Файл: Основные функции в системе менеджмента (Классификация функций менеджмента).pdf

Отсюда легко понять, почему для одного человека стиму­лирующим фактором в труде является простое одобрение или похвала, а для другого важнее материальное поощрение.

Все вышеизложенное имеет немаловажное значение в на­правленности организации трудовой деятельности, во взаимо­отношениях в коллективе, в оценке действенности усилий ру­ководителя.

Таким образом, действия по мотивации или стимулированию труда должны включать экономи­ческое и моральное стимулирование, обогащение самого содер­жания труда и создание условий для проявления творческого по­тенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функ­цию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива.

Контроль

Контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

Контроль – это функция, без которой не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планирование, организация и мотивиро­вание. Планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития организации. Контроль определяется как «процесс обеспечения достижения организацией своих целей»^[[17]].

Контроль направлен на недопущение разрастания  проблемы  (отклонения фактического состояния системы (объекта) от заданного).

Контроль – это один из процессов, который обеспечивает достижение системой поставленных целей. Для того, чтобы контрольные процессы могли реализоваться, необходимо, чтобы в системе были организованы также следующие управленческие процессы (элементы управления)[[18]]:

• установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
• корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Важнейшей составляющей контроля является обратная связь.

Контроль не должен быть чрезмерным, так как несущественные отклонения фактического состояния объекта (управляемой системы) от заданного, вызывающие срабатывание контрольных механизмов, делают эту систему неэкономичной. Также важно учесть, что чрезмерный контроль может переориентировать элементы управляемой системы с достижения поставленных целей на удовлетворение требований контроля.

Контроль – это комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.

К задачам контроля относятся:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах;
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов;
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности;
• прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

Основными функциями контроля являются^[[19]]:

1. проверочная;
2. информационная;
3. ориентирующая;
4. диагностическая;
5. стимулирующая;
6. прогностическая;
7. корректирующая;
8. коммуникационная;
9. защитная.

Проверочная функция включает в себя: установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологиче­ских, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений.

Информационная функция – это сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта.

Ориентирующая функция подсказывает на что нужно обращать особое внимание.

Диагностическая функция включает: изучение и оценку реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и воз­можностей, скрытых резервов.

Стимулирующая функция выражается в поощре­нии или наказании персонала, исходя из оценки персонала по итогам контроля.

Корректирующая функция заключается в обеспечении необ­ходимыми значениями характеристик объекта или устойчивости функционирования при отклонении от полученных результатов состояния и поведение объекта (его части).

Прогностическая функция создает основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров.

Коммуникационная функция обеспечивает установление и поддержание обратной связи;

Защитная функция способствует сохранности ресурсов.

Контроль осуществляется в соответствии с принципами^[[20]]:

• простота контроля;
• ориентация контроля на результаты;
• гибкость контроля;
• своевременность контроля;
• стратегическая направленность контроля;
• адекватность контроля контролируемой деятельности;
• экономичность контроля;
• открытость контроля;
• эффективность контроля.

Различают две формы контроля:

1. Финансовый контроль, охватывающий все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показа­телей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фак­тическими. Его осуществляют специальные подразделения: планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функ­ция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет осуществлять уско­ренно процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники также по­зволяет сформировать и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финан­совой деятельности организации.
2. Административный контроль ведется на всех уровнях управления организацией и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделения­ми, так и руководителями на всех уровнях управления органи­зацией^[[21]].

Контроль делится на:

• внешний контроль (производится со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.);
• внутренний контроль (производится предприятием самостоятельно и предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и результатами и вносят по мере необхо­димости в нее изменения).

Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

Контроль может быть:

• сплошным (предполагает проверку всех без исключения объек­тов)
• выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требу­ется разрушать изделие).

Выборочный контроль требует меньших затрат, но связан с риском случайных ошибок, число которых можно снизить путем увеличения размера выборки (при соответствующем росте расходов).

По содержанию различают три вида контроля:

1. предвари­тельный;

2. текущий;

3. заключительный^[[22]](Приложение 8).

Предварительным контроль осу­ществляется до фактического начала работ. Основным сред­ством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

• человеческих ресурсов (контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навы­ков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации);
• материальных ресурсов (контролируется качество сырья);
• финансовых ресурсов (механизмом предварительного контроля является бюджет, так как он пока­зывает: когда, сколько и каких средств (наличных и безналич­ных) потребуется организации на определенный период).

В процессе предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности:

• терапевтический контроль (позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры);
• диагностический контроль (включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п., ука­зывающие на то, что в организации что-то не в порядке).

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Данный контроль позволяет своевременно обнаружить отклонения от намеченных планов и инструкций. Чаще всего объектом контроля являются сотрудники.

В рамках текущего контроля можно выделяют следующие типы конт­роля:

1. Оперативный контроль – контроль за производствен­но-хозяйственной деятельностью организации (за технологией, качеством продукции и т. п.). Его задачей является обеспечение выполнения производственной программы в режиме текущего времени;
2. Контроллинг – нацелен на обеспечение рационального использования ресурсов и конкурентоспособности предприятия и продукции. Он определяет эффективность работы организа­ции, использование ее ресурсов (т. е. производительность тру­да, материалоемкость, прибыльность); связывает результаты анализа отклонений со всеми уровнями процесса принятия решений, инициирует корректировки в них и в таком понимании является управленческой задачей первостепенной важности.

Контроллинг – это управление будущим для обеспечения длительного функциони­рования организации и его структурных подразделений. Служ­бы контроллинга стремятся управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показате­лей, чтобы по возможности исключить ошибки, отклонения и просчеты как в настоящем, так и в будущем^[[23]].

Заключительный контроль предназначен для предотвраще­ния ошибок в будущем. В рамках заключительного контроля об­ратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена. За­ключительный контроль позволяет отреагировать на возникшие в процессе выполнения плана проблемы, он дает руководству ин­формацию для будущего планирования, когда аналогичные рабо­ты предполагается проводить и далее по определенным заказам.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов^[[24]].

На первом определяются пара­метры функционирования и развития организации, которые необходимо контро­лировать, и источники информации о них. Эти параметры имеют вид различных стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи.

К ним предъявляются такие требования, как обоснованность, выполнимость в нормальной ситуации (слишком высокие нормативы пугают, а слишком низкие расхолаживают), адекватность отражения реальных процессов.

На втором этапе создается модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места возникновения затрат, образования промежуточных и конечных результатов, являющиеся наиболее подходящими для наблюдений, - так называемые точки контроля.

Третий этап процесса контроля заключается в получении информации о со­стоянии и результатах функционирования его объекта, позволяющей принимать обоснованные решения о том, как действовать дальше.

Источниками информации служат целевые наблюдения, текущие статистиче­ские данные, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общест­венного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и др.

Четвертый этап процесса контроля состоит в анализе и оценке информации. Это позволяет определить наличие и степень отклонений от заданных параметров и необходимость осуществления корректирующих действий.

Пятый этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности органи­зации, преодолении отклонений, чья допустимая величина устанавливается выс­шим руководством.

Существует два варианта корректирующих действий:

1. устранение причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации путем совершенствования технологии производства и управления;
2. изменение стандартов, модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий.

Но к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела в организации идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в ее дея­тельность лишних изменений, поскольку отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и часто не так уж существенно влияют на конечные резуль­таты. Система контроля должна срабатывать только при серьезных нарушениях.

В основу создания всех систем контроля должны быть по­ложены следующие основные требования (критерии)^[[25]]:

• эффективность контроля;
• влияние на людей;
• выполнение задач контроля;
• определение границ контроля.

Эффективность контроля выражается в определении успешности, полезности контроля (уменьшение расходов, связанных с об­наружением выявленных в процессе контроля недостатков; со­кращение расходов на контроль, затрат на персонал и техни­ку контроля).