Файл: Организация кассовой работы в банке (Порядок организации работы кассовых подразделений кредитных организаций).pdf

Изменился порядок получения подотчетных сумм и отчета по ним. Было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Теперь же такой приказ не нужен. Деньги можно получить по заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам - три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Если ранее было установлено, что окончательный расчет по подотчетным суммам производится в тот же срок, то теперь - в срок, установленный руководителем. Что касается оформления операций с применением ККТ, то на общую сумму принятых наличных в конце дня оформляется приходный ордер. Порядок оформления кассовой книги унифицированной формы остался прежним.

Положением установлены особенности расчета лимита банковскими и небанковскими платежными агентами. При определении величины лимита они не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении этой деятельности. Ведь собственниками принятых денег агенты не являются, деньги с момента получения в кассу платежного агента принадлежат третьим лицам, и их следует сдавать в банк для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет. Платежные агенты и банковские платежные агенты обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные ПКО на эти средства. Вторую кассовую книгу они ведут по собственным операциям, как любые юридические лица. Приход и расход собственных денег также оформляется отдельно. Чтобы разделить приходные ордера по собственным и несобственным средствам, следует продумать их раздельную нумерацию.

Обособленным подразделениям (филиалам, представительствам) юридического лица могут быть открыты банковские счета в кредитной организации или Центральном банке РФ. Если такой счет открыт, то лимит остатка наличных денег устанавливается для подразделения отдельно в том же порядке, что для юридического лица. Если у подразделения нет счета, то по юридическому лицу устанавливается единый лимит с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных определениях.

Наличные деньги сверх установленного лимита подразделению следует хранить на открытых ему банковских счетах. Деньги в банк, инкассаторам или на почту должен сдавать уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель. Обособленное подразделение, помимо перечисленных ситуаций, может сдавать деньги в свое юридическое лицо. Скорее, это требование относится к подразделениям, не имеющим счета в банке. Прием денег оформляется приходным ордером. Выдача денег такому представителю оформляется расходным ордером. В связи с тем, что эти операции должны быть урегулированы внутренними документами организации, рекомендуем разработать соответствующий локальный акт.

---

Установлен порядок ведения кассовой книги обособленным подразделением. Порядок, похож на рекомендованный ранее ЦБ РФ в указанном письме. После выведения в кассовой книге остатка наличных на конец рабочего дня обособленное подразделение передает свой лист юридическому лицу не позднее следующего рабочего дня. Если книга формируется на бумажном носителе, следует передать отрывной второй экземпляр книги, а при компьютерном оформлении - второй экземпляр листа. Передача может осуществляться в электронном виде, в этом случае бумажные носители передаются по правилам документооборота, утвержденным юридическим лицом. Если ранее было установлено, что каждая организация ведет одну кассовую книгу, то теперь об этом не упоминается. Установлено, что листы кассовой книги подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению. В зависимости от того, установлен ли лимит в целом по организации либо он установлен обособленному подразделению отдельно, следует принимать решение о порядке формирования кассовой книги по юридическому лицу.

Пунктом 1 статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в:

• осуществлении расчетов наличными деньгами с друг ими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
• несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверхустановленных лимитов.

Налагается штраф в размере:

• от 4000 до 5000 рублей в отношении должностных лиц;
• от 40 000 до 50 000 рублей в отношении юридических лиц.

В положении № 373-П не содержится указание на то, что банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований порядка ведения кассовых операций. Вместе с тем в статье 15.2 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций. Это штраф в размере от 2000 до 3000 рублей. Таким образом, сотрудники банков не освобождены от обязанности проведения контроля за соблюдением кассовой дисциплины своих клиентов.

---

6. Правила ведения кассовых операций

С начала 2012 г. для всех организаций какие-либо кассовые операции нужно осуществлять в новом порядке. Следует заметить, что новое положение Центрального Банка РФ является актуальным не только для организаций, но теперь и для индивидуальных предпринимателей. Для того чтобы исключить возможные неприятности при работе с наличностью и кассой, стоит немедленно переходить к новым установленным правилам. В данной статье рассмотрены вопросы, касающиеся нововведений в порядке ведения кассовых операций.

В нынешнем году стартовал новый порядок для работы с кассовыми операциями, действующий как для организаций и индивидуальных предпринимателей, так и для организаций, которые имеют обособленные подразделения.

Принятое и вступившее в силу 1 января 2012 г. Положение о порядке ведения кассовых операций с монетой и банкнотами Банка РФ на всей территории РФ утверждено Центральным банком России и предусматривает следующие правила (Рисунок 6):

Положения данного документа касаются:

• физических лиц, то есть индивидуальных предпринимателей, которые ведут свою предпринимательскую деятельность без создания юридического лица;
• юридических лиц, которые осуществляют бухгалтерский учёт по привычной для них системе.

Рис. 6. Правила ведения кассовых операций

Также важно знать, что данное Положение распространяется как на предпринимателей, которые имеют в подчинении персонал, то есть наёмных работников, так и на индивидуальных предпринимателей, не имеющих у себя в подчинении рабочий персонал. И поэтому поводу возникает много вопросов у индивидуальных предпринимателей, касающихся выполнения определённых требований данного Положения. В скором времени Центральному Банку России придётся давать некоторые разъяснения о данной ситуации. А сейчас рекомендуется работникам в единственном лице получать свою выручку и расходовать её безналичным образом.

Следует отметить, что индивидуальные предприниматели имеют право отказаться от контрольно-кассовой техники, однако в их обязанности входит осуществление выдачи своим покупателям приходного кассового ордера, который подтверждает приём наличных денег за какой-либо приобретённый товар или услугу.

Нужно сказать, что Положение определяет и специфику оформления кассовых операций как банковскими, так и небанковскими платёжными агентами, которые, в свою очередь, принимают платежи от индивидуальных предпринимателей в соответствии с такими законами, как:

---

• Федеральный закон от 27.06.2011г. № 161-ФЗ «О национальной платёжной системе»;
• Федеральный закон от 03.06.2009 №103-ФЗ «О деятельности по приёму платежей физических лиц, осуществляемой платёжными агентами» (в редакции от 27.06.2011 г.).

Обязаны руководствоваться Положением при ведении каких-либо кассовых операций и получатели бюджетных денежных средств, если при этом что-либо иное не определено в нормативно-правовом акте, который также регулирует правила ведения операций кассы гражданами, получающими бюджетные деньги.

Согласно новому Положению выдача и прием наличных денежных средств производится только через кассу. Индивидуальный предприниматель, руководитель юридического лица или руководитель обособленных подразделений независимо ни от кого самостоятельно решает, где будет находиться место расположения кассы.

Прежнее Положение диктовало руководителям то, что те должны полностью оборудовать кассу, а также предоставлять изолированное помещение для осуществления ведения кассовых операций, контролировать каким-либо образом сохранность денег и многое другое. В новом же порядке об этом не написано ничего.

Сказано только, что юридическое или физическое лицо обязаны предоставить ведение кассовых операций, а, соответственно, индивидуальные предприниматели и руководители организаций могут оборудовать помещение по своему усмотрению.

Осуществлять ведение кассовых операций индивидуальные предприниматели и юридические лица должны только после установления лимита остатка наличных денежных средств, хранившихся в кассе. Данный лимит подсчитывается после того, как в кассовой книге будет выведен остаток на конец рабочего дня.

Касса – определённое место для ведения кассовых операций, определяемое индивидуальным предпринимателем, руководителем юридического лица или руководителем обособленных подразделений компаний. Ещё раз отметим, что в данном Положении нет требований к отведению специальной оборудованной кассовой комнаты, а также организации и физические лица сами определяют, какие необходимы мероприятия для сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении, установление лимита кассы и другие мероприятия.

О лимите остатка денежных средств в кассе после его установления необходимо создать распорядительный документ, то есть либо приказ, либо распоряжение. Следует отметить, что лимит определяется по специальной формуле, включающей объёмы выручки, расчётный период и отрезок времени между днями, когда нужно отдать денежные средства в соответствующий банк. Установлено Положением, что данный период времени не должен быть более 7 дней в случае, если в каком-либо населённом пункте отсутствует банк, то этот период не должен быть более 14 рабочих дней. Исключением могут являться какие-либо особые обстоятельства.

---

Важно заметить, что Положением предусмотрена формула для расчёта лимита при отсутствии поступления выручки. Наличные денежные средства, которые превышают установленный в организации лимит, следует размещать на счетах в банке. Только уполномоченный представитель физического или юридического лица может сдавать эти деньги на почту, инкассаторам или непосредственно в сам банк.

Удержание денег, которые превысили установленный организацией лимит, возможно как в дни выдачи заработной платы работникам, так и выходные либо праздничные дни при условии, если организация осуществляет какие-либо операции в эти дни. Данное уточнение весьма важно, так как обычно возникают ситуации, в которых в выходные дни бухгалтерия не работает, в то время как структурное подразделение принимает платежи от юридических и физических лиц. В дополнение ко всему нужно сказать, что заработная плата работникам по новому Положению выдаётся не в течение 3 дней, как раньше, а в течение 5 дней.

Кассовые операции может осуществлять как руководитель, так и назначенные им кассиры. Обычно функция контроля, то есть проставление второй подписи, отводится второму лицу – бухгалтеру, главному бухгалтеру или иному лицу, которое назначено определённым распоряжением или приказом. Это выполняет сам руководитель при отсутствии бухгалтера. Когда же кассиров несколько, то из всех выбирается старший кассир.

Кассиру отводятся определённые права и обязанности, которые он должен знать и документально заверить, то есть поставить личную подпись. Также кассир обязан хранить штампы с текстом, которые являются подтверждением о какой-либо прошедшей кассовой операции. К примеру, для проставления штампа на приходных ордерах. Расходные и приходные операции оформляют также кассовыми ордерами, хотя номера унифицированных форм уступили цифровым кодам форм документов, которые полностью расписаны в Общероссийском классификаторе документов управления ОК 01193. Важно знать, что в Положении не размещается информация о журналах регистрации расходных и приходных ордеров кассы.

В настоящем положении изъясняется, что ведение кассовых операций возможно с использованием программно-технических комплексов, в которых может иметь место функция приёма наличных денежных средств, которые, в свою очередь, не принадлежат или принадлежат на праве собственности физическому или юридическому лицу. Кассовые документы пишутся вручную или распечатываются на персональном компьютере. Если имеется электронная кассовая книга, тогда руководителям организаций следует обеспечить полную сохранность её данных на каком-либо носителе, таком как карта памяти, диск или жёсткий диск. Кроме этого, обязательно нужно исключить возможность несанкционированного изменения электронной кассовой книги. Факты передачи денежных наличных средств между старшим кассиром и кассиром отмечаются в учётной книге наличных средств, которые выдаются и принимаются кассиром в течение всего дня. Данная книга по старым правилам называлась ф. КО-5, теперь же она имеет название 0310005. В порядке, который устанавливает руководитель организации, при электронном ведении учётной книги её лист может быть подписан после того, как определённый документ будет распечатан, а также существует возможность сделать аналог собственноручной подписи.

---