Файл: Event-менеджмент (Ивент-агентство ООО «Френдшип проджект»).pdf

2.2. Планирование проекта праздника на базе ООО «Френдшип проджект» и работа с участниками до начала мероприятия

• Рыбный гастроном «Море & More» открылся в 2015 году и сразу стал сотрудничать с агентством «Френдшип проджект». Там разрабатывали его фирменный стиль, логотип, слоган, а также организовывали мероприятия по открытию новых магазинов и рыбного ресторана компании.
• На данный момент существует шесть гастрономов и один ресторан «Море & More» (рис. 4). Все магазины, кроме флагманского, находятся в различных спальных районах города, что накладывает некоторую специфику на работу с рекламой и ивентами.
• В ООО «Френдшип проджект» разработали следующее позиционирование - соединять рынок и сервис. От рынка - доверие и общение, от гастрономов сервис, чтобы гастрономы стали долгожданным соседом и люди в районе не рассматривали их как очередной продуктовый магазин, а относились к магазину и персоналу как к новым друзьям, которые всегда придут на помощь в организации домашнего праздника, помогут собрать в подарок баночки с икрой на новый год и всегда подскажут удачный рецепт для семейного ужина.

• 
При открытии каждого гастронома всегда делали особую коммуникацию, не просто вешали плакат на фасад здания со словами «Мы открылись», а звали всех соседей на новоселье и делали на этом акцент. Для распространения рекламы работали по району с квартирами, раздавали флаеры, размещали информацию в лифтах и почтовых ящиках.

Рисунок 4. Гастрономы и ресторан «Море & More»

• На организованные агентством мероприятия всегда приходило много людей. Небольшой традицией стало угощение пирогами с рыбой. Эти пироги можно было попробовать только на открытии, новые соседи узнавали об этом и посещали мероприятие также, чтобы попробовать угощение. Здесь срабатывает менталитет посетителей, русского человека всегда можно привлечь подарками и бесплатной дегустацией на мероприятии, чем и пользуется большинство
event-агентств, устраивая различного рода события с бесплатной едой от спонсора или виновника торжества.
• Когда планировалось открытие флагманского гастронома в центре Нижнего Новгорода, самого первого магазина сети «Море & More», обязательно нужно было присутствие журналистов для распространения информации в СМИ. Когда приглашали журналистов, большинство отказалось приходить, так как в этот день был съезд партии «Единая Россия» и все силы были пущены на освещение происходящего в СМИ. Тут сработал важный элемент планирования ивентов, который применяется всеми менеджерами в форс-мажорных ситуациях – импровизация. Event-менеджер и креативный директор буквально сделали ход конем: в год открытия гастронома все активно обсуждали импортозамещение, и свалившиеся на страну санкции. В пресс-релиз в срочном порядке был добавлен абзац про то, что гастроном является отличным, очень успешным примером импортозамещения норвежской рыбы. Мероприятие посетило множество журналистов, было много интервью по телевидению, заметок в прессе.
• Описанная выше ситуация – удачный пример использования индивидуального подхода к каждому мероприятию, который основан не только на привлечении особого сегмента аудитории или использования определенных техник проведения ивента, но и проставления акцента на актуальных, нашумевших мировых событиях или обсуждаемых на текущий моментах тенденциях. Всегда нужно идти в ногу со временем, иначе организовать популярное мероприятие вряд ли получится.
• В рамках выпускной квалификационной работы я хочу рассмотреть организацию мероприятия по поводу открытия нового рыбного гастронома «Море & More».
• Новый гастроном будет открыт в микрорайоне, где отсутствуют подобные специфические моно-магазины, ассортимент которых сформирован и поддерживается в одной продуктовой линейке – рыба и морепродукты. Новый магазин в районе – уникальный представитель подобного ассортимента, в дополнении к которому готов работать с индивидуальными заказами покупателей и при необходимости привезти специфический товар специально для своих покупателей.
• Предлагаю рассмотреть подготовку ивента по случаю открытия гастронома.
• Место действия – микрорайон Нижнего Новгорода, ЖК «Цветы»;
• Целевая аудитория – жители микрорайона, около 1000 человек;
• Цель – информирование и привлечение покупателей;
• Задача – распродать продукцию, завоевать лояльность аудитории;
• Время проведения – выходной день, 5 часов;
• Команда подготовки и проведения – «Френдшип проджект» (ивент-менеджер, арт-директор, дизайнер, ведущий, декоратор, фотограф);
• Идея – новоселье. В микрорайоне появился новый сосед – рыбный гастроном «Море & More», который угощает всех соседей на празднике;
• Особенность мероприятия – праздник приурочен к приходу крупной сельди Царский залом в Волгу. Ещё 70-80 лет назад такая сельдь водилась в Волге и её притоках, но с приходом активного пароходства и торговли её полностью выловили. Организация праздника будет сделана с акцентом на стпецифику сети магазинов и расскажет гостям о старой русской традиции ловить и засаливать селёдку в бочки, заламывая ей хвост, так как из-за очень крупного размера рыба просто не помещалась в стандартного размера бочонки для засолки и хранения. За основу будет взят традиционный фестиваль в Голландии и соединен с русским характером и русскими традициями;
• Призы и подарки – будет проведена традиционная дегустация продукции магазина, проведены конкурсы на лучший рецепт из сельди, конкурсы фото, семейные эстафеты и соревнования. Главный приз – сельдь Царский залом в бочке по древней традиции.

---

Планирование мероприятия основано на так называемом «Магическом треугольнике» проект-менеджмента. Для event-менеджмента он приобретает особую специфику выражения краевых условий. Результат – ход мероприятия концентрируется на коротком отрезке времени[22]. (рис.5)

Рисунок 5. Магический треугольник проекта event

При этом, обычно само мероприятие является лишь незначительной частью проекта. Предварительные работы по времени могут превосходить его в сто и более раз (Таблица 1).

Таблица 1. Временные затраты в менеджменте мероприятия

Мероприятие	Продолжительность	Подготовительные работы	Последствия
Олимпиада	2 недели	9 лет (город, спортсмены, строительство, отборочные соревнования)	Использование зданий и сооружений
Конференция	3 дня	1 год (доклады, программа, организация)	Издание сборника материалов, проекты
Концерт, игра	2 часа	1 год (репетиции, тренировки, продажа билетов)	PR
Праздник	Пол дня	Пол года (координирование, приглашения)	Изъявления благодарности
Собрание, заседание	2 часа	1 месяц (повестка дня, проекты выступлений)	Протокол, исполнение, претворение в жизнь

В процессе подготовки, естественно, затраты средств и труда распределяются неравномерно. Запланированные действия с самого начала должны осуществляться своевременно. Контроль и управление предполагают, что и подведение итогов будет спланировано и инициировано вовремя.

Таким образом, не столь очевидные издержки на подготовительные работы, подведение итогов и инфраструктуру оказываются на порядок выше, чем расходы на собственно мероприятие (рис. 6).

Рисунок 6. Затраты в event-менеджменте

Базируясь на вышеупомянутых теоретических основах необходимо составить график подготовки и реализации проекта (целесообразно будет использовать диаграмму Ганта) и оценить необходимые ресурсы (рис.7).

---

Для работы с заказчиками в плане нужно рассчитать время на форс-мажорные обстоятельства, так как дела может спутать и человеческий фактор, и накладка с временем, оборудованием и прочими элементами мероприятия. В каждом этапе плана участвуют люди, которые могут быть не такими исполнительными, как менеджер проекта, к тому же заказчик может по нескольку раз менять своё мнение и просить что-то дополнить или изменить уже в утверждённом плане. Если процесс реализации задачи долгосрочный, это иногда возможно сделать, но в большинстве случаев изменения кардинально меняют всю разработанную заранее структуру. В связи с этим стоит заранее прописывать в контракте, какие из пунктов подлежат редактированию в процессе реализации плана, а какие утверждаются в самом начале.

Рисунок 7. График подготовки и реализации проекта «Селёдка в городе»

Итак, проект «Селёдка в городе» был взят в работу не в результате тендера, конкурентов у агентства не было из-за тесного сотрудничества агентства и заказчика ранее.

Пожелания заказчика были сформулированы: требовалось привлечь как больше внимания к его новому магазину и кафе, которые открывались на ул. Академика Сахарова в ЖК «Цветы», в городе Нижний Новгород.

Открытие запланировали на выходной июньский полдень, 24.06, семьи с детьми, молодые пары, старшее поколение, по плану все должны заинтересоваться праздником.

Составили план подготовки и проведения мероприятия. Срок подготовки – 2 недели. Сложности и разногласия при подготовке и проведении мероприятия отсутствовали, так как агентство и сеть гастрономов являются партнёрами на протяжении двух лет и успешно ведут совместную работу над дизайном и совместными мероприятиями.

При составлении плана проведения мероприятия устанавливались сжатые сроки для обсуждения деталей заказа, создания визуальной части, составления и согласования сметы, создания логотипа фестиваля и проработки атмосферы (фотозоны, музыкального сопровождения, создания газеты для раздачи на фестивале, создание рекламных макетов, разработка активностей и декора, поиск артистов, ведущего и промо-команды, аренда мебели, оборудования, организации координации до и во время фестиваля).

В итоге подготовка и проведение мероприятие составили по продолжительности две недели. Некоторые сроки, такие как обсуждение деталей с заказчиком и подготовка сценария были незначительно превышены (рис.7). Данный риск был учтён при составлении плана и в итоге мероприятие было подготовлено и проведено успешно. Для предотвращения непредвиденных ситуаций в план проекта обязательно закладывают несколько экстра-дней для того, чтобы уладить возникшие конфликты и разногласия с поставщиками, заказчиком или подрядчиками.

---

Смета для фестиваля «Слёдка в городе» была согласована заказчиком сразу, привожу её на рисунке 8.

Максимальные затраты по проекту были на оплату услуг модератора-ведущего, без которого праздник просто не состоялся. Ведущий создаёт атмосферу, импровизирует, сглаживает возможные заминки и конфликты, умеет заинтересовать публику и подать мероприятие и рекламируемый продукт так, чтобы завоевать внимание и лояльность гостей праздника. Также значительные суммы были потрачены на подготовку мастер-классов для детей и взрослых «Весь мир – селёдка», где можно было сделать поделки на тему мероприятия, и закупку игрушек из войлока, которые выступали в качестве призов и подарков для детей, участвовавших в эстафете и соревнованиях.

Работа агентства заключалась не только в проработке сценария и координации на мероприятии, но и в разработке логотипа фестиваля (Приложение 2) и отрисовки макетов газет, которые на мероприятии раздавали мальчики-гавроши (Приложение 1). Газеты представляли собой по сути буклеты с описанием продукции и короткими интересными статьями по теме мероприятия.

Рисунок 8. Смета проекта «Селёдка в городе»

В качестве приглашенных гостей были известные в Нижнем Новгороде телеведущие и блоггеры, с которыми заранее договорились о том, что к фестивалю они придумают и приготовят любой рецепт блюда из селёдки, представят его на фестивале, а самый интересный рецепт попадёт в раздел специальных блюд ресторана «Море & More».

Для распространения информации в социальных сетях (ВКонтакте, Инстаграм, Фейсбук) был создан хештег #селедкавгороде, по которому можно прочитать всю информацию о фестивале, посмотреть на фото посетителей фестиваля и прочитать отзывы. Такое освещение и реклама давно используются организаторами мероприятий для большего охвата аудитории и привлечения новых поклонников бренда.

Для освещения в СМИ были приглашены журналисты местного телевизионного канала, а также запущена реклама на радио Нижнего Новгорода.

2.3 Подготовка проекта праздника на базе ООО «Френдшип проджект»

При подготовке и проведении мероприятий, нужно помнить, что существуют определенные требования, которые необходимо соблюдать, чтобы достичь поставленных целей:

1. Мероприятие - не самоцель, а средство создания атмосферы, оно должно создавать цельность настроения, вызывать переживания, направленные на формирование определенных установок.

---

2. Следует стремиться к вовлечению в действие широкого круга участников, чтобы каждый мог быть активен, проявить свои знания, способности. Идеальный вариант, когда все присутствующие могут принять участие.

3. Мероприятие не должно быть перегружено и затянуто. Принцип: «игра должна закончиться чуть раньше, чем она надоест».

4. При проведении детских или семейных мероприятий нельзя ориентироваться на уже достигнутый уровень развития детей. Необходимо предусматривать и перспективу развития. Вместе с тем, нельзя ориентироваться и на завышенный уровень развития. Когда что-то слишком просто – это неинтересно, когда очень сложно – тоже неинтересно. Излишняя простота и излишняя сложность ведут к отсутствию внимания и интереса, а значит, проведенная работа будет бесцельной.

5. Мероприятие должно быть захватывающим, что зависит от форм подачи материала, активности участников. Чем красочнее и ярче подаваемый материал, тем сильнее будет его влияние на эмоциональную атмосферу.

6. При подготовке массовых мероприятий необходимо учитывать возрастные и психологические особенности участников. Например, для детей до 12 лет характерными особенностями являются стремление познавать мир в игре, быстрая утомляемость, неумение долго концентрировать внимание, повышенная эмоциональная возбудимость, желание соревноваться со сверстниками. Это должно определять и формы работы. Здесь же можно отметить, что работа с этой возрастной категорией является, пожалуй, наиболее важной и актуальной сегодня. Именно в дошкольном и младшем школьном возрасте закладываются основы представлений о мире, жизни, формируются привычки. То, что ребенок недополучил в этом возрасте, не восполнится уже никогда.

Так же необходимо:

• Выбрать оптимальный материал с учетом основных целей, методов и приемов на каждом этапе мероприятия.
• Продумать все, что может обеспечить четкость проведения мероприятия.
• Выбрать оптимальные ритм и темп проведения в соответствии с настроением.
• Предусмотреть элементы неожиданности, «изюминки».
• Обеспечить разнообразие форм и творческий характер деятельности участников.
• Выстроить взаимосвязь этапов, связь данного мероприятия с предыдущими и последующими (если таковые предусмотрены).

Немаловажное значение имеют составляющие мероприятия: способы и приемы подготовки, формы проведения, тематическая направленность, возрастной диапазон, масштабность мероприятия.

Мероприятие пройдёт результативно, если соблюдать основные требования к нему:

---