Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Информационная модель и её описание).pdf

Но не все бизнес-процессы на предприятии ОАО «Бобруйский ГАП № 1» автоматизированы и ведутся при помощи современных технических средств. Версия программы «1С: Бухгалтерия», установленная на предприятии не предоставляет возможности полноценного учёта малоценных быстроизнашивающихся материалов.

Ведение документации и отчетности по учету принтеров является важным бизнес – процессом для предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1», так как работа автотранспортного предприятия тесно связана с печатью большого количества сопроводительных документов: путевые листы, товарно–транспортные накладные, платежные поручения и др. Своевременное приобретение, обслуживание и передача в ремонт принтеров являются обязательным пунктом работы предприятия. Так как на предприятии все же случаются ситуации с отказом принтера в неподходящий момент, на ОАО «Бобруйский ГАП № 1» присутствует движение (перемещение) принтеров и МФУ между отделами.

Не смотря на то, что принтера по классификатору основных средств и нематериальных активов [6] относятся к основным средствам, на предприятии ОАО «Бобруйский ГАП № 1» их учет ведется как учет МБП (малоценных быстроизнашивающихся предметов). Такой учет ведется на основании учетной политики предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» и Постановления Министерства финансов Республики Беларусь № 41 «Об установлении лимита отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств» [8], как материальные средства, обладающие следующими характеристиками:

• имеют материально-вещественную форму;
• стоимость единицы на момент приобретения не превышает величину 30 базовых величин, либо используемые в течение срока службы продолжительностью свыше двенадцати месяцев.

Соответственно затраты по их обслуживанию и передачи в ремонт не могут учитываться как затраты, увеличивающие стоимость основных средств, они сразу списываются на текущие затраты предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» и полежат распределению. Однако, расходы по содержанию и передачи в ремонт принтеров, необходимо также учитывать в общих расходах предприятия, для дальнейшего исчисления ежемесячной прибыли от экономической деятельности ОАО «Бобруйский ГАП № 1».

В используемой на предприятии типовой программе «1С: Бухгалтерия» версия 8.2 в документе по распределению общих затрат не отражаются расходы по содержанию и ремонту принтеров, что не позволяет правильно исчислять сумму прибыли. В тоже время расходы на эксплуатацию принтеров занимают достаточно большой процент от общей суммы затрат по предприятию.

На данный момент ведение документации и отчетности по приобретению, ремонту, списанию и движению принтеров осуществляется при помощи бумажных носителей и средствами пакета прикладных программ MicrosoftOffice 2007.

На данный момент ведение документации и отчетности по приобретению, ремонту, списанию и движению принтеров осуществляется при помощи бумажных носителей и средствами пакета прикладных программ MicrosoftOffice 2007.

Процесс приобретения принтеров осуществляется бухгалтерией при помощи документов: ТТН и платежного поручения. В случае поломки бухгалтерия на основании заявки на ремонт оформляет такие документы как: акт выполненных работ и платежное поручение. По истечению срока службы принтера его списывают, этот процесс производит бухгалтер при помощи документа «Акт на списание». Результатом бизнес-процесса «Ведение документации и отчетности принтеров предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1» является такие выходные документы, как: Учетная карточка и Отчет по материалам.

Бухгалтер ОАО «Бобруйский ГАП № 1» ведет в основном бумажный учет принтеров и МФУ для дальнейшего использования полученных данных в процессе бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия» и передачи данных в экономический отдел для исчисления ежемесячной прибыли от экономической деятельности ОАО «Бобруйский ГАП № 1». Вследствие чего снижается эффективность всего процесса ведения бухгалтерского и финансового учета. Затрачиваемое время на своевременное оприходование и списание принтеров, контроль за их сохранностью и перемещением в процессе эксплуатации, правильное и точное включение в издержки производства затрат, связанных с использованием принтеров, позволяет сделать вывод о необходимости автоматизации ведения документации и отчетности учета принтеров.

Основные бизнес- процессы по возникшей проблеме учета принтеров и МФУ описаны на диаграмме IDEF0 «Ведение документации и отчетности по учету принтеров» (Рис. 1.7) и детализированы на рисунке 1.8.

Рис. 1.7 Контекстная диаграмма «Ведение документации и отчетности по учету принтеров»

Рис. 1.8 Декомпозиция контекстной диаграммы «Ведение документации и отчетности по учету принтеров»

На каждом этапе приведенного бизнес-процесса бухгалтер сталкивается с необходимостью работы с определенными документами. Поэтапно, работа с документацией, составляющей данный процесс, представлена в таблице 1.2.

,

Таблица 1.2

Соответствие этапов и документов бизнес-процесса «Ведения документации и отчетности принтеров и МФУ» ОАО «Бобруйский ГАП № 1»

Необходимо отметить, что на предприятии ОАО «Бобруйский ГАП № 1» осуществляется движение принтеров из отдела в отдел, что также требует ведение дополнительной документации.

В процессе автоматизации работы бухгалтера при учете принтеров и МФУ необходимо обеспечить:

• создание и ведение базы данных сотрудников организации, материально ответственных за принтеры и МФУ;
• создание и ведение базы данных имеющихся принтеров и МФУ организации;
• возможность сортировки, поиска и фильтрации принтеров и МФУ предприятия по введенным данным;
• возможность получения информации о перемещении принтеров и МФУ на предприятии;
• возможность многопользовательской работы ответственных лиц для своевременного оформления и хранения документов по поступлению, перемещению и списанию принтеров и МФУ.
• возможность составлять отчет по принтерам и МФУ.
• возможность составлять учетные карточки.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов при решении задачи учета принтеров и МФУ предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1». Информационная модель разрабатываемой подсистемы, дополняющей основную информационную систему ведения документации и отчетности на предприятии и решающей задачу учета принтеров и МФУ предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1», представлена на рис. 2.1.

Рис. 2.1Информационная модель разрабатываемой подсистемы для решения задачи учета принтеров и МФУ предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1»

В соответствии с приведенной информационной моделью, работа подсистемы осуществляется следующим образом.

Внешними источниками разработанной информационной модели являются бухгалтер и экономист, которые осуществляют работу с входными документами, а именно: заявками на ремонт, актом передачи, актом на списание, актом выполненных работ, ТТН, платежным поручением. Также к внешним источникам относится информационная система, в которой храниться информация о принтерах и МФУ, отделах, имеющихся на предприятии.

После обработки входящих документов, посредством экранных форм вносятся изменения в таблицы базы данных. Так вследствие внесения данных о приобретаемых принтерах посредством экранной формы «Поступление», вносятся данные в таблицу «Поступление», а также переносятся в таблицу «Принтеры», задействует при этом таблицы «Отделы» и «Поставщики». При внесении данных о ремонтируемых принтерах посредством экранной формы «Ремонт», вносятся данные в таблицу «Ремонт». При внесении данных о перемещении принтера посредством экранной формы «Перемещение», вносятся данные в таблицу «Перемещение», задействует при этом таблицы «Отделы» и «Принтеры».

На выходе работы разрабатываемой подсистемы формируются отчеты «О принтере», «Перемещение», «Ремонт», также результатные документы «Учетная карточка» и «Отчет по материалам» в виде файлов, для дальнейшего использования в программе 1С: Предприятие внешним источником «Главный бухгалтер». Процесс формирования выходных отчетов и документов организуется при помощи вспомогательной таблицы «Расчеты».

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для работы разрабатываемой подсистемы, дополняющей основную информационную систему ведения документации и отчетности на предприятии и решающей задачу учета принтеров и МФУ предприятия ОАО «Бобруйский ГАП № 1», требуется ряд входных документов и справочников, реализующих успешное выполнение функций программы:

К входным документам относятся:

• платежное поручение,
• ТТН,
• заявка на ремонт,
• акт выполненных работ,
• Акт о материальной ответственности;
• Акт на списание малоценных быстроизнашивающихся материалов

Входные документы, реализующие выполнение функций программы представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Входные документы, реализующие выполнение функций разрабатываемой подсистемы

При проектировании подсистемы было предусмотрено наличие справочников, содержащих входную информацию, которые представлены в таблице 2.2. Реквизитный состав входных справочников представлен в таблице 2.3.

Таблица 2.2

Справочники, реализующие выполнение функций разрабатываемой подсистемы

Таблица 2.3

Реквизитный состав входных справочников