Файл: Коммуникации в организациях (Проблемы коммуникаций в организации и их пути развития).pdf

Во-первых – нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим. Во-вторых – страдает имидж организации, что косвенно или напрямую влияет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит – и на устойчивость организации. Например, один сотрудник получает определенную информацию от внешней организации. В случае, если с этой же организацией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию – это будет восприниматься внешней организацией однозначно отрицательно. В-третьих – затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. Не говоря о том, что при отсутствии должного информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника [2, с. 177]. Как выстроить эффективные внутрикорпоративные коммуникации [65, с.189]:

1. Еженедельные совещания, планерки. Следует наладить еженедельные совещания в компании, посвященные подведению итогов, с планированием новых целей на новую неделю. Оптимальным вариантом считаются многоуровневые совещания. Сначала проводится совещание для руководителей предприятия, затем в каждом подразделении. Совещания позволяют не только обсудить рабочие вопросы, но также донести сотрудникам общую информацию о компании.

2. Регулярные встречи Генерального Директора с сотрудниками. Обычно встречи руководителя с коллективом посвящены определенной, предварительно запланированной теме. Хотя у сотрудников есть возможность задавать любые рабочие вопросы. Подобные встречи имеют важное значение – у сотрудников появляется информация по планам компании, её достижениям либо изменениям в работе. С сотрудниками, которые на совещания с гендиректором не попадают, главе компании нужно встречаться ежемесячно либо минимум раз в квартал.

3. Сайт компании. Сайт компании считается самым мощным информационным ресурсом, мобильным и простым в обновлении. На сайте может быть разработана закрытая зона, которая будет доступна лишь для сотрудников компании – выполняя роль внутрикорпоративных СМИ. Здесь могут быть доступны для скачивания необходимые регламенты, документы, телефоны и пр. На общедоступной части сайта может приводиться информация о компании, её деятельности, достижениях, структурах и пр. Данные вопросы имеют важное значение для полноценного формирования действенных внутрикорпоративных коммуникаций и положительного имиджа организации, с привлечением новых квалифицированных сотрудников. Наличие полной информации на страницах сайта позволяет упростить и адаптацию новых сотрудников к работе в компании. 4. Корпоративные СМИ. Корпоративные СМИ могут быть представлены журналами, газетами, информационным листком, электронной газетой и пр. Издания могут выходить в еженедельном формате, раз в месяц либо квартал. Наиболее распространенным вариантом считается ежемесячное издание с публикацией интервью с руководителями компании, рассказывая о мероприятиях, новостях компании, о передовом опыте сотрудников, о новичках и пр. Особенно такое издание оказывается ценными, если структура организации включает удаленные подразделения либо филиалы – чтобы все сотрудники ощущали свою вовлеченность в общую жизнь компании, оставаясь в курсе последних событий. 5. Информация для новичков. Чтобы способствовать скорейшей адаптации новых работников в компании, им нужно в сжатые сроки получить максимум информации о компании, правилах, нормах поведения, своих функциях и пр. В результате они получают множество информации, которую сразу запомнить довольно сложно. Поэтому важно позаботиться о создании должных условий для получения информации постоянно и планомерно. Например, можно предложить разработку «книжки нового сотрудника» - с информацией о компании, её истории и развитии, достижениях, планах развития, где искать нужные документы и пр. Прикрепляется к новому сотруднику куратор, рассказывающий о функциях и особенностях работы, знакомя с коллегами и общей структурой организации. Чтобы достичь прозрачного информационного взаимодействия требуется разработка регламентов, в которых будут прописаны все бизнес-процессы и проекты, особенности взаимодействия между сотрудниками подразделений в рамках данных процессов. Рассмотрим подробный алгоритм такого процесса. Шаг 1. Генеральный Директор вместе с топ-менеджерами составляет стратегию, общую функциональную модель и систему целей деятельности организации. Далее разбивается составленная модель на отдельные функции, с определением отдельных целей, функций, функциональных задач и ответственности глав департаментов и отдельных ключевых работников. Следовательно, ответственность за каждый проект и функцию привязывается к определенному сотруднику. Шаг 2. Исходя из закрепленных за проектом либо подразделением задач, руководителем составляется первый вариант регламента. Документ по каждому проекту (цели) должен включать ряд позиций: - соисполнители; - планируемый результат; - сроки реализации; график мероприятий (с указанием ответственных, сроков, необходимых ресурсов для достижения целей). В регламенте по каждой функции прописываются: - потребители – кому важно исполнение данной функции; - предполагаемый результат; - роли участников процесса – организационное взаимодействие; - информационное взаимодействие внутри подразделения – кто передает информацию, кому, в какие сроки, какой вид данных, в каком формате и пр. Шаг 3. Ознакомление с вариантом регламента всех сотрудников подразделения, с предложением индивидуальных корректив, принимающихся либо отвергающихся по результатам обсуждения. Данный этап требуется, чтобы заинтересовать сотрудников формировать внутренний корпоративный PR, и для более детального описания функций. Шаг 4. Составленные регламенты обсуждаются и согласовываются в рамках совещания глав подразделений – на проводимом командном совещании. Утверждается итоговый документ после согласования гендиректором компании. Благодаря такому подходу удается: - Предельно точно определить стадии выполнения заданных функций и целей. - Избежать «провалов» либо дублирований функций. - Исключить проблему формального ознакомления сотрудников с документов либо игнорирование принципов регламента в работе, внутренний PR нужно донести всему вовлеченному коллективу. Поскольку все участники процесса непосредственно задействованы в создании регламента. - Обозначается необходимость выполнения определенной работы, избегая возможного срыва сроков. - Быстрое реагирование на выявленные проблемы в реализации функций (проектов) и во взаимодействии – с оперативным внесением необходимых изменений в положения регламента. - Разработка системы информационного взаимодействия, которая будет прозрачной и понятной для всех сотрудников организации. Эффективность коммуникаций и результаты деятельности организации связаны напрямую, что подтверждается исследованиями, проведенными среди сотрудников западных компаний. 28% из них сообщили, что необходимая информация доходит до них слишком поздно, а еще более половины (58%) считают, что распространяемая информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Как следствие, 60% опрошенных, думают о 251 переходе на другое место работы. При этом для смены персонала потребуются определенные финансовые вложения, как на подбор персонала, так и на период адаптации. Для выхода новых сотрудников на уровень «самоокупаемости» понадобится от 3 до 9 мес. Для предотвращения проблем должны соблюдаться следующие условия: -каналы связи должны быть точно определены и известны всем; -линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой; -компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной; -должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях [3, с. 245]. Итак, одно из условий существования организации – наличие связей между сотрудниками. В основе таких связей лежит процесс коммуникации. Следовательно, эффективные коммуникации – это необходимое условие успешного функционирования организации. Знание причин проблем делового взаимодействия крайне важно для построения системы эффективных коммуникаций и предупреждения возможных проблем.

2.2. Современные проблемы коммуникации в организации

Коммуникации в современной организации, как процесс передачи и восприятия информации (коммуникативных сообщений) от источника сообщения к получателю и получение обратной связи, являются одним из основных процессов, обеспечивающих эффективную взаимосвязь частей всей системы организации. Роль коммуникации заключается в обеспечении слаженного и гармоничного функционирования всех частей организации. Коммуникации как социально обусловленный процесс выполняют функции объединения деятельности организации в единую систему и координирования этой деятельности. Спецификой коммуникаций современной организации в условиях стремительного развития и внедрения цифровых технологий в ее деятельность является появление новых способов социального взаимодействия, новых каналов коммуникации и вместе с ними новых проблем. Коммуникации в современной организации представляют собой систему передачи и восприятия информации по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств. Отличительной чертой коммуникаций является их сложность, т.к. учитывается взаимодействие коммуникаций с внешней средой наравне с существующими в зависимости от структуры организации внутренними формальными и неформальными межличностными, межгрупповыми и межфункциональными коммуникациями. Основные проблемы коммуникации, существующие в современной организации, можно разделить на две большие группы: функциональные проблемы и проблемы восприятия. К функциональным проблемам относятся: 1) Искажение коммуникационного сообщения. Под искажением мы понимаем информацию, не соответствующую объективной ситуации. Искажения могут возникать вследствие нескольких факторов: намеренное искажение, которое передает заведомо ложную информацию о явлениях, действиях или процессах в компании, что приводит к нарушению информационной функции коммуникации; и непреднамеренное искажение, возникающее по причинам недостатка информации и несистемном взгляде на ситуацию, передаваемую в коммуникации. 2) Структурные проблемы организации. При наличии сложной организационной структуры могут нарушаться связи между подразделениями организации, в связи с чем коммуникационные потоки выстраиваются не¬ равномерно, информация не достигает необходимых реципиентов, нарушается механизм получения обратной связи. Также к структурным проблемам можно отнести наличие конфликтов в организации, которые в ряде случаев способны воздействовать на коммуникационный поток, искажая его в интересах конфликтующей стороны, либо нарушая коммуникационные связи между подразделениями организации. 3) Проблемы выбора каналов коммуникации. При налаживании системы коммуникаций в организации необходимо применять системный метод, предполагающий адаптацию к постоянно меняющимся условиям внешней и внутренней среды организации. Так, при открытии филиала в другом городе, организация должна проработать способы и каналы, по которым будет осуществляться коммуникация с территориальным подразделением. В условиях цифровой экономики возрастает роль цифровых каналов коммуникации - интернет, внутренние корпоративные сети, мобильные приложения для обмена информацией и так далее. Эффективность каналов коммуникации должна регулярно контролироваться, в случаях ее спада, необходимо предпринимать комплексные меры по улучшению канала коммуникации, либо перехода на другой канал. 286 4) Переизбыток информации. Проблема информационной перегрузки возникает, когда члены организации получают чрезмерный поток информационных сообщений, на который они вынуждены реагировать. В случае перегрузки информации, члены организации могут пропускать нужные для принятия решений информационные сообщения, что в конечном итоге может привести к принятию неверных управленческих решений и влиять на эффективность взаимодействия как внутри организации, так и вовне при коммуникации с внешней средой. К группе проблем восприятия относятся следующие основные проблемы: 1) Различия в восприятии коммуникации. При осуществлении коммуникации необходимо учитывать особенности аудитории, на которую она направлена. Коммуникационное сообщение должно отвечать критериям ясности, однозначного трактования и осуществляться с учетом социальных, профессиональных, возрастных и других особенностей аудитории. Так, в международных организациях коммуникация должна осуществляться также с учетом кросс-культурных особенностей и различий, которые проявляются в социальных установках и ценностных структур членов организации. Коммуникация без учета особенностей культуры членов организации влечет за собой ее неверное трактование, что может стать причиной конфликта в организации. 2) Получение обратной связи. Неудовлетворительная либо отсутствующая обратная связь свидетельствует о невозможности оценки эффективности коммуникации. Данная проблема приводит к нарушению целостности системы организации, сбоям при получении информации о результатах принятия того или иного управленческого решения, возникновению конфликтов в организации, вплоть до повышения текучести персонала. Для преодоления проблем коммуникации организации необходимо предпринимать комплексные меры, включающие в себя: формирование и регулирование коммуникационных потоков в организации, отслеживание эффективности каналов коммуникации, налаживание механизма обратной связи и использование современных технологий в сфере осуществления коммуникаций.

2.3. Коммуникативные аспекты в развитии корпоративной культуры в организации

С развитием общества, потребности каждого человека выросли в разы, теперь он обращает внимание на каждый элемент составляющей организации. Начиная от цветового решения оформления продукта до постпродажного сопровождения. В его внимание попадает все, ведь каждый аспект может повлиять на решение потребителя: приобретать товар или нет. Это проявление излишнего внимания к организации привело к тенденции проработки и качественной организации всей структуры корпоративной культуры. Несмотря на то, что продажа продукта — это действие, это ещё и коммуникация бренда с его покупателем. А.Д. Кривоносов определяет понятие бренда, как совокупность представлений индивида об организации, включающий такие проявление, как: эмоциональное восприятие, ассоциации с торговой маркой и визуальное отражение компании [Кривоносов, 2018]. В понятие бренда мы включаем специфику деятельности, фирменный стиль, коллектив компании, его социальную ответственность перед обществом и многое другое. Также в каждом из этих элементов прослеживается связь, особая коммуникация, которая определяет успешность работы организации. Именно правильным построением коммуникационного менеджмента определяется эта связь, этот феномен помогает контролировать и соблюдать рамки проявления коммуникации как основы корпоративной культуры. Помимо этого, сферы присутствия данного Гуманитарная наука в исследованиях молодых ученых 277 определения безграничны. Мы можем заметить его проявление в коммуникации с такими субъектами как: 1. Власть 2. Потребители 3. Инвесторы 4. Партнёры 5. Сотрудники По мнению Емельянова С.М. и Пряхиной А.В., задачи коммуникационного менеджмента принято делить на стратегические, тактические и оперативные. «К числу стратегических задач относятся: создание подчиненной структуры организации и управление коммуникациями. Тактические и оперативные задачи носят более узкий и подчиненный характер» [Емельянов, Пряхина, 2017, с. 16]. В зависимости от того, насколько проработана корпоративная культура компании и чем она представлена, определяется отношение каждой группы общественности к данной организации. Важно учитывать, что корпоративная культура является компонентом коммуникационного менеджмента организации в целом [Красноперова, 2018, с. 169]. В свою очередь, развитый коммуникационный менеджмент — является одним из ключевых факторов формирования инвестиционной репутации (имеющей огромное значение в корпоративном управлении), имиджевой составляющей (имеющей значение в конкурентоспособности организации), а также оказывает влияние на принципы взаимоотношения между собственниками и управляющим составом учредителей (акционеров). Коммуникационный менеджмент также определяет развитие связей с общественностью. В современном обществе, во всех сферах: культуре, политике, спорте не обойтись без информационно-коммуникационного обмена [Пряхина, 2017]. Связи с общественностью являются прикладной технологией создания устойчивых коммуникационных связей. Эта технология позволяет разрабатывать имиджевые модели, рекламные кампании, сопровождающие и продвигающие бренд, способствует тиражированию информации и др. Мы можем расценивать культуру как маркетинговую коммуникацию, так как в этой среде часто возникают проблемы морального характера, что обязывает руководство драгировать внутрикорпоративные нормы поведения сотрудников по отношению к потребителям, дистрибьютерам, разработки товаров и ценовой политики. А такого рода отношения бесспорно важны в маркетинговых коммуникациях, так как роль маркетинга в современном мире несомненно возросла и требует особого внимания к своей сущности. Формирование мощных внутренних коммуникаций является одним из определяющих условий сильной корпоративной культуры. Безупречный подбор контактных аудиторий обеспечивает благоприятную трансляцию представлений об организации во внешнюю среду. И главным ретранслятором компании является ее персонал. То, каким видит себя сотрудник в структуре взаимосвязей отделов предприятия, какой контакт налаживается с ним в период адаптации к новой должности, определенно влияет на его представление и передачу во внешнюю среду. Желание иметь благоприятную репутацию — еще одна из причин повысившегося интереса к феномену корпоративной культуры. Участие в благотворительных акциях, забота об окружающей среде, взаимодействие с властью и местными сообществами, все это отражает корпоративную социальную ответственность компании, которая в современном мире является средством коммуникации с общественностью и поддержания ее озабоченности. Качественная реализация корпоративной социальной ответственности содействует устойчивому развитию бизнеса, признанию и поддержке со стороны всех слоев населения [Чудинов, 2014, с. 13]. Соблюдение социальной ответственности повышает интерес к компании и дает лишний повод продемонстрировать свои гуманистические намерения по улучшению окружающего компанию мира. Это направление помогает четко сформировать философию и определить свое лидирующее место среди конкурентов, не задумывающихся применить данный инструмент к приращению паблицитного капитала. Также определить и наладить прямую доброжелательную связь с обществом через участие в общественно-значимых событиях. Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод о том, что корпоративная культура определяет вектор коммуникации бренда с целевой аудиторией. Она дает внешней аудитории базисное представление об организации, ее руководстве и сотрудниках, основываясь на духовных и материальных аспектах, которые в свою очередь усердно проработаны специалистами по связям с общественностью и корректно внедрены в жизнедеятельность компании.

Заключение

1. Разработана социально-технологическая модель управления коммуникациями в организации, включающая шесть основных компонентов: концептуальный, структурный, функциональный, целевой, нормативный, инструментальный.

1.1. Концептуальный компонент социально-технологической модели (СТМ) предусматривает уточнение особенностей коммуникаций в организациях как объекта социального управления. Непосредственным объектом управления коммуникациями в организации является социальная коммуникация, которая определяется как движение смыслов в социальном времени и пространстве.

1.2. Структурный компонент СТМ включает выделение: а) основных аспектов коммуникаций в организациях; б) управляемых переменных коммуникаций в организациях.

Основные аспекты коммуникаций в организации - информационный, перцептивный, интерактивный, эмоциональный, инструментальный, конвенциональный, статусно-ролевой. Их выделение позволяет конкретизировать области возможных управленческих воздействий на социальную коммуникацию в организации.

В качестве управляемых переменных коммуникаций в организации выделены: 1) направленность информационных потоков (нисходящая, восходящая и горизонтальная), 2) способ установления и поддержания контакта (непосредственный и опосредованный), 3) инициативность коммуникаторов (активная и пассивная коммуникация), 4) степень организованности коммуникаций (случайная и неслучайная, т. организованная), 5) степень открытости (открытая и ограниченная коммуникация), 6) степень управляемости (управляемая и неуправляемая коммуникация), 7) степень регламентированности (официальная и неофициальная, т.е. неформальная коммуникация), 8) уровень коммуникативного взаимодействия (межличностный, межгрупповой, организационный), 9) стиль коммуникативного взаимодействия (либеральный или демократический, консервативный или авторитарный), 10) распределение коммуникативных ролей ("сторожи или "привратники", связные "мостики", "лидеры мнения", "космополиты"), 11) форма коммуникативной сети ("круг", "штурвал", "цепь", "паутина", "игрек"), 12) интенсивность (недостаточная, достаточная, избыточная, сверхизбыточная), 13) продолжительность (постоянная, периодическая, эпизодическая), 14) конвенциональность (высокая и низкая). Их выделение способствует более точному определению «точек приложения» управленческих воздействий на социальную коммуникацию в организации.

1.3. Функциональный компонент. Конечная цель управления коммуникациями в организации состоит в воздействии на ее функции - актуализацию и усиление одних функций, ограничение других и т.д. В ходе исследования выделено и описано 19 функций коммуникаций в организации, образующих ее функциональный потенциал: информационная (трансляционная), оценочная, компаративная, регулятивная, манипулятивная, мо-тивационно-стимулирующая, энергетическая, интерактивная, креативная (конструктивная), социализационная, терапевтическая, релаксационная, анимационная, интегративная, посредническая, а также функции самопрезентации, ингратиации, самореализации, снятия социальной напряженности.

Список литературы

1. Бакеева Й.Р., Бакеев Б.В. Особенности рекламы в гостиничном бизнесе // PR и реклама в изменяющемся мире: региональный аспект. – 2016. – № 14. – С. 48-56.
2. Дускаева Л. Р. Стилистика официально-деловой речи: учеб. пособие для студентов учреждений высшего профессионального образования / Л. Р. Дускаева, О. В. Протопопова. – М.: Академия, 2011. – 264 с.
3. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации. Практикум. Башкирский государственный аграрный университет. Уфа, 2013.‐ 176 с.
4. Игебаева Ф.А., Шакиров И.Р. Речь как средство формирования профессиональноориентированной коммуникации. В сборнике: Социально-экономические аспекты развития современного государства. Материалы международной научно-практической конференции. 2014. С. 96 – 98.
5. Игебаева Ф.А. Деловые коммуникации в формировании коммуникативной компетентности современного специалиста агроуниверситета. // Репликация культуры общества в контексте профессионального образования. Книга 2. Коллективная монография. – Георгиевск: Георгиевский технический институт, 2013. – С.78 –113.
6. Игебаева Ф.А. К вопросу о формировании коммуникативной компетентности выпускников аграрного университета // Высшее образование сегодня. Рецензируемое издание ВАК в области психологии, педагогики и социологии, 2017, № 1. – С.17 – 19.
7. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности //Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. – 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. – С.124 – 125.
8. Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научнопрактической конференции. – Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 – 32.
9. Коноваленко М. Ю. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров / М.Ю. Коноваленко, В.А. Коноваленко – М.: Юрайт, 2013. – 468 с.
10. Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1).
11. Муравьева О.И. Проблема общения и коммуникативной компетентности в контексте гипотезы о психологических пространствах существования человека // Вестник Томского Государственного Университета. - 2005. - № 286. - с. 110-117.
12. Менеджмент: Учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям, по направлению «Менеджмент» / Под ред. Максимцов М.М. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 343 с.
13. Менеджмент организации: теория, история, практика: Учебное пособие / О.Г. Тихомирова, Б.А. Варламов. – М.: НИЦ Инфра-М, 2013. – 256 с.
14. Персикова Т.Н., Межкультурная коммуникация и корпоративная культура, Издательство: Логос. – 2015. - 224 с.
15. Пегги Пост, Питер Пост, Деловой этикет. Персональные коммуникации для профессионального успеха, Издательство: Эксмо. – 2014. - 304 с.
16. Прошкина Л.А., Трусов Е.А., Прошкин В.Н. Организация коммуникаций в сетевой экономике. / Л.А. Прошкина, Е.А. Трусов, В.Н. Прошкин// Труды Международного симпозиума «Надежность и качество». – 2014.
17. Строганова И.В. Роль слухов в корпоративной культуре фирмы и некоторые аспекты управления ими. / И.В. Строганова// Вестник Поволжского института управления. – 2010.
18. Строганова И.В. Способы управления неформальными коммуникациями и их значение для малого и среднего бизнеса. / И.В.Строганова// Известия Саратовского университета. – 2010.
19. Тренев Н.Н. Основы делового общения // Менеджмент в России и за рубежом. 2016. №10. – С.21-30
20. Шарков Ф.И., Коммуникология. Основы теории коммуникации, Издательство: Дашков и Ко. – 2015. - 592 с