Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

В качестве нарушений первичного учета кассовых операций можно отметить следующее:

- к расходным кассовым ордерам не всегда подкладываются заявления работников предприятия;

- на предприятии отсутствуют ограничения сроков использования денежных средств на хозяйственные нужды, что снижает возможность контроля за расходованием средств при сдаче денежных средств в банк и является прямым нарушением требований Указания 3210-У;

- кассир не сопровождается, предоставляется лишь автотранспорт, чтобы доехать до банка для сдачи наличных денежных средств, что хотя и не противоречит требованиям Указания 3210-У, но создает угрозу сохранности денежных средств.

В целом аналитический и синтетический учет кассовых операций ведется в соответствии с нормативными документами. В качестве недостатка аналитического учета кассовых операций следует отметить:

- бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки.

-бухгалтер не везде прописывает субсчета

В штате предприятия предусмотрена должность старшего кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. Со старшим кассиром и операционными кассирами заключены договоры о полной материальной ответственности. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса».

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

Методология бухгалтерского учета кассовых операций в ООО «РЕСПЕКТ» не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд отклонений:

- оформление первичных документов с нарушением установленных требований;

- нарушаются сроки внезапных проверок кассы. Срок установлен не менее чем 1 раз в месяц, а фактически в наличии акты внезапных проверок кассы раз в полгода;

- при сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается, то есть не обеспечивается на должном уровне сохранность денежных средств;

- наблюдается превышение лимита в кассе, которое вуалируется выдачей денежных средств на конец дня подотчетным лицам;

- кассир организации посещает банк с незаполненным чеком, подписанным руководителем ООО «РЕСПЕКТ»;

- бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;

- не осуществляется сверка соответствия записей в указанных банковских выписках и приложениях к ним;

- к расходным кассовым ордерам не всегда подкладываются заявления работников предприятия с резолюцией руководителя предприятия;

- на предприятии отсутствуют ограничения сроков использования денежных средств на хозяйственные нужды, что снижает возможность контроля за расходованием средств.

- не во всех бухгалтерских записях прописаны субсчета

Для устранения выявленных отклонений по учету наличных денежных средств руководству ООО «РЕСПЕКТ» целесообразно рекомендовать:

- возложить на бухгалтера-кассира обязанности по внутреннему контролю за операциями с денежными средствами на основании распоряжения директора предприятия с соответствующей доплатой;

- во всех бухгалтерских записях указывать субсчета

- открыть к счету 50 субсчет 50.4 «Розничная касса» для учета денежных средств, проходящих через контрольно-кассовые машины, с целью отслеживания выручки от розничной торговли

- открыть к счету 76 субсчет 76.4 «Расчеты по депонированным суммам» с целью их выделения среди других расчетов с прочими дебиторами и кредиторами

- заключение договора на оказание инкассационных услуг;

- осуществлять выплаты заработной платы на банковские пластиковые карты;

- разработать и утвердить руководителем Инструкции: «О порядке сдачи наличных денег под охрану в нерабочее время и в выходные и праздничные дни», «О порядке организации получения наличных денег в учреждении банка, их доставки и сдачи в кассу организации», «О порядке действий охраны при нападении на помещения, выделенные под прием и хранение наличных денег»;

- проводить внеплановые проверки в кассе 1 раз в месяц и внести это предложение в Учетную политику;

- усилить контроль за выпиской документов по учету денежных средств, исключить исправления в кассовых документах;

- постоянно повышать квалификацию работников бухгалтерской службы.

Предлагаем ООО «РЕСПЕКТ» для более эффективной работы с денежными средствами внедрить систему «Клиент-Банк» (для юридических лиц). Система позволяет управлять счетами в банке и получать всю информацию о движении средств по ним прямо из офиса, используя стандартные формы документов.

Предлагаем в ООО «РЕСПЕКТ» вместо выдачи подотчетных сумм наличными деньгами из кассы использовать банковские дебетовые карты. На эти же карты перечислять заработную плату. В поддержку данного предложения выступает и Минфин России в Письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов, автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В бухгалтерском учете операцию по перечислению денежных средств на личный банковский карточный счет сотрудника следует отразить записью:

Дебет 71 Кредит 51 - перечислены денежные средства на личный счет сотрудника (на основании платежного поручения, выписки банка).

В этих целях организации следует указывать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными, и получать от сотрудников письменные заявления о перечислении подотчетных сумм на их личные банковские карты с указанием реквизитов этих карт. Сотрудникам к авансовым отчетам необходимо прилагать документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Зарплатный проект является автоматизированным процессом выплаты заработной платы на предприятии посредством перечисления денежных средств на карточные счета сотрудников предприятия.

Схема правоотношений, возникающих между сторонами при использовании зарплатной карточки представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Схема правоотношений, возникающих между сторонами при использовании зарплатной карточки

Преимущества зарплатного проекта для ООО «РЕСПЕКТ» заключаются в следующем: оптимизация и упрощение процесса выплаты заработной платы при снижении административных расходов, связанных с работой бухгалтерии и кассы предприятия;

- снижение затрат и рисков, связанных с получением, инкассацией, хранением и депонированием наличных денежных средств;

- упрощение выплаты командировочных, социальных дотаций, денежных поощрений и подотчетных сумм (переводом на карточные счета сотрудников) и др.

Преимущества зарплатного проекта для сотрудников компании ООО «РЕСПЕКТ» состоят в следующем:

- выпуск карт международных платежных систем Visa или MasterCard;

- возможность получения без комиссии наличных денежных средств в широкой банкоматной сети банка в Рязани, Рязанской области, а так же регионах России;

- возможность удаленного управления счетами («Мобильный банкинг», «Интернет-банкинг», SMS-Банк-Инфо) и др.

ООО «РЕСПЕКТ» необходимо заключить договор с банком; банк открывает счета сотрудникам на основании заполненных документов и выдает пластиковые карты; предприятие перечисляет заработную плату в банк; банк перечисляет зарплату на карточные счета сотрудников согласно ведомости.

Сотрудники ООО «РЕСПЕКТ» смогут получать наличные средства через банкоматы и пункты выдачи наличных, оплачивать товары и услуги и пользоваться преимуществами при оформлении кредита.

Также предлагаем ООО «РЕСПЕКТ» заключить договор на оказание инкассационных услуг в ОАО Сбербанке. Для заключения договора необходимо заполнить анкету клиента и подать заявку на инкассацию. В свою очередь банк подготовит предложения по тарифам и проекты отдельных договоров, а при необходимости проведет обследование предполагаемых к инкассации объектов. В случае согласия с предлагаемыми условиями заключается договор.

В случае несогласия с предложенными условиями банк может предложить альтернативные варианты по сдаче денежной наличности через банк.

Преимущества для ООО «РЕСПЕКТ» при заключении договора на инкассацию:

- различные варианты сдачи выручки в зависимости от потребностей и возможностей клиента;

- разветвленная филиальная сеть банка, охватывающая всю территорию России, что позволяет получать и сдавать наличные денежные средства в непосредственной близости от своего места расположения;

- возможность обслуживания по индивидуальному гибкому графику и др.

В плане инкассации денежных средств сотрудникам бухгалтерии ООО «РЕСПЕКТ» необходимо повысить свою квалификацию.

Основные рекомендации по совершенствованию учета денежных средств в ООО «РЕСПЕКТ» представлены в таблице 4.

Таблица 4

Основные рекомендации по совершенствованию учета денежных средств в ООО «РЕСПЕКТ»

В итоге эти предложения должны сократить работу кассира. А так как в ООО «РЕСПЕКТ» с одним из бухгалтеров заканчивается трудовой договор, то предлагаем его не продолжать, а возложить обязанности бухгалтера на кассира, сделав его бухгалтером-кассиром, тем самым, сократив расходы на заработную плату.

Экономический эффект от предлагаемых мероприятий в ООО «РЕСПЕКТ» составит:

1. Расходы на внедрение программы по внутреннему контролю составят: 205 920 руб. в год, т.к.:

Доплата сотруднику бухгалтерии (взята по согласованию с руководством организации и уровнем средней заработной платы) за внутренний контроль за наличными денежными средствами 5 000 руб. * 12 месяцев = 60 000 руб.;

Доплата кассиру-бухгалтеру за учет наличных денежных средств

5 000 руб. * 12 месяцев = 60 000 руб.;

Сумма дополнительных страховых взносов = 60 000 руб. * 30,2 % = 18120 руб.

Итого получаем – 78 120 руб. в год.

1. Подключение к системе «Клиент-Банк», сократит расходы на сумму ГСМ и использование автотранспорта ООО «РЕСПЕКТ», когда кассир посещала банк.

Расходы на ежемесячное обслуживание системы «Клиент-Банк» составят в среднем 48 000 руб. в год, т.к. в месяц организация проводит примерно 200 платежных поручений, а комиссия за обработку одного платежного поручения составляет 20 руб.

Итого получаем 4 000 руб. * 12 месяцев = 48 000 руб.

Сокращение расходов на ГСМ составит 7 392 руб. т.к.:

Расстояние до отделения ПАО «Сбербанк», в котором обслуживается предприятие, составляет 8 км (в одну сторону). Поездка осуществляется на легковом автомобиле ВАЗ 2110, расход топлива на 100 км составляет 10 литров. В среднем в месяц кассир совершает 12 поездок в отделение банка, в год – 132 поездки.

Итого получаем (0,1*16)*132*35 = 7 392,00 руб.

1. Затраты на внедрение банковских дебетовых карт, по которым будет выдаваться заработная плата сотрудникам, а также перечисляться подотчетные суммы составят 19 800 руб., т.к. стоимость выпуска одной зарплатной карты для сотрудника составляет 495 руб., а в штате у предприятия 40 человек. Ежемесячное обслуживание корпоративных клиентов бесплатное.
2. Заключение договора на ежедневную инкассацию ООО «РЕСПЕКТ». Согласно условиям договора об оказании инкассационных услуг один месяц обслуживания стоит 5 000 руб.

Итого в год получаем 5 000 руб. *12 = 60 000 руб.

1. Сокращение (прекращение трудового договора) бухгалтера позволит сократить сумму расходов на заработную плату и взносов в социальные фонды от этой заработной платы на 770 951 руб. в год, т.к.: