Файл: Процесс построения модели управленческого решения (Задачи и функции проектного офиса).pdf

снижение трудоемкости ДОУ и координации проектной практики.

Учесть экономический параметр эффективности от внедрения проектных офисов позволяет альтернативный показатель экономической эффективности – ROI. Рассмотрим пример создания офиса управления проектами компании среднего уровня. В компании, имеющей 6 филиалов в одном из городов-миллионников России, ежегодно выполняется до 60 проектов, из которых более 30 относятся к проектам внедрения новых высокотехнологичных услуг.

Выше приведен пример расчета показателя ROI, который условно вычленяется из общего значения рентабельности инвестиций, выполняемых компанией в связи с вводом в действие проектного офиса. В нашем примере видно, что анализ проводился на протяжении трех лет с момента организации РМО. Практика показывает, что внедрение эффективного офиса проектов занимает период от полугода до 2-х лет. Списком приведены найденные в ходе анализа измеряемые эффекты, они активно стали проявляться на второй расчетный период, но уже на первом году удалось резко сократить число проектов, не соответствующих стратегии. В целом же мы видим, что почти на 9% показатель ROI улучшился благодаря организационным изменениям в проектном управлении.

Глава 3:

Решение - детальный разбор

Стадия I - закладка фундамента

На этой стадии вы устанавливаете границы Проектного Офиса и определяете актуальные задачи и долгосрочные цели. Как правило, вы начинаете с оценки своих текущих возможностей, целей и задач. Определение степени зрелости вашей компании в управлении проектами показывает место управления проектами в компании и помогает в планировании будущих задач и действий. Проводится несколько собраний основных участников проектов и предметных экспертов для выявления текущих возможностей, трудностей, вопросов и задач. На основе данных обсуждений создается обзорный отчет, охватывающий текущее состояние и видение будущего, а так же план усовершенствований с рекомендуемыми краткосрочными мероприятиями и долговременными решениями.

После разработки общего плана усовершенствования вы определяете функции и штатную структуру Проектного Офиса, определяете категории участников проектов (включая ключевых руководителей, программы внутреннего обучения и пилотные проекты) и подготавливаете стратегию взаимодействия. Эта стадия заканчивается, когда Проектный Офис получает сигнал для перехода к финансированию, и набран необходимый персонал.

Стадия II - Запуск краткосрочных процессов.

На этой стадии вы начинаете работу Проектного Офиса, организуете выполнение краткосрочных мероприятий и запускаете поддержку проектов. Запуск Проектного Офиса включает подбор персонала для решения ближайших задач, организацию взаимодействия и информирование организации о Проектном Офисе и его обязанностях.

Два действия должны продемонстрировать немедленную отдачу от Проектного Офиса в вашей компании: краткосрочные мероприятия и поддержка проектов. Краткосрочные мероприятия - это решения актуальных задач и вопросов, возникших у основных участников. Они могут быть выполнены достаточно быстро, и в то же время они касаются ключевых проблем организации. Это могут быть:

• Инвентаризация ваших проектов (разработка новых продуктов, информационные технологии, расширение бизнеса и т.п.)
• Внедрение методологии управления проектами
• Отчетные доклады и подсчеты
• Обзоры проектов
• Поддержка новых проектов и проектов в кризисном состоянии
• Заседания по проектному планированию и контролю
• Определение и запуск одного или нескольких пилотных проектов
• Шаблоны

Одновременно с такими краткосрочными инициативами должно также осуществляться курирование проектов. Курирование проектов - это прекрасный способ принести реальную пользу проектам, находящимся на начальной стадии или нуждающимся в поддержке, не дожидаясь создания формальной программы обучения или развертывания процессов. Стадия II заканчивается, когда все краткосрочные инициативы и мероприятия запущены, и команда готова полностью посвятить себя долговременным решениям, начатым на Стадии I.

Стадия III - Развертывание долговременных решений

Организация получает все возрастающие выгоды по мере того, как она совершенствует свои способности в управлении проектами. Основной целью Стадии III является улучшение и ускорение процессов, обучение персонала и организация стабильной системы поддержки, необходимой для успешного управления проектами. На этой стадии мы развиваем долговременные решения, продолжаем действия по руководству проектами, как правило, проводим дополнительные пилотные тесты и постепенно разворачиваем полноценную работу Проектного Офиса. Примеры ключевых факторов успеха включают:

• Настройка методологии/процессов и продолжающееся развитие
• Разработка программ обучения
• Разработка детализированных отчетов/системы показателей
• Управление ресурсами
• Внедрение инструментария
• Возможности карьерного роста и программы сертификации для менеджеров проектов
• Управление портфелями проектов
• Организационные изменения и планирование развития.

Все вышеперечисленное требует времени на разработку, и развертывание должно быть проведено по возрастающей, начиная с пилотных тестов по выбранным проектам. План оценки и развития, созданный на I Стадии намечает общие долговременные цели и задачи для Проектного Офиса, и на этой стадии разрабатываются, тестируются и распространяются методы, стандарты, программы обучения и поддержки для достижения общих целей.

Шаг IV - Поддержка и совершенствование

На этой стадии Проектный Офис функционирует и поддерживает организацию. Он выполняет повседневные задачи, совершенствует управление проектами и увеличивает степень участия Проектного Офиса, где это необходимо. Обучение и другие процессы продолжают вестись под управлением Проектного Офиса. Ключевые участники проектов обеспечивают ответную реакцию на действия Проектного Офиса, и процесс постоянно совершенствуется.

Что работает

Мы определили основные действия, которые работают или не работают при внедрении Проектного Офиса. Обычно, если помнить о них, ваше внедрение будет успешным.

Что работает - Пятерка лидеров

• Стремитесь к простоте
• Нацельтесь на получение реальных выгод
• Планируйте
• Заручитесь поддержкой руководителей
• Взаимодействуйте

Нацельтесь на получение реальных выгод

Определите самые неотложные проблемы компании и приведите их в порядок. Выберите те, что не терпят отлагательств и сконцентрируйтесь на них. Поговорите с ключевыми участниками проектов на всех уровнях организации. Попытайтесь решить по одной важной проблеме на каждом уровне. Иногда, быстрое решение - это только промежуточная мера, которая может быть малоэффективной (например, рукописный отчет), но этот отчет должен давать информацию и понимание процесса с достаточной степенью уверенности. Что бы вы делали, свяжите задачи Проектного Офиса с задачами организации и объясните, как Офис и практики управления проектами помогают выполнению задач организации.

Планируйте

Хотя это болезненный и с виду не всегда продуктивный процесс, найдите время и разработайте план действий. Четкий план поможет вам определить ожидаемые результаты и облегчит взаимодействие. Расставьте цели по этапам, чтобы был виден прогресс и результаты. Определите специфические краткосрочные и долговременные решения и объясните, как, в некоторых случаях, промежуточное решение подготовит почву для долгосрочной задачи (например, рукописный отчет). Убедитесь, что вы отвели достаточно времени на проведение пилотных тестов и обучение персонала перед тем, как вводить новые процессы и инструменты.

Заручитесь поддержкой руководителей.

Не важно, чем вы занимаетесь, без поддержки руководства вы проиграете. Убедитесь, что вы понимаете, кто проявляет интерес к вашей деятельности, кого она коснется больше всех, и кто принимает решения. Подключите их к процессу с самого начала. Выясните, чего они хотят, их ожидания и цели. Определите их заботы и работайте в этом направлении. Не забывайте планировать, придерживаться простоты и ориентироваться на реальные выгоды. Разберите их проблемы на различных уровнях. Выясните, кто из них "капитан команды поддержки" и постарайтесь, чтобы вас поддерживали как можно активней. Создайте команду управления проектом и запланируйте собрания, по оценке состояния проекта.

Взаимодействуйте

Даже если у вас есть отличная идея, не надейтесь, что её примут и введут в практику, если вы долго держали ее при себе, чтобы удивить всех в последний момент. Люди не любят сюрпризы (по крайней мере, не такие). Объясните, что вы делаете и, что более важно, почему. Пусть все узнают, как Проектный Офис и новые бизнес практики помогут им. Пусть разговоры об этом идут по всему предприятию. Повторяйте свои идеи снова и снова, адаптируя их к разным уровням организации. Сообщайте о своих целях и успехах по разным каналам: через управляющий комитет проект, собрания по оценке состояния проекта, бизнес ленчи, электронную почту и официальные сообщения. Не молчите.

Опыт из жизни - Руководство сфокусировано на реальную отдачу

Финансовая компания решила внедрить методологию управления проектами в свой отдел информационных технологий.

План внедрения был нацелен на три основных области деятельности проектного офиса:

1) внедрение стандартизованных процессов и методологии управления проектами,

2) разработку и внедрение инструментов управления проектами,

3) обучение сотрудников, которых затронет деятельность по управлению проектами.

Были организованы регулярные собрания для обсуждения разработок и ожидаемых результатов с менеджерами проектов и планировщиками. Был разработан и введен стандартный подход к управлению проектами, все проектные команды прошли обучение по его применению. Были выпущены проектные брошюры, содержащие десятку важнейших проектов: их результаты, контрольные события, показатели качества. Все проектные команды получили премии за результаты, достигнутые по задачам десяти важнейших проектов. Директора и Вице-Президенты постоянно участвовали в контроле проектов и проводили собрания для обсуждения пользы от инициативы руководителя подразделения. Фактические улучшения: Планирование было достаточным для всех участников, чтобы понять ожидаемые результаты проекта. Большинство из десятки важнейших проектов были закончены вовремя и удовлетворили или превысили ожидаемые показатели качества. Был получен опыт для улучшения качества будущих проектов. Полученные уроки: Поддержка руководства была необходима на первых стадиях внедрения проектного офиса из-за острой нехватки внутренней компетенции в управлении проектами. Работа в области методологии была начата и трижды переориентировалась, потому что очень важно внедрить эффективную методологию и включить эту специализированную методологию в процесс обучения.

Опыт из жизни - Общий Офис и сокращения времени вывода продуктов на рынок

Организация, занимающаяся разработкой новых продуктов, хотела снизить время вывода на рынок новых продуктов. Проектный Офис принял решение изменить свои практики управления проектами, чтобы сократить это время. Были введены: программа курирования, планирование и оценка проектов, отслеживание и контроль проектов, а также дополнительные способы проектной координации и взаимодействия. Проектный Офис обеспечил, чтобы методология управления проектами была разработана и применялась. Организация начала планировать и оказывать влияние на основные котрольные события. Стали проводиться регулярные собрания для решения возникающих вопросов. Проектный Офис организовал всестороннее планирование объемов имеющихся ресурсов, а также установил приоритеты проектов, что привело к улучшению планирования требуемых ресурсов. Внимание и нацеленность на управление проектамизаставили команды проектов уделять больше внимания деталям и проявлять большую дисциплину в отношении сроков сдачи. Конечным результатом было сокращение на два месяца цикла вывода на рынок отдельных товаров, что увеличило доход на десятки миллионов.

Полученные уроки: 1) Обязательно необходимо принятие проектной методологии на уровне подразделений. У тех подразделений, которые принимают методологию, время вывода на рынок улучшается, остальные же, кто не захотел участвовать, расслабляются, и их результаты только ухудшаются. 2) Выполняйте небольшие последовательные шаги и постоянно демонстрируйте результат ( стремитесь к простоте и нацельтесь на реальную отдачу). 3) Найдите поддержку на самом высоком уровне организации.

Что не работает

Наряду с действиями, которые способствуют внедрению Проектного Офиса, есть и такие, которые этому мешают. Избегайте их. Как минимум, понимайте, что происходит, и старайтесь изменить свои действия и подход.

Что не работает - Пятерка лидеров

• Делайте все сразу
• Тяните время
• Забудьте об основных участниках
• Требуйте, прежде чем предоставить
• Работайте в вакууме

Делайте все сразу

Во внедрении Проектного Офиса есть три основных фактора: люди, процесс и инструменты. Очевидно, что одновременное изменение всех трех - очень сложная задача, так что постарайтесь этого избежать. Измените инструментарий, но сохраните прежний процесс, или измените процесс, но используйте старый инструментарий. Поэтапный подход делает это выполнимым. Не пытайтесь сделать все сразу: вы можете не справиться, и люди будут поставлены в тупик.