Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Информационная модель и её описание).pdf

Введение

На современном этапе процесс ведения документации и отчетности предприятия все больше подвержен автоматизации, что позволяет более эффективно управлять основными и вспомогательными бизнес - процессами.

Автоматизация документооборота является следствием роста количества документов, сопровождающей деятельность предприятия, обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами, а также оптимизировать бизнес-процессы их движения.

В настоящее время процесс документооборота на предприятии является неотъемлемой частью его функционирования. Ведение различных документов и составление отчетов сопровождает практически все виды деятельности любого предприятия, независимо от сферы принадлежности.

Объектом исследования является ОАО" Бобруйский ГАП № 1".

Предметом исследования являются процесс ведения документации и отчетности.

Цель работы – реализация операций процесса управления документооборотом.

Основными задачами, решаемыми в курсовой работе, являются:

• изучение основных бизнес - процессов на предприятии ОАО «Бобруйский ГАП № 1»;
• выявление недостатков в существующей системе управления документооборотом ОАО «Бобруйский ГАП № 1», определяющих необходимость автоматизации;
• обоснование выбора проектных решений для решения задачи автоматизации в управлении документооборотом.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности бизнес - процессов предприятия на современном этапе деятельности.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

Предприятие ОАО «Бобруйский ГАП № 1» является представителем автотранспортной отрасли Республики Беларусь. Предприятие в основном осуществляет свою деятельность на территории города Бобруйска, а также работает с международными организациями.

ОАО «Бобруйский ГАП № 1» - предприятие государственной собственности, которое принадлежит Министерству транспорта и коммуникаций РБ.

Основной целью функционирования предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» является оказание транспортных услуг предприятиям и организациям города.

Неотъемлемой частью деятельности транспортного предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» является процесс ведения документации. Этот процесс обусловлен не только ведением коммерческой деятельности предприятием, организацией трудовых отношений с сотрудниками, но осуществлением отношений с внешними организациями, такими как налоговая служба, банки, таможенная служба, заказчики.

В настоящее время в ОАО «Бобруйский ГАП № 1» обрабатывается достаточно большой объем документов. В связи с этим на предприятии происходит процесс компьютеризации и автоматизации информационной деятельности, что позволяет более эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Деятельность предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1», связанная с созданием, хранением и обработкой информации, представлена следующими бизнес – процессами:

• ведение отчетности о ценных бумагах;
• ведение кадровых документов;
• обработка заявок клиентов, обмен корреспонденцией;
• оформление договоров;
• ведение финансовой отчетности;
• ведение бухгалтерской отчетности;
• оформление путевых листов;
• оформление ремонтных листов;
• организация доступа к информационным ресурсам.

Основными показателями эффективности видов деятельности ОАО «Бобруйский ГАП № 1» представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные показатели эффективности видов деятельности ОАО «Бобруйский ГАП № 1»

• 1. Организационная структура управления предприятием

Организационная структура управления предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» предполагает разделение организации на отдельные элементы. Каждый элемент управления предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» имеет четко определенные границы, решает конкретные задачи, исполняет обязанности управления и принятия решений. Подразделения (отделы) осуществляют руководство при подготовке и реализации решений по планированию, организации, учету, контролю и анализу по всем функциям производственно-хозяйственной деятельности.

Организационная структура управления предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» характеризуется использованием четких правил, жесткой иерархией управления, централизацией принятия решений. Все решения по функциям управления исполнитель получает от непосредственного начальника. Несмотря на то, что, все руководители предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Организационная структура управления предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» представлена на рисунке 1.1.

Рис. 1.1 Организационная структура управления предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1»

Верхний уровень схемы – это уровень руководства, которое осуществляет общее управление деятельностью предприятия. Средний уровень, содержит отделы, имеющиеся на предприятии, нижний уровень детализирует состав отделов.

• 1. Программная и техническая архитектура информационной системы предприятия

Большинство отделов предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» оснащены необходимыми техническими средствами, есть один сервер, а также большинство персональных компьютеров объединены в локальную вычислительную сеть.

Характеристики технической архитектуры ОАО «Бобруйский ГАП № 1» отражены на рисунке 1.2.

Рис. 1.3 Техническая архитектура предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1»

В отделах предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» стоят персональные компьютеры, имеющие следующие параметры: CPU – AMD Athlon с тактовой частотой ядра от 2.5 ГГц - 4.3 ГГц; RAM – 2 Gb; Интегрированный графический процессор GeForce 6100 и Интегрированный графический процессор GeForce 6200; HDD – от 160 Gb до 320 Gb.

На предприятии имеется один сервер, роль которого выполняет персональный компьютер, имеющий следующие характеристики: CPU – INTEL E7200; RAM – 2 Gb; HDD – 2 Gb.

Для печати документов в отделах предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» установлены 17 принтеров и многофункциональных устройств, имеющих следующие характеристики:

• МФУ Canon PIXMA E414 струйный, цветной, формат A4.
• МФУ HP LaserJet Pro MFP M130a [G3Q57A] лазерный, черно-белый, формат A4.
• МФУ HP DeskJet 2130 [K7N77C] струйный, цветной, формат A4
• Принтер HP LaserJet Enterprise P3015 (CE525A) принтер, лазерный, черно-белый, формат A4.
• Принтер Lexmark MS310dn принтер, лазерный, черно-белый, формат A4.
• Принтер Canon PIXMA iP2840 струйный, цветной, формат A4
• Принтер Epson L312 струйный, цветной, формат A4

Все рабочие станции ОАО «Бобруйский ГАП № 1» соединены в локальную сеть при помощи оптического волокна с использованием коммутатора D-Link DES-1024C/A1A, являющимся неуправляемым, стоечным, с матрицей 4.8 Гбит/с, 24x100Mbit.

Отдел кадров и юридический отдел ОАО «Бобруйский ГАП № 1» соединены PON (Passive optical network, пассивная оптическая сеть), которая в свою очередь соединена с локальной вычислительной сетью предприятия.

Программная архитектура предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» представлена на рисунке 1.3.

Рис. 1.3 Программная архитектура предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1»

Программное обеспечение, установленное на сервере – Windows Server 2003, также на нем установлен сервер 1С и SQL сервер.

Сервер 1С – это программа и компьютер, на котором установлена и работает данная программа.

На предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» бухгалтерский и налоговый учет осуществляется бухгалтерией с помощью программного продукта «1C: Предприятие 8.2 модуль: Бухгалтерия», который обеспечивает высокий уровень автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета, а также позволяет подготовить обязательную отчетность на предприятии. Также на ОАО «Бобруйский ГАП № 1» 1С представлена в транспортном и планово – экономическом отделах модулем: Грузоперевозки, а также в отделе кадров.

На всех персональных компьютерах установлена операционная система MicrosoftWindows 7

Работа с документами на предприятии ОАО «Бобруйский ГАП № 1» осуществляется с помощью программных продуктов пакета прикладных программ MicrosoftOffice 2007:

• MicrosoftOfficeWord позволяет создавать и редактировать документы.
• MicrosoftOfficeExcel позволяет выполнять вычисления, а также создавать диаграммы.
• MicrosoftOfficePowerPoint позволяет готовить презентации для демонстрации.
• Веб-браузер GoogleChrome используется большинством отделов предприятия для работы в интернете (работа с электронной почтой, финансовых операций).

Для защиты от внешних угроз операционная система предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» защищена программным продуктом «ESET NOD32 Antivirus^TM 4.2.40.10».

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации управления документооборотом

Организация деятельности предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» осуществляется в самом общем виде следующими бизнес – процессами:

• Руководство и управление предприятием;
• Финансовое планирование;
• Работа с клиентами и персоналом;
• Юридическое обеспечение и сопровождение;
• Ведение бухгалтерского и финансового учета;
• Оказание транспортных услуг;
• Обслуживание и ремонт материальных ценностей.

Целью методологии IDEF0 является построение функциональной схемы исследуемой системы, описывающей все необходимые процессы с точностью, достаточной для моделирования системы [12. стр. 100]

Рис. 1.4 Декомпозиция контекстной диаграммы «Основные бизнес – процессы предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1»

1.3 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В рамках разрабатываемой темы «Автоматизация процесса управления документооборотом в ОАО «Бобруйский ГАП № 1» определено наиболее уязвимое место в организации деятельности предприятия. Таким бизнес - процессом является ведение финансовой и бухгалтерской докментации по учету материалов, которая сопровождается ведением большого количества документов. В процессе детализации работы бухгалтерии можно выделить следующие основные бизнес – процессы:

• Формирование доходов и расходов от оказания услуг;
• Ведение расчетов с подотчетными лицами;
• Ведение отчетности по поступлению и расходованию материальных ценностей;
• Составление бухгалтерской и финансовой отчетности.

Работа бухгалтерии представлена на контекстной диаграмме IDEF0 «Ведение финансовой и бухгалтерской документации по учету материалов» декомпозирована на рисунке 1.5.

Рис. 1.5 Контекстная диаграмма «Ведение финансовой и бухгалтерской документации по учету материалов»

Рис. 1.6 Декомпозиция контекстной диаграммы «Ведение финансовой и бухгалтерской документации по учету материалов»

В настоящий момент на предприятии ОАО «Бобруйский ГАП № 1» процесс ведения финансовой документации и отчетности в основном ведут бухгалтера при помощи программы «1С: Бухгалтерия», для формирования необходимой бухгалтерской документации и отчетности. А также используется модуль «1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом. Стандарт», который позволяет автоматизировать  управленческий и оперативный учет в автотранспортных предприятиях и организациях.