Файл: Организация кассовой работы в банке (Порядок организации работы кассовых подразделений кредитных организаций).pdf

Книги и какие-либо кассовые документы необходимо хранить согласно срокам, которые установлены законодательством об архивном деле России. В соответствии с приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 №18380) какая-либо документация деятельности органов местного самоуправления, органов государственной власти и организаций обязана лежать в архиве вышеперечисленных инстанций сроком не меньше, чем 5 лет при условии проведения в организации ревизии.

Весьма детально расписан порядок выдачи денег в Положении текущего года, в котором изъясняется о том, как и что обязан делать кассир, а также что и как вправе делать лицо, получающее наличные деньги.

Человек, получающий денежные средства, обязан представить документ, который удостоверяет его личность. Следует отметить, что удостоверения к данному виду документа не принадлежат. И если получатель будет подавать именно этот документ, запрос будет категорично отклонён. В том случае, когда лицо, которое получает денежные наличные средства имеет в наличии какую-либо многоразовую доверенность, при его каждом новом получении денежных средств с данного документа будет сниматься копия, которая впоследствии будет прикладываться к расходным документам, преждевременно заверенная. Оригинал этой многоразовой доверенности будет в архиве у кассира. Особенное внимание в новом Положении о порядке кассовых операций с монетой и банкнотами Банка России Центральный Банк Российской Федерации обратил процессу пересчёта денежных наличных средств. Данный процесс должен быть проведён таким образом, чтобы у второй стороны была возможность непосредственно видеть процесс. Здесь же описывается поведение кассира и его действия, когда указанная в приходном ордере кассы сумма больше вносимых лицом денежных средств. Также потерпели поправки правила отчёта и получения денежных подотчётных сумм. До нового Положения было определено, что лично руководителями организаций устанавливались сроки и размеры выдачи денежных средств на хозяйственно-операционные расходы. Теперь всё иначе, и данный приказ здесь не имеет место быть. Во-первых, только по личному заявлению подотчётного лица можно получить денежные средства. Во-вторых, данное письмо пишется в произвольной форме и имеет сумму денежных наличных средств и срок выдачи этих же средств. И, в-третьих, прописывается это всё собственноручно руководителем организации, также должна стоять его подпись и дата заполнения. Срок, в который нужно представить отчёт авансов по всем видам расходов, составляет 3 рабочих дня со дня прихода на работу или после того, как наступила дата истечения срока, на который были отданы денежные наличные средства под отчёт. Однако сейчас, согласно новому Положению, конечный расчёт по подотчётным суммам отводится в срок, который назначает лично руководитель данного предприятия, что раньше было строго регламентировано тем же сроком в 3 рабочих дня.

---

Оформление операций, в которых применяется контрольно-кассовая техника, производится в самом конце рабочего дня на общую сумму денежных принятых средств, где составляется приходный ордер. Правила составления кассовой книги остались прежними, унифицированными ф. КО-4, код 0310004. Следует подчеркнуть, что по новым правилам не имеют места обязательства по проведению не планированных кассовых ревизий. Также Положением регламентирована специфика подсчёта лимита небанковскими и банковскими агентами, осуществляющими платежи. При определении барьера лимита они не берут во внимание денежную наличность, которая взимается ими при организации данной деятельности, так как эти агенты не имеют права собственности к этим принятым ими деньгам. Денежные средства принадлежат третьим лицам с того времени, когда они поступили в кассу платёжного агента. Данную наличность рекомендуется отдать в банк для их зачисления на оперативный банковский счёт в полном их объёме, что регламентировано ст. 3, п. 15 ст. 4 Федерального закона Российской Федерации от 03.06.2009 №103-ФЗ (в редакции от 27.06.2011) «О деятельности по приёму платежей физических лиц, осуществляемой платёжными агентами».

Эти агенты, осуществляющие различные платежи, должны иметь отдельную личную кассовую книгу по денежным средствам, которые были получены в качестве платёжных агентов, а также формировать ПКО в отдельности по этим средствам. Как и все юридические лица, платёжные агенты ведут вторую кассовую книгу по их собственным операциям. Расход и приход денежных средств также ведётся отдельно. Раздельная нумерация платёжным агентам нужна для того, чтобы верно разграничить ордера прихода на собственные и не собственные наличные денежные средства. Теперь обратим внимание на кассовые операции в организациях и предприятиях, которые имеют обособленные подразделения.

Согласно требованиям п. 1.2 и 1.3 нового Положения основным фактором для решения вопроса о лимите остатка наличных денежных средств в кассе будет отсутствие или же, наоборот, наличие у обособленного подразделения, филиала или какого-либо представительства личного счёта в банке. Данный счёт должен быть открыт в Центральном банке Российской Федерации или в любой иной кредитной организации.

В том случае, если организация или предприятие имеет для своих обособленных подразделений личные счета в банке, то эти подразделения в отдельности сами в общем порядке, который расписан в новом Положении, касающихся юридических лиц, принимают решение о назначении лимита остатка денежной наличности. Иными словами, обособленные подразделения вправе открыть свой собственный счёт и назначить свой собственный лимит кассовых средств, который совершенно не зависит от лимита остатков денежных средств головной организации или предприятия. Так же, как и во всех иных случаях, касающихся не только обособленных подразделений организации, величина лимита устанавливается, вписывается и заверяется каким-либо приказом, распоряжением и иным распорядительным документом по определённому филиалу или представительству. Правила хранения этой распорядительной документации о вписанном и заверенном лимите кассовых денежных наличных средств в организации или на предприятии и их филиалах являются едиными. Это всё по-прежнему устанавливается руководителем предприятия или организации, а также любым другим уполномоченным по данным правам лицом.

---

В обособленном подразделении, которое имеет свой личный счёт в банке, лимит рассчитывается следующим образом. Для начала в него включается наличные денежные средства, составляющие выручку данного подразделения или же его представительства, а также какого-либо филиала. Это говорит о том, что в лимит кассы конкретного подразделения, филиала или представительства входит объём денежных средств, которые поступили за предоставленные услуги, проданные товары, осуществляемые работы. Если же данных поступлений нет, то в лимит остатков денежных средств в кассе следует включать выдачи денежной наличности, за исключением денежных средств, направленных на выплату заработной платы, социальных стипендий, льгот и других выплат работникам обособленного подразделения, его филиала или какого-либо иного вида представительства. Следует также обратить внимание на то, что в расчёт лимита остатков денежных средств следует включать наличность именно данного обособленного подразделения.

В том случае, если у какого-либо обособленного подразделения, филиала или иного представительства организации или предприятия отсутствует личный счёт в банке, головная организация таких обособленных единиц должна сама определять единый для всех подразделений, в том числе и головного, лимит остатка денежных средств, имеющихся в кассе предприятия или организации. Тогда следует подчеркнуть, что в данной ситуации важно при выведении лимита кассы брать во внимание как денежную наличность головной организации, так и деньги, хранящиеся во всех обособленных подразделениях, филиалах или каких-либо других представительствах.

Когда в организации как обособленные подразделения с открытыми личными счетами в банке, так и обособленные подразделения без таковых применяют комбинированный подход к расчёту лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, то данный лимит включает в себя следующие положения:

1) Для тех обособленных подразделений, филиалов или других представительств организации или предприятия, которые не имеют собственные счета в банке или какой-либо другой коммерческой инстанции, головное подразделение организации определяет единый для них общий лимит остатков денежных наличных средств в кассе организации или предприятия;

2) Для каждого обособленного подразделения, филиала организации или представительства предприятия, который имеет открытый собственный личный счёт в банке или в другой иной коммерческой организации или в Центральном банке Российской Федерации, определяется отдельный лимит кассы данного подразделения, филиала или представительства организации.

---

Согласно п. 1.5 Нового Положения о правилах ведения кассовых операций с монетой Банка уполномоченный по правам организации представитель обособленного филиала, подразделения или иного представительства предприятия может вкладывать денежные средства как головной организации, то есть непосредственно самому юридическому лицу, так и в банк. А также он имеет право вносить денежные наличные средства в организации, которые включаются в систему Банка Российской Федерации, которой предоставляется возможность инкассации денежной наличности, её перевозке, в том числе и операций в кассе, к примеру, приём денежных наличных средств. Представитель имеет возможность вкладывать денежные средства в организации почтовой связи Российской Федерации для перечисления, зачисления или перевода денег на личный счёт юридического лица в банк, коммерческую организацию или в Центральный банк России. Головная организация, в свою очередь, должна позаботиться о том, чтобы обеспечить собственный порядок внесения наличных денежных средств из касс обособленных филиалов, подразделений и иных представительств организации или предприятия. Согласно старому Положению о правилах работы с кассовыми операциями предприятие имеет право на ведение лишь одной кассовой книги, что, в свою очередь, запрещает создание кассовых книг для обособленных филиалов и подразделений предприятий. Однако создание нового положения в прошлом году и вступившего в силу с начала нынешнего года позволило снять все ограничения, касающиеся данного вопроса. Более того, в п. 5.6 нового Положения сказано, что обособленные филиалы или подразделения обязаны передать лист личной кассовой книги своему юридическому лицу, после того как произведут запись в своей кассовой книге суммы остатка денежных средств на конец дня, и сделать это обособленные инстанции должны не позже чем до конца следующего рабочего дня.

Следовательно, обособленные филиалы или представительства организации обязуются иметь кассовые книги. Причём этот порядок затрагивает не только подразделения, которые имеют собственный счёт в банке, коммерческой организации или Центральном Банке Российской Федерации, а также общие лимиты остатка денежных наличных средств в кассе. Это касается абсолютно всех существующих обособленных подразделений, филиалов и иных представительств организации. Поясним данный факт. Обособленные филиалы, подразделения и представительства должны вести личные кассовые книги и сдавать отчётный лист этой кассовой книге своей головной организации на том основании, что они не являются самостоятельными единицами и юридическими лицами, а полностью принадлежат и входят в состав головной организации, то есть юридического лица. Операции и в головной организации и в её подразделениях в бухгалтерский учёт и в синтетический учёт вписываются общими суммами. Все данные каждого подразделения, включая головное, должны вписываться в отчётность и учёт организации или предприятия в целом.

---

Следует также учитывать правила нового Положения при отправке данных о подразделениях, филиалах и иных представительств в головную организацию. Если в обособленном подразделении организации кассовая книга имеет вид бумажного носителя, то в головную инстанцию отправляется второй отрывной экземпляр листа книги. В том случае, когда обособленный филиал организация или предприятия имеет кассовую книгу в электронном виде, то для отчёта передаётся второй распечатанный экземпляр листа кассовой книги. Ввиду современного развития техники уточним, что также в головную организацию может быть передана информация от подразделений в электронном виде. Листы книг обособленных филиалов или подразделений организации брошюруются и подбираются отдельно по каждому обособленному филиалу или подразделению.

Многим может показаться нецелесообразным заводить отдельную кассовую книгу для обособленных подразделений, которые не имеют личного счёта в банке, так как лимит остатка наличных средств в кассе, а следовательно, и все кассовые операции составляют для них единое целое с головной организацией.

Но всё же в письме Центрального Банка Российской Федерации от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 «О применении требований Положения Банка России от 12 октября 2011 г. №373-П», чётко разъяснено, что требование Положения о ведении кассовой книги ф. 0310004, в которую вносятся записи на базе приходных ордеров кассы ф.0310001 и расходных ордеров кассы ф. 0310004, должно соблюдаться каждым обособленным филиалом, подразделением и иным представительством организации. Потому как оно ведёт какие-либо кассовые операции, независимо от того, имеет эта инстанция банковский счёт или нет. Контроль над книгой учёта и кассовой книгой выданных и принятых кассиром наличных средств в обособленных подразделениях, филиалах и иных представительствах осуществляет только главный бухгалтер, а при его отсутствии – сам руководитель. Все мероприятия по сохранности денежных средств при ведении кассовых операций в обособленных подразделениях, филиалах или представительствах проводятся головной организацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Учёт кассовых операций в коммерческом банке имеет существенные особенности по характеру операций, отражающихся в бухгалтерском учёте, по организации учётной работы, по форме и содержанию учётной документации, по основным бухгалтерским проводкам.

Кассовые операции связаны с получением, выдачей, хранением и перевозкой денежной наличности, следовательно, необходимо определить порядок документального оформления движения денежных средств в кассе банка, выделить особенности работы с денежной наличностью при обслуживании населения, проанализировать порядок кассового обслуживания юридических лиц и ознакомиться с порядком инкассации денежной наличности, хранения денег и других ценностей.

---