Файл: Документирование и инвентаризация как элемента бухгалтерского учета.pdf

Внезапные инвентаризации проводятся по решению руководителя. Приказ о проведении внезапной инвентаризации подписывается обычно утром того дня, на который назначено ее проведение.

По полноте охвата различают сплошные и выборочные инвентаризации.

Сплошная инвентаризация проводится в предусмотренные учетной политикой сроки, при этом инвентаризируется все имущество организации независимо от местонахождения и все виды финансовых обязательств. Проверке подлежат ценности во всех структурных подразделениях организации.

При выборочной инвентаризации проверяется лишь часть товарных запасов. Например, при переоценке товаров проводится инвентаризация только тех товаров, по которым меняются цены. Выборочные инвентаризации обычно проводят на базах и складах, где ведется натурально-стоимостный учет по отдельным наименованиям товаров. При этом выборка может носить случайный, систематический или комбинированный характер.

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации, в котором устанавливает время и сроки ее проведения, перечень ценностей, подлежащих инвентаризации, и состав инвентаризационной комиссии (ф. № ИНВ-22).

Инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации товаров и тары создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии обычно включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы и материально ответственные лица. В состав комиссии могут входить и другие специалисты организации (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

Приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации подписывается руководителем организации и регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23), в котором отражаются следующие данные:

• номер распоряжения и дата;
• объект инвентаризации;
• фамилии материально ответственных лиц;
• состав инвентаризационной комиссии;
• расписка в получении приказа (постановления, распоряжения);
• начало инвентаризации, число и часы по приказу и фактически;
• окончание инвентаризации, число и часы по приказу и фактически;
• предварительный результат, дата и сумма недостач и излишков;
• окончательный результат, дата и сумма недостач и излишков;
• дата утверждения результатов;
• дата принятия мер по недостаче, в том числе погашение недостачи и передача дела в следственные органы или суд [9].

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризационная комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, проводит инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, снимает фактические остатки товаров и тары.

До начала инвентаризации материально ответственные лица составляют отчеты о движении товаров и тары, денежных средств, которые представляются инвентаризационной комиссии. Председатель инвентаризационной комиссии визирует отчеты и все приложенные к ним приходные и расходные документы, с указанием даты до инвентаризации, что служит бухгалтерии основанием для определения остатков товаров и тары к началу инвентаризации по учетным данным. В розничных торговых организациях, кроме того, проверяют и сумму указанного в отчетах остатка товаров и тары.

Бухгалтерия к началу инвентаризации обязана закончить проверку и обработку документов в структурных подразделениях организации, определить остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товаров и тары. В местах хранения товары и тара должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам в зависимости от применяемого в организации способа хранения. На товары должны быть заранее составлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе, мере.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары и тару сданы в бухгалтерию или переданы комиссии вместе с товарным отчетом и все товары и тара, поступившие под их материальную ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение товаров и тары или доверенности на их получение.

Указанные расписки предусмотрены непосредственно в составе унифицированных форм инвентаризационных описей и актов.

Инвентаризация товаров и тары производится последовательно по местам их хранения и материально ответственным лицам. Не допускается суммирование одноименных товаров и тары, хранящихся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица.

В случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись, на пересчитанные товары и тару по месту их хранения заполняют инвентаризационный ярлык (ф. N° ИНВ-2). Ярлык заполняется материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара. Он хранится вместе с пересчитанным товаром и тарой [1].

В ярлыках указываются те же данные, что и в инвентаризационной описи (кроме суммы). Комиссия проверяет правильность составленного ярлыка, ставит на нем порядковый номер, регистрирует в контрольной ведомости и передает счетному работнику для записи проверенного товара в инвентаризационную опись. Ярлык подписывают председатель инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.

В магазинах розничной торговли инвентаризация товаров и тары обычно проводится одновременно с инвентаризацией во всех обособленных подразделениях (палатках, киосках, павильонах и пр.).

Проверка фактического наличия товаров и тары проводится комиссией при участии материально ответственных лиц путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи сведения об остатках товаров по данным, указанным на ярлыках, со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку наличия товаров и тары в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Товары и тара, поступившие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Данные товары и тара заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе председатель комиссии (или по его поручению член комиссии) своей подписью подтверждает факт поступления отметкой «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Отпуск товаров и тары во время инвентаризации запрещен. Однако при длительном проведении инвентаризации с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации такой отпуск производится материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары и тара заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно- материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

В описи указываются дата отпуска, наименование получателя, дата и номер расходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на расходном документе председатель комиссии своей подписью подтверждает факт отпуска отметкой «отпуск во время инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Отпуск товаров и тары отражается материально ответственным лицом в товарном отчете, составленном после инвентаризации.

Инвентаризация товаров и тары, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Сведения о фактическом наличии товаров и тары записываются в инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей, которые составляются в двух экземплярах (ф. № ИНВ-3). Один экземпляр заполняет член комиссии, а другой — материально ответственное лицо [1].

При смене материально ответственных лиц и передаче ценностей заполняются три экземпляра инвентаризационной описи.

В инвентаризационную опись записываются следующие данные:

• наименование организации;
• состав комиссии (председатель, работник бухгалтерской службы, материально ответственные лица);
• основание для проведения инвентаризации;
• начало инвентаризации, число, часы;
• перечень товаров с указанием порядкового номера; наименования товаров, сорта; количества мест; единицы измерения; количества единиц товара; цены; суммы;
• при партионном учете указывается также номер партии [1].

Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

На каждой странице инвентаризационной описи после окончания записей указывают прописью число порядковых номеров товаров и тары и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров, тары и денежных средств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товаров и тары в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение. Расписка материально ответственных лиц имеет следующее содержание: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи как по количеству, так и по цене, сняты комиссией в моем (нашем) присутствии с натуры правильно, пропусков ценностей нет, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении» [1].

В случае смены материально ответственных лиц при проверке фактического наличия товаров и тары лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении, а лицо, сдавшее имущество, — в сдаче этих товаров и тары.

Данные о товарах и таре, хранящихся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу данных товаров и тары на ответственное хранение. В описях на данные товары и тару указываются их наименование, количество, сорт, стоимость, дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов. На товары и тару, находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризация товаров отгруженных оформляется актом инвентаризации товаров отгруженных (ф. № ИНВ-4). На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты. Кроме того, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя.

Инвентаризация товаров, принятых на ответственное хранение, оформляется инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. № ИНВ- 5). Товары, принятые на ответственное хранение, учитываются на внесистемном (забалансовом) счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» в ценах, указанных в приемо-сдаточных документах, счетах и др.

В описях на ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация товаров в пути оформляется актом инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (ф. № ИНВ-6).

При проведении инвентаризации товаров и тары в пути, приобретенных, но еще не доставленных в организацию, проверяется соответствие товарных остатков на соответствующих субсчетах и в аналитическом учете по счетам 41 «Товары» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» (в зависимости от принятой организацией учетной политики) надлежаще оформленным документам (договорам, поступившим в организацию, счетам поставщиков, извещениям о произведенной отгрузке и т. п.).

В описях на товары и тару в пути отражается каждая отправка товаров и тары с указанием следующих данных: дата отгрузки; наименование; количество и стоимость товаров; перечень и номера документов, на основании которых товары в пути отражены на счетах бухгалтерского учета.