Файл: АНАЛИЗ ВОЗМОЖНЫХ СРЕДСТВ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА.pdf

Конечно, веб позволяет пользователям быть абсолютно мобильными, так как существует возможность работы через интернет из любой точки мира и с любого устройства. При этом осуществляется адаптация под размер устройства, что обеспечивает пользователя максимальный уровень удобства.

Помимо этого, существуют и другие способы работы с системой, в частности, это windows-клиент, мобильное приложение, работающее на платформах Android и iOS, а также почтовый клиент, предусматривающий возможность работы из любого почтового агента. Данные способы позволяют работать с важными заданиями и документами в режиме off-line.

Идея процессного подхода на базе системы Business Studio предполагает описание взаимосвязей между субъектами, которые участвуют в процессе и объектами которыми они управляют. Процессы, протекающие в компании, могут быть описаны не сточки зрения функционального подхода, который предполагает использование понятия процесса как черного ящика и оценки входящих, исходящих потоков, а также управления, регулирующего процесс и механизмов, представляющих ресурсы процесса.

Используя идею процессного подхода, а также нотации типа BPMN необходимо для каждого процесса определить:

• субъекты, определяющие направления развития процесса путем изменения технологии его ведения или принятия управленческих решений;
• объекты управления, представляющие все множество технологий и инструментов которые оказывают влияние на предоставляемые услуги или субъектов в процессе поставок, продажи или доставки;
• связанные с процессом другие процессы и их характеристики, включая иерархию подчинения;
• управляемые решения, которые строятся с использованием выбора оптимальных стратегий развития.

В качестве основных субъектов выделены следующие сущности, которые имеют несколько отличные характеристики, поэтому и разделяются по группам: контрагенты (поставщики и клиенты), подразделения компании в лице их сотрудников, сотрудники компании.

В качестве основных характеристик контрагентов выбираются только актуальные характеристики, которые позволяют осуществлять основные операции с контрагентами. В этом смысле класс контрагенты представлен несколькими сущностями: клиентом и поставщиком.

Характеристики процесса кроме названия и выделения уровня иерархии включают указание по входу в процесс и выходу, управлению и ресурсам. Процесс связан с субъектами, которые либо выполняют процесс, либо являются его владельцем, т.е. несут ответственность за выполнение процесса. И, наконец, характеристики управленческих решений включают сущности: цели и показатели [4].

Цель определяется своим наименованием и местом на стратегической карте, которое определяется набором целей, из которых цель получается и набором выходящих связей на подцели. Показатель напрямую определяется целью и процессом, для которого определяется уровень соответствия плановым показателям или проектным характеристикам.

В качестве входной информации используются данные, позволяющие провести настройку работы модельных бизнес-процессов, а также результаты работы компании за определенный период. В качестве результатов работы используются помесячные данные работы компании, которые отражают общую структуру уровня достижения целей.

Примеры внедрения процессного подхода

В качестве примера можно рассмотреть применение процессного подхода с использованием разных систем, например, ELMA BPM. Настройка процессов использует данные по должностному составу компании, которые представлены в перестроенном виде с выделением проектного менеджера [21].

На данный момент основными функциями проектного менеджера являются разработка и управление проектами по внедрению электронного документооборота, работа по отдельных проектам развития для коммерческого направления с целью построения более тесной связи между сотрудниками и контрагентами, а также для упрощения передачи данных (рисунок 3) [25].

Рисунок 3. Описание должностного состава компании в системе ELMA BPM

Построенная иерархия отражается в структуре исполнения бизнес-процессов. Выделяя основные стратегические цели развития компании можно разделить все бизнес-процессы предприятия в следующие группы: (рисунок 4).

Рисунок 4. Базовые группы процессов

Процессы, которые выполнялись различными подразделениями и не были унифицированы, теперь используют общие типы документации и сценарии исполнения (рисунок 5) [6].

С целью корректной привязки субъектов управляющих бизнес-процессами и возможности реализации ветвящихся процессов в системе ELMA используется нотация типа BPMN (Business Process Model and Notation), благодаря технологии построения диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL.

Рисунок 5. Согласование условий поставки

Все использованные переменные задач прикрепляются к процессу, который включает выполнение этих задач, а также назначаются ответственные с учетом принципа организации иерархии управления (рисунок 6): участник, информируется, владелец, куратор.

Процесс реинжиниринга с применением BPM-системы Business Studio [15] строится с учетом реорганизации структуры торговой компании, которая на данный момент представлена строгой иерархией управления.

Рисунок 6. Матрица ответственности «Выставление претензии»

При таком типе управленческой системы сложно отследить потери, возникающие в процессе передачи управленческих решений, так как в процессе производства ответственность каждого подразделения не включена в общую систему. С целью оптимизации в компании предлагается использование процессного подхода, который предполагает формирование в согласно каждой большой задачи собственного проекта с назначением ответственных на каждом этапе выполнения процесса (рисунок 7).

Проектное направление позволяет сгруппировать процессы, которые протекают в рамках компании и сформировать технологию, которая показывает возникновение добавочной стоимости на основании применения новых технологий работы с клиентами.

Особенность предприятия отражается в необходимости отслеживания всего процесса, начиная от получения заказов от магазинов, до вовлечения новых клиентов для расширения сети магазинов в регионах. Специфические товары, которые требуют особых условий транспортировки, могут терять в качестве, что не лучшим образом отражается на результатах продаж.

Рисунок 7. Перестроенная организационная структура компании с учетом процессного подхода

При этом электронный документооборот позволяет снизить вероятность потери сертификатов на зоотовары и получение данных на условия транспортировки и хранения этих товаров. Общий контроль процессов ведет руководитель проекта. Реинжиниринг коснулся не всех процессов, однако существенно изменился процесс, отражающий собственно основу работы сети, включая реализацию зоотоваров магазинам и работу с франшизой. Теперь структурированность процесса базируется не на функциональных этапах, которые выполняют отдельные сотрудники, а используется технология работы по проектам (рисунок 8) [5].

Перестроенный процесс, разработанный в рамках приложения MS Visio в рамках приложения Business Studio, состоит из следующих подпроцессов (рисунок 8):

• планирование проектов;
• проект внедрения решений на базе франчайзинг;
• завершение проекта, подготовка.

Рисунок 8. Перестроенный процесс работы с клиентом в проектном виде

Для обновленных процессов выделяются показатели, отражающие эффективность управленческого решения. Учитывая тот факт, что практически любое управленческое решение оказывает существенное влияние на результативность процессов, при многогранности этого влияния сложно оценить сами показатели управленческого решения.

Построение иерархии целей производится последовательно, начиная с целей с определения ключевой цели, которая для большинства предприятий представляет собой рост прибыли, при этом роста прибыли можно добиться, работая только в двух направлениях: наращивать объемы производства, снижать издержки.

Наращивание объемов производства, связано исключительно с заказами клиентов, поэтому возможно только путем расширения клиентской базы и сохранения уже привлеченных клиентов. Привлечение клиентов строится на уровне удовлетворенности клиентов, связанном с качеством и своевременностью выполнения заказов, чего можно добиться, используя качественные технологии и материалы, а также квалифицированный персонал, работающий согласно оптимальному плану производства и доставки. Общая структура целей представлена на рисунок 9.

Рисунок 9. Общая иерархия выбранных целей

Подготовленные цели определяют набор показателей, привязанных к процессам и целям. Показатели характеризуют одновременно и процесс, который строится для стремления цели и сам уровень достижения цели.

В этом смысле цель определяет направление движения, которое кажется эффективным управленцу, а показатель характеризует плановое или реальное значение, оценивающее меру достижения цели. Так цель привлечение клиентов может определяться двумя показателями (рисунок 10):

• процент этапов внедрения системы «Электронный документооборот», выполненных в срок;
• число сотрудников, корректно использующих систему «Электронный документооборот».

Рисунок 10. Показатели цели «Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота»

В процессе использования сбалансированную систему показателей можно считать управленческой системой, направленной на решение широкого круга задач. Главная ценность оценок состоит в сравнении плановых и фактических показателей за отчетный период, построенная система показателей должна позволять проводить расчет показателя на базе данных отчетного периода. Показатель должен попадать в интервал между нижним и верхним уровнем оценки. Изменение показателя свыше этого уровня считается критичным, в не зависимости от того в каком направлении происходит улучшение показателя в сторону повышения степени достижимости или наоборот. Для каждого показателя выбирается свой отчетный период сравнения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы, целью которой является исследование применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов, были решены все поставленные задачи исследования. Выяснено, что определяя управление именно с точки зрения менеджмента можно говорить о следующих подходах: функциональном, проектном и процессном. В практической деятельности современное предприятие использует в методике управления комплексный подход, частью которого является и функциональный и проектный. Однако лидирующую роль на сегодня взял на себя именно процессный подход.

В настоящее время одной из самых актуальных принципов управления предприятием является процессная организация, так как она обладает многими достоинствами по сравнению с любой другой применяющейся системой ведения бизнеса. Среди всех достоинств можно выделить ее способность оценивать эффективность отдельных структурных элементов предприятия, а именно процессов. Проблема процессного подхода к высокой сложности перестройки всех процессов компании при проведении реинжиниринга и необходимости выбора приоритетных бизнес-процессов, определяющих основное направление развития.

Одним из популярных решений автоматизации управления бизнес-процессами на предприятии, в которых используются KPI, являются так называемые BPM-системы, то есть системы управления бизнес-процессами. Достоинством и новизной BPM-подхода является то, что назначение BPM-системы – поддержка полного цикла управления предприятием. Это означает, что существует тесная взаимосвязь между инструментами BPM, что благоприятствует обеспечению выполнения четырех основных этапов управления эффективностью бизнеса.