Файл: Построение бизнес-процессов «как есть».pdf

Первоначально менеджер определяет базовую стоимость продукции, далее идёт запрос в отдел тестирования откуда предоставляется информация о грейде продукции и какую скидку можно сделать на данный товар, после этого менеджер высчитывает окончательную цену на продукцию и формирует платёжный документ при помощи MS office.

Рисунок 1.5 — Декомпозиция процесса «Расчёт стоимости продукции»

Основываясь на разработанной модели, можно выделись основные недостатки процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода»

Основными недостатками существующей системы сопровождения заказов являются частые ошибки, возникающие в расчёте стоимости продукции, не точное предоставление данных о состоянии товара приводит к ошибочным вычислениям скидки на данный товар, что в свою очередь приводит к потере прибыли компании. Так же стоит отметить отсутствие единой БД по грейду продукции, ручные расчеты и т.д.

2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В работе менеджера предприятия можно выделить следующие пункты:

1. Предоставление прайс-листа сотруднику.
2. Формирование заказа на покупку продукции.
3. Решение экономических задач, таких как расчёт стоимости заказа и расчёт процента скидки.

Высокий уровень сервиса на заводе предполагает:

• оперативность при оформлении и выдаче заказов;
• возможность быстро и качественно произвести продажу продукции.

Качество и эффективность работы менеджера влияет на общую прибыль завода, так как выполняет одну из важных функций, а именно работу с клиентами. Так же качественно проведённые сделки положительно влияют на работу сотрудника, который делал заказ. Рассмотренные задачи решаются на нижнем, оперативном уровне.

Операционный уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменение входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

---

Учитывая недостатки существующей технологии выполнения приема, обработки и выполнения заказов, целесообразно представляется проектирование экономической информационной системы.

Основной целью разработки системы является повышение эффективности работы «завода LG Electronics п. Дорохово» за счёт создания экономической информационной системы сопровождения заказов.

После изучения работы компании, была поставлена цель – внедрить автоматизированную информационную систему для обработки заказов. Есть два варианта достижения этой цели – выбрать готовую и внедрить ее, либо разработать самостоятельно.

В рамках автоматизации учета заказов рассмотрено несколько примеров систем.

1. «1С: Комплексная автоматизация 8». Прикладное решение «1С: Комплексная автоматизация 8» создано на технологической платформе «1С: Предприятие 8», которая дает значительную гибкость, возможность настройки, выбор оптимальной комплектации, производительность и эргономичность прикладных решений.

Функционал управления заказами позволяет наилучшим образом обрабатывать заказы покупателей и отражать их в планах и отчетах.

При оформлении заказа необходимые товары могут быть автоматически зарезервированы на складе организации, а при отсутствии необходимого количества товаров - может быть оформлен заказ поставщику.

Автоматизирован учет по всем участкам:

• учет банковских и кассовых операций;
• учет расчетов с контрагентами, персоналом, бюджетом;
• учет материалов, товаров, продукции;
• учет затрат и расчет себестоимости;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет торговых операций.

2. Программа «Учет Заказов 1.0». Программа «Учет Заказов 1.0» предназначена для выписывания заказов (заявок), сохранения истории заказов в базе данных. Программа является сетевой, т.е. с одной базой заказов в локальной сети (LAN) может работать несколько менеджеров, имеется оригинальный интерфейс.

В базе данных могут храниться следующие сведения о каждой заявке:

• номер заявки;
• какому менеджеру принадлежит заявка;
• для какого клиента выполняется заявка.

Из каких товаров состоит заявка и дополнительно — по каждому товару (услуге):

• количество товара в данной заявке;
• цена для товара;
• скидка или наценка по данному товару;
• масса товара;
• сумма: полная стоимость заявки без учета скидки (наценки);
• сумма: полная стоимость заявки с учетом скидки (наценки);
• сумма: сколько клиент уже оплатил;
• сумма: сколько клиент еще должен по данной заявке;
• статус оплаты заявки (заявка полностью оплачена, заявка вообще не оплачена и т.п.);
• статус непосредственно заявки (заявка оформлена но не выполнена, заявка отменена клиентом и т.п.);
• дата: физической записи заявки в базу данных;
• дата: когда клиент должен полностью оплатить заявку;
• дата: оформление заявки менеджером;
• дата: когда необходимо исполнить заявку;
• дата: когда заявка была выполнена фактически.

---

По каждой заявке хранится индивидуальная история оплат с указанием полученной от клиента суммы и даты получения денег.

В базе данных для каждого товара или услуги хранится следующая информация:

• в какую группу товаров входит товар (или услуга);
• единица измерения товара (шт., литры и т.п.);
• вид упаковки товара (палета, коробка, ящик и т.п.);
• название товара или услуги;
• код товара или услуги;
• артикул товара или услуги;
• цена для данного товара за одну единицу измерения;
• комментарий к товару (услуге).

В базе данных для каждого клиента хранится следующая информация:

• дата физического внесения клиента в базу данных;
• ОПФ клиента (организационно правовая форма собственности — ООО, ЗАО, ПБОЮЛ и т.п.);
• наименование организации или ФИО частного лица;
• телефон;
• факс;
• E-Mail;
• ИНН;
• КПП;
• вид участия клиента в заявке (грузоотправитель, плательщик, станция погрузки и т.п.).

Программа «Учет Заказов 1.0» - универсальная программа для учета данных, таких как: клиенты, продажи, заказы, партнеры, поставщики, договоры, отгрузки, оплаты, доходы, расходы, товары, финансы, продукты, техника, материалы, комплектующие и т.п.

Основные возможности:

1. Настройка структуры данных. Разработка конфигурации с нуля.
2. Добавление собственных полей. В программе будут только нужные поля.
3. Создание собственных формул. Например, для вычисления НДС, скидки, прибыли, зарплаты и т.п.
4. Настройка карточек.
5. Настройка таблиц.
6. Фильтры. Поиск данных в таблицах по любым полям.
7. Права доступа. Права доступа к данным по пользователям и группам пользователей: чтение, изменение, удаление.
8. Шаблоны документов (счет, договор, акт, накладная, смета и т.п.).
9. Отчеты.
10. Импорт данных. Любые данные, которые у нас есть, можно импортировать в созданную вами базу.
11. Экспорт данных. Любые данные можно экспортировать.
12. Напоминания. По любым полям типа Дата, можно настроить напоминания.
13. Многовалютный учет. Если в работе используется несколько валют, то это можно настроить.

Выполним сравнение разрабатываемого продукта с рассмотренными программными продуктами.

Таблица 1

Сравнительный анализ программных продуктов

№ п/п	Параметр сравнения	1С: Комплексная автоматизация		Программа «Учет Заказов 1.0»		Разрабатываемая программа
		Значение фактора	Сравнительная оценка	Значение фактора	Сравнительная оценка	Значение фактора	Сравнительная оценка
1	Уровень квалификации пользователя	средний	6	средний	6	низкий	9
2	Требования к техническим средствам	средние	6	низкие	9	низкие	9
3	Функциональность	Высокая	9	высокая	6	средняя	6
4	Интерфейс	высокий	9	средний	6	высокий	6
5	Надежность	высокая	9	низкая	3	средняя	6
6	Мобильность	высокая	9	средняя	6	средняя	6
6	Цена	высокая	3	низкая	9	низкая	9
ИТОГО:			51		45		51

---

По результатам сравнения получили, что разрабатываемая программа имеет такую же сравнительную оценку, как и программа 1С. Но возможности, заложенные в системе 1С, далеко перекрывают необходимые потребности учета на данном предприятии. И рациональность внедрения будет малоэффективна, т.к. дополнительно связана с расходами на обучение и с другими факторами, усложняющими последующую эксплуатацию системы. Поэтому было принято решение о разработке собственной системы управления заказами.

ИС предназначена для автоматизации процесса «Сопровождение заказов» на заводе LG Electronics п. Дорохово, в частности исполнения следующих процессов:

• ведение журнала заказов на продукцию;
• ввод, хранение и редактирование информации по грейду продукции;
• формирование отчётности;
• расчёт скидки;
• получение информации о статусе заказа.

Объектом автоматизации являются процессы сопровождения заказов на заводе LG Electronics п. Дорохово.

Данные процессы осуществляются менеджером завода.

Основными целями разработки ЭИС являются:

• улучшение системы формирования заказов;
• повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации;
• повышение эффективности исполнения процессов, перечисленных выше, путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, операций, выполняемых «вручную», оптимизации информационного взаимодействие процессов.

Для реализации поставленных целей в БД должна храниться информация о:

• базовая стоимость продукции;
• грейд продукции;
• процент скидки в зависимости от грейда продукции;
• информация о работнике;
• информация о товаре на складе.

Создаваемая ЭИС должна иметь следующие функциональные возможности:

• получение информации о грейде продукции будет осуществляться непосредственно из базы данных;
• получение информации о базовой стоимости продукции будет осуществляться с базы данных;
• вычисление скидки по данным о грейде и базовой стоимости продукции будет происходить автоматически в ЭИС;
• получение информации о сотруднике будет осуществляться с базы данных;
• формирование отчёта о выполненном заказе будет происходить автоматически в ЭИС.

---

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

В исследовательском разделе была рассмотрена функциональная модель существующих бизнес-процессов «Как есть» «Сопровождения заказов». Рассмотрим функциональную модель «Как будет» после внедрения проектируемой ЭИС.

Рассмотрим модель с контекстной диаграммой (Рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 — Контекстная диаграмма процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода»

После внедрения ИС мы видим, что в качестве выходной информации у нас появился отчёт о продаже продукции сотрудникам.

Все остальные действия не изменяются.

Рассмотрим декомпозицию контекстной диаграммы процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода» (Рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 — Декомпозиция контекстной диаграммы процесса «Приём, обработка и выполнение заказов сотрудников на приобретение продукции завода»

На данной контекстной диаграмме видно, что изменены многие функциональные блоки и добавлен ещё один блок. В диаграмме, КАК ЕСТЬ, вся работа проходила в программе MS Office, здесь же видно, что при помощи внедрения ЭИС вся работа будет проходить в программе. Так же будет проходить анализ продаж товаров сотрудникам, который выводится в завершении работы и формирования отчёта. Данный анализ позволит более точно отслеживать, какой товар продаётся чаще всего.

Рассмотрим изменения в функциональных блоках. В диаграмме КАК ЕСТЬ, всю информацию менеджер вводил вручную что, в свою очередь, очень замедляло всю работу. Могли быть не точности при регистрации заявки в журнале. В диаграмме КАК БУДЕТ мы видим, что эти данные будут автоматически записываться в нашу ЭИС при оформлении заявки. Далее будет производиться запрос в базу данных о наличии товара на складе.

Рассмотрим Декомпозицию процесса «Расчёт стоимости продукции» ( Рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 — Декомпозиция процесса «Расчёт стоимости продукции»

На этой диаграмме показано, каким образом будет рассчитана стоимость на заказанную продукцию. Менеджеру не придётся подавать запрос в отдел тестирования и долго ждать ответа, что бы узнать грейд продукции и рассчитать скидку на неё, так как информация уже будет содержаться в базе данных ЭИС.

---