Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».pdf

Введение

В настоящее время в городах очень популярны сети салонов красоты. Все эти салоны объединяет одна проблема — отсутствие какой-либо автоматизации процессов. В качестве объекта для исследования был выбран салон «БЛЕСК». На данный момент все операции по записи клиентов, услугам, заказу и учету товаров и материалов проходит в специально отведенных журналах, что значительно затрудняет работу администратора. Например: при записи клиента в салон приходится учитывать много факторов, таких как график работы мастера, и наличие свободного времени, наличие необходимой продукции в салоне, а при учете продукции и материалов, что является основной задачей администратора данного салона, необходимо учитывать количество продукции и материалов, производителей и поставщиков. Обозначенные проблемы можно решить, используя современные информационные технологии.

Одним из наиболее прогрессирующих направлений в области информационных технологий является разработка и внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных. Развитие компьютерной техники и, что более важно, развитие коммуникационных технологий, в последнее время является мощным двигателем использования информационных систем.

С внедрением информационной системы процессы работы салона красоты очень сильно упростятся. Многие действия, которые требовали внимания и отнимали время администратора, будут автоматизированы. Будет реализован выбор наиболее подходящего времени для записи к мастеру на основе выбранных услуг и дней его работы, учет закупленной продукции у поставщиков, генерация отчетов. Все это упростит процесс и избавит от ненужной работы. Авторизация позволит предотвратить несанкционированный доступ из вне.

Объектом и предметом исследования является процесс учета оказанных услуг салона красоты.

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета оказанных услуг салона красоты.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации взаиморасчетов, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.2».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса учета оказанных услуг салона красоты, для информационной системы индустрии красоты и здоровья, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Каждый год в нашем городе увеличивается количество салонов красоты. Это связано с ростом уровня жизни каждого отдельного человека, а также с постоянно меняющимися модными тенденциями. С приобретением нового статуса, или получением новой должности человек должен соответствовать новому уровню. Для мужчин это стрижка, женщинам в данном случае сложнее им необходимы услуги парикмахера, мастера по маникюру, косметолога. В связи с нынешним ритмом жизни, женщины и мужчины чаще всего прибегают к услугам специалистов, а не занимаются всем этим сами.

Исходя из данной проблемы, можно сделать вывод, что при грамотном выборе места расположения, а также при правильной ценовой политике, открытие такого предприятия вполне выгодно.

2. Характеристика услуги

Местом для открытия салона красоты «БЛЕСК» была выбрана арендуемая площадь, расположенная на первом этаже дома номер 84 на улице Малышева. Арендуемое помещение полностью соответствует правилам СЭС для данного заведения. Площадь зала ожидания для посетителей равна 6 м квадратных, площадь зала парикмахерского обслуживания на два рабочих места 14 м квадратных, площадь косметологического кабинета составляет 14 м квадратных, площадь маникюрного кабинета 9 м квадратных, прачечная для стирки необходимого дополнительного оборудования 12 м квадратных, кухня для сотрудников солона 13 м квадратных, подсобное помещение для хранения инвентаря для уборки, а также чистого инвентаря, дезинфицирующих средств 5 м квадратных, гардероб 3 м квадратных. Итого общая площадь арендуемого помещения составляет 76 м квадратных.

Клиентами салона красоты являются мужчины и женщины среднего уровня достатка. Время работы салона с 10 утра до 9 вечера, без перерыва на обед и без выходных. Средний чек примерно будет составлять 1000 руб.

Салон красоты «БЛЕСК» предоставляет следующий перечень основных услуг:

• Стрижка (мужская, женская).
• Уход за волосами (покраска, химическая завивка, ламинирование).
• Маникюр.
• Педикюр.
• Косметологические услуги.
• Услуги массажиста.
• Солярий.
• SPA-капсула.

А также большой перечень дополнительных услуг.

В салоне «БЛЕСК» предусмотрена комната отдыха для клиентов, где клиентам предложено посмотреть телевизор, почитать журналы, также можно приобрести различные специализированные средства по уходу за волосами и ногтями, бесплатные горячие напитки (чай, кофе).

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» AS-IS

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов («Клиент» и «оплата от клиента»), выходов («обслуженный клиент», «Прибыль» и «Документация»), управления («СанПиН 2.1.2.2631-10», «Лицензия» и «Внутренние правила») и ресурсов («Материалы», «Инструменты» и «Персонал»).

Клиент – человек, обращающийся за услугами Салон красоты.

Платежи от клиента – денежные средства, переводимые на счет Салон красотыа за оказанные услуги.

Внутренние правила – свод прописанных и негласных правил, которому подчиняются все работники салона красоты.

СанПиН 2.1.2.2631-10 – документ, в котором подробно прописаны все правила, нормы и требования к организациям коммунально-бытового назначения, оказывающим парикмахерские и косметические услуги .

Лицензия – документ, дающий право на осуществление косметологических и парикмахерских услуг.

Запчасти – основной ресурс для процесса функционирования салона красоты, так как они используются в процессе оказания услуг.

Персонал – люди, работающие в Салон красотые, осуществляющие приём клиентов, оказания услуг ,управление и др.

Инструменты – комплекс техники и инструментов необходимых для осуществления услуг.

Выполненная запись - услуги, оказанные салоном красоты клиентам.

Прибыль – сумма всех выплат за оказанные услуги.

После описания контекстной диаграммы переходим к процессу функциональной декомпозиции. Разбиваем систему на подсистемы до степени, достаточной для понимания роли проектируемого ПО и написания спецификаций процессов.

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Салон красоты»

Как видно из диаграммы, весь процесс функционирования Салон красоты разбивается на три:

• Парикмахерские и косметические услуги – основная деятельность Салон красоты, деятельность по оказанию населению парикмахерских и косметических услуг;
• Поддержание санитарного состояния оборудования и инструментов салона красоты – поддержание персоналом санитарного состояния оборудования и инструментов;
• Дополнительные услуги – выдача справочной информации о дополнительных услугах и их оказание.

Производится дальнейшее разбиение на подсистемы «Парикмахерские и косметические услуги».

Рис.1.3. Функциональная модель второго уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» AS-IS Описание процессов, представленных на данной диаграмме декомпозиции.

Выдача информации – предоставление информации о услугах салона красоты.

Запись к мастеру – запись клиента к мастеру на удобное для него время.

Обслуживание клиента – сам процесс оказания услуг.

Оплата услуги – оплата квитанции за оказанные услуги.

В процессе анализа предметной области выявлено, что много времени администратор тратит на бумажную работу, такую как поиск по журналам записей о рабочих часах мастеров и времени записи клиентов, поиск информации о клиенте, а также на выписку квитанций за обслуживание. Информационная система поможет исправить эти недостатки..

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

Рис. 1.4. Функциональная модель нулевого уровня «Салон красоты» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.5. Функциональная модель первого уровня «Салон красоты» TO-BE

Рис. 1.6. Функциональная модель второго уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Запись, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об отпуске лекарств по льготным и обычным рецептам, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.