Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения.pdf

Введение

Актуальность. Оптимальное информационное обеспечение управления – это важный ресурс влияния на систему низкозатратного, устойчивого производства продукции и услуг, повышения их качества. Оно не только служит залогом успеха и конкурентоспособности предприятия, но и является средством выживания в условиях жесткой конкуренции. В то же время нерешенность ряда проблем в области формирования и результативного использования информационного ресурса в сфере принятия управленческих решений указывает на настоятельную необходимость их научного осмысления с целью выработки системы эффективных мер по развитию информационного обеспечения управления в целях их устойчивого развития.

Цель работы - исследование вопросов обеспечения организации необходимой и достаточной информацией для принятия эффективных управленческих решений.

Задачи курсовой работы:

• исследовать роль информации в процессе разработки, принятия и реализации управленческих решений;
• провести анализ информационного обеспечения управленческих решений ООО «МЕДИКОР»;
• разработать рекомендации, направленные на повышение эффективности информационного обеспечения процесса разработки и реализации управленческих решений.

Объектом исследования является ООО «МЕДИКОР», оказывающее медицинские услуги.

Предметом исследования является информационное обеспечение процесса разработки и принятия управленческих решений.

Научно-методической основой работы явились литературные источники по вопросам принятия управленческих решений, менеджмента.

Глава 1.Теоретические основы информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений

1.1. Управление как информационный процесс

Любого типа упорядоченность возникает в результате какого-то воздействия окружающей среды на систему. Система, приспосабливаясь к изменяющимся условиям, накапливает полезную для себя информацию, повышает уровень своей организации. По существу, вся содержащаяся в системе структурная информация вводится окружающей средой, и ее изменение обусловлено в основном длительным влиянием среды^[1]. Таким образом, структуру можно рассматривать как связанную, внутреннюю информацию, которая возникает во втором контуре управления в результате циркуляции оперативной информации^[2].

Основным объектом, основной категорией процесса управления является информация^[3]. Сущность информации описывается в рамках двух концепций - атрибутивной и функциональной и содержится в ответе на вопрос о наличии информации в неживой природе. Первая концепция рассматривает информацию как атрибут, присущий всем уровням материи, в то время как вторая концепция связывает информацию только с самоуправляемыми и самоорганизующимися системами.

Информационный процесс - это реализация определенного информационного взаимодействия. Взаимодействие – фундаментальная категория, отражающая процессы воздействия различных объектов друг на друга.

Основными особенностями информационного взаимодействия являются следующие: информация выступает в качестве объекта; взаимодействие осуществляется с помощью очень слабых сигналов; операции осуществляются со смыслами, образами, эмоциями; наличие памяти, интеллекта у взаимодействующих объектов.

Информационное взаимодействие – это взаимодействие объектов, приводящее к изменению знаний хотя бы одного из них^[4]. Для описания этого взаимодействия рассматриваются шесть уровней представления и обработки информации: физический; сигнальный; лингвистический; семантический; коллективного поведения; воспроизводства и эволюции^[5].

Информационные технологии - это последовательность действий по преобразованию информационных ресурсов в информационные продукты. Различают инфраструктурные технологии, технологии работы с данными, технологии совместной работы, технологии бизнес-приложений, интернет-технологии и другие^[6].

Информационные технологии реализуются в информационных системах, которые можно описать функциональной структурой и с помощью информационного, технического, алгоритмического, программного, организационного обеспечений^[7].

Информационное взаимодействие между системами осуществляется посредством символов, знаков или звуков. С их помощью одна система воздействует на другую^[8].

1.2.Информационные технологии управленческих решений

Рассматривая пути становления и развития технологий управления, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, поэтому история управления тесно связана с историей становления информационных технологий. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода, вывода выступали только его язык и слух. Первая информационная революция наступила после изобретения письменности и книгопечатания, которые создали принципиально новые информационные технологии накопления информации, усиливающие память человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации является бумага, то такие информационные технологии называют бумажными технологиями^[9]. Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы обработки информации традиционно возлагались на человеческий мозг^[10].

Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ. Сначала ЭВМ использовалась для проведения отдельных расчетов, а затем – для автоматизации отдельных информационных процессов. К первым примерам таких систем относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских и бухгалтерских операций, резервирования авиабилетов. Решающим в таких системах было то, что все они использовали автоматизированные информационные банки. Информация в этих банках постоянно накапливалась и обновлялась в реальном масштабе времени^[11]. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационных банков - первый шаг на пути внедрения безбумажных информационных технологий^[12].

Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией с удаленными ЭВМ^[13]. Необходимость такого пути продиктована бурным развитием научно-технического прогресса, который существенно усложняет процессы управления, как экономикой страны, так и отдельным предприятием, и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных, как правило, на бумажной технологии. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в потоках информации, обусловленных низкой пропускной способностью человеческого мозга^[14].

Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии.

Дальнейшее развитие информационных технологий позволяет переместить акцент с автоматизации функций контроля и учета на автоматизацию других функций управления. Сначала появляются, так называемые, информационные системы управления, которые автоматизируют операции по составлению управленческих отчетов^[15]. Затем появляются и системы поддержки принятия решений, которые облегчают решение слабо структурированных задач.

Развитие информационных систем, используемых для автоматизации процессов разработки управленческих решений, идет по пути моделирования процессов человеческого мышления, который получил название искусственный интеллект^[16]. Важнейшим приложением искусственного интеллекта стали экспертные системы, представляющие собой новый класс компьютерных информационных систем, основанных на обработке знаний. К современным информационным технологиям, которые получили широкое распространение, также относятся технологии, предназначенные для улучшения коммуникационных возможностей персонала организации в общении между собой. Эти технологии предназначены для замены традиционных бумажных технологий ведения документооборота на современные - электронные. Так как современные информационные технологии реализуются в системах автоматизации офиса, то последние еще называют электронный офис^[17].

Технологию процесса управления представим в виде совокупности четырех основных функций: планирование, учет, анализ и регулирование (рис. 1).

Планирование – процесс принятия решения, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе «Анализ»^[18].

Учет – процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам.

Рисунок 1 - Структура процесса принятия решения^[19]

Анализ – процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых ЛПР на фазе «Планирование», с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны^[20].

1.3. Системы поддержки принятия решений

Система поддержки принятия решений представляет собой индивидуальную компьютеризированную информационную систему поддержки и оказания помощи тому лицу, которое принимает управляющие решения на линейном, штабном или руководящем уровне, и располагается непосредственно на его рабочем месте^[21]. Одной из характерных особенностей систем СППР является то, что эти системы решают частные задачи, то есть, реализуют частные функции и являются частью стадий процесса принятия управленческого решения. В этом смысле может сосуществовать много различных СППР, построенных на различных базах, например, для различных стадий процесса принятия решения по какой-либо задаче; задач в рамках какой-либо функции; задач подразделения в составе структуры предприятия^[22]. В такой ситуации оказывается необходимой интеграция СППР различных уровней (или, по меньшей мере, обеспечение коммуникации между ними)^[23].

Executive Support System - исполнительная система поддержки, которая поддерживает и оказывает помощь на различных стадиях или для различных функций на одном рабочем месте. Именно этот класс систем представляет собой истинную цель построения такого инструмента компьютеризированной поддержки и оказания помощи при принятии управленческих решений, для которого системы представления и системы СППР являются лишь «строительными блоками», используемыми для ее возведения. В свою очередь, система ESS представляет собой компоненты для системы Management Support System - система поддержки административно-управленческого персонала или On-Line Analytical Processing. Такая система должна, как минимум, интегрировать широкоформатную таблицу, пакет статистического анализа, презентационную графику и мощный интерфейс к реляционным СУБД, поддерживающий обмены со многими файлами. Иногда в состав OLAP включают географическую информационную систему. С другой стороны, компьютерная система поддержки принятия решений должна не только облегчить выбор оптимального решения, но и способствовать его реализации^[24].

Современная система поддержки принятия решений крупной компании или государственного ведомства включает в себя следующие основные службы: связи; обеспечения надежности; аналитическая; презентации; обеспечения решений и другие^[25].

Служба обеспечения решений поддерживает два вида: волевые и согласительные решения. Под «волевыми» обычно понимаются решения, принимаемые высшими должностными лицами в соответствии с их полномочиями самостоятельно. Они руководят своими подразделениями или фирмами, используя отдельный компьютер (обычно мобильный) или комплекс оборудования ситуационной комнаты^[26]. Хотя считается, что решение принимается индивидуально, его выработке практически всегда предшествует интенсивный процесс совещаний с другими руководителями и ведущими экспертами-аналитиками. Для этого необходимы средства для коллективной работы над документами и таблицами, а также оборудование и программное обеспечение телеконференций. Иногда бывает сложно обеспечить режим передачи видеоинформации на мобильный компьютер. Лица, принимающие решения, имеют право выхода на службу связи для выдачи и контроля распоряжений^[27].

Согласительные решения - это решения, вырабатываемые путем голосования или переговоров (решения совета директоров, собрания акционеров, парламента, группы приглашенных экспертов). С одной стороны, лица, принимающие согласительное решение, являются потребителями аналитической и презентационной информации. С другой стороны, компетентное принятие решений невозможно без специальной информационной поддержки. Дело в том, что полезность демократического голосования при наличии нескольких групп с прямо противоположными интересами весьма ограничена. Стремление отстоять свою позицию ведет часто к радикализации и отстаиванию из тактических соображений мало реалистичных подходов к основным и второстепенным вопросам. Для этого явления имеется хорошо развитая математическая теория, составляющая раздел теории игр^[28]. Чтобы затруднить для сторон, стремящихся к согласию, отход от ранее декларированных реалистичных приоритетов, используется ряд методик выработки оптимального и справедливого решения^[29].

Системы поддержки согласительных решений состоят обычно из средств декомпозиции проблемы, сравнения альтернатив, протоколирования переговоров и оценки результатов. Вся эта процедура заменяет в ответственных случаях обычное голосование.