Файл: Эффективный лидер и его команда (ООО «Гамма»).pdf

Обязательным элементом нормального трудового процесса работников управления является рациональ­ная организация делопроизводства.

Делопроизводством называют все работы с документами, которые совер­шаются в учреждениях в ходе выполнения ими своих функций. Работа с документами складывается из ме­тодов, приемов и способов обработки служебной доку­ментации.

Состояние делопроизводства в учреждениях оказывает большое влияние на различные участки: ру­ководство, регулирование производственных процессов, информацию, учет, планирование, контроль, обобщение опыта и т. д. В аптеках принята система централизо­ванного делопроизводства, при котором все входящие и исходящие документы регистрируют в одном месте [10].

Оперативной работе с документами способствует правильная организация документооборота. При по­строении схем документооборота особо выделяется про­хождение таких групп документов, как правительствен­ная документация; предложения, заявления и жалобы граждан, документы, адресуемые на имя руководства и вниз по подчиненности. В схемах указываются этапы прохождения документов и должностные лица, уча­ствующие в работе с ними.

Схема прохождения документов предусматривает прежде всего их предварительное рассмотрение. Затем документы регистрируют. На каждом поступившем до­кументе проставляют штамп с датой поступления. До­кументы фиксируют в специальном журнале или на карточках. Если исполнение документов подлежит контролю, то в регистрационном журнале проставляет­ся отметка «Контроль» контрастного цвета или кар­точку помещают в отдельную контрольную картотеку.

Документы группируют и систематизируют по со­держанию в дела. Вышестоящая организация утверж­дает номенклатуру дел, в которой указываются индек­сация дел, сроки их хранения.

При формировании дел необходимо:

1)    правильно относить каждый документ в соответ­ствующее дело по утвержденной номенклатуре;

2)    раздельно формировать дела с документами по­стоянного и временного храпения;

3)    группировать в дела только исполненные и со­ответствующим образом оформленные документы;

4)    группировать документы внутри дела в порядке разрешения вопроса, по алфавиту, хронологии.

При подготовке документов к последующему хране­нию и использованию должна быть составлена их опись. На документы по личному составу составляется отдель­ная опись.

В больших аптеках рабочее место заведующего ор­ганизуется в специальных кабинетах, которые должны быть связаны с залом обслуживания и всеми отделами аптеки. При оборудовании кабинета рекомендуется предусмотреть выделение 3 зон: рабочей зоны, зоны совещаний и зоны отдыха [6].

Для механизации управлен­ческих работ используются различные технические средства: компьютеры, оргтехника и др., для оперативности связи внутри аптеки и связи с други­ми организациями — телефоны. На рабочем месте необходимо предусмотреть размеще­ние справочно-информационной литературы и вспомо­гательного канцелярского материала.

Успешное осуществление правильного руководства коллективом работников во многом зависит от культу­ры управления. В комплекс культуры управления вхо­дят: личная культура руководителя, высокий уровень его профессиональных знаний, культура содержания ра­бочего места, культура приема посетителей, культура проведения заседаний, совещаний и собраний.

Стратегическое планирование в аптечном бизнесе предусматривает выработку стратегии с помощью формализованной процедуры. Существенными являются вопросы, в какой форме зафиксировано стратегическое решение и в какой форме оно будет контролироваться. «Бизнес сегодня» и «бизнес завтра» должны описываться по одной схеме, иначе сложно выработать программу перехода. Стратегия должна иметь определенную внутреннюю структуру, которая возникает в результате расщепления общей стратегической цели (миссии) на локальные, но взаимосвязанные цели и задачи. Возникает вопрос, каким образом лучше всего производить это расщепление, каковы критерии оценки бизнеса и выполнения намеченных целей?

Для решения поставленных вопросов мы предлагаем в качестве инструмента оценки эффективности деятельности сети ООО «Гамма» , формулирования стратегии применять сбалансированную систему показателей (ССП), которая предусматривает структуру описания стратегии в рамках четырех составляющих бизнеса (рис. 3.1).

Рисунок 3.1 Модель описания стратегии и оценки эффективности деятельности аптеки с помощью ССП

Для оценки эффективности деятельности сети ООО «Гамма» , (розничного бизнеса компании) в настоящее время применяется система финансовой отчетности. Недостаток системы оценки эффективности предприятия с помощью финансовой отчетности в том, что она рассматривает, как краткосрочные затраты, инвестиции в развитие способностей персонала, создание баз данных и информационных систем, связи с клиентами, систему качества, гибкость предприятия во взаимоотношениях с потребителями и партнерами, а также в инновационные продукты и услуги.

Таким образом, финансовая система отчетности не предоставляет инструмента оценки и управления стоимостью, создаваемой при расширении возможностей нематериальных активов. Использование только системы финансовой отчетности для оценки деятельности аптеки приводит к тому, что все усилия руководства и топ-менеджмента нацелены главным образом на краткосрочные финансовые показатели, а инвестированию в неосязаемые активы и управлению ими — факторам будущего финансового успеха аптеки — отводится второстепенная роль.

Поэтому мы и рекомендуем ССП в качестве инструмента оценки деятельности сети ООО «Гамма» , в рамках стратегического планирования. ССП сохраняет финансовые показатели, чтобы подводить итоги сделанного, одновременно дополняя их нефинансовыми критериями трех составляющих — потребительской, внутренних бизнес-процессов, а также составляющей обучения и роста, которые являются факторами успеха и опережающими индикаторами будущих финансовых результатов.

Часть показателей являются общими, характерными для сети ООО «Гамма» , (компании), другая часть — специфическими, которые формулируются, исходя из стратегии аптеки (компании).

Примеры показателей финансовой деятельности ССП:

• рост объема продаж (руб.);
• рентабельность объема продаж (%);
• рентабельность объема продаж в определенных сегментах (%);
• объем продаж рецептурных препаратов (руб.);
• объем продаж безрецептурных препаратов (руб.);
• объем продаж отечественных лекарственных препаратов (руб. и шт.);
• объем продаж импортных лекарственных препаратов (руб. и шт.);
• объем продаж в разрезе групп товаров аптечного ассортимента (руб.);
• прибыль от новых видов товаров (руб.);
• объем продаж на одного сотрудника (руб.);
• доход на одного сотрудника руб.);
• общая сумма затрат (руб.);
• коэффициент маржинального дохода (выручка за вычетом переменных расходов, %);
• доходность на вложенный капитал (%);
• доходность активов (%).

С использованием ССП можно решить большую часть вопросов, возникающих в процессе стратегического управления аптекой.

Изучив организационную структуру ООО «Гамма» , по нашему мнению в нее стоит внести такое изменение, как введение должностей специалистов по обслуживанию и управлению компьютерно-информационной сетью по обеспечению информацией о наличии/отсутствии товаров на складах и непосредственно в аптечных магазинах. Это связано с тем, что наряду с значительным ускорением и обслуживания клиентов и обеспечения оперативного контроля за товарным ассортиментом аптеки, информационно-компьютерная сеть требует постоянного профилактического и обслуживающего контроля, в ней могут возникать сбои и потеря информации. Обычные продавцы аптеки не в силах решать такие вопросы проблемы, а при неоперативном их разрешении обслуживание клиентов может тормозиться или полностью останавливаться. Так же, стоит отметить, что сама информационно-компьютерная сеть включает в себя компьютерную технику, которая так же может выходить из строя, их необходимо со временем модернизировать и ремонтировать, выполнять техническое и текущее обслуживание.

Организационно данные специалисты будут подчиняться начальнику ІТ отдела, а также директорам аптеки, которые могут сними общаться напрямую и через их начальника. На каждого из этих специалистов будет распределено по три магазина из сети аптек. Каждый из них ежедневно будет посещать порученные ему аптеки и проводить текущий осмотр и диагностику как компьютеров, так и информационной сети. В их обязанности так же будет входить контроль за использованием только лицензионного программного обеспечения и обновления этих программ наиболее современными версиями.

Рабочие места данных специалистов будут располагаться в месте нахождения центрального сервера в аптеке, но в течение дня они могут, по необходимости, находиться по времени в том месте, где их помощь и работа более важна в данный момент.

Так же данные специалисты будут работать над оформлением сайтов сети аптеки, заниматься интернет-рекламой и создавать баннеры. Они должны оперативно реагировать на изменение основных технологий и тенденций в области информационного оформления торговли, курировать сектор электронных продаж и т.п.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Система управления любой организацией является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например). Создание системы управления включает формирование организационной структуры и ее обеспечение.

Любая система управления - это, прежде всего целенаправленная система, которая имеет иерархическое строение и организованная для достижения целей организации, которые принято называть целями функционирования.

Управление организациями реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статику (его организационную структуру) и динамику (протекают процессы принятия решений).

В курсовой работе рассмотрены вопросы управления организационной структуры, изучены основные исторические этапы развития менеджмента, как науки об управлении, приведены основные школы менеджмента.

Исследованы основные стили управления, наиболее характерные методы управления организациями.

Приведены общие сведения об ООО «Гамма», рассмотрены ее организационно-правовая и управленческая структуры.

Изучив организационную структуру ООО «Гамма» , по нашему мнению в нее стоит внести такое изменение, как введение должностей специалистов по обслуживанию и управлению компьютерно-информационной сетью по обеспечению информацией о наличии/отсутствии товаров на складах и непосредственно в аптечных магазинах.