Файл: Учетные регистры. Их классификация и способы записи в них.pdf

ВУЗ: Не указан

Категория: Курсовая работа

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 27.05.2023

Просмотров: 67

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

С развитием бухгалтерского учета совершенствовались и формы учета и применяемых регистров. Пройден путь от простых книг и карточек до сплошной автоматизации учетного процесса. Ныне на предприятиях республики еще применяются две формы учета, базирующиеся на ручном труде: меморально-ордерная и журнально-ордерная.[22]

Мемориально-ордерная форма используется редко, хотя она более простая.

При данной форме учета основным регистром синтетического учета является мемориал-ордер, который составляется для каждого синтетического счета на базе первичных и сводных документов. В этом регистре записываются суммы по корреспондирующим счетам (по дебету и кредиту) с указанием даты и номера первичного документа. Отдельно ведется аналитический учета средств и обязательств в книгах, карточках, на базе которых составляются оборотные ведомости.[23]

Для контроля за состоянием и движением наличных денежных средств кассир ведет кассовую книгу, которая проверяется бухгалтером.[24]

Обобщение информации по всем аналитическим счетам при мемориально-ордерной форме может осуществляться тремя вариантами:

  • при помощи контрольно-шахматного журнала;
  • на базе Главной книги;
  • при помощи регистра Журнал-Главная.[25]

При первом варианте сводные данные по каждому мемориальному ордеру записываются в контрольно- шахматный журнал, заменяющий Главную книгу.

Во втором случае данные мемориальных ордеров вначале записываются в регистрационный журнал, а из последнего переносятся в Главную книгу. В ней для каждого счета по дебету и кредиту предусмотрены графы для заполнения итогов мемориальных ордеров в разрезе каждого корреспондирующего счета.

Разновидностью мемориально-ордерной формы учета является Журнал-Главная, название которой происходит от основного синтетического регистра. В регистре Журнал- Главная по каждому мемориальному ордеру приведена общая сумма с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. [26]

При некоторых достоинствах (к примеру, простота учетных регистров и наглядность отражаемых данных), мемориально-ордерная форма не лишена и рядам недостатков. Основные из них следующие:

  • мемориальные ордера являются излишними группировочными регистрами, составляемыми между первичными документами и главными регистрами синтетического учета;
  • громоздкость аналитического учета, его изолированность от синтетического учета;
  • дублирование данных в различных регистрах.[27]

В настоящее время наибольшее применение имеет журнально-ордерная форма учета.

Как видно из схемы, входная информация из первичных документов переносится в ведомости и карточки аналитического учета для целей контроля за составлением и движением средств и обязательств. Одновременно данные первичных документов записываются в регистры синтетического учета, главными из которых являются журналы- ордера. Но из первичных документов данные заносятся напрямую в журналы-ордера в тех случаях, когда по какому- либо счету имеет место небольшое количество операций. В противном случае первичная информация подвергается группировке или накапливается в специальных ведомостях, затем переносится в журналы-ордера, где формируется необходимая информация но синтетическим счетам.

В конце отчетного периода обороты по синтетическим счетам переносятся в Главную книгу. Ее данные сверяются с итогами сумм, приведенными в оборотных ведомостях по счетам аналитического учета, и с сальдо наличных денежных средств по кассовой книге. Далее на основании информации по счетам Главной книги составляют Бухгалтерский баланс и другие финансовые отчеты.[28]

Также регистрами являются журналы-ордера. Их отличительными признаками являются:

1. Наличие у каждого журнала-ордера:

  1. постоянного номера (от 1 до 16);
  2. возможности отражения информации по одному или нескольким взаимосвязанным синтетическим счетам;
  3. индивидуальной структуры - заранее напечатанной в нем таблицы в зависимости от необходимости группировки и получения информации, а также корреспонденции счетов.

2. Ведение записей по кредитовому признаку, то есть суммы по счету (или счетам), которые отражаются в журнале-ордере, записываются по кредиту с указанием дебета соответствующих корреспондирующих счетов.

Кредитовый признак отражения операций раскрывает большие возможности установления связей экономических событий.

Построение отдельных журналов-ордеров во многом обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учета, что сокращает количество записей и ускоряет составление необходимой отчетности.[29]

В дополнение к некоторым журналам-ордерам ведутся ведомости синтетического учета, в которых записи осуществляются по дебетовому признаку одного счета в корреспонденции с кредитом других счетов.[30]

Это касается, например, записей по счетам денежных средств, что обусловлено спецификой отражения и контроля кассовых и банковских операций в одном месте.[31]


Роль группировочных ведомостей в виде разработочных таблиц и листков-расшифровок состоит в том, чтобы в случае необходимости осуществить, предварительную группировку данных, относимых в дебет или кредит соответствующих счетов.[32]

Таковыми являются, например, разработочные таблицы распределения затрат на материалы и заработную плату, начисления износа основных средств, начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.п.

Итоги журналов-ордеров по окончании месяца записывают в Главную книгу. Причем, если в них операции отражены по кредитовому признаку, то в Главной книге - в обратном порядке, то есть по дебетовому признаку. Поэтому оборот по дебету каждого счета, для которого в Главной книге предусмотрен отдельный лист, приводится в развернутом виде, а итог по кредиту данного счета записывается одной суммой.[33]

Это позволяет уточнить полноту и правильность разноски хозяйственных операции в конце месяца. Обороты за месяц по дебету всех счетов, записанные в Главную книгу, должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов, что исходит из сущности двойной записи. Такое построение основного регистра не требует обязательного ежемесячного составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, что всегда необходимо делать при мемориально-ордерной или другой форме учета.

Главная книга открывается на год и для каждого синтетического счета применяемого на предприятии. В таблице на первой строке записывается сальдо на 31 декабря, по дебету или кредиту счета, а затем в конце каждого месяца из журналов-ордеров переносятся данные оборотов по дебету и кредиту счета. [34]

Основными достоинствами журнально-ордерной формы являются:

  • удобность в заполнении в связи со стабильной структурой регистров;
  • повышения уровня аналитичности информации, что обеспечивает возможность осуществления оперативного контроля;
  • сокращение дублирования информации, отражаемой в аналитическом и синтетическом учете;
  • приспособляемость к автоматизации учета.[35]

Все же следует признать, что по сравнению с применяемыми в развитых странах формами учета, журнально- ордерная довольно сложная и громоздкая.

Таким образом, обобщая первую главу, можно отметить, что учетный регистр - это специальная таблица, предназначенная для отображения документально оформленных хозяйственных операций в системе счетов, накопления и хранения учетной информации. Учетные регистры классифицируются по различным признакам, в зависимости от назначения, объема информации, видов записей, строению и внешней форме.


2. Техника учетных записей и способы исправления ошибок в учетных регистрах

2.1 Техника учетных записей

Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрацией. Учетно-экономическая информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета путем внесения методом двойной записи в регистры синтетического и аналитического учета с использованием типовой корреспонденции счетов.

Хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек, машинными средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение длительного времени и предотвращали бы внесение несанкционированных и незаметных исправлений.[36]

Техника записи в учетные регистры подчинена форме и назначению учетного регистра. Одни регистры предназначены для линейной записи, другие для линейно-позиционной, третьи – для шахматной записи.[37]

Знание порядка регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах имеет большое значение для формирования своевременной и достоверной информации на предприятии и предоставления ее пользователям.[38]

Регистрация данных о хозяйственных операциях, совершенных за отчетный период (месяц), осуществляется на основании первичных документов, которые находятся у материально ответственных лиц и затем поступают в бухгалтерию. При этом предварительно осуществляется указание кодов дебетуемых и кредитуемых счетов прямо на первичных документах.[39]

Последовательность записей в учетных регистрах может быть разной. Иногда данные вначале отражаются в регистрах аналитического учета, затем сгруппированные - в регистрах синтетического учета.[40]

Например, данные по заработной плате (начисления по видам, удержания подоходного налога, взносов на социальное страхование, других видов и сумма к выплате) вначале записывают по каждому работнику в расчетной ведомости. Затем итоговые данные по каждой позиции записывают в различные регистры синтетического учета (журналы-ордера и т.п.).


В некоторых случаях, наоборот, вначале делают записи в регистрах синтетического учета, а затем на их же основе заполняют регистры аналитического учета.[41]

Но существуют, как известно, и комбинированные регистры. В таком случае объем учетных работ уменьшается, так как записи в регистр производятся только один раз.

Примером может служить регистр по расчетам с подотчетными лицами. В нем но каждому подотчетному лицу отражаются остаток задолженности на начало месяца, суммы по синтетическим счетам, полученные в качестве аванса, расходы по авансовым отчетам, неиспользованные или перерасходованные. Затем указывается остаток на конец месяца. Итоговые данные по дебету и кредиту счетов из журнала-ордера в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Записи в регистрах следует производить систематически, по мере поступления первичных документов, а когда это невозможно - в первых числах месяца, следующего за отчетным.[42]

В целях исключения повторной регистрации в учетном регистре одного и того же документа на нем должна делаться соответствующая отметка. Иногда в самом документе указывается номер строки и регистра, куда перенесена сумма операции, имеющей отношение к данному документу.

В зависимости от процесса построения регистра и необходимости группировки информации на практике применяются различные способы записей в учетных регистрах.

Наиболее распространенным является линейный способ. Его преимущества заключаются в обеспечении наглядности и контроля, особенно по операциям расчетного характера. В этом случае на одной строке (линии) отражаются все показатели, относящиеся к одному дебитору или кредитору: наименование, дата, номер документа, за что возникла задолженность, сумма по налоговой накладной, дата и стоимость оплаты.[43]

Такие регистры в учетной практике западных стран называются "Книгой покупок" и "Книгой продаж". В них также возможно совмещение аналитического и синтетического учета.

Широкое применение в технике регистрации данных учета получил способ предварительного накапливания сумм по однородным хозяйственным операциям в одних учетных регистрах с целью последующей их группировки и обобщения в других.[44]

К примеру, затраты на производство по цехам накапливаются в специальных ведомостях, а в конце месяца их итоговые данные переносятся в регистр; учет движения материалов или товаров ведется по каждому складу (материально-ответственному лицу) в отдельности в специальных ведомостях, а затем их итоги переносятся в сводную ведомость движения материалов, составляемую в целом по предприятию.