Файл: Документирование и инвентаризация (Документирование хозяйственных операций).pdf
Добавлен: 25.06.2023
Просмотров: 43
Скачиваний: 2
Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных хозяйственных операций в данном случае несет руководитель организации.
В обязанности главного бухгалтера также входит создание системы первичного учета в организации в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету. Данная система должна определять порядок и сроки движения первичных учетных документов в организации и сдачи их в бухгалтерию согласно утвержденному графику.
3 Инвентаризация активов
Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.
По общему правилу инвентаризация активов и обязательств проводится ежегодно перед составлением годовой отчетности. Но из этого правила есть исключения.
Так, согласно Методическим указаниям (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) сроки проведения инвентаризации основных средств – один раз в три года, а сроки инвентаризации библиотечных фондов – один раз в пять лет.
В письме Минфина России от 4 ноября 1998 г. № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов» отмечено, что государственные и муниципальные библиотеки определяют по согласованию с учредителем виды и сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов и прописывают это в учетной политике.
Финансисты считают целесообразным проведение инвентаризации библиотечных фондов в государственных (муниципальных) библиотеках с такой периодичностью:
наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
редчайшие фонды – один раз в три года;
ценные фонды – один раз в пять лет;
фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в пять лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в семь лет;
фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
Непосредственно перед началом инвентаризации объектов основных средств, не произведенных и нематериальных активов необходимо проверить:
Инвентарные карточки учета объектов основных средств (ф. 0504031 и ф. 0504032);
техпаспорта (формуляры) и другую документацию, в которой отражено техническое состояние объектов основных средств;
документы, подтверждающие право оперативного управления на недвижимое имущество, нематериальные активы – патенты, свидетельства и т. д. (п. 3.8 Методических указаний);
документы, подтверждающие право пользования объектами основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, которые учитываются на забалансовых счетах.
Если в регистрах аналитического учета или технической документации выявлены неточности, следует внести исправления и уточнения (фактическое наличие находящегося в учреждении имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера).
При инвентаризации объектов нефинансовых активов (основных средств и не произведенных активов) инвентаризационная комиссия осматривает объекты и составляет Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087), где указывает полное наименование, инвентарный номер, год выпуска (постройки, приобретения), заводской номер и другие необходимые сведения.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально (с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.).
Если во время инвентаризации выявлены объекты, пришедшие в негодность, на них составляется отдельная Инвентаризационная опись (ф. 0504087).
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и тому подобные объекты одинаковой стоимости в описях отражаются по наименованиям с указанием их количества, если они поступили одновременно в одно из структурных подразделений учреждения и на них открыта одна Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. 0504032).
В отношении нематериальных активов проверяются верность и своевременность их отражения в учете (п. 3.8 Методических указаний).
В этом случае в Инвентаризационной описи (ф. 0504087) указываются:
наименование нематериальных активов;
наименование, дата и номер документа, подтверждающего права учреждения на нематериальные активы;
дата постановки на учет.
Инвентаризация материальных запасов (в том числе товаров и готовой продукции) производится по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. В случае хранения активов одним материально ответственным лицом в разных изолированных помещениях в бюджетном учреждении инвентаризация проводится последовательно по каждому месту хранения. Комиссия пересчитывает, перевешивает или перемеряет имеющиеся в помещении материальные ценности. После проверки каждое помещение опломбировывают (опечатывают).
Данные о наличии материальных запасов заносятся в Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных (п. 3.15 Методических указаний).
Поступившие во время инвентаризации объекты заносятся в отдельные Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087). В них, в частности, указываются:
дата поступления;
наименование поставщика;
дата, номер приходного документа;
наименование материальных запасов;
количество, цена и сумма.
На приходных документах ставится отметка «после инвентаризации». Имущество, поступившее во время инвентаризации, приходуется только после ее окончания (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).
Отпуск активов во время инвентаризации возможен только с разрешения руководителя учреждения и главного бухгалтера и в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такое имущество должно быть занесено в отдельную опись (ф. 0504087), а на расходных документах делается отметка «Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации» (отметка визируется подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии).
Отдельно отражаются результаты инвентаризации МПЗ:
отгруженные, но не реализованные;
находящиеся в пути;
находящиеся на складах других организаций (в частности, переданных на хранение);
переданные на переработку другим организациям.
В отношении таких материальных запасов проверяют обоснованность числящихся сумм на счетах учета.
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, которая утверждена приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н.
В первую очередь следует проверить наличие в кассе:
денежных средств;
бланков строгой отчетности;
денежных документов (почтовых марок, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожных билетов, карт оплаты услуг связи, топливных карт и др.);
путевок, полученных безвозмездно.
После полистного пересчета наличности (иностранной валюты, в том числе и по видам валют) и денежных документов результат сверяется с данными учета по Кассовой книге (ф. 0504514).
Результат проверки наличия денежных документов (по их видам) сверяется также с данными аналитического учета, отраженными в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051), согласно пункту71 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.
Для отражения результатов инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе учреждения, применяется Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).
Фактическое наличие в учреждении денежных документов, бланков строгой отчетности, путевок, полученных безвозмездно, проверяется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний).
Сведения о фактическом наличии БСО сверяются с данными Книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) и забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».
Фактическое наличие денежных документов сверяется с данными учета операций с денежными документами, которые отражены на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514).
Результаты проверки фактического наличия путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, сверяются с данными Карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Для отражения результатов инвентаризации денежных документов и БСО применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).
Специальных унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для путевок, полученных безвозмездно, не установлено.
Учреждение разрабатывает такие формы самостоятельно и утверждает их в своей учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н).
Также проводится инвентаризация:
денежных средств учреждения (включая средства во временном распоряжении) на расчетных (текущих) счетах (бюджетном, валютном, аккредитивном), открытых в кредитных организациях;
денежных средств в пути;
денежных средств во временном распоряжении, которые числятся на лицевом счете, открытом в органе казначейства.
Инвентаризация денежных средств во временном распоряжении, которые числятся на лицевом счете, открытом в органе казначейства, проводится путем сверки остатков по счету 1 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» с выпиской по лицевому счету, выданной органом казначейства. Результаты такой проверки отражаются в инвентаризационной описи, которую учреждение разрабатывает самостоятельно.
Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах, По всем недостачам и излишкам, пересортице инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения материально ответственных лиц, что должно быть отражено в инвентаризационных описях (актах).
Согласно представленным объяснениям, устанавливаются причины и характер выявленных отклонений от данных учета.
На основании инвентаризационных описей (актов), по которым выявлено несоответствие фактического наличия финансовых и нефинансовых активов данным учета, согласно п. 4.1 Методических указаний, оформляются Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Результаты инвентаризации (на основании приказа руководителя) отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой отчетности (п. 5.5 Методических указаний).
Имущество, оказавшееся в излишке у учреждения, приходуется исходя из текущей рыночной стоимости. Кстати, в этом случае придется уплатить и налог на прибыль, даже если учреждение не ведет предпринимательскую деятельность (письмо Минфина России от 5 марта 2012 г. № 03-03-06/4/18).
Убыль ценностей в пределах норм списывается на уменьшение финансирования (фондов). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убытки сверх норм, как правило, относятся на виновных лиц (п.5.1 Методических указаний).