Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом" (Стандарты в области СЭД).pdf

Централизованный  _{пользователей} подход.

Сканирование документов  _службы происходит в одном,  _{перечень} общем центре  _{записью} обработки, в котором  _{утверждения} организовано сканирование,  _{дублирование} проверка, распознавание,  _{программа} хранение информации. Бумажные  _поля документы направляются  _{распределенную} туда из всех  _{хранилища} других подразделений  _{возможностью} компании. Данный подход  _{бумажных} имеет жесткие  _{пользователя} требования к каналам  _{минимальным} связи, характеризуется  _работа большим сетевым  _{требуемого} трафиком, ограничениями  _{архитектура} по доступности к информации.

Перспективным  _{таблица} подходом представляется  _данных федеративный (распределенный) подход,  _одно реализующий децентрализованное  _{конвертация} хранилище, использующее  _{необходимо} повторения данных  _{удаляются} в качестве механизма  _{разработчики} обмена данными  _каждая между частями  _{дублирование} системы, обеспечивающее  _{кадровый} гарантированную доставку  _{пользователей} документов и их распределенную  _{выбрана} обработку.

1.6 Документы

Поток  _{организовано} документооборота делится  _марта на три составляющие:

1. Документы,  _{группой} поступающие от других  _{лишними} организаций (входящие),
2. Документы,  _{требуемого} отправляемые в другие  _{интерфейс} организации (исходящие),
3. Документы,  _{передается} используемые в процессе  _{затраты} управления организацией (внутренние).

1.7 Контекстная диаграмма.

В помощью данном пункте  редакцияотображен microsoft процесс документооборота на предприятии.

Рис. 1. Контекстная диаграмма.

Рис. 2. Декомпозиция.

Обработка  _работа входящей документации

Этапы  _{утверждения} обработки входящей  _{реализующий} документации:

• начальная обработка  _{контролировать} документов;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация  _таблиц документов;
• изучение документов  _форма руководством;
• передача документов  _{добавлять} исполнителям;
• отправка документов;
• создание  _охвата дел и хранение  _{создавать} документов.

Документы могут  _{программа} быть получены  _{проблемы} от курьера, от посетителей,  _{технологии} приняты по факсу  _таблиц или в виде  _личная телефонограммы.

Рис. 3. Декомпозиция модели обработки входной документации.

Обработка  _{представленную} внутренней и исходящей  _{протоколы} документации происходит _{лишними} проще, чем  _{конвертация} входящие. Их регистрируют  _через и отправляют получателям. Если  _{необходимо} внутренний документ  _{дублирование} передается в другое  _{тестирование} подразделение, он регистрируется  _{систематизация} снова.

Существует несколько  _{требуемого} видов внутренних  _{составления} документов:

• приказы по основной  _{обработка} деятельности;
• акты ревизий;
• приказы  _иметь по личному составу;
• отчеты;
• протоколы  _{информационных} мероприятий;
• докладные записки.

Документы  _{систематизация} каждой категории  _{количество} регистрируются отдельно,  _числа индексы присваиваются  _{информацией} в пределах каждой  _поль категории.

Номенклатура дел. Архивирование.

В  _{затраты} организации документооборота  _нему на предприятии под  _{описания} номенклатурой имеют  _{технологии} в виду упорядоченный  _{позволяют} перечень заголовков  _{система} дел, заведенных  _{необходимые} в организации.

Номенклатура используется  _{разработчики} для составления  _{необходимые} описей или  _данных вместо описей  _полный при сдаче  _{программа} дел в архив. Так же она  _{декомпозиция} применяется в документообороте  _{существенное} в справочных целях  _охвата и для построения  _{автоматизации} информационно-поисковых систем.

Номенклатура  _{сентября} должна содержать  _{вызванного} все документы,  _{поступающие} которые создаются  _групп на предприятии, так  _{данными} же поступающие извне,  _больше исключая печатные  _важный издания.

У каждого  _{завершающим} дела должны  _{технологии} быть установлены  _должна сроки хранения.

В  _данных номенклатуре документооборота  _{дублирование} применяется система  _{необходим} индексов, которые  _{защищенность} являются условными  _{тестирование} обозначениями дел,  _{жизненного} упрощающих использование  _поль номенклатуры и автоматизацию  _{главная} документооборота.

Рис. 4. Декомпозиция модели определения документа в архив.

Глава 2. Практическая часть.

2.1 Определение функций СЭД

После рассмотрения процесса документооборота на предприятии, был составлен список выполняемых  _{электронный} функций:

1. Интерфейс автоматизированной  _поль подсистемы должен  _{официальными} быть максимально  _{конвертация} удобным и понятным.
2. Необходимо  _{программа} разграничить доступ  _{система} по категориям: «администратор» и «пользователь».
3. Программа  _{затраты} должна работать  _{доступа} с произвольным количеством  _{бесперебойной} пользователей.
4. Программа должна  _memo иметь возможность  _{хранилища} заполнения, редактирования и удаления некоторых  _данным полей.
5. Программа  _полей должна предоставить  _{добавлять} возможность отслеживать  _{требования} перемещения документов.
6. Программа должна  _{помощью} иметь возможность  _модель выделения и копирования  _уровня текстовых данных  _{приняты} различных полей  _{марта любой} в буфер обмена  _{федерального} Windows.

2.2 Требования к ресурсам

Для  _{информацией} нормального функционирования  _выбор информационной системы  _{исполняемого} необходим компьютер,  _модель отвечающий минимальным  _{организации} системным требованиям,  _{которые} приведённым ниже,  _охвата а также минимальным  _нему системным требованиям  _{решение} установленного программного  _{стоимость} обеспечения:

1. Операционная система. (Microsoftкже Windows 7 и выше).
2. Пакет офисных  здания приложений Microsoft  выполнения Office 2016.
3. Аппаратная  _таблиц часть. (процессор  другиес тактовой  таким частотой не ниже 1.3 ГГц, четыре ГБ  нормального оперативной памяти, свободное место на жестком  форма диске – тридцать ГБ, монитор  microsoft VGA с разрешением  кнопка выше 800x600, клавиатура, мышь).

Удобство сопровождения

1. Документация.
2. Возможность  _{которые} расширения системы
3. Техническая  _поля поддержка системы

Удобство  _{бумажных} использования

Простота выполнения  _схема базовых операций,  _{создание} доступность управляющих  _виды элементов, количество  _важный элементарных операций  _{возможность} для выполнения  _числа действий.

2.3 Требования по информационной безопасности:

1. Авторизация, возможность  _виде организации разных  _{группой} уровней доступа  _любой к документам для  _нового пользователей и групп  _{условий} пользователей, организация  _{декомпозиция} рабочего места  _важный под функции,  _{определения} выполняемые пользователем  _{электронный} или группой  _{автоматизации} пользователей.
2. Ограничение прав  _{федерального} доступа к документам,  _{предварительно} возможность установки  _{организации} различных прав  _{технологии} доступа к документам  _{систематизация} для пользователей  _{поступающие} и групп пользователей,  _{бумажных} изменение прав  _{простейшем} доступа к документу
3. Возможность  _личная получения полного  _{движения} списка пользователей  _{разработку} системы с необходимой  _{изменения} учетной информацией
4. Возможность  _{основной} определения авторства  _таблиц каждой операции  _{удобство} в системе, протоколирование  _{размеров} попыток совершения  _{поступающие} несанкционированных действий
5. Поддержка  _{добавлять} рабочего места  _{электронном} администратора безопасности.

2.4 Требования к обеспечению надежного функционирования программы

Время восстановления  _{определения} после отказа,  _{индексы} вызванного внешним  _{решение} фактором и не фатальным  _{повторения} сбоем ОС,  _{контролировать} не должно превышать 30-ти  _{программа} минут при  _{добавлять} условии соблюдения  _хранит условий эксплуатации  _{условий} технических и программных  _{возможностью} средств.

Время восстановления  _{завершения} после отказа,  _{доступа} вызванного неисправностью  _{развиваются} технических средств,  _{программа} фатальным сбоем  _{обработка} ОС, не должно  _{разработка} превышать времени,  _{представлена} требуемого на устранение  _{создавать} неисправностей технических  _{вставки} средств и переустановки  _{создаются} программных средств._{арительно}

Отказы программы  _{определения} при некорректных  _{бумажных} действиях пользователей  _виды невозможны из-за разграничения  _{количество} уровней доступа.

2.5 Средство реализации проекта информационной системы

В качестве средства реализации СЭД, была выбрана СУБД MS Access 2016.

2.6 Разработка структуры БД

С учетом требований к разрабатываемой СЭД, было принято решение разбить систему на две составляющие: общая часть и пользовательская.

Рис. 5. Схема данных общей части СЭД.

В следующих таблицах описаны поля данных.

Документ Таблица1

Пользователь Таблица 2

Группа пользователей Таблица 3

Тип пользователя Таблица 4

Список группы Таблица 5

На данном рисунке представлена схема данных пользовательской части СЭД.