Файл: Особенности управления изменениями бизнеса индивидуального предпринимателя.pdf

При поступлении в филиал с центрального склада оборудование и кабельная продукция отписывается на материально ответственное лицо. По бухгалтерскому учету поступившее оборудование числится на счете 07 «Оборудование к установке». После монтажа оборудования на объект делается документация на удорожание объекта основных средств 01 счета. Объект основных средств фактически представляет собой станцию (АТС), со всем имеющимся оборудованием одного материально ответственного лица. На этой станции может быть оборудование и другого материально ответственного лица, это уже будет другой объект основных средств. Например, у материально ответственного лица из энергоцеха свой комплекс оборудования - это один объект основных средств, у материально ответственного из линейно-кабельного цеха другое оборудование и кабель - это другой объект основных средств на той же станции. И так далее.

В компании Топ - сервис бывают инвентаризации следующих видов и различаются по:

· по объему - полная и частичная;

· по методу проведения -- выборочная и сплошная;

· по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства, помещения; товарно - материальные ценности, принятые на ответственное хранение; кабельная продукция, оборудование к монтажу и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально- ответственных лиц, и т. д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Это может быть определенная кабельная продукция, относящая к конкретному проекту, либо определенный вид кабеля или оборудования.

Выборочная инвентаризация присутствует в Топ - сервис, т.к. обычно она проводится в организациях с большой номенклатурой материальных ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и отделах, которые принадлежат данному филиалу ООО "ТОП - СЕРВИС".

---

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению и объявляются Приказом генерального директора ООО "ТОП - СЕРВИС" за несколько дней до начала.

Внеплановая инвентаризация, как уже стало понятно из названия, проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Например, при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений.

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Она проводится обязательно до открытия склада с ТМЦ, кабинета, технического помещения, и т.д., где проводилась до этого инвентаризация.

По результатам инвентаризации составляется перечень товарно-материальных ценностей, который заносится в Акт. Акт подписывается всеми членами комиссии и проверяемым материально ответственным лицом.

Инвентаризация позволяет проверить наличие оборудования и кабельной продукции, в ходе инвентаризации приходится посещать станции, телефонные шахты, колодцы, различные технологические помещения. В настоящее время, у материально ответственного лица, информация, о том, где какое оборудование установлено и где, сколько и какой кабель проложен, хранится в различных программах, различных схемах, в том числе электронных и бумажных. Что-то он помнит по памяти, потому, что приходится часто работать с этим оборудованием.

2.3 Оценка эффективности учета оборудования и линий связи ООО "ТОП - СЕРВИС"

Так или иначе, учет оборудования и линий связи в компании Топ - сервис ведется. Ведь это ресурсы компании, причем, одни из самых важных, которые непосредственным образом влияют на производственный процесс, благодаря которым, компания реализует проекты и непосредственно зарабатывает деньги. Эти ресурсы должны быть посчитаны, учтены, должны быть максимально загружены работой и использоваться эффективно. Для этого важно владеть актуальной, достоверной информацией по оборудованию и линиям связи. По точному месту расположения, по наличию и количеству встроенных модулей, по занятости кабель - каналов или портов оборудования, по длине кабеля и кабельной канализации и так далее.

---

Важно знать наполнение телекоммуникационных шкафов, для того, чтобы можно было планировать установку нового оборудования. Также и с кабельными каналами в телефонной канализации - важно знать есть ли еще место для прокладки нового кабеля. В том виде, в котором сейчас хранится информация об оборудовании и сетях, проблематично планировать сеть, принимая обоснованные и взвешенные решения, и проводить работы по проектированию, не имея точное представления о текущем состоянии всех сетевых ресурсов. Не возможно быстро и эффективно предоставлять новые услуги и обслуживать новых клиентов с помощью упреждающего планирования и развития сети. Иногда развитие сети осуществляется без планирования, а только тогда, когда закончатся сетевые ресурсы, например порты на коммутаторе или свободные волокна в кабеле или кабельные каналы в телефонной канализации. Это связано с тем, что ответственный, за развитие сети, сотрудник не может просто и наглядно оценить уровень загруженности определенных элементов сети. Как следствие возникают задержки с подключением абонентов, могут быть даже отказы абонентов, появляются лишние расходы на внеплановую закупку оборудования и кабельной продукции. Существующая система учета оборудования и линий связи не позволяет инженерам компании Топ - сервис эффективно управлять процессом предоставления новых услуг на основе точных данных об имеющихся физических ресурсах сети.

В настоящее время, при существующей системе учета, доступ к информации не может быть предоставлен всем, кто в ней нуждается - проектировщикам и планировщикам сети, инженерам и менеджерам, сотрудникам отделов маркетинга, службе эксплуатации сети и обслуживания клиентов. Они не могут получить доступ к данным в привычной для них форме, подходящей для выполнения повседневных задач: от географических карт и уличных чертежей до электронных таблиц или отчётов из базы данных. В настоящее время приходится пользоваться информацией в том виде, как она есть и переделывать, приспосабливать ее для своей работы. Доступ к данным по оборудованию и линиям связи можно получить только с определенных рабочих мест в офисе компании Топ - сервис. Нет возможности получить оперативный доступ к данным, например через интернет, во время устранения повреждений (в процессе локализации неисправностей и ремонта) или переговоров с потенциальными клиентами.

Отсутствует точная пространственная инвентаризации сетевых ресурсов, в повседневной работе не хватает встроенных интеллектуальных инструментов проектирования сетей. Это не позволяет компании Топ - сервис повысить качество обслуживания клиентов и одновременно сократить капитальные и эксплуатационные расходы.

---

В связи с этим за долгие годы эксплуатации и ведения разнородной документации (в разных службах и отделах) накапливаются ошибки, не точности, противоречия о сетевых элементах.

На примере нескольких телекоммуникационных зон рассматриваются количество ошибок в документации.

Видно, что в филиалах ООО "ТОП - СЕРВИС" есть ошибки в документации. Количество ошибок составляет от 13 до 55% от общего объема. Средний уровень 22%. Это значит, что достоверность документации составляет только 78%. Сотрудникам филиала - инженерам, коммерческой службе, проектировщикам, руководству, техническим работникам приходится пользоваться в работе документацией, которая достоверна лишь на 78%, то есть при работе с этой документацией возможно принятие неверных решений. Возможны ошибки в расчетах при подготовке инвестиционных проектов, что может повлечь за собой перерасход материалов, либо наоборот дефицит материалов при выполнении проекта. Кроме того при производстве работ могут появиться дополнительные работы, которые отодвинут сроки завершения, а значит клиент будет подключен позже, что опять же негативно скажется на имидже компании и на доходах компании.

Таким образом, можно судить о том, что любые виды работ, любые проекты, которые используют сведения об оборудовании, линиях связи и сооружениях связи могут быть выполнены не верно, что в расчетах будут использованы не достоверные сведения. С высокой долей точности достоверные сведения есть только у сотрудника, который отвечает за этот участок, за это оборудование, за эти линии связи или сооружения связи. Любой другой специалист вынужден будет обращаться к ключевому специалисту для уточнения сведений. Таким образом, видно, что достоверных сведений нет в открытом доступе для всех заинтересованных специалистов, каждый раз приходится обращаться к разным специалистам по разным вопросам. Присутствует человеческий фактор, т.к. специалист, обладающий уникальными знаниями может быть на выезде, в отпуске, на больничном, или даже уволиться. Например, только один инженер отдела сетей передачи данных знает какой коммутатор установлен на узле агрегации и знает тип используемых модулей, при этом в схемах указан другой тип. В итоге при планировании расширения сети были закуплены модули, согласно схемы. При монтаже выяснилось, что они не подошли, пришлось закупать новые, а эти остались лежать на складе на неопределенный срок, а это сотни долларов. При этом реализация проекта затянулась на несколько недель, хотя планировалась за 2-3 дня, к тому же пришлось несколько раз выезжать на узел агрегации. Это лишь один из примеров, не самый показательный.

---

Явно видно, что учет оборудования и линий связи налажен не должным образом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день в компании Топ - сервис не выработан механизм управления изменениями. При появлении новых технологий, услуг, при изменении штатного расписания, при внедрении новых значимых проектов, при поглощении других компаний, и вообще при любых изменениях, которые затрагивают текущие, работающие бизнес-процессы, специалисты разрабатывают регламенты новых бизнес-процессов, блок-схемы прохождения информационных потоков, ресурсов. Зачастую эти регламенты бывают «сырыми» и на практике не работают, либо новые регламенты частично противоречат старым регламентам. Компания Топ - сервис была основана на базе советского предприятия связи, путем объединения смежных компания по республике. В которых по своему велась документация, велся учет ресурсов, в том числе линий связи, оборудования и сооружений.

Советские времена давно прошли, компании занимаются коммерческой деятельностью на открытом рынке, который характеризуется сильной конкуренцией, ограниченностью ресурсов. По сути все игроки на телекоммуникационном рынке Республики Татарстан предлагают одни и те-же услуги, за одну и туже плату, примерно одинакового качества. Как рождается конкуренция? Ответ на этот вопрос очевиден: в поисках новых источников прибыли компании в первую очередь анализируют свое рыночное окружение, их успехи и неудачи. Итогом стратегии, разработанной по результатам такого анализа, часто бывает избыток похожих продуктов, приводящий к перенасыщению рынков и замешательству потребителей, не способных отличить одно предложение от другого. Спрос уменьшается, конкуренция ужесточается, приводя подчас к настоящим «боевым действиям», окрашивающим «конкурентный океан» алой кровью проигравших. Это подталкивает менеджмент компании искать внутренние резервы, управлять бизнесом наиболее эффективно, снижать издержки, регулярно пересматривая не эффективные направления бизнеса в целом и отдельные бизнес-процессы в частности. Пересматриваются устаревшие технологии, которые не отвечают требованиям клиентов. В результате какие-то направления закрываются, какие-то модернизируются, повышается их эффективность. При этом следует помнить, что телекоммуникационная отрасль развивается стремительно, технические новинки появляются каждые 2-3 года и для компании Топ - сервис важно одной из первых эти новинки предложить клиентам. Кроме того, внутри компании появляются новые технологии, направленные на повышение эффективности бизнеса, новые бизнес-процессы. Все эти процессы, так или иначе связаны с изменениями, как технологий, так и характера работы сотрудников. Успешная компания готовится к изменениям, планирует изменения, держит их под контролем, извлекает из них выгоду.

---