Файл: Документирование и инвентаризация как элемента бухгалтерского учета.pdf

Составной частью управления является контроль. При этом организация и поддержание системы внутреннего контроля - это процесс, осуществляемый менеджментом предприятия. Систему внутреннего контроля можно определить как совокупность разнообразных взаимосвязанных методик и действий, применяемых менеджментом предприятия для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Эта система предполагает надзор и проверку: соблюдения требований законодательства; предотвращения ошибок и искажений; исполнения приказов и распоряжений; обеспечения сохранности имущества предприятия и т.д.

Внутренний контроль призван выявить по объектам, систематизировать и типизировать отклонения и возникшие проблемы на всех участках управления и сфер деятельности, анализируя причинно-следственные связи, а также обобщать и оценивать эту информацию с целью принятия правильных управленческих решений.

Для достижения целей внутреннего контроля необходимы определение фактического состояния объекта или его части в данный момент времени; обнаружение неиспользованных резервов, предупреждение незаконных действий и потерь; выявление результатов управленческих воздействий; определение соответствия хозяйственного процесса управленческим решениям и т.д.

Данные учета обеспечивают возможность функционирования контроля и являются одной из его баз. В ходе ведения бухгалтерского учета осуществляются и контрольные функции, которые реализуются бухгалтерией, в том числе и при проведении инвентаризаций, которые являются средством контроля.

Однако контрольная деятельность не должна ограничиваться только участием в ней работников бухгалтерии. Это связано с тем, что в учете основной упор делается на количественную сторону объектов с ограниченной качественной характеристикой. Поэтому нередко у работников бухгалтерии отсутствует профессиональная компетенция в отдельных сферах контролируемой среды. Следовательно, необходимо более тесное сотрудничество бухгалтерии со всеми подразделениями, заинтересованными в получении необходимой для принятия управленческих решений информации, получаемой в ходе проведения инвентаризации. Знание менеджерами особенностей деятельности своих подразделений должно способствовать расширению качественных характеристик инвентаризируемых объектов. С этой целью менеджерам нужно более активно взаимодействовать с бухгалтерией в ходе планирования, организации и проведения инвентаризаций.

В современных условиях сохранность имущества предприятия в значительной мере зависит от руководителей разного уровня, которые обязаны предупреждать возможность растрат и хищений и обеспечивать рациональное хранение ценностей.

Особое значение для этого имеют правильный подбор, расстановка и обучение кадров, которым вверяются ценности; недопущение к работе случайных, непроверенных работников; осуществление систематического контроля за работой материально ответственных лиц и т.д.

Периодические проверки путем проведения инвентаризаций являются эффективным средством контроля за сохранностью материальных ценностей, т.к. они предусматривают осмотр и определение качества материальных ценностей, а также установление их фактического количества путем пересчета, перемеривания и взвешивания; составление документа, удостоверяющего фактическое наличие ценностей в натуральных и денежных показателях; сопоставление остатков по данным текущего учета с фактическими и оформление результатов инвентаризации (выявления недостач или излишков).

Наличие такой информации особенно важно для руководителя при принятии решений о возмещении ущерба работником при совершении им противоправных действий. Особенно это касается случаев, вызывающих необходимость обращения в суд. В этом случае работодатель обязан доказать в суде наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба, соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности и т.д.

Поэтому руководитель должен еще до обращения с иском в суд проанализировать доказательную базу и прежде всего, убедиться в правильности проведения инвентаризации и оформлении инвентаризационных документов о недостаче, порче и утрате имущества работником.

Также необходимо иметь в виду, что при оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного ущерба в соответствии с нормами Трудового кодекса Российской Федерации при утрате и порче имущества, используются данные о фактических потерях. Их основным источником является инвентаризация. Это требует от руководителей разного уровня знания особенностей и условий проведения инвентаризаций и оформления инвентаризационных документов.

Инвентаризация является важным условием обеспечения сохранности имущества. При этом следует обратить внимание на нее как источник информации о фактическом наличии ценностей, их состоянии и условиях хранения. Именно такая информация должна помочь проанализировать состояние сохранности имущества, причины потерь, их виды, качество работы по обеспечению контроля за потерями и т.п. В результате наличие такой информации позволит менеджерам принимать управленческие решения по сокращению убытков и более экономному использованию ресурсов.

Менеджерам необходимо иметь в виду, что при проведении инвентаризации возможны два вида проверок. Натуральные состоят в определении количества ценностей путем их подсчета, взвешивания, обмера, таким проверкам подвергаются основные средства, товарно-материальные запасы, наличные денежные средства. Документальные имеют целью определение наличия у предприятия имущественных прав (нематериальные активы, дебиторская задолженность) и финансовых обязательств, подтвержденных документами.

При проведении инвентаризации можно установить несоблюдение норм вложения сырья в изготавливаемую продукцию; естественные потери (естественную убыль), возникающие под влиянием биологических, физических и химических воздействий внешней среды, порчи грызунами, насекомыми и т.д.; неисправность или неточность весоизмерительных приборов, используемых при приемке или отпуске материальных ценностей; излишки ценностей; прямые злоупотребления материально ответственных лиц путем обмера, обвеса, хищения, присвоения ценностей и т.д.

Инвентаризация является действенным средством контроля менеджеров за рациональным использованием производственных и складских помещений и различного оборудования. Также устанавливается степень изношенности имущества и причины этого (естественный износ или небрежное отношение со стороны работников).

Инвентаризация является составной частью инвентарного способа учета расхода материалов, который применяется на предприятиях различных отраслей промышленности. Сущность данного способа заключается в том, что фактический расход конкретного материала определяется путем проведения инвентаризации, неизрасходованной его части, оставшейся на конец отчетного периода на рабочих местах и в цеховой кладовой, и последующего расчета количества, потребленного в производстве. Затем данные сопоставляют с действующими нормами за определенный период.

Это позволяет менеджерам вести оперативный контроль за рациональным использованием материалов тогда, когда инвентаризации проводятся через короткие промежутки времени - смену, сутки, пятидневку, декаду. Периодичность инвентаризации устанавливается в зависимости от конкретных условий в каждом цехе. Так, в заготовительных цехах некоторых машиностроительных предприятий организуются ежедекадные инвентаризации остатков неиспользованных материалов. Однако наибольшую эффективность инвентарный способ дает на тех предприятиях, где имеется возможность проводить инвентаризацию остатков за короткие промежутки времени (смену, сутки) и расходуется незначительная номенклатура материалов, а также имеются условия для их измерения.

Таким образом, информация, полученная в ходе инвентаризации, способствует принятию управленческих решений, связанных наличием и использованием ресурсов предприятия. Это свидетельствует о том, что инвентаризация должна быть объектом внимания не только бухгалтерии и руководителя предприятия, но и менеджеров подразделений. Речь идет о том, что проведение инвентаризации необходимо инициировать не только бухгалтерии, что, как правило, происходит, но и по запросам менеджеров, принимающих управленческие решения, связанные с наличием и движением имущества. Это должно быть повседневной практикой менеджеров производственных подразделений (цехов, участков, служб).

На деле они часто относятся к проведению инвентаризации как необходимой, но не касающейся их бухгалтерской работе. Поэтому их участие в инвентаризациях нередко носит формальный характер, а в инвентаризационные документы с их согласия вносятся данные бухгалтерского учета, чтобы не проводить фактический пересчет, перемеривание и взвешивание остатков ценностей, находящихся в их подразделениях. Особенно это касается производственных подразделений, где проведение инвентаризации занимает много времени. Ошибочность такого отношения к проведению инвентаризации очевидна, т.к. наибольшее количество злоупотреблений выявляется именно там, где инвентаризации проводились формально либо вообще не проводились.

В управленческом учете наибольшим образом реализуется контрольная функция инвентаризации, которая заключается в контроле состояния и движения товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами.

При этом в управленческом учете реализуется функция ответственности руководителей ЦФО, в частности, ответственности за сохранность ресурсов и эффективное их использование.

Важный аспект инвентаризации в системе управленческого учета - это использование инвентарного метода оценки незавершенного производства.

Инвентарный способ применяется и тогда, когда другого способа измерения и документирования фактического расхода сырья не существует (в нефте- и газоперерабатывающих, химических и других подобных производствах). Инвентарным способом может определяться объем оставшихся в цехах различных производств незавершенных изделий и их стоимости.

В настоящее время большинство экономических субъектов с целью оценки и учета незавершенного производства используют программу «1С: Предприятие», где формируются данные о затратах, используемые для исчисления себестоимости готовой продукции и остатков незавершенного производства. Однако использование программных продуктов при ведении оперативного учета не гарантирует абсолютной достоверности получаемых данных, и поэтому для их уточнения проводится инвентаризация незавершенного производства.

Базовые процедуры бухгалтерского учета используются для формирования информации, необходимой при принятии управленческих решений в области оптимизации величины незавершенного производства на промышленном предприятии. Следует отметить, что необходимость оптимизации величины незавершенного производства связана с тем, что увеличение его удельного веса в оборотных активах организации приводит к ряду неблагоприятных факторов: нерациональному использованию ресурсов; необоснованному увеличению затрат на производство (на сырье и материалы, на заработную плату основных производственных рабочих и т.д.); снижению рентабельности отдельных видов выпускаемой продукции; уменьшению получаемой прибыли; избыточному отвлечению средств хозяйствующего субъекта из производства; ухудшению экономического состояния экономического субъекта [2].

Таким образом, можно отметить, что инвентаризация носит во многом управленческий аспект, связанный с принятием управленческих решений менеджерами различных уровней по управлению материальными ресурсами предприятия.

В современных условиях рыночной экономики инвентаризация должна стать действенным механизмом управления имуществом предприятия, средством получения достоверной информации о наличии и движении ресурсов, а также способом выявления ошибок в учетной информации, средством управленческого контроля за рациональным использованием ресурсов и предупреждения злоупотреблений материально ответственных лиц.

1.3 Инвентаризация как форма внутреннего контроля

Инвентаризация - это основной способ фактического контроля за средствами и материальными ценностями организации. Под инвентаризацией понимается сверка состояния финансовых обязательств организации и наличия имущества на определенную дату посредством сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» [3]. Большинство организации проводят инвентаризацию ежеквартально или ежемесячно, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Невыполнение требования проведения ежегодной инвентаризации приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Также серьёзные последствия может вызвать и неправильное оформление результатов инвентаризации.