Файл: Проблемы информационного обеспечения процесса управления (Анализ информации для процесса управления учебного центра подготовки кадров «Аэрофлот»).pdf

Введение

Современное управление предприятием включает в себя управление персоналом, которое является ключевым элементом управления. Грамотная работа с персоналом приводит к увеличению производительности труда, повышению эффективности работы предприятия и как следствие – повышению доходности предприятия.

Управление персоналом включает исследование возможностей и профессиональных знаний и навыков каждого сотрудника, необходимые для наиболее рационального распределения сотрудников по выполняемым работам. Для проведения исследований разработано множество методик, для удобства и повышения эффективности при проведении исследований рекомендуется использовать современные возможности информационных технологий.

Объектом исследования в данной работе является Центр подготовки персонала при ОАО «Аэрофлот». Это крупная компания с большим коллективом, придерживающаяся в своей работе стандарта менеджмента качества, предполагающего особенную работу с персоналом. Поэтому использование информационных технологий для исследования возможностей и компетентности персонала для данного предприятия особенно актуально.

Управленческое решение при этом представляет собой определенный результат осуществляемого коллективного творческого труда, управленческое решение всегда носит социальный, общественный характер; даже когда руководитель организации один разрабатывает определенные решения, то коллективный интеллект неявно поступательно оказывает определенное влияние на данный процесс.

Основная деятельность по осуществлению комплексной разработке основных управленческих решений должен быть достаточно высоко профессиональным, при этом использовать основные имеющихся теоретические и методические наработки отечественных и зарубежных ученых, а также накопленный и систематизированный практический опыт деятельности других организаций.^[1]

Актуальность выбранной темы курсовой работы при этом обуславливается тем, что в настоящее время независимо от имеющейся должности, каждый человек должен достаточно активно принимать основные управленческие решения.

Целью данной курсовой работы является изучение проблем информационного обеспечения процесса управления.

Курсовая работа состоит из введения, 3 глав, заключения и списка литературы.

Глава 1 Роль информационного обеспечения процесса управления

1.1 Сущность и виды информации

Существует два основных подхода к пониманию информации: математизация понятия информации и возведение категории «информация» в ранг общефилософской категории, отражающей всеобщее свойство мира.

В социально-экономическом плане информацию связывают с отражением в сознании человека окружающего мира, его познанием. В таком ее понимании информация является необходимым условием трудовой деятельности человека, где она выступает средством коммуникации между людьми. Это и определяет ее роль в управлении, осуществление которого было бы невозможно без связей. В процессе управления информация - совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем и внешней среды. Она является основой процесса управления. Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации и ее непрерывным движением.

Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность, поэтому введение ее количественной меры является весьма сложной задачей.^[2]

Информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, ее потребительской стоимости можно только в связи с человеком, который эту информацию потребляет, в связи с процессом, где она используется. Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения.

В человеко-машинных системах можно выделить следующие характерные особенности информации.

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для пользователя. Принятие решения, планирование, оперативное управление, контроль, поиск - являются основными целями информации в человеко-машинных системах.^[3]

Ценность информации. Под ценностью информации, или ее потребительной стоимостью, понимают тот материальный эффект, который дает ее использование. Ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщения. Она зависит от способа и скорости ее передачи, надежности, старения и прочих факторов.

Надежность и достоверность. Надежность характеризует технические возможности средств передачи и обработки информации. Достоверность - это степень отражения истинного состояния объекта.

Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значение при построении систем. В системе, в которой стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь практическое значение, должно быть предусмотрено создание значительной избыточности информации.

Быстродействие. Скорость передачи и приема информации человеком определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте. Скорость работы технических устройств системы определяется количеством данных, обрабатываемых или передаваемых в единицу времени.

Периодичность. Это частота передачи информации. Плановая информация требуется сравнительно редко. На уровнях оперативного управления информация должна поступать с периодичностью, соответствующей происходящим реальным событиям. Затраты на информацию определяются тем общественно полезным трудом, который затрачивается на ее сбор, хранение, обработку и поиск.

Непрерывность. Информация может быть представлена в непрерывной форме для выдачи непрерывных данных.

Основными способами выдачи информации в человеко-машинных системах являются визуальный и звуковой.

Управление на основе информации, строящейся по принципу обратной связи, представляет собой основную и важнейшую особенность систем и имеет существенное значение для построения управленческой информационной системы. Управление и обратная связь сопутствуют друг другу.

Объект управления осуществляет свою деятельность в целях реализации поставленных перед ним задач по заданным критериям эффективности. Окружающая среда постоянно оказывает воздействие на объект управления, а он в свою очередь для достижения намеченных целей также стремится оказывать соответствующее воздействие на окружающую среду. В случае изменения окружающей обстановки объект неизбежно изменяет формы своей деятельности.^[4]

Для правильного определения целей и эффективных методов деятельности объект управления в каждый момент времени должен иметь сведения, с одной стороны, об окружающей обстановке и ее изменениях (информация о внешних условиях), а с другой - о своей организации и ее функционировании (информация о внутренних условиях).

Для изучения, идентификации и анализа внешней и внутренней обстановки используется входящая информация, а исходящая информация является средством воздействия на эту обстановку или приспособления к ней объекта управления.

Деятельность объекта управления, его реакция на изменение внешних и внутренних обстоятельств основывается на анализе, обработке и синтезе информации об изменениях внешних и внутренних условий.

Особое значение в массиве производственной информации имеет информация об использовании ресурсов. Она предназначена для выявления и устранения «узких» мест в производстве. Благодаря этой информации руководителям предприятий предоставляется возможность быстро определять отклонения от запланированного хода производства. На основе экономической информации дается оценка деятельности предприятия, производственных подразделений.

Информация может быть дифференцирована по аспектам управления. По этому признаку выделяют экономическую, организационную, социальную, техническую информацию. В практике управления при разработке решений недостаточно используется социальная информация, которая не всегда имеет оптимально организованную форму учета и использования. Это отрицательное явление в процессе управления. Встречаются недостатки, связанные с несвоевременным обновлением экономической и организационной информации.^[5]

По характеру предоставления информацию можно подразделить на визуальную, аудио- и аудиовизуальную.

Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, характеризуется повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, отражает тенденции и зависимости. В результате использования наглядных форм отображения информации совершенствуется информационное обеспечение управления.

Аудиоинформация - это информация, воспринимаемая на слух. В современных условиях очень важны формы фиксирования и передачи аудиоинформации - использование звукозаписи, получаемой с помощью портативных магнитофонов и диктофонов.

Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей в настоящее время большое распространение в процессе управления.

По форме предоставления можно выделить цифровую, буквенную, и кодированную информацию.

Цифровая информация играет важную роль в процессе управления. Цифры более емки в информационном отношении, они вносят точность в предоставляемую информацию. Но в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам предоставления информации.

Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, содержательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления.

Кодированная информация предназначена для использования современных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, передавать, обрабатывать информацию.

Информация может быть классифицирована по времени ее активного использования. Здесь можно выделить постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентирующих актов, долгосрочных заданий.

Переменная информация - это текущая, оперативная информация, используемая сравнительно небольшой промежуток времени. Переменная информация отражает свойства и количественные характеристики разных производственных операций. Она используется в одном цикле обработки оперативного управления и регулирования хода производства и «живет» лишь незначительный промежуток времени, затем «исчезает», обновляется уже с другим значением. Следовательно, для того чтобы оперативно управлять производством, необходимо вовремя ее уловить, зафиксировать.

Условно-постоянная информация остается неизменной или подвергается незначительным изменениям в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления. Часто одна и та же условно-постоянная информация используется для решения разных задач управления, поэтому целесообразно создавать централизованный информационный фонд предприятия для удовлетворения всех информационных потребностей пользователей - работников аппарата управления.

По отношению к системе управления информация подразделяется на входную и выходную. Информация, поступающая на объект управления, - входная, от объекта управления - выходная. В зависимости от назначения того или иного вида информации предъявляются определенные требования к структуре входной и выходной информации, форме и периодичности ее предоставления (носитель), системе кодирования.

По отношению к операциям обработки входная информация классифицируется на обрабатываемую (активную) и необрабатываемую (пассивную), непосредственно не используемую для воздействия на объект управления.

Обрабатываемая информация по стадиям образования бывает исходной, которая используется для проведения различного рода расчетов, логической обработки, и производной, которая получается в результате расчетов. В свою очередь исходная информация подразделяется на две группы: первичную и промежуточную. Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций. Промежуточная информация может сразу же использоваться для обработки, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях.