Файл: Построение бизнес-процессов «как есть».pdf

Понятие автоматизации очень часто встречается в различных сферах деятельности человека: экономике, промышленности, бизнесе и т.д. Основным фактором, способствующим усовершенствованию различных процессов, является быстрое развитие IT-технологий.

Актуальность вопроса автоматизации в основном касается тех бизнес-процессов, которые связаны с обработкой некоторой входящей информации или данных (заказов), их выполнения и отправки ответного сообщения в виде расчетов, отказа или подтверждения. Такая работа характерна для различных интернет-магазинов, организаций по работе с клиентами, а также активно используется на промышленных предприятиях для правильной организации логистики, повышения прибыльности и эффективности производства, снижения убытков и лишних расходов.

Под автоматизацией обработки информации понимается применение программных технологий и средств для того, чтобы облегчить человеческий труд, вытеснить его ручные формы и повысить производительность.

Суть автоматизации малого бизнеса состоит в том, чтобы уменьшить число операций с данными, выполняющихся «вручную». В результате автоматизации производительность труда работников повышается, снижаются затраты на обработку документов, а также уменьшается количество ошибок, появляющихся из-за влияния «человеческого фактора». Таким образом, необходимость автоматизации очевидна.

Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, «рабочая станция» (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций.

Использование автоматизированной системы приводит к уменьшению расходов, связанных с формированием документации и обработкой данных, к уменьшению сроков выполнения работ и повышения ее качества, увеличению производительности труда менеджера по продажам.

Объект исследования – отдел продаж LG Electronics .

Предмет исследования – автоматизированная система для обработки заказов.

Цель работы – разработка информационной системы для обработки заказов.

Для выполнения работы необходимо решить следующие задачи:

провести анализ деятельности компании;
выявить состояние информационных технологий;
проанализировать существующую организацию бизнес-процессов обработки заказов, выявить недостатки;
построить и обосновать модель новой организации бизнес-процессов.

1. Построение бизнес-процессов «как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

LG Electronics – это южнокорейская компания, один из крупнейших мировых производителей потребительской электроники и бытовой техники. Входит в состав конгломерата LG Group. Главный офис компании LG Electronics находится в Сеуле, Республика Корея, 120 представительств компании открыты в 95 странах мира. По состоянию на 2010 год сотрудниками компании являлись 90 578 человек. Общий оборот компании по состоянию на 2010 составил 48,2 млрд долларов.

Основные направления деятельности компании включают в себя производство и реализацию:

жидкокристаллических и плазменных телевизоров;
широкого спектра аудио и видеотехники;
мобильных телефонов и аксессуаров;
широкого спектра бытовой техники;
широкого спектра IT-продуктов таких, как мониторы, ноутбуки, комплектующие;
систем кондиционирования и фильтрации воздуха;
разработка энергосберегающих продуктов, таких, как солнечные панели;
разработка продуктов для бизнеса — систем слежения и промышленных мониторов.

20 апреля 2005 года компанией LG Electronics была проведена торжественная закладка первого камня в основание будущего завода в Рузе.

5 сентября 2006 года, спустя всего 1 год и 4 месяца, состоялось торжественное мероприятие, посвященное завершению строительства завода LG Electronics в поселке Дорохово Рузского района.

На территории общей площадью около 50га успешно функционируют четыре производственных корпуса. Корпус А производит жидкокристаллические и плазменные телевизоры, здесь же располагается линия по производству домашних кинотеатров и компьютерных мониторов. В корпусе В производится крупная бытовая техника — холодильники и стиральные машины. В Корпусах S1 и S2 располагаются компании, производящие комплектующие.

Сегодня на заводе работают свыше 1500 человек, из которых около 400 руководителей и специалистов. Вне зависимости от условий, которые диктует рынок в период рецессии, завод LG не только не сокращает рабочие места, но и продолжает нанимать необходимых сотрудников, укомплектовывая штат как молодыми, так и опытными специалистами. Несмотря на тенденции рынка труда к урезанию бонусных программ, в LG сохранены такие социальные пакеты, как медицинская страховка, питание и другие. Завод продолжает работу в прежнем режиме, расширяя ассортиментную линейку и дополняя модельный ряд флагманскими моделями современной техники.

Для комфортной работы сотрудников компания LG создала на заводе все необходимые условия. Современные производственные цеха отвечают мировым стандартам экологии и безопасности труда, офис рационально организован. Есть удобная столовая, медицинский кабинет, возможность получения зарплаты через банкомат на территории завода. Преимуществом является наличие корпоративного трансфера, насчитывающего около 40 автобусов. Сотрудники завода имеют возможность покупать продукцию LG Electronics по сниженным ценам и с отсрочкой платежа.

Рассмотрим организационную структуру предприятия (Рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 — Организационная структура предприятия LG electronics п. Дорохово.

Директор корпорации даёт указания и проводит совещания с директором фирмы.

Управленческая информация передается от директора фирмы к начальникам цехов, менеджерам, в отдел снабжения, бухгалтерию и отдел кадров.

Начальники цехов контролируют работу цехов по производству продукции, координируют взаимодействия работников, распределяют задачи, контролируют обеспечение выполнения работ.

Главный энергетик следит за качеством выполненных работ, распределяет рабочих по секторам, производит обучение новых работников и ведёт отчётность о устранённых неполадках.

Рабочие устраняют неполадки на линиях продукции, следят за работоспособностью цеха.

Работа менеджера заключается в приёме, обработке и выполнении заказов на приобретение товара.

Бухгалтерия осуществляет прием наличных денежных средств в кассу предприятия с одновременным занесением информации в компьютерную базу данных.

Отдел кадров учитывает и контролирует весь персонал предприятия.

Отдел снабжения занимается организацией бесперебойных поставок материалов, сырья, поиском выгодного поставщиков, договорная работа с ним, соглашение и определение цен и сроков поставки, контроль качества поставки.

В организационной структуре завода LG Electronics п. Дорохово нас интересует работа менеджера и его взаимоотношения с директором фирмы, отделом кадров, складом и отделом тестирования.

Основными функциями менеджера предприятия являются :

приём и оформление заявок от сотрудника фирмы;
выдача заказов;
расчёт стоимости заказов;
проверка о наличии товара на складе.

Рассмотрим схему взаимодействия менеджера с директором и другим персоналом (Рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 — Схема взаимодействия менеджера с директором и другим персоналом

На рисунке приняты следующие обозначения:

Информация со склада о продукции.
Запрос на выполнение заказа.
Выполненный заказ.
Информация о сотруднике.

Когда заказ выполнен, сотрудник должен договориться о вывозе продукции. Менеджер оформляет все документы на товар и предоставляет пропуск на территорию завода посторонним людям если такие требуются.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

При планировке бизнес процессов для предприятия строится функциональная модель существующей организации работы AS-IS (как есть). Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Благодаря анализу мы сможем увидеть недостатки даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаком неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующие работы, неэффективный документооборот и т.д.

Функциональная модель существующей организации работы AS-IS разработана при помощи CASE-средства Ramus Educational, используемая методология — IDEF0.

Ramus полностью поддерживает методологию моделирования бизнес-процессов IDEF0, позволяет создавать графические модели бизнес-процессов согласно правилам синтаксиса IDEF0, используя собственный графический редактор.

Кроме того, Ramus позволяет создавать систему классификации и кодирования всех объектов, которые фигурируют в бизнес-процессах предприятия и увязывать эту систему с графическими моделями бизнес-процессов.

Ramus обладает гибкими возможностями построения отчётности по графическим моделям бизнес-процессов и системе классификации и кодирования. Данная возможность позволяет создавать отчётность в форме документов, которые регламентируют деятельность предприятия.

Ramus позволяет просматривать содержимое проектов через веб-интерфейс. Это упрощает коммуникации между разработчиками и пользователями систем управления, созданными с использованием возможностей Ramus.

В нашем случае использовалась некоммерческая версия Ramus Educational, тем не менее, она поддерживает единый формат файлов с локальной версией Ramus. Также имеется возможность импорта/экспорта файлов в формат IDL BPWin, тем самым обеспечивается частичная совместимость с CA ERwin Process Modeler (в части графических моделей IDEF0).

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

IDEF0 методология используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции. Внедрение информационной системы неизбежно приведет к преобразованию действующих бизнес-процессов предприятия. Целью моделирования является анализ процесса «Сопровождения заказов на приобретение выпускаемой заводом продукции сотрудниками LG Electronics»Рассмотрим контекстную диаграмму процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на прибретение продукции завода» (Рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 — Контекстная диаграмма процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода»

Для приёма и обработки заказа требуется:

заявка от сотрудника на приобретение товара;
информация со склада есть ли данная продукция на складе и в каком количестве;
информация об оплате (каким образом она будет производиться);
информация о состоянии продукта (по этой информации будет зависеть размер скидки на товар);
информация о сотруднике, от которой зависит его участие в конкурсе.

После выполнения заказа будет выписана квитанция о завершении сделки и информация о проданной продукции, которая будет занесена в базу данных.

Рассмотрим декомпозицию контекстной диаграммы «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода» (Рисунок 1.4). Данный бизнес процесс происходит следующим образом.

Рисунок 1.4 — Декомпозиция контекстной диаграммы процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода

Вначале поступает заявка от сотрудника, которую менеджер регистрирует в журнале. Далее идёт информация об оплате. Менеджер, пользуясь информацией со склада, ведёт расчёт стоимости продукции. Затем формирует платёжный документ и происходит, непосредственно, продажа товара с последующим занесением информации в журнал, от куда потом менеджер делает отчёт и о выполненном заказе и передаёт его руководству.

Рассмотрим декомпозицию процесса «Расчёт стоимости продукции» (Рисунок 1.5).