место работы. При этом для смены персонала потребуются определенные финансовые вложения как на подбор персонала, так и на период адаптации. Для выхода новых сотрудников на уровень «самоокупаемости» понадобится от 3 до 9 мес.
Устранение проблем в коммуникациях[45]
Для предотвращения проблем должны соблюдаться следующие условия:
· каналы связи должны быть точно определены и известны всем;
· линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой;
· компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной;
· должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях[46].
Одним из средств предотвращения проблем в коммуникациях является внедрение системы внутренних коммуникаций (СВК). В.А. Мельман предлагает схему создания эффективной СВК из семи основных этапов[47]. Прежде всего, необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания, есть ли корпоративный сайт, информационная рассылка, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводится ли в компании анкетирование, обучение. Следующий этап – создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее – внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем – мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению.
Инструменты повышения эффективности СВК делятся на 4 основных вида: информационные (корпоративный сайт, информационная рассылка), аналитические (анкетирование), коммуникативные (тренинги, мероприятия) и организационные (совещания, выступления руководства). Большинство компаний используют не больше двух групп инструментов одновременно, в то время как для построения эффективной системы рекомендуется использование инструментов каждой группы[48].
Созданию единого информационного пространства в компании и ускорению процесса адаптации новых сотрудников способствует внедрение «Корпоративных правил». В них должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам: стандарты переписки, переговоров, требования к внешнему виду, структура компании, правила пользования документами, порядок выплаты зарплаты. Одновременно необходимо использование внутреннего сайта, где может быть размещена вся важная информация об организации, новых сотрудниках и пр.[49]
Как можно заметить, одно из условий существования организации – наличие связей между сотрудниками. В основе таких связей лежит процесс коммуникации. Следовательно, эффективные коммуникации – это необходимое условие успешного функционирования организации. В данной статье рассмотрены наиболее важные причины проблем в коммуникациях. Знание этих причин крайне важно для построения системы эффективных коммуникаций и предупреждения возможных проблем.
Управление коммуникациями в организации – это вопрос, который любой руководитель должен знать досконально.
Сегодня ему уделяется много внимания. Коммуникации в организации – это способы передачи информации. Виды коммуникаций в организации различны. Если взять структурно-иерархический критерий деления, то стоит сказать, что они бывают вертикальными или горизонтальными[50].
Горизонтальные связаны с обменом информацией на одном уровне – то есть люди, занимающие одинаковые должности, сообщают друг другу сведения, необходимые для нормального функционирования предприятия. Вертикальные коммуникации в организации - это взаимодействие подчиненных и руководителей. Здесь все основано на передаче отчетов о проделанной работе, даче заданий, внесении предложений, пояснениях, обращениях и так далее. В управленческой деятельности выделяют межличностную коммуникацию. В данном случае необходимо, чтобы субъекты общения находились в непосредственном контакте. Межличностная коммуникация связана с определенными субъективными преградами[51].
Часто они возникают из недоброжелательного отношения сторон общения друг к другу. Все люди воспринимают одинаковые сведения по-разному. Речь не только о семантических барьерах, но и об эмоциональном отношении людей к тем или иным вопросам. Степень формализации – еще один критерий деления. Речь идет о стандартизации взаимоотношений между реципиентами и коммуникаторами[52].
В организациях они, как правило, регламентируются принятыми нормами, положениями, правилами, уставом. Соблюдение всего этого приводит к тому, что предприятие работает слаженно, а дисциплина находится на высоком уровне. Конечно же, формальные коммуникации в организации создают определенные барьеры между сотрудниками, но польза от них действительно велика. Отметим, что сегодня некоторые современные предприятия стараются их упростить. Возможны и неформальные коммуникации в организации[53].
Чаще всего они направлены на удовлетворение потребностей отдельных личностей либо социальных групп. Неформальные связи в большинстве случаев носят иерархический характер, могут быть и горизонтальными, и вертикальными. Коммуникация в организации также бывает невербальной и вербальной. Вербальная в свою очередь делится еще на устную и письменную. Эффективность коммуникации во многом зависит от внутреннего устройства предприятия, от людей, которые занимают в нем руководящие должности. Система оповещения и передачи сведений должна работать безотказно. Почему возникают проблемы? Причины различны. Они могут быть связаны и с тем, что сотрудники не заинтересованы в том, чтобы выполнять свою работу максимально качественно, и в том, что пути передачи информации не проработаны[54].
Коммуникационный менеджмент – это то, при помощи чего сегодня пытаются решить определенные вопросы коммуникации в организации. Да, успеха и впрямь можно добиться только при помощи определенных знаний, способов и приемов. Современный управляющий – это человек, который действительно знает, как организовать рабочий процесс[55].
В коллективе должна быть отлажена четкая система внутренних коммуникаций, и система взаимоотчетности сотрудников и подразделений. Система взаимоотчетности позволит руководителю осуществлять более эффективный и простой контроль деятельности предприятия, следить за дисциплиной и ответственностью работников. Для каждого сотрудника важным является не только уровень оплаты и условия труда, но и хороший микроклимат в коллективе[56].
Научиться бесконфликтно решать внутренние проблемы и создать хорошую рабочую обстановку в коллективе – это одна из важнейших задач руководителя. Наладить взаимоотношения в коллективе или выявить скрытые внутренние проблемы помогут психологи, которых можно привлечь в проведению корпоративных тренингов и мероприятий.
Также во время деловых переговоров партнеры должны следить за правильностью своей речи – не делать ошибок в ударении и произношении. Также необходимо следить за «словами-паразитами», которые очень часто и незаметно «входят» в нашу речь. И, порой, очень трудно избавиться от таких слов: "как бы", "так сказать", "это самое". Подводя итог сказанному, можно сказать, что соблюдение именно этих правил деловой коммуникации позволит партнерам соответствовать стандартам делового человека.
2.2. Коммуникационный менеджмент в организации
Коммуникационный менеджмент является теорией и практикой управления в рамках социальных коммуникаций как внутри компании, так и между ней и средой. Он направлен на то, чтобы проводить оптимально благоприятные для фирмы процессы взаимодействия, формировать и поддерживать имидж и общественное мнение, достигать сотрудничества, согласия и признания в обществе. Значимыми направлениями прикладных и теоретических интересов в коммуникационном менеджменте являются: Социальные структуры в обществе[57].
Виды, уровни, каналы и средства коммуникационного процесса. Они должны обеспечивать передачу, переработку, а также восприятие конкретной информации. Одним из важнейших аспектов в данной проблеме является рассмотрение содержания понятия "коммуникационные процессы". Это создание, обработка и передача различной информации[58].
Необходимо учитывать механизмы и основу "работы" коммуникационных процессов; уметь распознать важные и значимые ситуации; анализировать, реконструировать взаимодействие; делать выводы и формулировать предложения по необходимому развитию важных данных. Кто сможет овладеть такими знаниями и умениями, сможет в современных условиях правильно определять сложившуюся ситуацию, анализировать возникающие проблемы и находить оптимальные и важные решения[59].
Поэтому коммуникационный менеджмент подразумевает комплексное понимание взаимодействующих процессов в особой взаимосвязи. Правильное применение его будет способствовать наиболее успешному и продуктивному управлению любой организацией.
Следовательно, предмет коммуникационного менеджмента - корпоративное взаимодействие, под которым понимается комплекс коммуникаций, социальных контактов, осуществляемых внутри организации, а также между ней и социальной средой[60].
Объектами и субъектами коммуникационного менеджмента смогут выступить различные социнституты, которые являются значимыми для выделения стратегии корпоративной политики, оценки необходимости той или иной формы информации. Коммуникационный менеджмент имеет конкретные целевые группы. Речь идет о госорганах, финансовых структурах, сотрудниках предприятия, клиентах организации и потребителях, посредниках, поставщиках, учреждениях, реализующих продукцию и прочие.[61]