Файл: Построение организационных структур (на примере ООО «ИМАКС»).pdf

Руководство ООО «ИМАКС» осуществляет генеральный директор и выполняет функции по руководству текущей деятельностью фирмы в пределах полномочий, представленных ему нормативными актами Российской Федерации, Уставом общества, Положением о Генеральном директоре. Он планирует и анализирует структуру фирмы, определяет кадровую политику, т.е. решает глобальные проблемы развития фирмы.

Функции управления основываются на отношениях руководство – подчиненные и отражает общую ступень разделения управленческого труда – на отдачу приказов, распоряжений, указаний на их исполнение.

Типовое решение принимает генеральный директор. Контроль за выполнением поручается каждому начальнику отдела в зависимости от решения. Решение принимается по отчету заместителя в устной форме и предоставление доказательств.

В соответствии с организационной структурой ООО «ИМАКС» составлена матрица функций для фирмы в таблице 3.

Рис. 7. Организационная структура ООО «ИМАКС»

Таблица 3

Матрица функций ООО «ИМАКС»

Примечание: О- организация, И – исполнение, К – контроль, С- совместное участие

Таким образом, матрица ответственности достаточно наглядно показывает функции каждого отдела в процессе управления ООО «ИМАКС».

На рис. 8 отражена взаимосвязь между структурными элементами системы управления ООО «ИМАКС».

Из приведенной выше таблицы 3 и рис. 8 следует, что наиболее перегруженными в информационном плане подразделениями являются: Генеральный директор, маркетинговый отдел.

На основе изучения организационной структуры ООО «ИМАКС» можно сделать следующий вывод: организационная структура спроектирована неэффективно, так как не полностью отвечает задачам, целям и факторам, от которых зависит успешная деятельность предприятия.

Основные недостатки организационной структуры ООО «ИМАКС» представлены в таблице 4.

Поставщики

Банк

Клиенты

Генеральный директор

Бухгалтерия

Отдел продаж

Технический отдел

Маркетинговый отдел

Отдел информации

Отдел логистики

Рис. 8. Взаимосвязь между элементами системы управления ООО «ИМАКС»

Таблица 4

Основные «разрывы» в структуре управления ООО «ИМАКС»

Данная структура управления является менее гибкой и очевиден ряд ее недостатков: руководитель слишком перегружен информацией и наложенными на него обязательствами по управлению фирмой, множеством контактов с подчиненными, что, несмотря на его профессионализм, не позволяет эффективно управлять фирмой. В свою очередь сотрудники полностью лишены условий, а потому и желания проявления инициативы.

В качестве важных условий своего дальнейшего развития ООО «ИМАКС» рассматривает высококвалифицированный и инициативный персонал, непрерывные инновации, конструктивные отношения с партнерами по бизнесу, прозрачность финансовой и операционной деятельности, а также создание и поддержание узнаваемого позитивного корпоративного имиджа.

Для поддержания лидирующей позиции компания заинтересована в постоянном развитии и улучшении штата сотрудников, путем привлечения опытных и квалифицированных специалистов, а также обучения и повышения квалификации уже имеющихся сотрудников компании.

Проведем анализ организационной структуры ООО «ИМАКС» по нормам управляемости руководителей.

Генеральный директор имеет в подчинении более 12 человек, среди них, руководитель отдела кадров; региональные торговые представители; руководитель отдела логистики; руководитель отдела клиентского сервиса; секретарь; юрист; главный бухгалтер; программист 1С; маркетолог; руководитель технического отдела; начальник склада; начальник производства.

По нормам управления для руководящих должностей при верхнем уровне управления в подчинении должно идти от 3 до 7 человек.

У руководителя отдела кадров в подчинении есть только один сотрудник, секретарь. По нормам управляемости для руководителя данного уровня в подчинении могу идти от 3 до 5 человек. т.е. руководителю отдела кадров возможно передать в подчинение еще двух человек.

У главного бухгалтера в подчинении 3 человека. Это бухгалтер по расчету заработной платы, бухгалтер по расчетам с поставщиками, младший бухгалтер. По нормам управляемости высшего руководства от 3 до 5 человек, в данном подчинении все соответствует нормам.

Рассмотрим должность руководителя отдела продаж. У него в подчинении идут менеджеры по продажам. Всего менеджеров по продажам в организации числится 5 человек.

У руководителя клиентского сервиса в подчинении 4 человека, специалисты клиентского сервиса. 3 человека находятся в г. Москва, и 1 человек в представительстве г. Ярославль. Соответствует нормам управляемости до 5 человек.

Руководитель отдела логистики имеет в подчинении 2 человек – это Специалист по внутрироссийским перевозкам, Специалист по международным перевозкам. Соответствует нормам управляемости, но в дальнейшем возможно увеличение количества подчиненных.

Руководитель технического отдела имеет в подчинении 3 специалистов в отделе, Специалист по сертификации, Специалист по контролю качества, Специалист технического отдела, что соответствует нормам управляемости.

Генеральный директор выполняет ответственную роль в распределении обязанностей, решает вопросы сотрудничества с клиентами, определяет возможные стоимости продаж продукции, занимается поиском новых регионов, с дальнейшей перспективой развития продаж. Решает вопросы, касающиеся финансово-эконо­мической и производственно-хозяйственной деятельности пред­приятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав.

В данной структуре наблюдаются сбои в работе при отсутствии на рабочем месте генерального директора, что значительно затрудняет восстановление процесса работы. В отделе клиентского сервиса наблюдались потери времени у руководителя отдела, для уточнения необходимо провести фотографии рабочего дня в отделе.

Из анализа организационной структуры видно, что региональные торговые представители идут в подчинении у генерального директора. Наблюдаются потери рабочего времени у торговых представителей. Для более точного определения необходимо провести фотографию рабочего дня торговых представителей. Необходимо пересмотреть организационную структуру управления по организации.

Проведем анализ обеспеченности персоналом организации с целью выявления свободных вакансий. Из данного анализа будет видно полную или частичную загруженности организации, это позволит узнать, на сколько, полный штат организации.

Для этого возьмем статистику по каждой вакансии за период с 2013 по 2015 год (табл. 5).

Из данного анализа видно, что штат не полный. Рассмотрим различия на 2015 год. Генеральный директор, руководитель отдела кадров и главный бухгалтер всегда находились в штате и за три года не менялись. В 2015 году штат из бухгалтеров был полностью закрыт, чего не наблюдается в 2014 году. По штату не хватало одного работника бухгалтерии.

В 2014 году была введена в штат должность «Программист 1С», чего не было в 2013 г. Работник не был штатной единицей и работал как системный администратор. За 2014-2015 гг. был поставлен руководитель отдела продаж. Это обуславливается тем, что не только выросла численность работников на 19 человек, но и были резко увеличены объемы продаж. 2014 г. является пиковым годом в развитии компании ООО «ИМАКС». Так же были приняты должности руководителя отдела логистики, руководителя отдела клиентского сервиса, эти два отдела были сформированы только к концу 2014 года. Так же расширен штат из специалистов отделов логистики и клиентского сервиса. Были приняты 2 сотрудника в оба отдела.

По факту идет недобор на позиции регионального торгового представителя в регионы. По факту необходимо 15 человек, а работает только 12, не хватает еще 3 человек. Недобор на данной вакансии обуславливается тем, что идет сложность в поиске и проведении собеседования из-за расстояния.

Таблица 5

Обеспеченность персоналом за 2013-2015 г.г.

Поскольку набор идет на такие регионы как, Дальний восток, Урал и Сибирский округ это вызывает сложности в перемещении сотрудников для проведения собеседований и приема на работу. Сократилась численность рабочих. По штату пока еще требуется 18 человек, а по факту работает только 13 чел. Но в дальнейшем по плану к 2014 году из штата будет убрано такое количество рабочих и закуплена более дорогостоящая техника. Но особая необходимость ощущается в грузчиках, в технологе и региональных торговых представителях.

Целью предпринимательской деятельности Общества является производство и продажа пластиковых профилей и всех комплектующих. Деятельность общества направлена на получение прибыли.

Из анализа основных экономических показателей видно, что объем реализованной продукции в период за три года с 2013 по 2015 гг. растет. С каждым годом объемы увеличивались. В 2014 году объем вырос в 5 раз, а в 2015 на 31% Численность персонала растет, за три года в компанию пришло 19 человек. Фонд оплаты труда вырос в 4 раза к 2014 году и к 2015 году увеличился на 16%, что составило 3 155, 4 тыс. руб. среднегодовая заработная плата увеличилась с 269, 4 до 400, 8 тыс. руб. Прирост составил 40% и 6% за 2 года.

Рентабельность продаж составила в 2013 г. 12%, а к концу 2015 года уже 15%. Относительный показатель увеличился на 7%. Рентабельность деятельности увеличилась на 13% к 2015 г. Предприятии рентабельно.

Из анализа обеспеченности персоналом видно, что в 2013 году ощущалась нехватка профессиональных кадров, но за 2014 и 2015 год штат был расширен. На работу было принято 2 руководителя, сформировано 2 отдела обслуживания клиентов. Расширен штат специалистов.

По анализу движения персонала видно, что в организации нет большой текучести кадров. Коэффициент текучести составляет 0,07%.

Из анализа по социальной структуре видно, что мужчины составляют 63%, это 44 человека, а женщины 26 человек, и 37%. По возрастной категории людей младше 20 лет нет в компании. От 20 до 30 лет составляет 39%, общее количество на конец 2015 года составило 31 человек, 16% в возрасте от 40 до 50 лет, это 11 человек. По стажу работы в компании проработало больше всего от 1 до 4 лет количество людей, это 51%, больше половины. 36 человек. И 34% работает меньше года. По уровню образования превышает количество с высшим образованием. Это 53%. Среднее общее образование составило 31%. По семейному положению 49% составляют люди в браке, 33% люди, не состоящие в браке, и 14% разведены.

Собственником компании являет только генеральный директор.

В организации при увольнении сотрудников дается анкета, в которой, по желанию сотрудник может отметить причины своего увольнения. По статистике за три года с 2013 по 2015 год наиболее часто встречающейся была причина несоответствие заработной платы и отсутствие карьерного роста.