Файл: Сущность внутреннего контроля и процедуры внутреннего контроля.pdf

Следовательно, проведение внутреннего контроля необходимая мера на предприятии. В главе 1, мы рассмотрели цели, принципы и требования необходимые для проведения внутреннего контроля. Разобрали функции контроля.

Глава 2. Система проведения контроля на примере предприятия –

ООО «Компания ОБИС»

2.1 Принципы проведения внутреннего контроля

Во время проведения внутреннего контроля необходимо проверить правильно ли ведется документооборот в организации.

Правильное ведение документооборота является неотъемлемой частью продуктивной работы ООО «Компания ОБИС».

На основании Положения о документах и документообороте в бухгалтер­ском учете, утвержденному Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105^[10], документооборотом считается создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка и отправление в архив первичных документов. Движение первичных документов, в бухгалтерском учете называется графиком документооборота.

На основании Закона «О бухгалтерском учете»^[11] все первичные документы ООО «Компания ОБИС», составляются по установленным формам, расположенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы не предусмотренные в таких альбомах, должны иметь следующие необходимые реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном

выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Регистры в бухгалтерском учете используются для накопления информации, содержащихся в принятых к учету первичных документах, для отражения их в бухгалтерском учете и в отчетности. Ведение таких регистров, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» ^[11] является коммерческой тайной организации.

Статья 139 ч. I Гражданского кодекса РФ^[12] оговаривает условия, при которых документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:

• информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

• к ней нет доступа на свободном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Ответственность за незаконные действия с документами и информацией предусмотрена Уголовным кодексом РФ, от 13.06.1996 г. Так, ст. 183 УК РФ гласит: «Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или итого дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет»^[13].

Специальные формы финансово-учетных документов создаются и утверждаются Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, Комитетом по статистике РФ, Государственной архивной службой РФ, Государственной налоговой службой РФ.

Министерства и ведомства РФ создают и утверждают типовые формы внутриведомственного пользования.

Необходимо отметить, что в ООО «Компания ОБИС», внедряя систему внутреннего контроля системы бухгалтерского учета необходимо потоки бухгалтерии и отдела внутреннего контроля на данном предприятии взаимоувязать. С тем, чтобы в конечном результате отдел внутреннего контроля мог выдавать оперативную и только необходимую информацию руководству предприятия.

Оперативная информация даст возможность руководству принимать решения, направленные на увеличение капитализации предприятия. Так в приложениях 3-7 представлены документы, которые могут быть в обращении отдела внутреннего контроля и предоставляться им руководству предприятия в различные сроки.

1. Сводка движения материалов – 1,4,30\30 раз в месяц

2. Отчет по объектам – 1,4,30\30 раз в месяц

3. Дебиторская задолженность – 1,4,30\30 раз в месяц

4. Кредиторская задолженность – 1,4,30\30 раз в месяц

5. Сводка денежных потоков и бартерных сделок – 1,4,30\30 раз в месяц.

2.2 Процедуры и методы проведения внутреннего контроля

Методы и процедуры внутреннего контроля являются важной частью системы контроля. В ООО «Компания ОБИС» существуют такие процедуры и методы, при которых сотрудники действуют в соответствии с целями руководителя предприятия. При наличии таких методов сокращается возможность совершить или скрыть противозаконное действие.

Методы и процедуры, применяемые в контрольных действиях^[14]

1. Проверка выполнения

Такие контрольные действия включают:

• обзорные проверки и анализ фактических показателей в сравнении со сметными и прогнозными показателями;
• обзорные проверки и анализ фактических показателей в сравнении с показателями за предыдущие периоды;
• соотнесение между собой различных данных (управленческих и финансовых), анализ их соответствия, выводы об обнаруженных расхождениях и предпринимаемые в этих случаях корректирующие действия;
• сопоставление внутренних данных со сведениями, полученными из внешних источников информации;
• проверка результатов деятельности по областям, подразделениям, направлениям и т. п.

Обработка информации^[14]

Разнообразные контрольные процедуры в отношении обработки информации выполняются для проверки точности, полноты и санкционирования операций и делятся в области информационных систем на две большие группы средств контроля:

• общие средства контроля;
• прикладные средства контроля.
  1. Общие средства контроля^[14] над информационной системой обычно включают средства контроля в отношении:
• операций информационного центра и компьютерной сети;
• приобретения программного обеспечения для операционной системы, его изменения и обслуживания;
• защиты от несанкционированного доступа;
• приобретения, развития и обслуживания прикладных программ информационных систем.

Такие средства контроля применимы к универсальным компьютерам, мини-компьютерам и вычислительным машинам конечных пользователей в локальных сетях. Примерами таких общих средств контроля являются:

• средства контроля над изменением программного обеспечения;
• средства контроля, которые ограничивают доступ к программному обеспечению или базам данных;
• средства контроля над реализацией новых версий прикладных пакетов программного обеспечения;
• средства контроля над программным обеспечением систем, которые ограничивают доступ к сервисным программам системы или обеспечивают фиксацию того, кто, когда и какие изменения в данную систему внес.
  1. Прикладные средства контроля^[14] применяются к обработке отдельных видов информации. Эти средства контроля помогают удостовериться, что осуществленные хозяйственные операции были санкционированы в полном объеме и точно зафиксированы и обработаны.

Примерами прикладных средств контроля являются:

• проверка арифметической точности бухгалтерских записей;
• ведение учета и обзорная проверка счетов, составление оборотных ведомостей;

такие автоматизированные процедуры контроля, как тестирование компьютером вводимых данных или контроль сквозной нумерации с последующей выдачей персоналу, выполняющему учетные функции, сообщений или справок о выявленных несоответствиях, что предполагает исправление таких ошибок в момент ввода либо впоследствии.

1. Проверка наличия и состояния объектов^[14]

Указанные контрольные действия направлены на обеспечение сохранности активов, включая:

• меры предосторожности, ограничивающие доступ к активам или бухгалтерским записям;
• санкционирование допуска к компьютерным программам и файлам с данными;
• проведение периодических инвентаризаций;
• разделение обязанностей;
• контроль над санкционированием (одобрением руководством) может быть делегирован в соответствии с такими установленными представителями собственника правилами, как определение границ разрешенных инвестиций, а операции, связанные с крупными приобретениями или выбытиями, могут потребовать одобрения на ином уровне, включая в некоторых случаях одобрение акционерами.

Согласно п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ^[15] для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Министерства финансов РФ от 13 июня 1995г. №49) (п.1.4) ^[16] основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств;

Итак, внутренний контроль, это неотъемлемая часть наведения порядка на предприятии ООО «Компания ОБИС». В главе 2, мы рассмотрели принципы проведения контроля, процедуры и методы его проведения. Рассмотрели контрольные действия проверки выполнения контроля, так же изучили две большие группы средств контроля. На основании которых можно провести проверку организации.

Глава 3. Мероприятия по устранению несоответствий, обнаруженных в ходе проведения внутреннего контроля

3.1.Рекомендации по устранению несоответствий

После завершения внутренней проверки необходимо представить ответственным по проверяемому объекту лицам план-график по осуществлению корректирующих мероприятий или мероприятий по оптимизации деятельности, в котором необходимо ориентировочно указать (по согласованию с руководителем проверяемого объекта) поэтапные сроки исполнения и исполнителей. 

Контрольные мероприятия по устранению несоответствий или внедрению способов оптимизации деятельности являются обязательными после завершения проверки и истечения сроков, установленных на корректирующие или оптимизирующие деятельность действия.

Послепроверочный контроль позволит оценить своевременность и полноту исполнения мероприятий по устранению выявленных внутренними аудиторами недостатков и нарушений, для отражения которых целесообразно составить послепроверочный акт.  Контроль и анализ результативности внутреннего аудита осуществляется по истечении сроков по внедрению рекомендаций по результатам внутреннего аудита или устранению несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита. 
Для осуществления такого анализа необходимо разработать и использовать контрольные тесты и/или специальные показатели с целью обеспечения наглядности и объективности оценки степени эффективности имевшей место процедуры внутреннего аудита.  По результатам контроля и данным анализа результативности внутренней аудиторской проверки следует составить протокол или отчет об эффективности внутреннего аудита. Протокол должен содержать наглядную информацию в количественных и качественных показателях о затраченном времени и других материальных и финансовых ресурсах, а также о полученном эффекте. По завершении цикла внутреннего аудита результаты аудиторской проверки и сам факт ее проведения необходимо зарегистрировать в книге учета аудиторских проверок.

По несоответствиям, выявленным в ходе аудиторской проверки, если таковые имели место, необходимо обязательно в отчете аудитора сделать замечания, даже если они незначительны. Вообще в аудите замечания (ошибки) приято оценивать как существенные или несущественные. Юридическую подоплеку ошибок в плане их преднамеренности или непреднамеренности в данном случае не принимаем во внимание. Такое деление не вполне достаточно применительно к внутреннему аудиту системы управленческого учета и управленческой отчетности. Связано это с тем, что не все несоответствия и неточности могут иметь количественное выражение как, например, в финансовом учете. В управленческом учете многие отклонения могут носить качественный характер и не поддаваться точной количественной оценке как, например, возможное отсутствие какого-либо учетного регистра. ^{[17, с. 3451-3460]}