Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара».pdf

Выходами (OUTPUT) информационной системы являются информация или материалы, производящиеся работой, в исследуемой системе выходы являются необходимыми документами, к которым относятся: информация о товарах, договор на покупку, закрывающие документы, различные отчеты.

Управление (CONTROL) процесса: должностная инструкция, устав организации, рекомендации бухгалтерии, действующее законодательство.

Механизмы (MECHANISM) процесса: информационные технологии; менеджер отдела закупок, руководитель отдела, генеральный директор [9].

Таким образом, наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов является AllFusion ERwin Data Modeler.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Из множества существующих бизнес-процессов в деятельности аптечного предприятия в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс «Контроль поставок товара». Данный бизнес-процесс является ключевым в деятельности аптечного предприятия, т.к. от уровня взаимодействия с покупателем зависит конкурентоспособность аптечного предприятия.

Детальное изображение бизнес-процесса «Контроль поставок товара» представлено в виде функциональной модели, которая изображена на рис. 1.

Входы: информация о лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.

Рисунок 1. Функциональная модель процесса «Контроль поставок товара»

На рис. 2 изображена декомпозированная функциональная модель процесса «Контроль поставок товара», которая отражает процесс взаимодействия провизора и клиента.

Данный процесс, включает такие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных.

Представленные бизнес-процессы без использования современных информационных технологий будут сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение современной информационной системы автоматизации аптечной сети.

Рисунок 2. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Контроль поставок товара»

Таким образом, в результате проведенного анализа было установлено, что для более эффективной работы аптечного предприятия необходимо внедрить информационную систему, автоматизирующую деятельность всех отделов аптечной сети:

– подсистема управления кадрами (система, в которой реализуются функции управления персоналом организации);

– подсистема ведения бухгалтерского учета (информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств; учет материальных ценностей; учет труда и заработной платы; учет готовой продукции; учет финансово-расчетных операций; учет затрат на производство; сводный учет и составление отчетности);

– подсистема управления складом (в числе возможностей, которые предоставляет подсистема: оперативное планирование закупок оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения; регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок; поддержка различных схем приема товаров от поставщиков с использованием складских ордеров; анализ потребностей склада; составление графиков поставок и графиков платежей);

– подсистема реализации продукции (является основной подсистемой, обеспечивающей взаимодействие менеджера по продажам и клиентов аптечного предприятия).

Таким образом, анализ деятельности аптечной сети «Самсон-Фарма» показал необходимость автоматизации ключевых бизнес-процессов. В качестве базового бизнес-процесса был выбран «Контроль поставок товара». В качестве программных средств моделирования бизнес-процессов были проанализированы программные продукты: AllFusion ERwin Data Modeler; Ramus. Каждый из которых имеет определенные достоинства, недостатки и наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов оказался AllFusion ERwin Data Modeler.

Анализируемый бизнес-процесс «Контроль поставок товара» включает следующие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных. Получение максимальной эффективности может быть достигнуто по средствам использования в работе аптечной сети информационной системы.

Глава 2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В качестве мероприятия по улучшению бизнес-процессов предприятия является внедрение системы для автоматизации контроля поставок товара можно привести систему «1С:Торговля и cклад», которая представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия» [6].

«1С:Торговля и склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения ведомостей и аналитических отчетов [14]. Интерфейс системы «1С:Торговля и склад» представлен в Приложении.

Новые функциональные и сервисные возможности системы «1С:Торговля и склад»:

– усовершенствованный механизм назначения цен;

– операция «быстрой продажи», позволяющая выполнить автоматическое формирование и печать необходимого пакета документов при продаже группы товаров;

– учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД;

– групповые обработки справочников и документов;

– автоматическое начальное заполнение документов;

– возможность детализации взаиморасчетов с контрагентами [2].

«1С:Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия [5].

«1С:Торговля и склад» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии [12]. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

– редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

– изменять экранные и печатные формы документов;

– создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;

– редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;

– создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах;

– создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации [3].

Таким образом, система «1С:Торговля и склад» является мощным средством автоматизации складской деятельности предприятия. В тоже время необходимо проанализировать деятельность организации с учетом предлагаемой информационной системы.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На основании проведенного анализ деятельности предприятия и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы аптечной сети. Модель исследуемого бизнес-процесса «Контроль поставок товара» представлена на рис. 3.

Входы: информация о лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор; информационная система. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.

Рисунок 3. Функциональная модель процесса «Контроль поставок товара»

На рис. 4 изображена декомпозированная функциональная модель организации работы менеджера по продажам, которая отражает процесс взаимодействия менеджера по продажам и клиента.

Данный процесс, включает такие стадии: прием и предварительная обработка данных, обработка заказа, оформление доставки лекарственных препаратов, оформление базы данных.

Таким образом, управление отношениями с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы аптечного предприятия. Концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах аптечного предприятия.

Рисунок 4. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Контроль поставок товара»

Концепция управления отношениями с клиентами предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) аптечному предприятию.

Функциональные возможности современных информационных систем позволяют аптечному предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами. Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Также, в рамках регламента следует проанализировать различные виды обеспечения информационной системы аптечной сети.

Операционная система функционирования информационной системы аптечной сети: Microsoft Windows 7.

Комплекс технических средств составляют:

– компьютеры;

– устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации – жесткие диски, устройства хранения управленческих данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;

– устройства передачи данных и линий связи – модемы;

– эксплуатационные материалы, к которым можно отнести следующие – бумага, CD (DVD)- диски и т.п. [4].

Для решения поставленной задачи могут быть рекомендованы технические средства со следующими средними характеристиками: процессор Intel Pentium IV 2,4 ГГц и выше; оперативная память 2024 Мб и выше; жесткий диск 500 Гб и выше; устройство чтения компакт-дисков; USB-порт; SVGA-видеокарта.

Требования к структуре и функционированию системы. Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру.

Требования к численности персонала. В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации информационной системы необходимо выделение следующих ответственных лиц: руководитель компании - 1 человек; администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человека; администратор подсистемы хранения данных - 1 человека; администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек; необходимое количество провизоров в аптечной сети.

Требования к приспособляемости системы к изменениям. Обеспечение приспособляемости информационной системы должно выполняться за счет: своевременности администрирования; модернизации процессов сбора, обработки и загрузки данных в соответствии с новыми требованиями; модификации процедур доступа и представления данных конечным пользователям; наличия настроечных и конфигурационных файлов у базы данных информационной системы.

Требования к надежности. Надежность должна обеспечиваться за счет: применения специализированных технических средств, системного и базового прикладного программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач; своевременного выполнения процессов администрирования базы данных клиентов компании; соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств; предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.