Файл: Учетные регистры. Их классификация и способы записи в них.pdf

ВУЗ: Не указан

Категория: Курсовая работа

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 27.05.2023

Просмотров: 70

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

В данном случае вместо большого количества бухгалтерских записей становится возможным сделать одну в учетном регистре синтетического учета на базе итоговой суммы, полученной по однородным хозяйственным операциям. Следовательно, упрощается процедура синтетического учета, а полученная при этом информация становится простой и наглядной.

Другим способом записей в учетных регистрах является шахматный. Он позволяет при помощи одной записи указать сумму хозяйственной операции по дебету одного счета и кредиту другого, то есть не нарушать принципа двойной записи.[45]

Это возможно потому, что в учетных регистрах горизонтальные строки одних счетов пересекаются с вертикальными графами других счетов. В результате раскрывается внутреннее содержание корреспондирующих счетов и возрастает надежность отраженных хозяйственных операций, так как дебет и кредит соответствующих счетов представлены в одном месте учетного регистра.

Следует отметить, что записи в учетных регистрах, должны производиться чернилами на основании соответствующих первичных документов. В некоторых случаях вместо первичных документов используются расчеты бухгалтерии.[46]

После регистрации всех данных документы подшиваются в папки с указанием регистра, к которому относятся (или номера счета). В самих же регистрах подводят итоги сумм по вертикали и горизонтали, сверяя данные синтетического и аналитического учета.[47]

2.2 Способы исправления ошибок в учетных регистрах

При множестве записей, имеющих место на предприятии, ошибки в документах и регистрах неизбежны.

Ошибки могут быть локальные - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставлена дата), и транзитные - если посылка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например искажения записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к посылкам на счетах, в оборотной ведомости и в балансе. [48]

При обнаружении расхождений и ошибок в учетных регистрах их следует исправлять. Существует несколько способов исправления ошибок в бухгалтерском учете в зависимости от характера и этапа записи суммы хозяйственной операции.[49]


Ошибки, допущенные в учете, могут иметь место при составлении первичных документов, учетных регистров или финансовых отчетов. Они могут быть результатом небрежности работников, сбоев вычислительной техники или преднамеренных действий исполнителей.[50]

Характер ошибок определяют описки в цифрах, неправильно составленная корреспонденция счетов, неверное подведение итогов. Отсюда и деление ошибок на математические, канцелярские, учетно-методические.[51]

В настоящее время предлагается классификация ошибок по шести основаниям:

  • по умыслу - вольные, умышленные и невольные, неумышленные;
  • по причинам возникновения - утомление, небрежность, неисправность техники;
  • по последствиям - локальные и транзитные;
  • по значимости - значимые и незначимые;
  • по месту возникновения - в тексте, в числах, в разноске;
  • по содержанию - по полноте достоверности, периодизации, корреспонденции, оценке, представлению.[52]

Для снижения количества ошибок или их исключения администрация предприятия должна создавать нормальные условия работы лицам, имеющим отношение к сбору и обработке учетной информации, следить за исправностью вычислительной техники, заботиться о повышении квалификации учетных работников и т.п.[53]

Сам процесс работы над ошибками можно разделить на два этапа.

На первом этапе бухгалтер при помощи специальных приемов должен выявить ошибку. Знание этих приемов позволяет сократить время на поиск. Во-вторых, уменьшение количества ошибок возможно, если бухгалтер тщательно проверит достоверность первичных документов, правильность таксировки и других арифметических действий, полученных итоговых данных и т.п.

По возможности, первичные и сводные документы следует составлять при помощи ЭВМ, что не только экономит рабочее время, но и снижает вероятность ошибок, возникающих при их составлении и переписывании вручную.

Практика выработала несколько способов нахождения ошибок в бухгалтерском учете. К ним относятся последовательная сверка записей в регистрах с первоисточниками (сплошной метод), взаимная сверка одних и тех же данных, отраженных в разных регистрах, выборочный и логический способы.[54]

Последовательная сверка заключается в проверке правильности разноски данных из первичных документов в учетный регистр, отмечая (повторно) на каждом документе какой-либо знак сверки. Но это самый трудоемкий и вынужденный способ нахождения ошибок.[55]


Во многих случаях полученные суммы (итоги) в одних регистрах должны быть идентичны суммам, отраженным в других учетных регистрах. В таких случаях проводится взаимная сверка одних и тех же данных.

Числовые ошибки можно установить выборочным пересчетом сумм (итогов) или произведя обратную операцию - вычитание. Если такая проверка результатов не дает, следует осуществить повторный подсчет всех сумм, отраженных в учетных регистрах.[56]

При шахматном построении регистров найти ошибку довольно легко, так как достаточно проверить правильность сумм, отраженных по вертикали и горизонтали, которые в итоге должны быть равны.

Логический способ состоит в том, что, зная сущность двойной записи, ошибку обнаруживают в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Для этого сравнивают итоги оборотов по дебету и кредиту счетов, разница между ними укажет на неправильное отражение какой-либо хозяйственной операции. Возможно, ее сумма записана дважды по дебету или кредиту одного корреспондирующего счета. В таком случае необходимо полученную разницу разделить на два и результат найти в одном из документов, приложенных к данному регистру. Этот факт можно установить при помощи ЭВМ. Могут иметь место и случаи, когда сумма хозяйственной операции отражена только один раз - но дебету или по кредиту какого-либо синтетического счета. Сумма расхождений при этом устанавливается прямым способом.[57]

Однако в любом случае следует использовать те приемы нахождения ошибок, которые с наименьшей потерей времени и сил позволят быстро обнаружить их.

Найденную ошибку надо немедленно исправить. Для этого существует несколько способов: корректурный, дополнительной проводки и сторнировочный.[58]

Корректурный способ самый простой и используется, когда ошибка обнаружена в самом первичном документе или в ходе заполнения учетных регистров. Он состоит в зачеркивании неправильно записанной цифры одной линией (так, чтобы ее было видно) и записи рядом правильной цифры.[59]

Такое исправление должно подтвердиться подписью лица, которое имеет отношение к оформлению регистра или документа, с указанием даты исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах не допускаются, а в кассовых и банковских документах их вообще не должно быть.

Если ошибка обнаружена, когда в учетных регистрах подведены итоги и уже составлены Главная книга и Бухгалтерский баланс, корректурный способ не может быть применен.[60]


В случаях, когда при заполнении регистра на счетах была записана сумма, меньшая, чем указано в первичном документе, а корреспонденция счетов не нарушена, для исправления ошибки применяют способ дополнительной проводки. При этом на обнаруженную разницу составляется такая же бухгалтерская запись.

Способ сторнировочной записи используется в тех случаях, когда при заполнении регистра на счетах была записана сумма, большая чем указано в первичном документе. Этот способ называют еще "красное сторно", что означает перевод суммы с одного счета на другой: она записывается вновь, но красными чернилами. Фактически происходит вычитание предыдущей уже зарегистрированной суммы. После этого составляется правильная корреспонденция счетов обычной записью.

Способ сторнировочной записи применяется и в случаях, когда сумма хозяйственной операции отражена правильно, но неверно указана корреспонденция счетов. При этом имеют место не две, а три бухгалтерские проводки.[61]

При записях типографским способом вместо красного цвета применяются скобки, которые также означают, что данная сумма имеет обратное значение.[62]

Сторнировочный способ позволяет исправлять допущенные ошибки и осуществлять правильное отражение оборотов по счетам бухгалтерского учета даже за пределами отчетного периода, в котором обнаружены ошибки.

В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько отличается.

Итоги регистров, подготовленные при помощи ЭВМ, подводят методом контрольных чисел. Его суть состоит в том, что вначале по массиву машинных носителей подсчитывают контрольные итоги по ряду определяющих, основных показателей. Затем сверяют их с выходными данными машинограмм. Итоги по каждому аналитическому счету в регистрах синтетического и аналитического учета сверяют с общими итогами учетных регистров путем прямого подсчета.

В случаях, когда найдено большое количество ошибок машинограмма должна перепечатываться. Если ошибок мало, то исправления осуществляются корректурным способом.

Обобщая вторую главу можно отметить, что техника учетной регистрации зависит от формы и назначения учетного регистра. Порядок отражения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, применяемой на предприятии..

Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах в зависимости от формы и системы учетных записей. Они должны быть сделаны аккуратно и четко без подчисток и зачеркивания цифр и текста. Все обнаруженные ошибки подлежат исправлению специальными способами. Среди них наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.


Заключение

Знание порядка регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах имеет большое значение для формирования своевременной и достоверной информации на предприятии и предоставления ее пользователям. Регистрация данных о хозяйственных операциях, совершенных за отчетный период (месяц), осуществляется на основании первичных документов, которые находятся у материально ответственных лиц и затем поступают в бухгалтерию.

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, содержащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является вторым этапом учетных работ.

Регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, которые разграфлены по строкам и столбцам, с помощью типографского способа, в которые заносят необходимые суммы по хозяйственным операциям.

Таким образом, учетные регистры это отдельные листы, ведомости, карточки, журналы, книги, машинограммы, машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, имеющие правовой статус, в каждом из которых группируются однородные учетные данные для составления бухгалтерских проводок.

Форма учета бухгалтерской информации - это бухгалтерская запись данных из первичных документов учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.

В зависимости от назначения учетные регистры изготавливаются в виде отдельных листков, карточек, книг. Карточки изготавливают преимущественно из твердой бумаги, что позволяет хранить их вертикально в ящиках. Они применяются преимущественно для аналитического учета материалов на складах.

Учетные регистры, изготовленные в виде книг, имеют обложку, на которой обозначены шифр счета, период за который ведется регистр.

Регистры бывают в виде бухгалтерских книг, карточек, свободных листов. Поскольку учетные книги и карточки могут заполняться только ручным способом, в последнее время они заменяются свободными листами, которые могут составляться и на ЭВМ.

Применение различных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации и т.п. Эти особенности накладывают отпечаток на строение учетных регистров.