Файл: Event-менеджмент (Еvent –менеджмент. Сущностная характеристика).pdf

Введение

Первыми в истории человечества мероприятиями, вероятно, следует признать древние общественные и религиозные ритуалы: посвящение в воины, выборы вождя, празднование удачной охоты, жертвоприношения... Значит, первыми организаторами мероприятий стали шаманы — те, кто знал и создавал ритуалы.

Со временем мероприятия становились все изысканнее и сложнее. Появились общегородские и государственные праздники, стали проводиться коронации, масштабные религиозные действа, охватывающие целые континенты, и т. д.

Жизнь простых людей тоже не обходится без мероприятий: мы празднуем дни рождения и свадьбы, справляем годовщины и юбилеи [10,c.23].

Мероприятие — это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-то определенных общих целей.

Цель курсовой работы- рассмотреть особенности организации Еvent-мероприятий.

В качестве объекта исследования выбрано еvent-мероприятие.

Предметом исследования является процессы разработки и организации еvent-мероприятий.

Задачи курсовой работы:

1. определить предмет и границы исследования,
2. рассмотреть особенности организации и проведения еvent-мероприятий,
3. разработать собственное еvent-мероприятие.

Логика раскрытия темы обусловила следующую структуру дипломной работы: введения, двух глав, приложения, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Еvent –менеджмент. Сущностная характеристика

1.1 Понятие мероприятия

Современное общество характеризуется двумя основополагающими аспектами: массовое производство и массовое потребление. Соответственно, для обеспечения массового потребления своей продукции, многие производители прибегают к помощи массовой рекламы, дающей низкую стоимость контакта с потенциальной аудиторией. Но так делают абсолютно все, и потребитель перестает слышать подобные сообщения в виду бесконечных размеров того информационного потока, в который превращаются все рекламные посылы, транслируемые в прессе, радио и телевидении. И ваше рекламное сообщение, запущенное в массовой информационной среде рискует быть вовсе незамеченным при высоких бюджетах, использованных для его создания и размещения [10,c.23].

---

Новая маркетинговая стратегия, основополагающей составляющей которой является клиентоориентирование, это способ сближения с целевой аудиторией по средством праздничного мероприятия, когда уже известные больше не работают и изобилуют идентичными предложениями.

Мероприятие — это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-то определенных общих целей [10,c.23].

Компании и люди могут решать свои задачи различными путями. Один из этих путей — проведение мероприятий. Собирая людей в одно время в одном месте, т.е. проводя мероприятия, организаторы (например, компании) оказываются в уникальной ситуации — они получают возможность для прямого и личного взаимодействия с целевой аудиторией, аудиторией мероприятия. И эту уникальную ситуацию нужно использовать грамотно.

С английского языка слово event переводится как событие, мероприятие. Отсюда и значение словосочетания event маркетинг можно рассматривать как «событийный маркетинг».

Но ведь событие это только результат действия, а смысл – преподнести потребителю ваши товары и услуги, как подарок. Отсюда пошло понятие «Подарочный маркетинг», оно гораздо более полно передает весь глубокий смысл этой маркетингово-социальной науки.

Это тот инструмент, который позволяет превратить рекламу в бесплатный подарок, захватить требовательную и пресыщенную аудиторию врасплох, когда они совершенно не готовы к обороне. Все больше и больше компаний, использующих среди своих коммуникаций способ донесения рекламных сообщений через мероприятия, полагают, что event маркетинг – это наиболее эффективный инструмент именно прямой коммуникации с потребителями, бизнес партнерами, а зачастую и сотрудниками компании. Ведь никогда не стоит забывать, что ваши сотрудники, особенно когда их несколько тысяч, такие же потребители как и все [10,c.30].

Еvent-менеджер — это организатор, тот, кто объединяет разных людей, решает множество задач и в результате… получается незабываемое переживание для участников и для себя самого

Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи.

Это разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.

Цели — то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление.

---

Например, целью может быть [10,c.34]:

• сформировать пул лояльных партнеров;
• улучшить навыки презентаций у команды продаж;
• заявить о новом продукте компании как инновационном прорыве.

Задачи — конкретные, измеряемые достижения мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий.

Формирование целей и задач мероприятия является ключевым моментом для начала работы. Это совершенно обязательный этап. Во всей литературе, посвященной организации мероприятий, он проходит красной нитью. Пропустив его, можно потерять смысл и направление всей остальной работы.

1.2 Сущностная характеристика Event-мероприятия

Event означает превращение мероприятия посредством вспомогательных эффектов в нечто совершенно исключительное с точки зрения посетителей.

В сфере внимания event-менеджмента, или управления событиями, лежат вопросы, касающиеся того, что именно отличает подлинное событие и как таким событием управлять, как его планировать и последовательно осуществлять. В основу успеха должно быть положено тщательное планирование и безупречная организация каждого мероприятия: здесь необходимо действовать систематически и избегать распространенных ошибок. Исключительность события приносит и дополнительную выгоду, которая проявляется по прошествии времени, когда становится ясно, что возможные сбои и неудачи удалось предупредить, и подтверждается оправданность мероприятия [1,c.6].

Понятию event свойственны следующие устойчивые характеристики:

• это мероприятие, воспринимаемое как исключительное событие;
• оно является исключительным событием с точки зрения посетителей;
• позитивное восприятие побуждает посетителей к активности;
• залог успеха — тщательная организация и спланированная
  инсценировка.

По сравнению с другими задачами аналогичного порядка для мероприятий типичны следующие особенности [1,c.20]:

• результат усилий есть само мероприятие, и его нельзя ни отсрочить, ни поправить («прошло так прошло»);
• результат уникален («такое случается лишь раз и уже никогда
  не повторится»), успех зависит от субъективного восприятия
  посетителей («представьте себе: это исключительное событие, а никто его не замечает»);
• результат невозможно сохранить неизменным или запасти впрок; он полностью обесценивается, если участников слишком мало («представьте себе: это исключительное событие, а никто сюда не идет»);
• по сравнению с результатом подготовка гораздо масштабнее как по затратам времени, так и по затратам средств («стартовый выстрел мощнее, чем сам забег»)

---

Event-мероприятия, приобретают в настоящее время все большую актуальность как коммерчески значимые явления, как средство предпринимательской коммуникации и активизации целевых групп.

Они ориентированы на эмоциональное восприятие клиентов и неповторимы по сути, единственны в своем роде; они рискованны и требуют высокой степени ответственности.

Диапазон event-менеджмента широк и включает действия от постановки цели и увязывания ее с бизнес-стратегией до оперативного планирования и проведения мероприятий в заранее определенных пространственно-временных рамках. При этом важно, что в центр внимания event -менеджмента поставлен клиент. Это требует гораздо большей сосредоточенности на работе с индивидуальными решениями, субъективным восприятием и психологическими эффектами, нежели на экономике и организации производства и технических приемах.

В управлении мероприятиями особенно значимы следующие моменты:

• с точки зрения менеджмента проекта итогом проекта является собственно мероприятие; его сроки четко определены, а внести изменения в результат уже невозможно. Основные предусмотренные проектом расходы относятся к планированию и подготовке;
• в общем и целом множество людей оказываются связанными между собой. Поэтому логистика играет здесь большую роль, чем в других проектах;
• мероприятие жизнеспособно благодаря тому, что его посещают. Своевременное объявление о его проведении, маркетинг, реклама и PR имеют в конечном итоге решающее значение для достижения успеха;
• с высокой степенью риска следует уделять большое внимание управлению рисками и обеспечению надежности. Подготовительный процесс должен планомерно охватывать различные сферы деятельности (логистика, обучение, монтаж и демонтаж оборудования).

Вне зависимости от того, задействовано в событии сто или сто тысяч участников, с момента определения сроков и до утверждения проекта на плечи организатора мероприятия ложится огромный объем работы по планированию и подготовке. Организатору приходится иметь дело не только с посетителями, но и с поставщиками и финансовыми структурами. Перед громадой стоящих перед ним задач ответственный за мероприятие должен уметь действовать быстро и эффективно и к тому же обладать достаточным кругозором и ясным умом.

Исключительный характер мероприятия отражают также следую­щие аспекты [1,c.26]:

• оно дорого как память; запоминается как нечто исключительно позитивное;
• оно неповторимо, уникально (никакой рутины!)
• оно побуждает участников к активности, предоставляя им дополнительные выгоды и эффекты
• оно грамотно спланировано, определенным образом оформлено, организовано и инсценировано;
• оно отличается многообразием ярких событий, взаимодействий и восприятий;
• в нем прослеживается зависимость между впечатлениями и символами;
• с точки зрения участников это event.

---

Таким образом, event -менеджмент должен стремиться к позитивной и одобрительной реакции клиентов. Такая реакция может быть вызвана путем побуждения клиентов к активности и сплоченности, а также применения соответствующей символики, благодаря чему реальные достижения в сознании участников связываются с позитивно усвоенными понятиями.

Кроме того, приемы менеджмента помогают избегать рисков и предупреждать негативные воздействия. Когда концерт под открытым небом либо футбольный матч отменяются по причине дождя и зрители или болельщики вынуждены мокнуть под ливнем в бесконечном ожидании транспорта, — налицо, конечно же, событие неординарное, однако отнюдь не event.

Event не происходит сам по себе, его далеко не так просто устроить. Он планируется целенаправленно, чтобы служить определенной надобности. Перед ним могут стоять следующие цели:

• непосредственный эффект (поступления от реализации приуроченной к event продукции, в особенности от продажи входных билетов и товаров);
• воздействие на конкретных людей (средства информирования, образование, политика, продажи);
• обеспечение всесторонней осведомленности об объекте (место, здание, помещение). Привлечение внимания людей к мероприятию или объекту. Сюда же относится и поездка на место события;
• инициирование проекта, привлечение участников, спонсоров, общественности и обозревателей, их мотивирование;
• перенесение позитивного атрибута event на объект.

Это может быть отдельная личность или институт, продукт или бренд, концепция или программа либо абстрактное понятие. Позитивность может проявляться в формировании имиджа или в наращивании притягательной силы, обретении ценности символики, снискании доверия и установлении близких отношений.

Первоочередные цели, в свою очередь, обусловливают второстепенные цели, меры и критерии. Типичными целями второго плана являются: обеспечение высокой численности участников, достижение высокой активности посетителей, широкое освещение средствами массовой информации.

Широкий спектр мероприятий можно классифицировать по таким критериям, как вид (характер, способ проведения), масштабы и цель. Мероприятия, к примеру, могут представлять собой:

• турне, информационные мероприятия и презентации, выступления со сцены;
• дни открытых дверей, экскурсии, осмотры (музеев и т. п.);
• ярмарки, выставки; мероприятия, связанные с продажами;
• семинары, конференции, симпозиумы, выступления с докладами;
• собрания, заседания;
• праздники, юбилеи, торжества; музыкальные, спортивные праздники; дни города;
• досуговые и спортивные мероприятия;
• коллективные поездки с познавательной целью

---