Файл: Оценка эффективности управления предприятием ООО «Ла графикс LLC».pdf

Для руководителей среднего звена – 7-9 объектов.

Для руководителей низшего звена – 15-20 объектов.

Существует формула для расчета диапазона контроля:

где Qf – количество подчиненных (фактически)

Qn – норма загрузки

Используя данную формулу для расчета нормы управляемости руководителей всех уровней, были получены следующие результаты.

Генеральный директор – 20%

Коммерческий директор – 100%

Главный бухгалтер – 37%

Начальник производства – 138%

Начальник отдела кадров – 43%.

Главный инженер – 140%

Заместитель директора по оборудованию и новой технике – 86%

Начальник отдела – 112%

Те руководители, у которых показатель нормы управляемости получился меньше 100 % имеют в своем подчинении недостаточно работников. Они могли бы осуществлять управление большим числом подчиненных. К числу таких руководителей относятся генеральный директор ООО «Ла графикс LLC»; главный бухгалтер; начальник отдела кадров; заместитель директора по оборудованию и новой технике и главный инженер.

Те руководители, у которых норма управляемости получилась выше 100 % имеют в своем подчинении больше работников чем необходимо для осуществления эффективного управления. Большое число подчиненных снижает эффективность управления, так как руководитель не может обстоятельно вникать в дела своих подчиненных, а вынужден разбрасываться, и поэтому не может уделять достаточно времени ни одному из дел, которые выполняют его подчиненные. К числу таких руководителей относятся начальник производства и начальники отделов ООО «Ла графикс LLC» .

У коммерческого директора норма управляемости является «идеальной» – 100%.

Таким образом, далеко не у всех руководителей ООО «Ла графикс LLC» в подчинении находится оптимальное число сотрудников. Это говорит о несовершенстве системы распределения работ между различными руководителями разных уровней.

Для того, чтобы подробнее разобраться в фактическом распределении должностных обязанностей между руководителями, а также провести анализ затрат рабочего времени, будет проведено анкетирование руководителей всех уровней ООО «Ла графикс LLC» . В анкетировании принимало участие 10 человек.

Анкета, по которой опрашивались руководители ООО «Ла графикс LLC» представлена в Приложении А.

Анализ результатов анкетирования следующий.

При ответе на первый вопрос 7 человек ответили, что подчиняются одному руководителю – своему непосредственному начальнику. 3 человека – начальники отделов, начальник производства и начальник отдела кадров ответили, что подчиняются нескольким руководителям. Это говорит о том, что в ООО «Ла графикс LLC» нет строгого определения ого, кому должны подчиняться данные работники, или же фактическое подчинение не соблюдается, что свидетельствует о необходимости совершенствования существующей организационной структуры управления.

На второй вопрос те же 7 человек ответили, что отчитываются о проделанной работе своему непосредственному руководителю, а 3 человека отметили, что отчитываются перед всеми вышестоящими руководителями. Это подразумевает, что начальники отделов дают отчет о своей работе и работе своих подчиненных как своему непосредственному руководителю – начальнику коммерческому директору, так и генеральному директору. Такая практика свидетельствует о дублировании информации, которой обмениваются перечисленные руководители.

Отвечая на третий вопрос 6 человек ответили, что большая часть их времени расходуется на специализированную деятельность; 2 человека – на подготовительную работу; 2 человека – на рутинную работу и 1 человек – на решение частных вопросов. Это говорит о том, что большая часть руководителей занимается своей непосредственной деятельностью – решением специализированных вопросов. Те руководители, которые занимаются подготовительной работой – главный инженер и заместитель директора по оборудованию и новой технике – являются объектами частого делегирования работы со стороны исполнительного директора. Решением частных вопросов в ООО «Ла графикс LLC» чаще всего занимается начальник производства.

При ответе на четвертый вопрос 3 человека – начальник отдела кадров, начальник производства и заместитель директора по оборудованию и новой технике ответили, что им часто приходится выполнять работу, не предусмотренную в должностной инструкции. Это свидетельствует о несовершенстве распределения работ среди данных сотрудников, при том, что они находятся в подчинении у одного руководителя. 2 человека ответили, что редко выполняют н6е предусмотренные в инструкции обязанности. Главный бухгалтер и прораб ответили, что никогда не выполняют не предусмотренных в должностной инструкции обязанностей.

Отвечая на пятый вопрос 4 руководителя ответили, что часто делегируют полномочия своим подчиненным. 2 человека ответили, что редко делегируют полномочия. Только главный инженер никогда не делегирует полномочия своим подчиненным.

При ответе на шестой вопрос те же 4 руководителя ответили, что не делегируют полномочия. Главный бухгалтер и начальник отдела кадров, что делегируют полномочия в связи с нехваткой времени на решение многих вопросов. Начальник производственного отдела делегирует полномочия для реализации функций руководителя.

На седьмой вопрос 3 человека ответили, что допускают обратное делегирование – т.е. они в свою очередь передают делегированные им полномочия своим подчиненным. Этими руководителями являются главный инженер, заместитель директора по оборудованию и новой технике и начальник производства. Это говорит о том, что руководителям, у которых уже достаточно работы, вышестоящее руководство поручает дополнительную работу, с которой те не могут справиться, и перепоручают ее своим подчиненным. Это говорит о несовершенстве системы распределения работ в ООО «Ла графикс LLC» . 6 человек ответили, что не практикуют обратное делегирование.

Отвечая на восьмой вопрос 4 человека ответили, что для ООО «Ла графикс LLC» характерным является распределение работ между подразделениями одного уровня. Так ответили начальники отделов и главный механик. Остальные руководители считают, что для ООО «Ла графикс LLC» характерно делегирование части работы подчиненным на нижний уровень. Такие результаты говорят о том, что распределение работ на одном уровне в существующей организационной структуре является более или менее оптимальным, а вот распределение обязанностей между руководителями различных уровней требует доработки и усовершенствования.

При ответе на девятый вопрос только начальник производства ответил, что ему необходим еще один заместитель более низкого уровня управления. Это подтверждается результатами, что у него норма управляемости превышает 100%, что свидетельствует о том, что у него в подчинении находится большее количество человек, чем то, которым он сможет эффективно управлять. Остальные руководители, включая генерального директора ООО «Ла графикс LLC» сказали, что им не нужен нижестоящий подчиненный им руководитель.

Отвечая на десятый вопрос главный инженер ответил, что часть его работы должен выполнять другой руководитель его уровня, который бы взял на себя часть обязанностей, которые в настоящий момент выполняет главный инженер. Это сообразуется с результатами того, что у главного инженера самая высокая норма управляемости из всех руководителей ООО «Ла графикс LLC», а также тем, что норма управляемости у коммерчекого директора ООО «Ла графикс LLC» равна 100%, что свидетельствует о возможности ввода еще одного руководителя того же уровня, что и главный инженер. Также пожелал переложить часть работы на другого руководителя своего уровня начальник производства.

Таким образом, подводя итоги анкетирования, можно сказать, что в существующей структуре управления ООО «Ла графикс LLC» есть некоторые недостатки. Имеет место чрезмерная загруженность некоторых руководителей на различных уровнях управления, практикуется частое делегирование полномочий ввиду отсутствия времени; также наблюдается нерациональное распределение полномочий и обязанностей между руководителями различных уровней; у части руководителей имеет место двойное подчинение, что приводит к дублированию информации в процессе обмена и двойственности поступающих распоряжений. В связи с этим можно вынести некоторые рекомендации и предложения по усовершенствованию структуры управления ООО «Ла графикс LLC» .

Для того, чтобы определить более точно, в каком именно направлении должен в плане изменения и совершенствования управления должен двигаться каждый руководитель, необходимо помимо тестирования самих менеджеров провести оценку их управленческих качеств подчиненными.

Для того, чтобы определить, насколько каждый из руководителей ООО «Ла графикс LLC» обладает качествами грамотного и эффективного менеджера, было проведено специальное анкетирование сотрудников компании. В анкетировании принимало участие 100 человек. В качестве анкеты сотрудникам была предложена представленная ниже таблица.

По каждому из перечисленных 10 пунктов опрашиваемым сотрудникам предлагалось поставить степень согласия с данным утверждением по отношению к своему руководителю: обладает, не обладает.

Представленная ниже таблица характеризует ответы сотрудников ООО «Ла графикс LLC» . В цифрах представлено число руководителей, которые, по мнению сотрудников обладают либо не обладают перечисленными характеристиками.

Таблица 4. Характеристика оценки сотрудниками ООО «Ла графикс LLC» качеств руководителей

Проанализируем слабые места стиля работы руководителей организации.

Отсутствие у руководителей широты взглядов и глобального подхода не позволяет большинству менеджеров (60%) преодолеть узкое технократичное понимание своих задач. Порождает невнимание к решению социальных экологических и нравственных последствий своей деятельности.

Негативной характеристикой (55%) является неумение выслушивать мнение других, что снижает культуру делового общения и эффективное сотрудничество.

Еще более критично работники организации оценивают своих руководителей с точки зрения умения формулировать цели, личного обаяния и готовности к учебы - 65% руководителей не обладают данными характеристиками.

Самые низкие оценки в ходе анкетирования руководители получили за показатели, характеризующие их беспристрастность (способность быть объективными) и лояльное отношение к фирме (число критичных оценок здесь составляет соответственно 75% и 60%).

Как видим, далеко не все руководители ООО «Ла графикс LLC» обладают необходимыми для эффективного руководства характеристиками. Для того, чтобы руководить более эффективно и помогать организации более быстро и продуктивно работать, руководители ООО «Ла графикс LLC» должны совершенствовать свои управленческие навыки. По результатам проведенной оценки можно отметить управленческие проблемы, решение которых может стать предпосылкой для повышения эффективности управления в ООО «Ла графикс LLC»:

1). Распределение обязанностей между руководителями ООО «Ла графикс LLC» .

2). Мотивация персонала предприятия.

3). Обучение и повышение квалификации руководителей и специалистов.

4). Кадровое планирование

5). Оценка эффективности труда руководителей и специалистов

Глава 3. Совершенствование системы управления ООО «Ла графикс LLC»

3.1. Мероприятия по совершенствованию системы управления ООО «Ла графикс LLC»

По результатам проведенного анализа эффективности системы управления можно сделать следующие выводы:

1. Существующая система распределения обязанностей между руководителями ООО «Ла графикс LLC» является недостаточно эффективной. Часть руководителей выполняет большой объем работ, чем запланировано, вследствие чего вынуждены часто прибегать к делегированию, часть руководителей, напротив, имеет меньшую загруженность, чем предписано нормами, и могли бы взять на себя выполнение большего числа обязанностей.