Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг» (Характеристика существующих бизнес-процессов).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Вес информации становится решающим фактором в управлении обществом, оттесняя на второй план влияние факторов денег и государственного управления. Следовательно, задача эффективной обработки и хранения информации становится первоочередной задачей современного общества. Но чем больше становится информации, тем труднее становится ее обрабатывать.

С развитием экономики возрастает объем взаимосвязанных данных, необходимых для решения коммерческих и административных задач. Взаимосвязанные данные называют информационной системой. Такая система в первую очередь призвана облегчить труд человека, но для этого она должна как можно лучше соответствовать очень сложной модели реального мира. Для воссоздания моделей бизнес-процессов предприятия служат информационные системы, называемые системами автоматизации предприятия.

Процесс автоматизации представляет собой совокупность методических, языковых, технических и программных средств, позволяющих организовать работу конечных пользователей в некоторой предметной области.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы, которую многие люди считают творческой или оригинальной. Компьютерная техника позволяет ускорить почти любой творческий процесс. Результатом освоения людьми компьютерной техники и новых информационных технологий обычно является развитие творчества, поскольку значительно облегчается перебор различных вариантов.

Актуальность исследования определена производственными необходимостями автоматизации обработки больших массивов информации и обеспечения электронного документооборота с целью уменьшения рутинной механической работы и повышения производительности труда. Целесообразность внедрения АИС в работу рекламного агентства определенна еще и тем фактором, что основным видом продукции такой компании является как раз информация.

В деятельности организаций и структур, работающих в сфере рекламных услуг, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для рекламных служб внутрифирменная система информации носит производственный характер и при правильном подходе обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Таким образом, целью данной работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Осуществить выбор комплекса задач автоматизации;
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы и документооборот;
3. Дать обоснование проектным решениям по информационному и программному обеспечению;
4. Разработать информационную модель;
5. Дать характеристику нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информации;
6. Разработать дерево функций и сценарий диалога;
7. Охарактеризовать базу данных, структурную схему пакета и программные модули;
8. Рассмотреть контрольный пример реализации проекта.

Объектом исследования выступает реализация операций бизнес-процесса, а предмет – процесс «Предоставление рекламных услуг».

Структура работы состоит из следующих элементов: Содержание, Введение, Глава 1 – пять параграфов, Глава 2 – восемь параграфов, Заключение, Список литературы.

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Как видно из названия бизнес-процесса, его основной целью является учет услуг, которые уже были предоставлены. Главные задачи, решаемые в процессе реализации данного бизнес-процесса, проанализированы в Таблице 1.

Таблица 1 Основные задачи процесса

Схема связей задач бизнес-процесса приведена на Рисунке 1.

01

03

02

04

Рисунок 1. Взаимосвязь задач бизнес-процесса

Основной задачей в исследуемом бизнес-процессе является задача «Предоставление услуг».

Для данной задачи источником информации является менеджмент и сотрудники рекламного агентства, которые также являются и пользователями информации.

Входная информация для задачи – список сотрудников, список оборудования, список услуг, прайс на услуги.

Выходная информация – счет на оплату, оплаченный чек, товарный чек (по требованию).

Характеристика существующих бизнес-процессов

В задаче, которая была выделена основной, а именно, - «Предоставление услуг», выделяется следующее содержание:

1. Прайс на услуги;
2. Список услуг;
3. Оплаченный чек.

В качестве внешнего окружения задачи выступают следующие факторы и документы:

1. Публичный отчет о предоставляемых рекламных услугах (информирует потенциальных клиентов об услугах, которые могут быть предоставлены и их стоимости)
2. Перечень оборудования (составляет представление сотрудников и менеджмента об услугах, которые они могут предоставлять клиентам)
3. Счет на оплату (является составляющей периодической отчетной информации, которая позволяет судить о наиболее популярных и востребованных рекламных услугах)

Внутреннее и внешнее содержание задачи проиллюстрировано на Рисунке 2.

Прайс на услуги

Список услуг

Оплаченный чек

Публ. отчет о предоставляемых рекламных услугах

Перечень оборудования

Счет на оплату

Рисунок 2. Содержание задачи «Предоставление услуг»

В существующей системе реализации предоставления рекламных услуг основной проблемой является недостаточный уровень коммуникации между сотрудниками агентства, трудящимися в противоположные смены.

Это отрицательно сказывается на процессе взаимодействия с поставщиками продукции и клиентами. Так, например, один сотрудник может сделать заказ на поставку определенного перечня товаров для реализации заказа, и ничего не сообщить своему сменщику. Сменщик же, в свою очередь, делает заказ на поставку аналогичного перечня товаров.

Таким образом поставщик может быть введен в заблуждение из-за отсутствия коммуникации между двумя ответственными за заказ сотрудниками, что отрицательно может сказаться как на отношениях с поставщиком, так и на качестве и количестве поставляемых товаров. Данный факт, в свою очередь, с большой вероятностью скажется на работе всего агентства.

Во избежание возникновения подобных и прочих неприятных ситуаций, необходимо обеспечить сотрудников необходимыми средствами для эффективной коммуникации. Например, специальный мессенджер, или программа, в которой сотрудник сможет оставлять сообщения и оповещения для сменщика.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В качестве основных были рассмотрены следующие документы задачи:

1. Список услуг;
2. Список сотрудников;
3. Список оборудования

В таблицах, приведенных ниже, изображен жизненный цикл приведенных документов.

Таблица 2. Список услуг

Таблица 3. Список сотрудников

Таблица 4. Список оборудования

Трудозатраты, количество документов и количество их обновлений представлено в Таблице 5.

Таблица 5. Характеристика документов

В существующей на сегодняшний день системе управления наблюдается один наиболее явный недостаток – выполнение большинства операций бизнес-процесса при помощи ручного труда. Подобный подход к технологии выполнения процессов существенно снижает оперативность и эффективность обработки информации, а также целостность и адекватность самих данных.

Благодаря внедрению компьютерных информационных и аппаратных средств можно воспользоваться следующими преимуществами:

• быстрый доступ к почти всей имеющейся в сети информации, к которой разрешён доступ;
• быстрый поиск информации по запросу;
• сохранение информации и её распространение различными путями;
• возможность обмена информацией в сети между удалёнными людьми;
• при профессиональном занятии – развитие логики;
• исключение ошибок «человеческого фактора» - скорость и точность обработки информации у ПК выше.

Из данного списка мы видим, что применение компьютера при предоставлении рекламных услуг будет актуальным и целесообразным.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Основными являются следующие документы задачи:

1. Список услуг;
2. Список сотрудников;
3. Список оборудования

Возможность или невозможность применения унифицированных форм рассмотрена в Таблице 6.

Таблица 6. Обоснование формы документа

Информационная система (ИС) — это система, предназначенная для сбора, хранения и обработки информации.

Для успешного проектирования ИС необходимо выбрать методологию (метод) проектирования. Цель такой методологии заключается в регламентации процесса проектирования ИС и обеспечении управления этим процессом с тем, чтобы гарантировать выполнение требований как к самой ИС, так и к характеристикам процесса разработки.