Файл: «Проектные структуры управления» ..pdf

Введение

Среди предпосылок, способствующих росту отечественной экономики, важную роль играет формирование у нового поколения руководителей знаний и умений использования современного проектного подхода к решению задач развития процессов управления на разных уровнях, ориентации этих процессов на достижение конечных результатов с минимальными затратами времени и средств и усвоения методологии управления проектами как нового прогрессивного инструментария сфере управления.

Немаловажную роль в управлении всеми видами проектов является формирование структур управления ними, так называемых проектных структур управления. Правильно сформированная структура управления проектом позволит избежать трудностей на всех этапах его реализации, а также успешно завершить.

Целью курсовой работы выступает изучение теоретических основ и практических аспектов сущности и формирования проектных структур управления.

Поставленная цель обусловила выполнение ряда исследовательских задач:

- определить особенности управления проектами;

- изучить сущность проектной структуры управления, выявить ее преимущества и недостатки;

- рассмотреть формирование проектной структуры управления;

- дать краткую характеристику деятельности ООО «Стройформат»;

- определить принципы и цели формирования проектной структуры управления;

- построить проектную структуру управления, определить основные требования к сотрудникам;

- обозначить организационные аспекты работы команды проекта.

Объектом исследования в работе выступает ООО «Стройформат».

Предмет исследования – проектные структуры управления.

Во время написания работы были использованы различные информационные источники: работы отечественных и зарубежных авторов по проектному менеджменту, управлению организацией, а также статьи в научных изданиях по теме работы и ресурсы сети Интернет.

1. Теоретические основы проектных структур управления

1.1. Особенности управления проектами

Проект представляет собой уникальную деятельность, которая имеет начало и конец во времени, направлена на достижение заранее определенного результата или цели, создание продукта или услуги, при этом ресурсы и сроки ограничены, а также есть определенные требованиям к качеству и допустимому уровню риска [1].

Проекты могут быть объединены в программу проектов для достижения единого результата, или в портфель проектов для более эффективного управления. Портфель проектов может состоять из программ.

Для проектов характерны следующие особенности:

- проекты являются уникальными, неповторимыми стадиями, состоящими из процессов и действий;

- проекты обладают некоторой степенью риска и неопределенности;

- ожидается, что проект обеспечит некоторые минимальные значения заданных параметров, например, связанных с качеством;

- при проектировании планируют даты начала и окончания разработки, четко указывают стоимость разработки и необходимые ресурсы;

- персонал для выполнения проекта может быть принят в проектную организацию на время выполнения проекта (проектная организация может быть выбрана для выполнения проекта организацией - инициатором разработки и может быть заменена в процессе разработки);

- разработка проекта может быть достаточно продолжительной, а проект может со временем быть изменен под воздействием внутренних и внешних факторов [21].

Управление проектами (или проектный менеджмент) представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству [19].

Использование руководством компаний основных принципов управления проектами позволяет им:

• осуществить на практике стратегические планы;
• оптимально использовать ресурсы компании;
• обеспечить своевременный выход на рынок с новым продуктом;
• внедрить в компании систему оценки качества;
• определить и установить в компании критерии оценки успеха того или иного проекта, компании в целом;
• оценить предполагаемую прибыль и т.д. [10].

Управление проектами присутствует во всех отраслях деятельности – строительстве и информационных технологиях, здравоохранении и финансах, образовании и транспорте [11].

Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации (декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять [7].

Основанный в 1969 году Институт управления проектами (PMI) более известен как издатель Руководства по совокупности знаний об управлении проектами (PMBOK). PMBOK рассматривается как один из самых важных инструментов в деле управления проектами сегодня [25]. PMBOK считается одним из наиболее необходимых инструментов в управлении проектами, он является международным стандартом де-факто для отрасли.

Согласно PMI, существует 5 групп процессов управления проектами:

1. Группа процессов инициации. Определяет и авторизует проект или фазу проекта.

2. Группа процессов планирования. Определяет и уточняет цели и планирует действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект.

3. Группа процессов исполнения. Объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана управления проектом данного проекта.

4. Группа процессов мониторинга и управления. Регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом и в случае необходимости провести корректирующие действия для достижения целей проекта.

5. Группа завершающих процессов. Формализует приемку продукта, услуги или результата и подводит проект или фазу проекта к правильному завершению [8].

Активность групп процессов в течение жизненного цикла проектов неодинакова [2].

Как показано на рис. 1.1, процессы планирования повторяются в течение всего жизненного цикла.

Рис. 1.1. Активность групп процессов в течение жизненного цикла проектов

Также практически постоянно используются процессы управления и мониторинга.

Процессы управления проектами могут повторяться в течение жизненного цикла проекта на каждой его фазе.

Все процессы управления в проекте подразделяются на две категории:

• процессы управления проектом (различные процессы по областям знаний управления проектами: управление качеством, управление рисками, управление содержанием и т. д.);
• процессы управления продуктом проекта (различные процессы, определяемые жизненным циклом продукта проекта, например, процесс тестирования продукции) [4].

Необходимо отметить, что выбор стиля управления проектом зависит от вида проекта [3].

Для социального проекта наиболее эффективным будет демократический стиль управления, поскольку важно донести и сформировать мнение общественности о проекте и его ценности для общества. Поэтому каждый участник проекта должен взять на себя ответственность за часть работ и тесно коммуницировать со всеми участниками проекта. Особенностью социальных проектов является их инициирование «снизу», а значит их разработкой и внедрением занимаются, в основном, уже сформированные коллективы.

Проектам, инициированным исполнительной ветвью власти (военные, аэрокосмические, проекты спецслужб), в связи со спецификой данной властной структуры свойственен авторитарный характер стиля управления. Инициирование таких проектов происходит только со стороны руководителей властных структур, а выполнение (внедрение) проекта не обсуждается с его исполнителями.

Бизнес-проект может инициироваться как инвестором, так и непосредственно заинтересованным лицом (группой людей), реализующим бизнес-проект для собственных целей. На выбор стиля управления бизнес-проектом могут влиять: задачи поставленные инвестором, личные качества руководителя (лидера) проекта, необходимая скорость принятия управленческих решений, масштаб проекта, временные ограничения, ресурсы и внешнее окружение проекта.

Стили управления проектной командой целесообразно менять, комбинировать в зависимости от фазы жизненного цикла проекта. При воплощении масштабного бизнес-проекта эффективным может стать любой из стилей управления при квалифицированном его применении в соответствующей фазе жизненного цикла проекта.

1.2. Сущность проектной структуры управления, ее преимущества и недостатки

Под структурой (от лат. structura – построение, размещение) понимают внутреннее строение чего-то, определенную взаимосвязь составляющих целого. Более точно – это внутреннее устройство работы системы, т. е. совокупность ее элементов и устойчивых связей между ними. В этом определении следует обратить внимание на характер связей между организационными элементами, который должен быть устойчивым, т. е. не одноразовым, а постоянным (повторяющимся время от времени).

Следует отметить, что каждая организация в основе своего построения имеет несколько различных структур:

- целевую (увязка цели компании, например, дерево целей);

- финансовую (увязывает центры затрат, прибыли, доходов, инвестиций и бюджеты компании);

- корпоративную (увязывает права собственников и отношения с государством в соответствии с законодательством);

- информационную (увязка информационных потоков);

- производственную (увязка материальных потоков, основного и вспомогательного производства, логистики);

- организационную (увязка подразделения организации).

Организационная структура – совокупность функциональных сфер (видов деятельности) организации, которые связаны между собой полномочиями в соответствии с уровнями управления [18]. По своей сути организационная структура является каркасом, на который накладываются другие структуры. Поэтому разработать структуру значит создать организацию. В то же время, структура является инструментом реализации стратегии, т. е. она вторична по отношению к факторам, которые влияют на ее построение: стратегии (цели и специфика ведения бизнеса), среде (потребители, конкуренты, темпы изменений), технологии (бизнес-процессы, серийность и т.д.), размеру (масштабы деятельности, географическая отдаленность, количество персонала), стадии жизненного цикла (становления, рост, устойчивое развитие или преобразование).

Организационная структура в классическом понимании определяет следующие три характеристики организации:

- совокупность всех подразделений, служб и отдельных работников компании;

- вертикальные и горизонтальные связи между ними;

- уровни иерархии, занимаемые ими (т. е. соподчиненность элементов организации) [14].

Исследования показали, что функция руководства в современных сложных предпринимательских организациях состоит в координации деятельности различных производственных элементов и в оптимизации целей всего предпринимательского формирования. Руководитель должен рассматривать организацию как систему, а не как ряд изолированных элементов, представлять характер отношений между частями системы и их возможные взаимодействия. По существу, руководителю предпринимательского формирования следует объединить отдельные, часто противоречивые функции в единую интегрированную систему, все элементы которой способствуют достижению общих целей организации.

Проектную структуру следует использовать при большом масштабе проекта, определенном количестве участников, сложности работы. При таком построении проектного управления также создается дирекция (проектный офис), которая полностью занята в проекте. Состав и количество участников дирекции зависит от специфики и размера проекта.

Проектные структуры в компании, как правило, применяются тогда, когда возникает необходимость разработать и осуществить организационный проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специализированных технических, экономических, социальных и других вопросов, и, с другой стороны, деятельность различных функциональных и линейных подразделений. К организационным проектам можно отнести любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, реконструкцию производства, разработку и освоение новых видов продукции и технологических процессов, строительство объектов и т. д.

Под проектной структурой управления понимается временная структура, созданная для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации) [5].

Смысл проектной структуры управления состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников различных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Команда характеризуется следующими признаками [24]: