Учебный материал по электронным таблицам «Excel»

Структура файла EXCEL

Файл представляет рабочую книгу, состоящую из нескольких (множества) листов, на каждом листе может быть создан отдельный документ. Листы можно добавит через ВСТАВИТЬ ЛИСТ (рядом с именами листов)

Структура окна (см. рис1)

Экран представляет собой таблицу, в которой можно выделить следующие элементы:

Столбцы – их имена(заголовки) определяются буквами (расположены над таблицей, например, А,В,С и т.д.)

Строки – их имена(заголовки) определяются числами (расположены слева от таблицы, например, 1, 2, 3 и т.д.)

Ячейки (клетки)-их адреса определяются буквами с цифрами (например, А1, В4 и т.д.)

Диапазон- группа клеток, например, A1:D4

Основной курсор в программе- имеет вид прямоугольника и всегда находится в одной из ячеек. Курсор перемещать можно используя клавиши со стрелками на клавиатуре (влево,вправо,вверх,вниз). Курсор также можно переместить щелкнув мышкой по нужной ячейке в таблице. На рис. курсор находится в ячейке B2.

Рис1. Фрагмент электронной таблицы

Ввод информации в таблицу.

Информация вводится в ячейки таблицы !!! Для ввода необходимо:

• Установить курсор на нужную ячейку

• Набрать содержимое ячейки

• Нажать клавишу ВВОД (ENTER) или вместо этого одну из стрелок на клавиатуре

Примечание: Текст в несколько строк можно вносить в разные ячейки, выше и ниже .Но можно внести его и в одну ячейку.В Excel 2007-2010 lля того, чтобы вводимый текст в ячейку переносился в строку ниже внутри ячейки , в случае, если не умещается по ширине столбца, а не вправо, перед вводом нужно нажать кнопку включения режима Перенос текста

Исправление содержимого ячеек

Если в ячейку введено неверное значение, то его можно исправить, введя в ту же ячейку новое значение (предварительно удалять старое значение не обязательно).Удалить данные из ячейки можно используя клавишу DELETE

Изменение ширины столбца

Ширина любого столбца может быть изменена буксировкой мышкой за правую границу его заголовка (курсор должен иметь вид двойной стрелки!)

Арифметические вычисления в таблице

Для вычислений в клетки нужно вводить формулы

Требования к вводу формул:

• Формулы набираются только английскими буквами

• В формулах используются только стандартные компьютерные значки (умножение * , деление / , в дробных числах –запятая , например, 2,6 )

• Формула начинается со знака =

• В формулах нужно указывать не сами числа из таблицы, а адреса ячеек, в которых они записаны, например, =А2+В2

Копирование формул

Копирование позволяет быстро вычислить диапазон значений клеток, если вычисления проводятся по одной и той же формуле

Для того, чтобы произвести вычисления с использованием копирования формул необходимо:

• Вычислить первую ячейку диапазона

• вернуть на нее курсор

• Произвести буксировку мышкой за маркер, находящийся в правом нижнем углу ячейки по оставшимся ячейкам диапазона( курсор при буксировке должен иметь вид креста)

Автосуммирование

Позволяет вычислить итоговую сумму значений в заданном диапазоне ячеек

Технология выполнения:

• Установить курсор в ячейку, где должен быть получен результат

• Щелкнуть мышкой на пиктограмме (экранной кнопке) автосуммирования , в клетке должна появиться формула суммы

• Подтвердить клавишей ENTER, если диапазон правильный, в противном случае изменить диапазон буксировкой мыши

Дополнительные средства редактирования таблицы

• Чтобы очистить одну ячейку или несколько нужно их выделить и нажать DELETE

• Чтобы вставить строку и столбец нужно установить курсор на любое место следующего столбца (строки)–через контекстное меню вызываемое правой кнопкой мыши ВСТАВИТЬ-СТРОКУ(СТОЛБЕЦ).

• Чтобы удалить строку или столбец –нужно выделить строку или столбец ,щелкнув на заголовке, а затем через контекстное меню –УДАЛИТЬ

• Чтобы вводить заново значение ячейки можно пользоваться строкой ввода, переход в нее мышкой или F2

• Для объединения заполненной ячейки с пустой использовать кнопку ОБЪЕДИНИТЬ И ПОМЕСТИТЬ В ЦЕНТРЕ (или стрелку выбора у этой кнопки)

Форматирование чисел (задание числа знаков(разрядов) в дробных числах после запятой )

• Выделить нужный диапазон чисел ,далее щелкать мышкой на кнопках уменьшения (увеличения)разрядности –кнопки с ноликами , до получения нужного результата

Форматирование текста (символы и размещение)

• Выделить нужный диапазон ячеек

• Щелкнуть на соответствующей кнопке форматирования (размер букв, жирность, выравнивание по центру и т.д.)

Создание границ таблицы

• Выделить нужный диапазон ячеек

• Щелкнуть на стрелке кнопки - ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ ВЫДЕЛЕННЫХ ЯЧЕЕК)- Выбрать нужный вид границы (Все границы, внешние границы и т.д.)

В сложных таблицах создание границ возможно в несколько этапов (поблочно)

Для проверки использовать режим предварительного просмотра(см.ниже)

В случае получения лишних (ненужных границ), при исправлении, их необходимо сначала убрать, используя вид границы –нет границ-пунктирная рамка, а затем создать новые

Предварительный просмотр таблицы

• Выбрать Файл- Печать, для EXCEL 2007 OFFICE-Печать-Предварительный просмотр, Office 2010-Файл-печать)

Проблемы при вычислениях:

• Если вместо результата в ячейке появляется знак решетки #####, то это означает, что число не умещается по ширине столбца и его ширину необходимо увеличить

• Если вместо результата появляется сама формула или сообщение об ошибке , то при вводе допущена ошибка и формулу нужно ввести заново или отредактировать

• Причины возможных ошибок : Русские буквы в формуле, пропущено равно, пропущены или неправильны знаки арифметических действий, неправильно указаны адреса ячеек

• Правильность формулы легко проанализировать, для этого установить курсор на клетку с ошибкой, формула отобразиться сверху в строке ввода

Вычисление функций (работа с мастером функций)

Вариант1. Функции от значений одной ячейки.

Установить курсор в ячейку для получения результата

Вызвать мастер функций кнопкой f_{x (Вставка функции)}

Шаг1.В левом окне выбрать КАТЕГОРИЮ функций , затем в правом ФУНКЦИЮ , по завершении работы с мастером -ОК

Шаг2. Отодвинуть окно мастера функций за любую его часть, затем щелкнуть по ячейке с аргументом (значением)- по завершении работы с мастером -Ок

Вместо щелчка по ячейке можно просто впечатать в нужное поле адрес нужной ячейки. Пример функции: Категория МАТЕМАТИЧЕСКИЕ, функция: КОРЕНЬ(вычисляет квадратный корень)

Вариант2. Функции от диапазона значений ячеек

Установить курсор в ячейку для получения результата. Войти в мастер функций

Выполнить ШАГ1 аналогично

Шаг2.: : Отодвинуть окно мастера функций за любую его часть, затем мышкой пробуксировать по всему диапазону значений с первой до последней клетки (должна появляться пунктирная рамка), по завершении работы-ОК

Пример функций: Категория: СТАТИСТИЧЕСКИЕ, функция СРЗНАЧ (вычисляет среднее арифметическое), МАКС и МИН (вычисляют наибольшее и наименьшее значение в диапазоне чисел)

Особенности копирования формул

Различают два вида адресации ячеек в формулах при копировании

Относительная адресация

В электронных таблицах можно введенную формулу скопировать на нужный диапазон столбца или строки.

При этом программа изменяет автоматически адреса всех ячеек в формуле ,и все ячейки этого диапазона заполняются вычисленными значениями.

Например, если мы вводим в ячейку С2 формулу a2*b2, и копируем вниз по диапазону столбца С, то получим в ячейке С3 формулу a3*b3, в ячейке С4 формулу а4*b4 и т.д.

Такая адресация, когда при копировании адрес ячейки в формулах изменяется называется относительной.

Она устанавливается программой по умолчанию и работает во множестве случаев вычислений.

Абсолютная адресация

Иногда при копировании необходимо, чтобы адрес какой-либо ячейки (ячеек) не изменялся, так необходимо, когда мы имеем дело, например, с постоянными коэффициентами, общими суммами и т.д.

Такая адресация, когда адрес ячейки не изменяется при копировании называется абсолютной

Для задания абсолютной адресации в исходной формуле необходимо в адресе такой ячейки ставить знак $ перед буквой и перед числом , например $D$5

Пример формулы С3*$D$1

Здесь у ячейки С3-относительная адресация, у ячейки $D$1-абсолютная адресация

Примечание:

В частных случаях можно использовать смешанную адресацию, если необходимо копировать по строке, то нужно ставить $ только перед буквой, например $D1, а по столбцу перед числом D$1

Примечание: Адресацию ячеек можно менять клавишей F4

Математическое примечание .Расчет % структуры

Часто требуется найти сколько % составляет какая-либо часть от общего .

Например, нужно найти, сколько % составляет вес каждой из трех частей груза от общего веса

Груз	Вес(кг)	% структура
Картофель	300	?
Капуста	200	?
Морковь	500	?
Всего	?	?

Общая формула:

% составляющая 1 части=Значение 1 части /общая сумма х 100

Например %часть Риса=вес риса/общий вес х100

В электронных таблицах Excel не обязательно умножать на 100, потому что можно с помощью специальной кнопки % задать % формат для нужных ячеек, в результате программа сама умножит на 100 (в ячейке такое число будет вида 23%)

Операции с листами:

Переименование: через щелчок правой кнопки мыши на заголовке листа

Добавление: через режим ВСТАВКА-ЛИСТ(для версии Excel 2007,2010 щелчком на кнопке ВСТВИТЬ ЛИСТ, рядом с кнопками листов)

Удаление (опасная операция!!!), через режим ПРАВКА-УДАЛИТЬ ЛИСТ (для Excel 2007,2010 через контекстное меню)

Выделение всего листа-щелчком мыши на серой кнопке в левом верхнем углу таблицы (между А и 1)

Данная операция удобна, например, если необходимо , например, изменить параметры всей таблицы

Сохранение файла рабочей книги

Первичное сохранение:

1. Войти в режим : ФАЙЛ-СОХРАНИТЬ КАК (для Excel 2007 –кнопка OFFICE-сохранить как)

2. Выбрать в поле ПАПКА через кнопку выбора местоположение сохраняемого файла (диск, папку).

3. Задать имя файла (Изменить предлагаемое программой)

4. Сохранить

Для повторных сохранений использовать режим СОХРАНИТЬ

Печать листа

Перед печатью выполнить Предварительный просмотр, если таблица не умещается по ширине листа, то можно уменьшить поля в режиме ФАЙЛ-ПАРАМЕТРЫ -СТРАНИЦЫ.(в EXCEL 2007,2010 вкладка РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ-Параметры страницы)

Распечатка листа производится через режим ФАЙЛ-ПЕЧАТЬ(для EXCEL 2007 –кнопка OFFICE-Печать)