Файл: Проекты по реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом».pdf

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера .
Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.
Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:
- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);
- актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);
-своевременной;
-целенаправленной;
- лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);
- коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов) .

Внутри организации создаются свои документы, обеспечивающие правильный прием, адаптацию перемещения, аттестацию персонала, дисциплинарные отношения, программы обучения, использование социальной защиты, разрешение трудовых споров, нормирование и организацию труда, его оплату и т.д. Весь этот поток находится в непрерывном движении, обновляется, причем изменение в одном из документов часто требует корректировки всего массива.Отделы кадров ведут работу по оформлению документов при приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, предоставлении отпусков, выдают справки в различные учреждения (райвоенкоматы, райсобесы, образовательные учреждения, налоговую полицию, вышестоящие организации, биржи труда, ОВИРы, редакции газет, судебные органы, организации, где сотрудники работают по совместительству, статистические службы, медицинские учреждения и т.д.).

Они составляют отчеты по всем направлениям кадровой деятельности, договоры с целым рядом учреждений. Ведение финансовой документации, связанной с оплатой труда, материальной ответственностью, составляет важный блок в документальной системе управления персоналом .
Регистрационная и учетная функции кадровых служб также связаны с информационными потоками. Под кадровой информацией обычно понимают определенным образом организованное множество данных о персонале организации. К наиболее типичным задачам, связанным с информационно-документальным обеспечением, относят кадровое и управленческое делопроизводство, внутриорганизационное кадровое планирование и оценку персонала.

Кадрово-управленческое делопроизводство включает разработку штатных расписаний, должностных инструкций, ведение личных дел и подготовку приказов по личному составу, а также информацию о расчете заработной платы персонала. Внутриорганизационное кадровое планирование обеспечивает анализ, оценку и контроль затрат, связанных с их набором, аттестацией, использованием и т.д.
Ведение кадровой информации - это технологические функции, обеспечивающие систему управления персоналом. В ее основе: входящая информация, хранение и переработка документального потока и исходящая информация. В системе разделяются информационные массивы по степени их актуальности и периоду использования. С этой точки зрения можно говорить о долговременных и оперативных подмассивах.
Для того чтобы документальный поток служил целям организации, необходимо наличие такого элемента системы, как метеоинформация, т.е. своды правил, алгоритмических действий, классификационных систем и т.д., обеспечивающих закладку всех необходимых параметров кадровой деятельности, возможностей их оперативного извлечения и корреляции .

Очень важно, чтобы в систему были заложены не только производственные характеристики персонала, его демографические характеристики, но и права на определенные льготы, ограничения в использовании, карьерные перспективы и т.д. Могут возникнуть ситуации, когда потребуются дополнительные сведения о сотрудниках; те из них, которые относятся к типовым, также необходимо предвидеть и фиксировать.
Сущностная закладка материалов в метеосистемы должна обеспечить кадровой службе оперативное получение статистических данных, их сопоставление и анализ. При этом необходимо иметь в виду, что оперировать приходится официальной статистикой, статистикой отрасли, внутрифирменной статистикой, статистикой производительности труда и т.д.

На этой основе создаются обзоры, основанные на косвенных расчетах, исходя из данных переписей, занятости в определенной отрасли, тенденциях развития производительности труда и т.д. Большое число материалов базируется на основе первичной информации, полученной непосредственно в учреждении путем учета, наблюдения, проведения экспериментов, сопоставления результатов по годам и т.д.
Все подготовленные формы отчетности и обзоры статистического и аналитического характера сами по себе становятся источниками информации. При рассмотрении каждого нового вопроса необходимо проверить, можно ли получать сведения из ранее составленных материалов. При этом служащие кадровых служб обеспечивают соответствие разрабатываемых документов требованиям государственных стандартов, принятой в деловых кругах практике.

Переход к рыночной экономике поставил вопрос даже перед успешно работающими кадровыми службами об изменении системы сбора и обработки информации, так как администрации для принятия правильных решений требуются дополнительные сведения. Работа с документами трудоемка, и многие ее стороны имеют рутинный характер. Кадровые отделы, выполняющие все процессы в ручном режиме, практически лишены времени для полноценной реализации своих творческих функций. Этот недостаток широко распространен и снижает значение кадровых подразделений как управленческих структур, превращая их в технические службы.
Современные технические возможности и уровень программного обеспечения управления персоналом позволяют реализовать работу с документами на основе использования ЭВМ.

2.2.Информационная модель и ее описание

Основными принципами построения информационных систем управления персоналом в условиях корпоративных организаций яв­ляются следующие:

1. Единая стандартная база данных, содержащая всестороннюю информацию о персонале предприятия.
2. Исполнение в архитектуре «клиент-сервер» и в технологии распределенной обработки информации.
3. Построение комплексов из клиентских рабочих мест и серверного компонента (базы данных). Клиентская часть и база данных могут быть расположены на одном компьютере или разнесены в локальной сети на различные компьютеры.
4. Использование как однопользовательских, так и многопользовательских баз данных.

Применение однопользовательской версии возможно при не­большой численности сотрудников или при отсутствии распределен­ной обработки информации на предприятии.

В качестве особенностей реализации современных систем управ­ления персоналом можно отметить следующие:

• ведение журнала регистрации действий пользователя;
• документирование базы данных;
• единое администрирование базы данных (управление доступом к базе данных, управление доступом к данным и используемым функциям);
• возможность использования большого количества показателей аналитического учета;
• использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Для ограничения доступа к корпоративной базе данных, ограни­чения выполняемых пользователями функций, сокращения рутин­ных операций, выполняемых системным администратором по на­стройке и управлению базой данных управления персоналом, служит специально создаваемая подсистема администрирования. В подсис­теме автоматизируются основные операции по размещению учетных записей сервера базы данных:

• создание, удаление и изменение записей при входе на используемый сервер базы данных;
• определение необходимых прав доступа к выбранной базе данных;
• изменение пароля доступа;
• ассоциирование записи с именем пользователя базы данных.

Специально назначаемый администратор автоматизированной

системы управления персоналом распределяет права пользователей, зарегистрированных для одной или нескольких связанных между собой баз данных. Права пользователей могут быть детализированы на уровне работы с отдельным модулем комплекса, на уровне досту­па к пункту меню выбранного модуля, на уровне структурного под­разделения или группы подразделений.

Объекты доступа представляются в виде иерархического дерева. Допускается разрешение или запрет доступа как к объекту нижнего уровня, так и ко всей ветви в целом.

2.3.Программное обеспечение задачи

В отделе по управлению персоналом проводится работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированной системы «1С:Зарплата и Кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

Единая система автоматизированной программы «1С:Зарплата и Кадры» предназначена для хранения и мгновенного получения всех необходимых сведений о сотрудниках, позволяет вести табель учета рабочих, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять премии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность. Расчет зарплаты производится на основании данных об окладе сотрудника и сведений из табеля за расчетный период. Все данные по рассчитанной заработной плате переносятся в архив системы, на их основании составляются отчеты.

Единая система управления кадрами «1С:Зарплата и Кадры» включает и поддержку стандартных функций кадрового делопроизводства (прием на работу, увольнение, перемещение, назначение отпуска и т.д.). Обычно кадровая информация хранится разрозненно, чаще в бумажном виде, и для того чтобы провести какую-либо статистику или аналитику движения персонала на предприятии приходится потратить несколько дней. В централизованной автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность оперативно формировать необходимые сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию.

Рассмотрим, например, процесс приема на работу и оформления личных данных сотрудника. Обычно работник предоставляет персональные данные, которые вкладываются в его личное дело: анкета, автобиография, копии документов об образовании, результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу и т.д. Все это хранится в отдельной папке, к которой впоследствии будут подшиваться новые документы. В ООО «Модус Л», где работают более 500 человек, руководителю сложно оперативно получить персональную информацию его сотрудников. В результате использования единой системы на предприятии формируется информативная база данных, содержащая все сведения о ее персонале, а работа кадровой службы становится более оперативной и рациональной.

Кадровое делопроизводство и учетные функции - далеко не все задачи управления персоналом. Трудовые отношения - едва ли не самая сложная проблема предпринимательства, особенно когда коллектив предприятия насчитывает десятки, сотни и тысячи человек. Это и проблемы, связанные с организацией трудового процесса, подготовкой и набором кадров, и выбор оптимальной системы заработной платы, и разработка программ мотивации. Отношение работника к труду формируется под влиянием устремлений, жизненных целей, возможности самовыражения и самореализации, содержания труда. Следовательно, основными для руководителя факторами мотивации сотрудника к труду являются: признание в труде, профессиональное продвижение, развитие личности. Большое значение имеют гарантия занятости, условия и уровень оплаты труда, характер межличностных отношений в коллективе работников и т.д.

Система управления персоналом дает возможность отслеживать работу каждого отдельного сотрудника, оценивать его вклад в работу команды и контролировать издержки. Руководитель может планировать, оценивать стоимость работ и общее состояние дел.