Файл: Документирование и инвентаризация как элемента бухгалтерского учета.pdf

Для проведения инвентаризации в организациях создаются инвентаризационные комиссии. Это могут быть: постоянно действующая инвентаризационная комиссия, разовая комиссия и рабочая комиссия.

В организационно - контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок товаров в межинвентаризационный период [1, 2]. В течение года, в межинвентаризационный период, в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей, могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Важным правилом в проведении инвентаризации в организациях, является факт того, что отсутствие даже одного члена инвентаризационной комиссии служит серьезным основанием для признания результатов недействительными. Помимо этого, инвентаризация товаров проводится в присутствии материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, обуславливающие необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия устанавливает [3]:

1. наличие лиц в организации, несущих материальную ответственность за сохранность ценностей, так же определяет размер ответственности;
2. анализирует все возможные способы погашения сомнительной дебиторской задолженности путем перевода долга, бартерных операций и подобных операций;
3. составляется специальная опись для объектов, непригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (полный износ, порча и т.д.), а также предложений источников списания этих объектов;
4. инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач и излишков;
5. комиссия должна получить подробные объяснения от материально - ответственных лиц по фактам образования излишков или недостач.

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно - материальных ценностей.

Инвентаризация обеспечивает:

• полный и оперативный контроль каждой учетной единицы;
• точную обработку данных учета;
• снижение вероятности несанкционированного исчезновения имущества.

Проведение инвентаризации обязательно (на основании ст. 11 закона № 402 - ФЗ от 06.12.2011«О бухгалтерском учете») [5]:

• при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
• перед сменой материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при выкупе имущества, передаче его в аренду, продаже, а также при преобразовании муниципального или государственного унитарного предприятия;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Излишки материальных ценностей, установленные при инвентаризации, признаются внереализационными доходами и подлежат включению в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ) [4].

Активы принимаются к учету в месяце завершения инвентаризации (когда был составлен акт инвентаризационной комиссии). Причем по текущей рыночной стоимости, то есть по стоимости, которая может быть получена в результате их продажи (сведения уровня текущих рыночных цен должны быть подтверждены документально или путем проведения экспертизы) [2].

Недостачу и порчу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли можно списать на расходы текущего финансового года на основании приказа руководителя и актов. Результат такой недостачи определяют после проведения зачета пересортицы. Но следует помнить, что взаимный зачет недостач и излишков возможен только [3]:

• за один и тот же проверяемый период;
• в отношении запасов одного и того же наименования;
• у одного и того же проверяемого материально - ответственного лица;
• в тождественных количествах.

Стоимость недостающих материальных запасов при списании определяется по данным бухгалтерского учета, зависимо от метода оценки материальных запасов (по средней фактической стоимости, по фактической стоимости каждой единицы).

Недостачу материальных запасов сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества, обычно, относят на виновное лицо. Оно и должно возместить учреждению сумму причиненного ущерба.

Потребность проведения инвентаризации возникает в организациях разных размеров, разных форм собственности и отраслей деятельности. Понимание необходимости проведения инвентаризации материальных ценностей возникает на определенном этапе развития в любой организации.

Таким образом, проведение инвентаризации необходимо в каждой организации. Сроки и частоту проведения в год хозяйствующий субъект выбирает самостоятельно, исходя из объемов продаж, производства и прочих факторов.

ГЛАВА 2. ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ПОРЯДОК И СРОКИ ЕЕ ПРОВЕДЕНИЯ

2.1 Виды инвентаризации

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

• по объему - полная и частичная;
• по методу проведения - выборочная и сплошная;
• по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

2.2 Порядок и сроки проведения инвентаризаций

Существует следующий порядок проведения инвентаризации.

В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент

• инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

2.3 Документирование инвентаризации. Определение отклонений от учетных данных

При инвентаризации выявляются также изменения в товарных запасах, которые не поддаются количественной и стоимостной оценке и не подлежат документальному оформлению в ходе обычной деятельности (например, естественная убыль, выбытие товаров в результате хищений), товары, частично потерявшие свои первоначальные качества, малоходовые, залежалые и испорченные товары и осуществляется проверка соблюдения правил и условий хранения товаров.

Обязательное проведение инвентаризации товаров и тары предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 12) в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ [2].

Кроме того, в соответствии с п. 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) [7].

Для документального оформления инвентаризации используются типовые унифицированные формы первичной учетной документации [9] (табл. 1).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень товаров и тары, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации с учетом обязательных требований.

В зависимости от периодичности проведения различают плановые и внезапные инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся в сроки, определенные в учетной политике организации. Как правило, плановые инвентаризации проводятся в периоды наименьших остатков товарно-материальных ценностей на складах, базах, овощехранилищах и др.

Таблица 2.1 - Перечень форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации