Файл: Выполнение процесса «Покупка сырья и материалов».pdf

Специалисты отдела закупок более половины рабочего времени затрачивает на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с поиском и подбором сырья и материалов и т.д. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний, но по мере роста объема информации доля таких работ возрастает.

Подводя итог, к главным недостаткам можно отнести:

- большие трудозатраты, связанные с обработкой данных о поставщиках;
- повышение вероятности ошибок при оформлении бумажных документов, связанных с человеческим фактором;
- пониженная достоверность информации по причине дублирования данных;
- несовершенство сбора, обработки и передачи данных
- трудоемкость при формировании периодических отчетов.

Таким образом, необходим реинжиниринг процессов, т.е. их автоматизация.

2. РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Как видно из предыдущий главы, самые многочисленные операции подбора поставщика и подбора сырья и материала существует в большом количестве и ручное заполнение каждого из них – это длительный и трудоемкий процесс. Современные системы автоматизации позволяет формировать различные виды таких документов сразу в электронном виде, с возможностью их распечатки и последующего хранения и использования.

Предлагается к механизмам каждого бизнес процесса добавить Компьютер с Автоматизированной информационной системой.

Процесс автоматизации подразумевает под собой следующее:

Автоматизация поиска.
Контроль деятельности персонала.
Расширенные возможности по поиску и фильтрации товара по различным его признакам.
Предоставление оперативной данных практически в реальном времени для принятия управленческих решений.
Предоставление адекватной отчетности по регистрации реализации товаров раздельно по товарным артикулам и признакам товара.

Автоматизированная информационная система необходима для:

повышения качества работы организации;
сокращения ошибок при оформлении документов, связанных с человеческим фактором;
снижение трудоемкости при формировании периодических отчётов.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

После автоматизации бизнес процесса «Покупка сырья и материалов» он будет выглядеть следующим образом (Рисунок 15).

Рисунок - Покупка сырья и материалов. «Как должно быть»

На этом уровне добавляется новый механизм – Компьютер с информационной системой, и к каждой операции, к которой необходима автоматизация он подходит снизу. Более подробно показано в таблице 4

Таблица – Бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов». «Как должно быть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Подготовка и оформление заявки	План потребности в сырье и материалах	Заявка на приобретение сырья и материалов	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Поиск и выбор поставщика	Справочник поставщиков; Заявка на приобретение сырья и материалов; Коммерческие предложения поставщиков	Зарегистрированное коммерческое предложение	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок, Компьютер, информационная система
Формирование заказа	Зарегистрированное коммерческое предложение	Договор	Требование бухгалтерской отчетности	Юрист, Компьютер, информационная система
Проведение расчетов с поставщиками	Договор	Счет-фактура	Внутренние документы организации	Бухгалтер, Компьютер, информационная система
Доставка сырья и материалов	Счет-фактура	Акт о приемке товаров	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок
Приемка и контроль сырья и материалов	Акт о приемке товаров	Список претензий к сырью и материалам	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок

Введение данного механизма позволит на следующем уровне декомпозиции работ сократить некоторые операции, и операция Прием товара будет выглядеть следующим образом (Рисунок 16)

Рисунок – Автоматизации процесса Подготовка и оформление заявки

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 5)

Таблица – Бизнес-процесс «Подготовка и оформление заявки». «Как должно быть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Определение потребности в сырье и материалах	План потребности в сырье и материалах	Проект заявки на сырье и материалы	Внутренние документы компании	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Поиск по параметрам	Проект заявки на сырье и материалы Новая строка справочника	Результат проверки	Внутренние документы компании	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Ввод нового сырья и материалов в справочник	Результат проверки	Новая строка справочника	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Подготовка заявки	Результат проверки	Подготовленная заявка на товар	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Согласование заявки	Подготовленная заявка на товар	Оформленная заявка на сырье и материалы	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Автоматизированное оформление заявки	Оформленная заявка на сырье и материалы	Заявка на приобретение сырья и материалов	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система