Файл: Применение проектных технологий в качестве инструмента развития бизнеса..pdf

Учитывая, что система «Битрикс24» имеет широкие возможности для управления процессом продаж за счет встроенной системы CRM (от англ. Customer Relationship Management - управление взаимоотношениями с клиентами) считаем целесообразным рекламному агентству использовать не только модуль проектного управления, но и CRM-систему. Система управления продажами обладает следующими функциями: удобная визуализация каждого этапа сделки, вся история и запланированные дела по сделке показываются в специальном блоке, возможность автоматизации рассылок клиентам, звонков, онлайн-чат на сайт предприятия (чат позволяет сразу распределять клиентов между сотрудниками), план продаж и отчеты, а также удобную воронку продаж. На рисунке 4 представлен проект раздела по управлению сделками рекламного агентства.

Рисунок 4. Проект раздела системы «Битрикс24»

по управлению сделками

Как видно из рисунка, система «Битрикс24» обеспечивает удобную визуализацию всех этапов сделки, по каждой сделки можно просмотреть ее детали. На основании данных о сделках система формирует воронку продаж, а также информацию об уровне выполнения плана на текущий период, что может быть полезным для руководителя рекламного агентства при планировании деятельности.

На основании имеющихся данных о стоимости использования «Битрикс24», а также о состоянии материально-технической базы рекламного агентства, был произведен расчет стоимости внедрения системы проектного управления «Битрикс24» в рекламном агентстве. Далее обратимся к таблице 10

Таблица 10

Информация о затратах на внедрение проектного управления в рекламном агентстве «Три Вершины»

В соответствии с таблицей общая стоимость затрат на внедрение проектного управления на предприятии составит 120 000 руб.

Использование современных методов проектного управления позволяет сократить сроки выполнения работ на 20-30%, а экономия средств может достигать 15-20% [31]. Таким образом, внедрение системы проектного управления может снизить отклонения сроков и бюджета заказов, а также повысить количество заказов, выполняемых за месяц. При умеренно- негативном сценарии, внедрение проектного управления может увеличить выручку на 1%. Далее рассмотрим мероприятия по изменению организационной структуры рекламного агентства «Три Вершины».

Мероприятие №2: изменение организационной структуры рекламного агентства «Три Вершины»

Действующая организационная структура, изображенная на рисунке 5, предполагает наличие отдела продаж, производственного отдела, группы дизайнеров, а также бухгалтера. В процессе согласования заказа участвует несколько отделов, которые взаимодействуют между собой через директора рекламного агентства.

Рисунок 5. Действующая организационная структура рекламного агентства «Три Вершины»

Учитывая масштабы деятельности рекламного агентства, а также предполагаемое внедрение системы проектного управления, считаем необходимым изменить действующую организационную структуру рекламного агентства, следующим образом. В целях эффективного распределения полномочий по выполнению заказа будут сформированы две проектные команды. Каждую проектную команду будет возглавлять менеджер проекта (ранее - менеджер отдела продаж и менеджер производственного отдела). Подчиняться каждому менеджеру проекта будут дизайнер, а также двое рабочих. Нести ответственность за реализацию проекта будет менеджер проекта.

Таким образом, весь процесс согласования макета рекламной конструкции, дизайна проекта будет замкнут внутри одной проектной команды. Директор рекламного агентства посредством системы проектного управления будет назначать ответственной за реализацию конкретного заказа одну из команд. Далее уже менеджер проекта, исходя из требований заказчика, распределяет сроки выполнения каждого конкретного этапа.

Оставшегося незадействованным в проектных командах менеджера по продажам, считаем необходимым подчинить напрямую директору рекламного агентства и возложить на него прежние обязанности по привлечению клиентов и организации маркетинговой стратегии. При этом, учитывая масштабы деятельности предприятия, считаем целесообразным возложить обязанности по привлечению клиентов также и на менеджеров проектов.

Таким образом, с одной стороны, мы получаем готовые проектные команды, с другой стороны, усиливаем блок привлечения клиентов. Во время начала внедрения системы проектного управления считаем необходимым провести обучение всех менеджеров на курсах повышения эффективности продаж, что может способствовать увеличению общего эффекта от внедрения системы проектного управления.

Таким образом, предприятие сможет одновременно обрабатывать больше заказов, выполнять больше звонков потенциальным клиентам; обмен информацией между руководителем и менеджерами будет более эффективным.

На рисунке 6 изображена организационная структура рекламного агентства после предлагаемых изменений.

Рисунок 6. Предлагаемая организационная структура рекламного агентства «Три вершины»

Автор О.А. Фоменко отмечает, что повышение квалификации работников позволяет повышать эффективность компании, а также способствует реализации потенциала работников [32]. Предположим, что вышеуказанное изменение организационной структуры, направленное на реализацию проектного подхода управления предприятием, а также обучение менеджеров на курсах повышения квалификации может способствовать увеличению выручки предприятия на 0,5%. Далее рассмотрим мероприятия по изменению маркетинговой стратегии рекламного агентства.

Мероприятие №3: изменение маркетинговой стратегии рекламного агентства «Три Вершины».

Полагаем, что на официальном сайте рекламного агентства отсутствует достаточное количество информации о выполненных заказах. В целях привлечения клиентов, считаем необходимым разместить на сайте больше фотографий выполненных заказов для формирования положительного имиджа рекламного агентства.

Также необходимо внедрить форму обратного звонка, т.к. она позволит менеджеру по продажам оперативно связаться с клиентом и предоставить дополнительную информацию. Следующим шагом может стать введение формы предварительного заказа, в которой клиент может выбрать необходимый вид продукции, основные параметры материалов и также оперативно получить обратный звонок от менеджера.

Аккаунт рекламного агентства в социальной сети следует сделать более активным, путем размещения не только фотографий выполненных заказов, но и поздравлений клиентов и пользователей с праздниками, новостей из мира рекламы, интересных фактов зарубежного рынка рекламы, а также полезных советов по организации рекламной компании.

Такие сообщения повысят узнаваемость рекламного агентства, а также положительно отразятся на имидже предприятия в целом. Помимо вышеизложенных мероприятий по продвижению рекламного агентства в сети Интернет, также следует добавить ежемесячный мониторинг сайтов основных конкурентов в городе. Эту обязанность можно возложить на менеджера по привлечению. Анализ сайтов конкурентов позволит своевременно реагировать на изменения конкурентной среды, а также даст возможность использования опыта более сильных конкурентов.

Анализ статистики посещаемости сайта рекламного агентства позволяет сделать вывод, что за день на сайт рекламного агентства заходит порядка 40 посетителей. Однако дальнейший контакт посредством электронной почты либо телефонного звонка, устанавливает лишь 1 потенциальный клиент. Таким образом, лишь 0,8% потенциальных посетителей выражают заинтересованность услугами рекламного агентства.

Полагаем, что улучшение содержимого сайта, активное размещение сообщений в социальных сетях может потенциально увеличить количество посетителей, что может привести к росту выручки в пределах 0,5%. Мероприятие по изменению маркетинговой стратегии рекламного агентства не требует финансовых вложений, имеющийся в штате рекламного агентства дизайнер обладает достаточными навыками для изменения содержимого сайта.

Следует отметить, что все вышеизложенные мероприятия опираются на внедрение системы проектного управления. Именно эффективное использование данной системы, ее слияние с официальным сайтом, аккумулирование информации обо всех заказах рекламного агентства, предоставление достаточного объема аналитических данных руководителю, изменение рекламной стратегии могут позволить значительно повысить эффективность работы рекламного предприятия "Три Вершины".

3.2 Расчет экономической эффективности предложенных проектов

В целях оценки экономической эффективности предложенных мероприятий, была проведена оценка необходимых затрат на их внедрение. Затраты на мероприятия отражают сумму затрат на внедрение системы проектного управления «Битрикс24» (120 тыс. руб.), а также стоимость онлайн- курсов по повышению квалификации для трех менеджеров (45 тыс. руб.), что составляет в сумме 165 тыс. руб. Планируемый прирост выручки при внедрении предложенных мероприятий может составить 2% (согласно выдвинутой гипотезе, внедрение системы проектного управления может увеличить годовую выручку на 1%, а изменение организационной структуры и изменение маркетинговой стратегии приведут к совокупному увеличению выручки еще на 1%).

При этом при расчете прогнозных показателей был заложен рост себестоимости продаж на 4% в размере 40 тыс. руб., что соответствует такой же динамике данного показателя в 2019 году по отношению к 2018 году. В целях оценки эффективности предложенных мероприятий воспользуемся исходными данными предприятия за 2019 год, изложенными в таблице 11.

Таблица 11

Данные для расчета эффективности мероприятий, связанных с внедрением проектного управления

Используя исходные данные, проведем расчет показателей экономической эффективности с помощью таблицы 12.

Таблица 12

Расчет эффективности мероприятий, связанных с внедрением проектного управления

В соответствии с таблицей , использование предложенных мероприятий по внедрению проектного управления в рекламном агентстве «Три вершины» следует признать экономически целесообразным по следующим причинам. Ожидаемое увеличение выручки от продажи на 2% приведет к росту чистой прибыли на 67,4 тыс. руб. или на 6,95%. При этом производительность труда увеличится на 1,93%. Исходя из суммы затрат на внедрение проектного управления и значения прироста чистой прибыли были также рассчитаны показатели рентабельности и срока окупаемости. Простой срок окупаемости предложенных мероприятий составит 2 года 6 месяцев.

Заключение

В настоящее время проектное управление является одним из мощных инструментов решения задач, поставленных перед предприятием. Широкие возможности систем проектного управления и их доступность позволяют практически любому предприятию использовать необходимый функционал проектного управления. При этом стоит отметить, что внедрение проектного управления требует системного подхода. Необходимо не только приобрести и установить необходимое программное обеспечение, провести обучение персонала, но и, как правило, изменить структуру управления предприятием. Объектом изучения настоящей работы было выбрано малое предприятие сферы услуг - рекламное агентство «Три Вершины». Проведенный анализ показал, что проектное управление может внедряться и на малых предприятиях, однако требует определенных усилий со стороны руководителя и персонала.