Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» (1. Постановка задачи и выбор средств проектирования).pdf

Введение

В современных условиях информационные технологии все больше проникают во все сферы бизнеса. Без них уже сложно представить взаимодействие с клиентами, документооборот , бухгалтерия и складской учёт. Людям в современном мире все меньше хочется выполнять работу «в ручную», так как это замедляет процесс. Поэтому все больше представителей бизнеса рассматривают вариант автоматизации трудового процесса.

Автоматизация торговли позволяет обеспечить взаимосвязь все отделов и дает возможность для планирования закупок и продаж, а также вести движение товаров и складской учет.

Для того чтобы разработать информационную систему, отвечающую всем требованиям заказчика, необходима детальная аналитика. Она является соединением экономических знаний и проектирование информационных систем, то есть моделированием бизнес процессов.

Главная цель моделирования бизнес процессов состоит в том, чтобы повысить эффективность работы. Поэтому в процессе проектирования основное внимание уделяется деталям, позволяющим снизить стоимость и время выполнения действий. Оно позволяет понять принцип работы организации ,детально представить процессы происходящие в ней от начала до конца. Графическое представление информации позволяет увидеть картину в целом и не упустить деталей. Устанавливает правила выполнения процесса, то есть задает регламент выполнения действия для достижения необходимой производительности.

1. Постановки задачи и выбор средств проектирования

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

С древних времен человеку было необходимо где-то сохранять сначала свою добычу, затем урожай. Эти функции выполняли ямы, некие амбары, сараи и пещеры. Уже после, когда человек перешел к машинному производству, и количество товаров возросло, в разы, появилось необходимость в специализированных складах. Ими стали помещения при производствах, элеваторы и прочее. Со временем технологии не только производства, но и хранения тоже совершенствовались. Теперь нет проблем в хранении скоропортящихся продуктов или хрупких товаров. Так же с развитием транспортировки стали формироваться склады у транспортных компаний, железных дорог. Позволяющих, как бы, на временное хранение, взять к себе товар, а затем произвести его доставку в конечную точку.

---

Современная торговля тоже трансформировалась и по факту стала превращаться в магазин-склад, то есть товар здесь же храниться и тут же продается. А для торговли, которая осуществляет через интернет, склад это и хранение, и приемный пункт, и центр выдачи товара.

Это означает, что как не менялось производство и потребности человека, ему необходимо хранить где-то товар.

Склад стал выполнять главную роль для оказания услуг и производства. И формирует бизнес единицу, а именно элемент логистической системы.

Исходя из выше изложенного, можно сделать некоторые выводы.

Склад – это место нахождения материальных ресурсов, необходимых для дальнейшей их реализации, а также средство синхронизации движения ресурсов от изготовителя к потребителям или материалов для производства.

Склады делятся по типу, принимаемого на хранение товара, и условий хранения.

Склад не ведет коммерческой деятельности, а только хранить продукцию.

Современный склад можно представить, как совокупность элементов: помещение, средства погрузки/разгрузки( транспортные средства склада), средства хранения товара и система складского учета.

Основными данными для любого склада: приходная накладная на поступившую продукцию, заявка на отгрузку, расходная накладная на отгруженную продукцию, отчеты.

Исходя из выше изложенного можно выделить следующие документы, описывающие предметную область:

–входные данные:

1)Счета-фактуры поставщиков на продукции

2)Заявки покупателей

3)Платежные поручения покупателей

4)Приходная накладная

–выходные данные

1)Счета на оплату по заказам

2)Договора поставки

3)Счета-фактуры покупателям на реализованную продукцию

4)Заявки поставщикам

5) Платежные поручения по оплате поставщикам

Согласно выделенным функциям систему можно разделить на три части:

–подсистема хранения данных, для непосредственного хранения сведений о товаре на складе

–подсистема расчета, которая показывает информацию о том что полученный заказ или товар оплачен

–подсистема формирования отчетов ,для статистики и анализа работы склада

Полученное деление позволяет выделить следующие роли/ сотрудник, взаимодействующие в процессе работы склада:

–Бухгалтерия: оплачивает счета о закупки товара

–Менеджер по поставкам: заключает договора с поставщиками товара

–Кладовщик, он же диспетчером автоматизированной системы осуществляет мониторинг поступившего и отгружаемого товара на склад и со склада, фиксация всех действий в системе, а также комплектование заказа

---

–Различных типов грузчики осуществляют прием и размещение товара на складе и его отгрузку.

Основными функциями Склада являются: приемка товара, учет и хранение, и отгрузка товара.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес процессов позволяет взглянуть на систему в целом. Графическое представление существующих процессов позволяет смоделировать его в целом. Увидеть процесс как в целом, а так и поделив его на отдельные действия. Что показывает трудозатраты, время выполнения, что есть на входе, что есть на выходе, какие ресурсы задействованы, а какие нет. Действия замедляющие процесс в целом, какие потери происходят на каждом из этапов.

Подобная аналитика нужна не только экономическим специалистам для модернезирования производства, но и ит-специалистам для разработки грамотной информационной системы, позволяющие не только сократить потери и трудозатраты, а так же расходы, но и ускорить процесс оказания услуги. Ведь грамотно построенная система позволяет при помощи поиска ней точно узнать например где находить необходимы товар для заказа и его количество, а не идти человеку в предполагаемое место и смотреть сколько же там находится товара и смогут ли они скомплектовать заказ.

Конечно большинство диаграмм можно нарисовать на листке бумаги ручкой, да это позволит создать некий образ процесса, но может способствовать потери некоторой важной информации и затруднению аналитики. Современные технологии позволяют автоматизированными средствами смоделировать любой процесс.

На данный момент представлено большое количество средств, позволяющих описать бизнес процесс(ARIS, AllFusionModelingSuite, RationalRose и др.)

Выбор зависит от проекта и задач. Описание бизнес процессов проводится для дальнейшего анализа информации и реорганизации процессов, так сказать движение от того что уже есть («как есть») к тому «как должно быть». Цель реорганизации существующих процессов может быть, как например внедрение стандартов ISO 9000, так и повышение качества обслуживания клиентов.

В качестве примера сравнительного анализа методов ARIS и IDEF(IDEF0, IDEF3) и их инструментальные средства ARIS Toolsetи BPwin.

Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составили методология SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования), семейство стандартов IDEF (Icam DEFinition, где Icam - это Integrated Computer-Aided Manufacturing) и алгоритмические языки. Основные типы методологий моделирования и анализа бизнес-процессов:

---

• Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling). Наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт IDEF0. Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания бизнеса компании в функциональном аспекте.
• Описание потоков работ (Work Flow Modeling). Стандарт IDEF3 предназначен для описания рабочих процессов и близок к алгоритмическим методам построения блок-схем.
• Описание потоков данных (Data Flow Modeling). Нотация DFD (Data Flow Diagramming), позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами.
• Прочие методологии.

В настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования, проявляющаяся в форме создания интегрированных средств моделирования. Одним из таких средств является программный продукт, носящий название ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), разработанный германской фирмой IDS Scheer.

ARIS поддерживает четыре вида моделей и большое количество видов моделей в каждом типе, показывающих различные аспекты исследуемой системы:

• организационные модели, представляющие структуру системы — иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
• функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
• информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
• модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.

Для построения указанных выше типов моделей используются как собственные методы моделирования ARIS, так и различные известные методы языки моделирования, в частности, UML. Процесс моделирования можно начинать с любого из типов моделей.

Основная бизнес-модель ARIS - eEPC (extended Event-driven Process Chain, расширенная модель цепочки процессов, управляемых событиями). Нотация ARIS eEPC является расширением нотации IDEF3. Бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой поток последовательно выполняемых работ (процедур, функций), расположенных в порядке их выполнения. Реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально не отражается. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например, MS Project.

---

Модели в ARIS представляют собой диаграммы, элементами которых являются разнообразные объекты – «функции», «события», «структурные подразделения», «документы» и т.д. Между объектами определённых видов могут быть установлены связи определённых видов («выполняет», «принимает решение», «должен быть проинформирован о результатах» и т.д.). Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте.

Основные объекты нотации eEPC:

• Функция. Служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия. Каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием; в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.
• Событие. Служит для описания реальных событий, воздействующих на выполнение функций.
• Организационная единица. Например, управление или отдел.
• Документ. Отражает реальные носители информации, например, бумажные документы.
• Прикладная система.
• Кластер информации. Характеризует набор сущностей и связей между ними.
• Связь между объектами. Тип отношений между объектами, например, активация выполнения функции некоторым событием.
• Логический оператор. Оператор «И», «ИЛИ» или исключающее «ИЛИ», позволяет описать ветвление процесса.

Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования.

Для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Предусмотрены различные функции по администрированию базы данных, например, управление доступом. База данных представляет из себя иерархическое хранилище моделей.

Работа по созданию модели должна регламентироваться жёсткими и объёмными соглашениями по моделированию (стандартами), ARIS поддерживает механизм методологических фильтров, позволяющих пользователю использовать только определённый набор схем и объектов. Разработка таких соглашений требует значительного времени и высококвалифицированных специалистов. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, очень высока.

---