Файл: «Основные функции в системе менеджмента» (ООО «Полисервис»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

Процесс управления (менеджмент) имеет пять основных взаимосвязанных функций: планирование, организация, координация, мотивация и контроль.

Объектом изучения в данной работе выступает ООО «Полисервис».

Целью данной работы является рассмотрение функций управления и их особенностей, изучение применения функций менеджмента в фирме ООО «Полисервис».

Задачи поставленные в данной работе следующие:

- определить место функций управления в системе менеджмента;

• рассмотреть функции менеджмента и их особенности;
• показать практическое применение функций управления на примере конкретной организации;
• дать рекомендации фирме по совершенствованию функций управления на основе анализа существующей практики.

В данной работе будет рассмотрена деятельность фирмы ООО «Полисервис». На основе анализа деятельности сотрудников организации будет показано применение функций менеджмента в организации.

В работе использованы источники следующих авторов: Воробьев Л.А., Вачугов Д.Д., Кислякова Н.А., Кабушкин Н.И., Румянцевой З.П., Соломатина П.А., Лукашевича В.В., Астаховой Н.И., Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф., Саймон Г., Фахутдинов Р.А., Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н., Чумиков А., Янчевский В.Г.

1 СУЩНОСТЬ И ХАРАКТЕРИСТИКА ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Определение и место функций управления в системе менеджмента

Когда мы говорим о том, что какое-то предприятие функцио­нирует, то имеем в виду, что люди на этом предприятии соверша­ют определенные действия. Большинство людей планируют свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем организуют ресур­сы, необходимые для выполнения этого плана. По мере продви­жения мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, кото­рые поставили ранее. Следовательно, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее опреде­лить, что нужно получить в итоге, как организовать дело, моти­вировать и проконтролировать его выполнение. А это и есть фун­кции управления.

Функции управления как бы взаимопроникают друг в друга. Например, информация, собранная посредством выполнения фун­кции контроля, «говорит» менеджерам о том, как выполняются их планы (функция планирования). В то же время контроль должен быть надлежащим образом мотивирован и организован (функция мотивирования и организации). Иными словами, в системе уп­равления все управленческие функции объединены в единый це­лостный процесс.[6, с.211]

Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Например, информация, собранная посредством вы­полнения функции контроля, "говорит" менеджерам, как выполняются их планы (функция планирования). В то же время контроль должен быть надлежащим образом мотиви­рован и организован (функции мотивации и организации). Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Функции управ­ления можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект.

Существует несколько под­ходов к классификации функций управления. Можно выделить 10 основных функций менеджмента [1, с 56]:

1. Постановка целей и задач.

2. Анализ.

3. Прогнозирование.

4. Планирование.

5. Принятие решений.

6. Мотивация труда.

7. Организация и руководство.

8. Регулирование и разрешение конфликтов.

9. Контроль, учет и мониторинг.

10. Организационная культура.

Согласно модели А.Файоля функциями менеджмента (управления) являются следующие: планирование, организация, руководство, координирование, контроль.

Важнее всего рассмотреть планирование, организацию, мотивацию и контроль.[5, с.121]

Каждая из этих функций менеджмента жизненно важна для организации. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается главнейшей из них, а функции организации, мотивации и контроля ориенти­рованы на выполнение тактических и стратегических планов орга­низации.

Таким образом, функции управления занимают центральное место в системе менеджмента, являясь основным компонентом процесса управления. Функции управления — это конкретный вид управ­ленческой деятельности который осуществляется специ­альными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. Изучение и понимание функций управления необходимо менеджеру современной организации для постоянного совершенствования навыков менеджмента, что будет способствовать эффективности деятельности организации.

1.2 Характеристика функций управления

Функция планирования

Управление предприятием должно базироваться на страте­гическом (спроецированном в будущее) видении и предвидении. На основе видения (своего рода «рисунков», которые показывают нас в будущем), являющегося ведущей идеей менеджмента, разра­батывается политика фирмы, которая представляет об­щие цели и нормы отношений, обеспечивающие жизнеспособ­ность и развитие этой структуры.

Планирование — это один из этапов процесса управления, на котором определяются цели любой структуры, а также методы их достижения. В одних случаях фирма прекращает свое существование после достижения поставленных целей, в других ставятся новые, более значимые цели. Это указывает на то, что планирование не представляет собой какого-то одноразового дей­ствия. Это непрерывный процесс (одна из стадий процесса управ­ления) изучения новых путей и методов совершенствования дея­тельности фирмы за счет выявленных возможностей, условий и факторов.[5, с.122]

Формирование политики предприятия осуществляется чаще всего на высшем уровне управления. Все положения политики фирмы представляются, как правило, в виде ведущего образа фирмы. Ведущий образ содержит в себе долгосрочные цели, философию, политику (принципы взаимоотношений с раз­личными заинтересованными группами), культуру предприятия и его законодательные права.

Конкретно функция планирования включает в себя следующие виды работ:

- текущий анализ конкурентоспособности (рынок, пря­мые и косвенные конкуренты, спрос, поставщики, отрасль);

- разработку стратегии конкурентоспособности товара, его особой позиции;

- претворение в жизнь стратегии конкурентоспособности товара —, проведение инновационного менеджмента..

Результатом планирования как функции менеджмента может быть положительный образ фирмы.

Таким образом, под планированием деятельности предприятия следует понимать систематический, информационно обрабатываемый процесс качественного, количественного и вре­менного определения будущих целей, средств и методов форми­рования, управления и развития предприятия. По существу, в процессе планирования принимается решение о том, какими дол­жны быть цели организации и что должны делать ее члены, что­бы достичь этих целей. Это подготовка к завтрашнему дню, опре­деление того, что требуется и как этого добиться, т.е. в процессе планирования предполагается получить ответ на три следующих вопроса:[7, с.165]

1. Каково наше сегодняшнее реальное положение?

2. Какой путь следует избрать для достижения целей фирмы?

3. Посредством каких методов и ресурсов можно достигнуть поставленной цели?

План представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса плани­рования в основном универсальны. Что же касается конкретных методов и стратегии, то они существенно различаются. Обычно организация формирует единый план для управления своей общей деятельностью, но в ее рамках отдельные менеджеры для достиже­ния конкретных целей и задач организации применяют различные методы. Таким образом, составляется карта пути, по которому дол­жна пройти организация за конкретный период времени.

Единого метода планирования, который бы соответствовал каж­дой ситуации, не существует. Процесс планирования осуществ­ляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) — это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие орга­низации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окруже­нии; определить, каким вероятнее всего будет поведение конку­рентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в сво­ей рыночной нише.[6, с. 130]

На среднем уровне управления занимаются тактическим пла­нированием, т.е. определяют промежуточные цели на пути дос­тижения стратегических целей и задач. Тактическое планирова­ние по своей сути сходно со стратегическим. Разница лишь в том, что если в организации, например, есть три начальника различ­ных подразделений, то каждый из них должен координировать свою деятельность с остальными двумя. И это должно быть от­ражено в плане. В связи с этим их ответственность с точки зре­ния тактического планирования состоит в том, чтобы в основу планирования положить идеи, рожденные при стратегическом планировании.

Планирование осуществляется и на нижнем уровне организа­ции. Оно называется оперативным планированием. Это основа основ планирования. "В оперативных планах стандарты деятельно­сти, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Однако никто в одиночку не устанавливает свои цели, не вы­бирает собственные пути их достижения. Каждый менеджер на основе оперативного плана разрабатывает повседневную кратко­срочную тактику, чтобы обеспечить правильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования орга­низации. Такой подход создает благоприятные условия для по­стоянного самосовершенствования личности.

Все три типа планов составляют общую систему, которая назы­вается генеральным, или общим, или бизнес-планом функциониро­вания организации.

Эффективность планирования как функции управления зависит во многом от того, какими из следующих принципов (руководя­щими правилами) руководствуются при составлении планов:[5, с.124]

• полнота — при планировании должны учитываться все собы­тия и ситуации, которые могут иметь значение для развития орга­низации;
• точность — при составлении планов используются такие со­временные методы, средства, тактика и процедура, которые обес­печивают точность прогнозов;
• ясность — цель и способы планирования должны иметь про­стые и легкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации;
• непрерывность — это не одноразовый акт, а постоянный процесс;

- экономичность — расходы на планирование должны соизме­ряться с выигрышем, получаемым от него.

Планирование предполагает использование всех методов, так­тик и процедур, которые менеджеры применяют в своей работе. Виды планирования постоянно варьируются: от таких традицион­ных методов, как бюджетные, до более сложных — моделирова­ния, разработки планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев.

Использование такой техники планирования уменьшает неопределенность, повышает точность прогнозов, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.

Один из наиболее распространенных инструментов, использу­емых при планировании, — бюджетный метод. С его помощью можно наглядно представить приток и отток наличности, капита­ла и других ресурсов.

Другой прием в планировании — анализ окупаемости. При помощи аналитических данных об окупаемости можно наиболее точно просчитать и соотнести затраты, доходы и производствен­ные мощности. При простых проектах анализ окупаемости ис­пользуется для прогноза количества единиц товара, которое долж­но быть продано, чтобы доходы сравнялись с расходами либо превысили их.