Файл: Анализ и оценка средств реализации структурных методов анализа и проектирования экономической информационной системы (1. Структурный метод анализа и проектирования ЭИС).pdf

К функциям финансового отдела отнесены: управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов; разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости; составление проектов перспективных и текущих финансовых планов, с приложением всех необходимых расчетов; подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия; разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств; участие в подготовке проектов планов: реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложений, научных исследований и разработок; участие в планировании себестоимости продукции и рентабельности производства; разработка прогнозов ожидаемой прибыли, расчет налога на прибыль, составление планов распределения прибыли на год и по кварталам.

Отдел маркетинга совместно с другими подразделениями предприятия и руководством предприятия помогает выработать стратегию рыночной деятельности предприятия. Целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций и координация деятельности по формированию и проведению закупочной, сбытовой и сервисной политики предприятий.

В функции отдела маркетинга входит анализ внутренней и внешней среды предприятий, анализ конкурентов, сегментирование рынка и позиционирование товара, ценообразование, формирование ассортимента и формулирование требований к качеству продукции и обслуживанию клиентов, продвижение продукции, формирование и поддержание имиджа предприятия и торговых марок.

Отдел закупок является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Отдел закупок организует изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в оптовом распределении следует сочетать методы изучения спроса оптовых товарополучателей и методы изучения спроса населения.

Задачами отдела складской логистики являются: обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции и товаров в соответствии с заключенными договорами; разработка совместно с техническими и экономическими службами предприятия планов сотрудничества с отечественными и зарубежными организациями; контроль за исполнением этих планов; сбор, накопление и анализ информации по международному опыту в решении отдельных проблем в области логистической деятельности; планирование, организация, контроль и управление материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья, материалов и готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также обработка, анализ и хранение соответствующей информации.

Функциями сервисного центра являются установка, обслуживание, ремонт оборудования, в том числе: гарантийное обслуживание; постгарантийное обслуживание; диагностика; поставка и установка запасных частей; составление дефектных ведомостей; консультирование по телефону.

Задачи отдела информационных технологий: разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления компанией; экономия средств компании за счет применения высокотехнологичных систем управления; выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей.

Рассмотрим некоторые функции отдела информационных технологий. Исследование систем управления, порядка и методов планирования и регулирования Компании с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим.

Анализ и изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления компании и ее подразделений.

Ещё одна из функций ИТ отдела – это участие в составлении технических заданий по созданию автоматизированных систем управления Компанией.

Подготовка планов проектирования и внедрения автоматизированных систем управления Компанией и контроль за их выполнением.

Также, от специалистов ИТ отдела требуется определение задач, их алгоритмизация, увязка организационного и технического обеспечения всех автоматизированных систем управления Компанией. Контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования. Анализ и учет случаев отказа системы. Разработка и проведение мероприятий по повышению качества и надежности автоматизированных систем управления Компанией.

Специалисты ИТ отдела должны следить за своевременной модернизацией применяемых технических средств. Совершенствованием организации и методов подготовки задач по алгоритмизации с целью сокращения сроков и стоимости проектирования автоматизированных систем управления Компанией.

Другими функциями специалистов ИТ отдела является оказание методической помощи подразделениям Компании в подготовке исходных данных для автоматизированных систем управления.

А также, контроль за своевременным оформлением в установленном порядке и заключением договоров со специализированными организациями на проведение исследовательских, проектных и других работ, связанных с деятельностью отдела.

Инсталляционное бюро предоставляет услуги по проектированию, поставке, монтажу, пусконаладочным работам, гарантийному и постгарантийному обслуживанию звукового и светового оборудования, и обучению персонала.

2.2 Анализ деятельности «как есть»

В приложении 1 рисунке 1 представлен бизнес-процессы продаж ООО КПА «Статус».

В настоящее время процесс учета продаж заключается в сборе данных о продажах от каждого менеджера и анализе этих данных за всю компанию.

Входящие потоки: информация о товаре; информация об оплате; первичные документы – заказы контрагентов и накладные.

Выходные потоки: информация о движении товаров; расчётно-платёжные документы; сведения о продажах; отчёты.

К задачам учета продаж продукции относятся: контроль за своевременным и правильным оформлением первичных документов, и выписка покупателю и банку расчетно-платежных документов; обеспечение информацией о наличии и движении продукции руководителей соответствующих подразделений в целях осуществления контроля за своевременным оприходованием, отгрузкой и сохранностью готовой продукции; определение фактического объема продажи в стоимостном и количественном выражении; формирование отчётностей.

Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процесса документооборота сбыта, приведенной в приложении 1 на рисунке 2.

Рассмотрим подробнее схему учёта наличия и движения товаров (п. 1, рисунок 3).

Процесс учёта наличия и движения товара включает в себя: учёт прихода товара; учёт заказов и сбыта товара; подготовка информации о наличии и движении товара.

В соответствии с представленной схемой, учет продаж представляет собой сбор сведений о совершенных продажах за всю компанию от каждого отдельного менеджера. Сбором данной информации занимается отдельно назначенный менеджер отдела продаж, он же анализирует представленную ему информацию, а также готовит следующие отчеты (по итогам анализа): отчет о продажах по товарам; отчет по продажам по клиентам; отчет о продажах по датам (за период); общий (сводный отчет).

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета. В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров по сопроводительным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записываются отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Продавцы магазинов отчеты не составляют. Они обязаны ежедневно сдавать в кассу организации торговую выручку, а непроданные товары возвращать в магазин. Продавцам отпуск товаров оформляют расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14 которую выписывают в двух экземплярах. По окончании рабочего дня возвращенный товар и сумму выручки, подтвержденную квитанцией, записывают в расходно-приходную накладную. Новую партию товара продавцу выдают после того, как он рассчитался за ранее полученные товары.

Архитектура информационной системы предприятия – это наиболее общее и всестороннее представление информационной системы предприятия, как хозяйствующего субъекта, имеющего различные цели ведения своей основной деятельности, определенные миссией на рынке, и стратегией развития, внешние и внутренние ресурсы, необходимые для выполнения миссии и достижения поставленных целей, а также сложившиеся правила ведения основной деятельности (бизнеса). Системная архитектура (программная и техническая) определяет совокупность технологических и технических решений для обеспечения информационной поддержки работы организации в соответствии с правилами и концепциями, определенными бизнес-архитектурой.

3. Проектирование ЭИС

3.1 Модель «как должно быть»

Новая технология работы с документами о продажах подразумевает использование информационной системы документооборота. В приложении 2 на рисунке 1 представлена диаграмма потоков, данных работы менеджера по продажам в новой информационной системе.

Входные данные для ИС:

• данные о товаре: название, артикул;
• данные о контрагенте: название, менеджер, контакты, реквизиты;
• атрибуты документов: тип, состояние, номер, дата, сумма, статус.

Результатные потоки:

• информация о наличии и передвижении товара: количество поставленного, проданного и оставшегося товара;
• документы по продаже: накладные и счета;
• отчёты.

Процесс работы в системе учёта продаж можно разделить на следующие составляющие процессы:

• ведение базы товаров;
• ведение базы контрагентов;
• составление документов;
• формирование отчётов.

Декомпозиция процесса работы в ИС учёта продаж представлена в приложении 2 на рисунке 2.

Рассмотрим подробнее процесс составления документов – блок А3. В приложении 2 на рисунке 3 представлена декомпозиция процесса составления документов:

• составление счёта;
• составление накладной;
• составление списка товаров.

Указанные процессы в ИС для сотрудника отдела продаж выполняются быстрее, чем при неавтоматизированной работе. Осуществление простых операций по вводу данных. Поиск и формирование отчётов позволяет существенно сократить трудозатраты.

Система должна будет обладать следующим функционалом: учёт контрагентов; учёт товаров; ведение документации и списков товаров; анализ продаж.

Пользователем системы является менеджер продаж.

В качестве входной информации в системе используются следующие документы:

• данные о сотруднике отдела продаж, поступающие из отдела кадров;
• данные о контрагентах – этот документ формируется в ходе общения с клиентом.

В данных сотрудника содержатся следующие реквизиты (рисунок 2): ФИО; должность; дата рождения; дата поступления; дата окончания работы.

При учете контрагентов используются следующие данные (рисунок 3): название; менеджер; полное название; адрес; телефон; email; дата добавления; р/с; к/р; банк; БИК.

Промежуточная информация – документы и списки товаров к документу.

Документы содержат информацию: тип документа; состояние документа; номер документа; дата документа; служащий; контрагент; сумма; НДС; итог.

Документы могут оформляться в связи с проведением операций по одному или нескольким товарам. В результате, каждый документ может иметь список товаров, который содержит: ссылку на документ; товар; количество товара; единицу измерения; цену.

Именно из данных записей формируются отчётности в системе.

Рисунок 2 – Карты служащих

Рисунок 3 – Карты контрагентов

В системе учёта продаж ООО «Статус» используются следующие отчёты в качестве результирующей информации: