Файл: Выполнение процесса «Покупка сырья и материалов».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Для успешного развития любого предприятия, независимо от формы собственности и вида выполняемой деятельности, необходимо правильно организовать работу отдела закупок. Все процедуры подбора, приема должны быть оформлены с помощью соответствующих документов.

Автоматизация таких видов работ является актуальной задачей курсовой работы, так как составления таких документов вручную неэффективно и давно устарело.

Цель курсовой работы – разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

1. Описать предметную область «Покупка сырья и материалов»

2. Провести моделирование бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов «как есть»

3. Провести автоматизацию бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов», т.е. описать модель «как должно быть»

4. Все схемы бизнес-процесса описать в программе BpWin

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении определяются цели и задачи курсовой работы, а также предмет и объект исследования.

1. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ «ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ»

Бизнес-процесс - последовательность действий, требующих определенных входных данных, с помощью которых можно достичь определенного результата, используя определенные ресурсы, которые используются для реализации работы или услуг внутреннего или внешнего клиента.

Описание бизнес- процессов на предприятии основано на моделировании предметной области и создании информационной системы предприятия. Предварительное моделирование предметной области позволяет сократить время и сроки проведения проектных работ и получить более эффективный и качественный проект.

На модели предметных областей наложены следующие требования:

• формализация предоставления описания структуры предметной области;
• четкость предметной области для заказчиков и разработчиков за счет использования графических средств отображения;
• Обеспечение эффективной реализации оценки модели предметной области на основе определенных методов и оценок.

---

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Задачей курсовой работы является рассмотрения процесса «Покупка сырья и материалов». Данный процесс, согласно типовым процессам компании (17-процессная модель) (Рисунок 1) относится к основным процессам компании, и предшествуют производству продукции.

Рисунок – Типовые процессы компании

Как основной процесс компании «Покупка сырья и материалов» можно разделить на следующие подпроцессы:

• Покупка сырья;
• Покупка материалов;
• Покупка тары и упаковки.

Далее возможно провести декомпозицию и этих процессов. Покупка сырья состоит из следующих процессов:

• Поиск поставщиков сырья;
• Заключение договоров с поставщиками сырья;
• Формирование заказов поставщикам сырья;
• Доставка сырья от поставщиков;
• Проведение расчетов с поставщиками сырья;
• Приемка сырья.

Покупка материалов состоит из следующих процессов:

• Поиск поставщиков материалов;
• Заключение договоров с поставщиками материалов;
• Формирование заказов поставщикам материалов;
• Доставка материалов от поставщиков;
• Проведение расчетов с поставщиками материалов;
• Приемка материалов.

Покупка тары и упаковки состоит из следующих процессов:

• Поиск поставщиков тары и упаковки;
• Заключение договоров с поставщиками тары и упаковки;
• Формирование заказов поставщикам тары и упаковки;
• Доставка тары и упаковки от поставщиков;
• Проведение расчетов с поставщиками тары и упаковки;
• Приемка тары и упаковки.

Как видно из описание последовательность операций похожа, отличается выбором что именно покупается, сырье, материалы или тара и упаковка и у кого покупается, т.к. поставщики могут отличаться. В силу ограниченности объема курсовой работы подробно будет рассмотрен объединенный процесс покупки сырья и материалов.

Автоматизация данных процессов стала необходима на предприятии, т.к. расширяется ассортимент покупаемого сырья, материалов и упаковки, а также с увеличением количества поставщиков сырья и материалов.

Основными преимуществами автоматизации покупок сырья и материалов будет:

• Систематизация справочника сырья, материалов и упаковки;
• Быстрое оформление документации;
• Автоматизированное формирование заказов от поставщика;
• Содействие при проведении расчетов;
• Содействие процессу приемки сырья, материалов и упаковки;
• Сокращение количества ошибок;
• Сокращение объема работ для персонала.

---

Операция проводимые в процессе покупки сырья и материалов сопровождаются бланками отчетности.

1. Договор поставки (Рисунок 2) - это документ, который заключается при осуществлении купли-продажи сырья, материалов, тары и упаковки, а также устанавливает график поставки сырья, материалов, тары и упаковки, порядок расчетов между продавцом и покупателем, способ возврата тары. К договору прилагается сертификация с подробным описанием поставляемых товаров и указанием их точного количества.

Рисунок – Договор поставки. Образец

1. Счет фактура – документ, который необходим покупателю-плательщику НДС для получения вычета по данному налогу. Счет-фактура не подтверждает факта передачи товаров (и не является первичным документом

Рисунок – Счет фактура. Образец

1. ТОРГ-1. Акт о приемке товаров - применяется для регистрации приема товаров по качеству, количеству, весу и полноте в соответствии с правилами приема товаров и условиями договора. Акт составляется ответственным кладовщиком. (Рисунок 4)

Рисунок - ТОРГ-1. Акт о приемке товаров. Образец

В организационную структуру предприятия, занятые в процессе покупки сырья и материалов входят следующие сотрудники:

• Бухгалтер;
• Менеджер по закупкам;
• Специалист отдела закупок;
• Юрист.

У каждого сотрудника есть круг ответственности. Бухгалтер отвечает:

• за контроль счетов бухгалтер.

Менеджер по закупкам отвечает:

• за определение потребности в материалах и сырье;
• за утверждение заявок;
• за согласование заказов.

Специалист отдела закупок отвечает:

• за работу с поставщиками;
• за заключение соглашений с поставщиками;
• за работу с заказами;
• за приемку товара;
• за проверку качества товара.

Юрист отвечает:

• за ведение договоров.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

К моделям бизнес-процессов предъявляются следующие требования:

• формализация предоставления однозначного описания структуры предметной области;
• ясность для клиентов и разработчиков за счет использования графической модели инструменты отображения;
• технико-экономическое подразумевает существование физической реализации модели в области ИС;
• обеспечение эффективного осуществления оценки модели домена на основе определенных методов и расчетных показателей.

---

При бизнес-планировании, строится система моделей, которая отражает структурный и оценочный аспекты функционирования предметной области. Существуют несколько классификаций моделей бизнес процессов

1. С точки зрения планирования производства предприятия выделяют следующие модели: (Рисунок 5):

• Функциональная модель предприятия - представляет собой систему элементов, которая качественно и количественно характеризует потенциальные возможности организации и дает упрощенный вид ее реального устройства

Рисунок - Взаимосвязь моделей при бизнес планировании

• Процессная модель предприятия - представляет собой описание предприятия как интегрированной системы со всеми бизнес-процессами, структурными подразделениями, связанными с ним функциями производства и управления
• Количественная модель расчета производственных процессов – решает задачи по поиску максимуму целевой функции, при заданных ограничениях по ресурсам и минимизации ресурсов, необходимых для достижения желаемого значения целевой функции. Данный вид моделей рассматривается в предмете оптимизации.

2. Согласно другой классификации, исходя из моделирования сложных систем, выделяют следующие типы моделей бизнес-процессов:

• функциональная модель - описывает набор функций, выполняемых системой, и их входы и выходы;
• поведенческая модель, показывающее, когда и / или при каких условиях выполняются бизнес-функции, учитывая следующие вещи: состояние системы, событие, переход из одного состояния в другое, условия перехода, последовательность событий;
• структурная модель - характеризуется составом подсистем, и их взаимосвязями;
• информационная модель - отражает структуры данных.

3. С точки зрения релевантности содержания модели делятся на (Рисунок 6) :

• Модель «Как есть» («AS IS»): отражает реальное состояние дел во время описания, фактически существующих бизнес процессов предприятия.
• Модель «Как должно быть» («TO BE»): отражает целевое состояние, которое в будущем предполагается реализовать. Например, модель вновь открытого предприятия или новый (совершенно новый или улучшенный старый) порядок выполнения любой работы.
• Модель «Как должно бы быть» (английский «SHOULD BE»): отражает «идеализированное» положение дел (например, согласно нормативным документам, тогда как фактическая схема работы в действительности может быть несколько иной). На практике необходимость создания таких моделей встречается редко.

---

Рисунок – Взаимосвязь моделей при реинжиниринге бизнес-процессов

Модели бизнес-процессов используются предприятиями различного назначения, которые определяют тип разрабатываемой модели. Графическая модель бизнес-процесса в виде интуитивно понятной, общепринятой схемы может служить для обучения новых сотрудников их служебным обязанностям, координации действий между структурными подразделениями компании, выбора или разработки компонентов информационной системы и т. д.

Моделирование бизнес-процессов позволяет оценить эффективность процессов протекающих на предприятии и посмотреть, как процесс будет выполняться с входными данными, которые еще не встречались в реальной работе предприятия. Исполняемые модели бизнес-процессов можно запускать на специальном программном обеспечении для автоматизации процесса непосредственно на модели.

Реализация бизнес-процесса подразумевает использование соответствующих инструментов: чертежей, диаграмм, графиков, форм, а также готовых решений, таких как специальное программное обеспечение.

Основной темой курсовой работы является изучение функциональных моделей бизнес-процессов, рассмотрим их более подробно

Методология IDEF0 является графическим языком для описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Цель функциональной методики описания бизнес-процессов предприятия – это построить функциональную диаграмму исследуемой системы, описывая все необходимые процессы с достаточной точностью, чтобы однозначно моделировать работу системы.

Методология основана на четырех основных понятиях: функциональный блок, дуга интерфейса, декомпозиция, глоссарий (Рисунок 8).

Рисунок – Функциональный блок

Функциональный блок описания процессов предприятия (Activity Box) является специфической функцией в рамках рассматриваемой системы. Название каждого функционального блока, описывающего процессы предприятий, должно быть глаголом (например, «производить услуги»). На диаграмме функциональный блок представлен прямоугольником Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое специфическое значение (роль), в то время

• верхняя стрелка, это информация, отвечающая за "Управление" (Control) ;

• левая стрелка, это информация, отвечающая за - "Вход" (Input);

• правая стрелка, это информация, отвечающая за - "Выход" (Output);

---