Файл: Первичные документы в налоговом учете НДС (Назначение и сущность первичных учетных документов).pdf

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.^[19]

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.^[20]

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции.^[21]

Все работники, имеющие право оформлять первичные документы, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности - не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.^[22]

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».^[23]

При передаче подписанных первичных документов в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.^[24]

Текущее хранение первичных документов осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

Итак, в этой главе рассмотрено, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также указано на то, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы:

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.

Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.

Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

2.Классификация первичных документов в учете НДС

2.1. Налоговая накладная как основной документ учета НДС

Основным первичным документом по НДС является налоговая накладная - налоговый документ, подтверждающий возникновение налогового обязательства в плательщика налога в связи с продажей товаров, работ, услуг и одновременно подтверждает право на налоговый кредит у покупателя - плательщика налога в связи с приобретением таких товаров, работ, услуг.^[25]

Налогоплательщик обязан предоставить покупателю налоговую накладную, которая должна содержать обязательные реквизиты. (Приложение 2)

Налоговая накладная выписывается на каждую полную или частичную поставку товаров (работ, услуг). Налогоплательщики должны сохранять налоговые накладные в течение срока, предусмотренного законодательством для обязательств по уплате налогов. ^[26]

Налоговые накладные можно выписывать вручную, пользуясь бланками, изготовленными типографским способом, или же использовать для этого компьютер, печатая их на принтере. Последний способ значительно облегчает составление налоговых накладных, особенно, если учесть, что каждый из двух экземпляров должен быть обозначен пометкой "х", который определяет, какой это экземпляр оригинал или копия.^[27]

Это очень важно, поскольку покупатель может отражать налоговый кредит по приобретенным товарно-материальным ценностям, работами и услугами только на основе оригиналов налоговых накладных.

Налоговую накладную составляет лицо, зарегистрированное налогоплательщиком и имеющее индивидуальный налоговый номер плательщика НДС. ^[28]

Налоговые накладные должны выписываться продавцом (поставщиком) в двух экземплярах по дате поступления средств на его текущий счет или наличных в кассу от покупателя, или отгрузки товаров или выполнения работ и услуг.

Оригинал налоговой накладной при предварительной оплате стоимости товаров (работ, услуг) выдается покупателю после проверки поступления денег на счет продавца по выписке банка, на основе которой в налоговой накладной указывают дату ее выписки.^[29]

Если покупатель предъявил платежное поручение об оплате, а выписки банка на предприятии еще нет, то эту дату можно поставить отметкой банка о списании средств с текущего счета покупателя.

Если филиалы и другие структурные подразделения налогоплательщика самостоятельно осуществляют продажу товаров (работ, услуг) и проводят расчеты с поставщиками / потребителями, то зарегистрированный плательщик налога, в состав которого входят такие филиалы, может делегировать филиала или структурному подразделению право выписки налоговых накладных. Для этого налогоплательщик должен каждому филиалу и структурному подразделению присвоить отдельный код (номер, шифр) и в письменном виде сообщить об этом налоговые органы по месту регистрации в качестве плательщика НДС.

Лицо, осуществляющее продажу товаров (работ, услуг) за наличные конечному потребителю (не являющемуся плательщиком налога), не обязано заполнять налоговую накладную. ^[30]

Для физических лиц, не зарегистрированных в качестве субъектов предпринимательской деятельности, которые ввозят (пересылают) товары (предметы) на таможенную территорию Украины в объемах более 300 000 грн., Оформление таможенной декларации приравнивается к представлению налоговой накладной.

При одновременном продажи одному покупателю как налогооблагаемых товаров (работ, услуг), так и освобожденных от налогообложения, продавец составляет отдельные налоговые накладные.

В случае продажи товаров (работ, услуг), освобожденных от налогообложения в налоговой накладной делается отметка "Без НДС" с обязательной ссылкой на соответствующий пункт статьи Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость".

В случае продажи товаров (работ, услуг), налогообложение которых осуществляется по нулевой ставке в налоговой накладной делается отметка "0". ^[31]

Налоговая накладная выдается плательщиком налога, который поставляет товары (услуги), по требованию их получателя, и является основанием для начисления налогового кредита.^[32]

Основанием для начисления налогового кредита при поставке товаров (услуг) за наличный расчет должным образом оформленный товарный чек, другой платежный или расчетный документ, подтверждающий прием платежа поставщиком от получателя таких товаров (услуг), с определением общей суммы такого платежа, суммы налога и налогового номера поставщика.

В случае отказа со стороны поставщика товаров (услуг) предоставить налоговую накладную или при нарушении им порядка ее заполнения получатель таких товаров (услуг) имеет право приложить к налоговой декларации за отчетный налоговый период заявление с жалобой на такого поставщика, являющееся основанием для включения сумм этого налога в состав налогового кредита.^[33]

К заявлению прилагаются копии товарных чеков или других расчетных документов, удостоверяющих факт уплаты налога в результате приобретения таких товаров (услуг).

Получение такой жалобы является основанием для проведения внеплановой выездной проверки такого поставщика для выяснения достоверности и полноты начисления им обязательств по этому налогу по такой гражданско-правовой сделкой.

Если продавец порядка выписывания (оформление) налоговой накладной не нарушал, а просто не мог ее оформить в силу объективных причин (например, на момент возникновения первого события продавец еще не был плательщиком налога), то заявление права на налоговый кредит не дает.

Налоговая накладная должна быть заверена печатью продавца в соответствии с требованиями, которые записаны в порядке заполнения налоговой накладной.^[34]

Но этот порядок вступает в противоречие с Законом РФ и практически обязывает предпринимателя физическое лицо плательщика НДС, желающего выдавать покупателям налоговые накладные, изготовить себе печать, несмотря на то, что предприниматели физические лица имеют право осуществлять деятельность и без печати.

2.2 Счет-фактура и ее назначение

Счет-фактура – это тот документ, который выписывается потребителю и удостоверяет факт отгрузки товара или факт оказания услуги, указывая стоимость товара или услуги.^[35]

Счет-фактура является также документом, с помощью которого продавец предъявляет потребителю сумму НДС, которая обязательна к оплате.

Законодательство предусматривает определенный порядок составления счетов-фактур, которые должны имеет все реквизиты и подписи должностных лиц, в частности для предприятия или организации Руководителя Главного бухгалтера Лица, уполномоченного приказом. Для индивидуальных предпринимателей обязательной является подпись предпринимателя. ^[36]

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее 5 (пяти) календарных дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.^[37]

Согласно НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).^[38]