Файл: Документирование и инвентаризация как элемента бухгалтерского учета.pdf

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой техники, так и ручным способом. При ручном способе описи заполняются чернилами или шариковой ручкой, без помарок и подчисток. Наименования товаров и тары указываются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных значений. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставление незаполненных строк. На последних страницах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и при их подтверждении производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

К моменту завершения инвентаризации бухгалтерия должна выполнить всю подготовительную работу: проверить, обработать и записать в учетные регистры все представленные материально ответственными лицами отчеты, обеспечить сверку данных бухгалтерского натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив ее актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров обеспечить составление ведомости остатков товаров. Бухгалтерия устанавливает учетные остатки товаров и тары на дату инвентаризации.

В бухгалтерии торговой организации при получении описей от инвентаризационной комиссии их проверяют на предмет правильности составления, цен на товары и тару, таксировки и подсчета итогов. На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировке и правильности подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эти проверки.

Для выявления окончательных результатов инвентаризации в бухгалтерии сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товаров и тары по описи.

По товарам и таре, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (ф. № ИНВ-19) в двух экземплярах, один из них хранится в бухгалтерии, другой передается материально ответственному лицу. В сличительных ведомостях указываются остатки товаров и тары по каждому наименованию по данным учета и фактические, товарные потери по норме и окончательный результат инвентаризации (недостача или излишек) [9].

Суммы излишков и недостач товаров и тары в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Со сличительной ведомостью бухгалтер обязан ознакомить материально ответственное лицо под расписку в ведомости.

Результаты инвентаризации товаров и тары отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием товаров и тары и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• товары и тара, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с одновременным признанием прочих доходов в сумме рыночной стоимости таких товаров и тары с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
• недостача товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном порядке, относится по распоряжению руководителя организации к расходам на продажу, а недостача сверх норм естественной убыли — за счет виновного лица. Если таковые не установлены или судом отказано во взыскании с них убытков, то они списываются в прочие расходы организации.

Общая схема отражения расхождений между фактическим наличием и состоянием товаров, выявленным при инвентаризации, и учетными данными представлена на рисунке.

Излишки товаров и тары, выявленные в ходе инвентаризации, относятся на прочие доходы организации (по рыночным ценам): Д-т сч. 41 «Товары» К-т сч. 91-1 «Прочие доходы». Недостача товаров и тары отражается записью: Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 41 «Товары».

Рис. 2.1 - Схема учета расхождений, выявленных при инвентаризации

Если товары учитываются по ценам продажи, то делаются дополнительные записи на величину торговой наценки, относящейся:

• к излишним товарам: Д-т сч. 41 «Товары»

К-т сч. 42 «Торговая наценка»;

• к недостающим товарам:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 42 «Торговая наценка» — сторно. Недостача товаров в пределах норм естественной убыли списывается в расходы на продажу торговой организации или за счет ранее начисленного резерва на естественную убыль:

Д-т сч. 44 «Расходы на продажу», 96 «Резервы предстоящих расходов»

Схема учета расхождений, выявленных при инвентаризации

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача товаров сверх норм естественной убыли подлежит взысканию с виновных лиц в установленном порядке:

Д-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».Эта запись имеет место лишь в случаях, когда указанная сумма будет взыскиваться с виновных лиц, которые признали вину, либо вина которых установлена судом.

Если с виновного лица взыскивается рыночная стоимость товара, то разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и балан совой стоимостью по недостачам товаров и тары отражается записью:

Д-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

По мере возмещения суммы ущерба (внесения в кассу организации, удержания из заработной платы и др.) в бухгалтерском учете признается доход на разницу между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и балансовой стоимостью по недостачам товаров и тары:

Д-т сч. 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» К-т сч. 91-1 «Прочие доходы». Недостача товаров сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем среднего месячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ [1]), по распоряжению руководителя взыскивается путем удержания ее из заработной платы. Сумма ущерба, превышающая средний месячный заработок работника, взыскивается в судебном порядке, если работник отказался погасить ее добровольно.

Сумма недостачи, во взыскании которой отказано судом, списывается:

Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы» К-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии виновных лиц недостача сверх норм естественной убыли списывается за счет прочих расходов организации:

Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы» К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В документах, которые представляются в бухгалтерию для списания недостач товаров и тары сверх норм естественной убыли, должны быть:

• решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц или отказ от взыскания ущерба с виновных лиц;
• заключение о факте порчи товаров и тары, полученное от отдела товарных экспертиз или соответствующих специализированных организаций.

В комиссионной торговле недостача товаров, выявленная в результате инвентаризации, отражается в бухгалтерском учете по ценам продажи: К-т сч. 004 «Товары, принятые на комиссию». Сумма задолженности, подлежащая выплате комитенту согласно заключенному договору комиссии, отражается записью:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Недостача в комиссионной торговле списывается за счет виновного лица:

Д-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае если сумма, подлежащая выплате комитенту, отличается от рыночной стоимости таких товаров, возникающая разница относится на доходы будущих периодов:

Д-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

Погашение задолженности по недостаче товаров виновным лицом отражается записью:

Д-т сч. 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Одновременно разница между стоимостью товаров, погашенной виновным лицом, и суммой, выплаченной комитенту, относится на прочие доходы организации:

Д-т сч. 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» К-т сч. 91-1 «Прочие доходы». В ходе инвентаризации могут быть выявлены недостача и одновременно излишки товаров одного наименования. Как правило, данная ситуация означает, что произошла пересортица товаров.

Материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы товаров может быть допущен в виде исключения руководителем организации при выполнении следующих условий:

• проверяемые периоды по этим товарам совпадают;
• товары находятся у одного и того же проверяемого лица;
• товары имеют одно и то же наименование;
• недостача и излишек товаров в количественном выражении тождественны [7].

Зачет по пересортице товаров (оприходованы товары, оказавшиеся в излишке, которыми допускается перекрыть недостачу) отражается на счетах бухгалтерского учета записью:

Д-т сч. 41 «Товары»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Разница в ценах, образовавшаяся от пересортицы (вследствие продажи одного сорта товаров за другой, более высокий), подлежит возврату покупателю, а в тех случаях, когда покупателя установить невозможно, относится на прочие доходы организации.

Потери от продажи более дорогого сорта по цене более низкого сорта с учетом допустимого зачета относятся на виновных лиц, и причиненный ущерб взыскивается с них.

Если конкретные виновники пересортицы товаров не установлены, то разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на прочие расходы организации.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Недостача товаров и тары, образовавшаяся в результате стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, списывается на прочие расходы организации:

Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Руководство организации может после окончания инвентаризации назначить контрольную проверку правильности проведения инвентаризации. Контрольная проверка проводится с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (ф. № ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (ф. № ИНВ-25). Итоги проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. № ИНВ-26).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня инвентаризация на российских предприятиях проводится с целью сопоставления данных фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Объектами проведения инвентаризации определены все имущество экономического субъекта независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, денежные средства) и все виды финансовых обязательств ( дебиторская и кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы ). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам.

Как правило, инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности проводится внезапно, а основных средств, незавершенного производства, капитального строительства, расчетов и других статей баланса - по состоянию на 1-е число месяца.