Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом" (Стандарты в области СЭД).pdf

Введение

В современном  _{указания} мире ошибки  _{необходимость} в деятельности любого  _{программа} предприятия могут  _{возможность} значительно сказаться  _{офисные} на его финансовом  _{индексы} состоянии и даже  _{программа} привести к банкротству.  _по60% рабочего  _службу времени персонала  _{систематизация} тратится на подготовку,  _форма заполнение, копирование,  _{требования} сопровождение и передачу  _должна документов. Появляется необходимость  _{создание} в увеличении эффективности  _{программа} управления предприятия  _уровня за счет принятия  _самого приемлемых управленческих  _имеет решений, а также  _{электронный} совершенствования технологии  _{указания} управления.

На сегодняшний день системы  _{тестирование} электронного документооборота (СЭД) являются  _уровня необходимой частью  _{удаляются} IT-инфраструктуры организации. СЭД  _{конверт} повышают эффективность  _{пользователя} работы, как  _{движения} небольших коммерческих  _{развиваются} компаний, так  _{операционная} и огромных промышленных  _memo предприятий, корпораций,  _{документы} в госучреждениях на базе  _{необходимо} технологий СЭД  _выбор выполняются задачи  _{необходимо} внутреннего управления,  _{операционная} межведомственного взаимодействия,  _всех работы с населением.

Изначально  _выбор системы электронного  _{регистрируют} документооборота рассматривались  _поля в качестве инструмента  _{доступа} для автоматизации  _{сентября} задач классического  _{проблемы} делопроизводства, но впоследствии  _{решение} стали охватывать  _виды все более  _{интерфейс} широкий спектр  _отказы задач. Использование  _{электронный} этих систем  _{разница} существенно улучшает  _имеет производительность труда  _{условий} персонала, результативность  _{документации} организационно-распорядительного документооборота  _{декомпозиция} и бизнес-процессов.

Цель работы – описать  _{возможность} функции системы  _{возможностью} электронного документооборота,  _{система} определить требования  _{разработка} и спроектировать систему.

Цель  _{программа} предполагает решение  _{безбумажный} следующих задач:

• выявление  _{некорректных} достоинств и недостатков  _защита СЭД;
• рассмотрение  _{постановлением} функции СЭД;
• создать функциональную модель ИС;
• определение  _поля требований к  _{предварительно} СЭД;
• создание  _{поступающие} проекта СЭД.

Основная часть

Глава 1. Теоретическая часть.

1.1 Описание предметной области

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98).

Электронный документ – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).

Электронный документооборот – совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде. При  _{вставки} этом, как  _{хранилища} правило, подразумевается  _{тестирование} полный цикл  _выбор автоматизации движения  _{разработка} документа (от  _{использованию} получения или  _{изменения} порождения до отправки  _{контролировать} или перевода  _{маршруты} в архив) и существенное  _поиски сокращение объема  _поиски использования бумажных  _{реализации} документов. Стоит отметить, что электронный документооборот  _{обработка} может оперировать  _дата в том числе  _{проделанной} образами (отсканированными  _{требования} оригиналами) бумажных  _{нормальной} документов.

Виды электронного  _{решение} документооборота:

• производственный документооборот;
• управленческий  _{складской} документооборот;
• архивное дело;
• кадровый  _групп документооборот;
• бухгалтерский документооборот;
• складской  _{функциональная} документооборот;
• секретное и конфиденциальное  _{вызванного} делопроизводство;
• технический и технологический  _{индексы} документооборот.

И другие. Систем  _гост документооборота может  _службы быть столько  _{организации} же, сколько  _больше и видов деятельности,  _обзор как следствие,  _{документы} они развиваются  _поля в сторону массовости.

1.2 Стандарты в области СЭД

1. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. №28);
2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
3. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст);
4. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
6. При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. №363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как  _{обработка} они носят  _{складской} рекомендательный характер,  _модель то разработчики создают  _защита свои системы  _{систематизация} с максимальной гибкостью  _{движения} чтобы на их базе  _{записью} можно было  _{неэффективное} реализовать различные  _{нагрузки} схемы работы  _{данными} с документами. Зачастую  _{утверждения} архитектура и логика  _{отношении} работы системы  _групп должны обеспечивать  _рост различные подходы  _{название} к автоматизации документооборота.

Отсутствие  _обзор общепринятых стандартов  _{система} является проблемой  _{номенклатура} не только для  _{движения} разработчиков, но и для  _{программа} заказчиков, так  _{федерального} как выбор  _{уменьшилось} требований к СЭД  _{организации} становится слишком  _{электронный} субъективной задачей. Правила  _{федерального} и регламенты документооборота  _нового могут отличаться  _{обработка} от предприятия к предприятию.

В  _{нагрузки} целом комплекс  _{организации} задач СЭД  _{нагрузки} достаточно понятен,  _{федерального} но способы их реализации  _поиски сильно разнятся. Одно  _{указания} из главных требований,  _{формулировка} предъявляемых к разработчикам  _выбор современной СЭД, – предложить  _{необходимо} адекватное по цене,  _{помощью} качеству и срокам  _{постановлением} внедрения решение,  _{регистрируют} удовлетворяющее любой  _{центральной} специфике предприятия.

1.3 Преимущества СЭД

Экономия времени. В  _{объекта} центральной базе  _{операционная} данных постоянно  _виде создаются резервные  _{технологии} копии файлов,  _массы благодаря чему  _{зависимость} исключается риск  _любой потери или  _{состоит} уничтожения документов. Благодаря  _{защищенность} этому уменьшается  _базе время на поиски  _{обработка} файлов и документов.

Оптимизированное  _{передается} использование пространства:  _{программа} помещения с лишними  _{проблемы} серверами и другими  _{приняты} хранилищами документов  _{требования} могут быть  _{контролировать} освобождены. Документы  _выбор удаляются по истечении  _поля срока их хранения,  _{группой} что способствует  _{конвертация} более адекватному  _{проделанной} использованию места  _обзор для хранения

Прозрачность  _чему работы внутри  _{описания} предприятия: СЭД  _поля позволяют руководителям  _больше наблюдать за статусом  _июля документа на протяжении  _потери всех этапов  _{действий} его жизненного  _{подписан} цикла.

Ведение истории  _{кадровый} каждого файла:  _таблиц СЭД позволяет  _{движения} вызвать полный  _{позволяют} отчёт о том,  _{разница} кто создал  _{реализующий} файл, кто  _{неэффективное} имеет доступ  _{возможности} к нему и кто  _{подписан} его редактировал.

Больше  _{жизненного} гибкости в отношении  _{решение} местоположения персонала:  _{возможность} благодаря электронному  _июля доступу, сотрудники  _отказы могут работать  _рост удалённо.

Повышение безопасности:  _memo центральная БД позволяет  _уровня делать резервные  _{выбрана} копии документов,  _{числовой} благодаря чему  _{программа} снижается риск  _{объекта} потери файлов. Вместе  _{вставки} с тем, меньше  _{которые} времени тратится  _данным на поиски нужного  _{создавать} документа.

Уменьшение трат  _{зависимость} на пересылку: документы,  _поля которые пересылаются  _{завершающим} почтой, могут  _{регистрируется} пересылаться в электронном  _{указания} виде.

Увеличение уровня  _{бумажных} удовлетворения персонала  _{маршруты} и руководителей: руководители  _{завершающим} получают больше  _{федерального} возможностей следить  _{затраты} за работой своих  _{электронный} подчинённых, а оптимизация  _{программа} ежедневной рутины  _{бумажных} позволяет сотрудникам  _виде получать больше  _данных удовольствия от рабочего  _{протоколы} процесса. .

1.4 Проблемы современных СЭД.

Проблемы  _{название} внедрения:

1. Консерватизм персонала,  _форма нежелание обучаться  _{указания} и переобучаться. Боязнь  _{пользователей} прозрачности деятельности  _данным для руководства.
2. Постоянные  _{перечень} структурные изменения  _{декомпозиция} организации
3. Необходимость обеспечения  _{завершения} юридической силы  _{созданный} документов.
4. Необходимость взаимодействовать  _{данными} с внешним "бумажным" миром.

Проблемы с ростом  _{комплекс} нагрузки на систему  _{развиваются} и падению производительности.

Причины:

1. Увеличение  _форма массы электронного  _личная содержания. Растущие  _{архитектура} возможности обработки  _чему электронного контента,  _{представлена} увеличение видов,  _{интерфейс} размеров документов,  _{обработка} рост числа  _охвата участников документооборота.
2. Непрерывный  _поиск рост требований  _{регламенты} к числу и сложности  _{удобство} функций обработки  _{нормальной} документов.
3. Защита информации. Определение  _список прав доступа  _{систематизация} к документам реализуется  _{которые} на уровне самого  _{пользователей} документа. Списки  _{лишними} управления доступом  _данных динамические и меняются  _виды в течение всего  _{разработчики} жизненного цикла  _{защищенность} документа и в связи  _{информации} с изменениями в организационной  _обзор структуре.
4. Реализация множественных  _{декомпозиция} требований к СЭД  _{возможность} одновременно с обращениями  _{требования} большого количества  _{документов} пользователей с запросами  _{перечень} к огромным массивам  _{конверт} данных.

1.5 Решение проблем.

Решение задач,  _{необходимые} связанных с повышением  _поиски производительности, обычно  _дата имеет два  _{управленческий} подхода: централизованный  _memo и децентрализованный.

При децентрализованном  _работа подходе создаются  _{информацией} множества независимых  _поля локальных контуров  _поиски документооборота, обменивающиеся  _поля между собой  _{постановлением} документами с помощью  _memo средств электронных  _нему коммуникаций. Данный  _{поступающие} подход не может  _время обойтись без  _полей повторения документов  _{представленную} при передаче  _через между контурами. Обеспечивает  _{помощью} высокую автономность  _потере и самостоятельность подразделений. Недостатки:  _{текстовый} затраты на двойную  _{интерфейс} регистрацию документов,  _{бумажных} на большой почтовый  _{завершения} трафик, возможны  _{информацией} потери документов,  _{требуемого} так как  _когда нет гарантии,  _{количество} что они  _{требования} будут доставлены,  _{федеральный} неэффективное использование  _{исключается} системных ресурсов  _кнопку и администрирование независимых  _{кадровый} контуров системы.