Файл: Применения процессного подхода.pdf

1. Ведение базы данных контактов с покупателями с подробными данными о них (название, юридический адрес, контактное лицо, телефонный номер и др.);
2. Ведение базы данных всех произошедших операций купли-продажи (название покупателя, наименование купленного товара, дата и сумма покупки);
3. Ведение справочников (дисконтные карты, поставщики, покупатели, категории товаров);
4. Получение аналитической и статистической информации (остатки на складе, данные по количеству заключенных договоров и произведенных операций, отчет по продажам за месяц, продажи по клиентам);
5. Получение справочной информации в печатном виде (информация о клиентах, о поставщиках, товарах).

Задачи проектирования АРМ:

1. Максимально упростить и ускорить процедуру регистрации заказов.
2. Обеспечить жесткую связь между складом и процедурой регистрации заказа для исключения ситуации оформления заказов на изделия при отсутствии соответствующих наименований на оперативном складе.
3. Обеспечить все бизнес-операции возможностью сопроводить их необходимыми документами.
4. Создать гибкую систему статистических отчетов, как по работе склада, так и по учету и регистрации заказов.
5. Обеспечить при необходимости возможность автоматического резервирования БД.
6. Запретить некорректные действия пользователя.
7. Обеспечить целостность информации в базе данных.
8. Обеспечить приемлемую безопасность данных на случай несанкционированного доступа.
9. Минимизировать затраты системных ресурсов, необходимых для нормальной работы АРМ.
10. Программное обеспечение должно функционировать на IBM-совместимых персональных компьютера и должно работать под управлением операционных систем семейства WIN32.

В рамках автоматизации учета продаж несколько примеров систем.

Прикладное решение «1С: Комплексная автоматизация 8» создано на технологической платформе «1С:Предприятие 8», которая дает значительную гибкость, возможность настройки, выбор оптимальной комплектации, производительность и эргономичность прикладных решений^[1].

Перечислим главные преимущества типовой конфигурации «1С:Комплексная автоматизация 8» по сравнению с «1С:Предприятие 7.7. Комплексная конфигурация»:

• более широкий функционал;
• эффективные средства получения отчетности;
• новые возможности анализа финансово-хозяйственной деятельности;
• удобный интерфейс;
• отличная производительность;
• средства разделения прав доступа.

---

В данное решение включены наиболее популярные функции - с учетом реальных потребностей различного рода организаций. [10]

Программное решение дает возможность автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления в торговых организациях.

Программа решает следующие задачи:

• планирование продаж и поступлений товара;
• регулирование поставок и запасов;
• управление взаиморасчетами с клиентами.

Функционал управления заказами позволяет наилучшим образом обрабатывать заказы покупателей и отражать их в планах и отчетах.

При оформлении заказа необходимые товары могут быть автоматически зарезервированы на складе организации, а при отсутствии необходимого количества товаров - может быть оформлен заказ поставщику.

Для розничной торговли возможны технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано оформление возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.

Учет продаж является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. В прикладном решении реализован основной функционал, обеспечивающий индивидуальный подход в отношении каждого клиента.

• регистрация и хранение данных о контрагентах, истории взаимодействия;
• оповещение о событиях и планируемых действиях;
• анализ и планирование контактов и сделок;
• комплексный анализ отношений с клиентами;
• оценивание эффективности рекламных и маркетинговых акций.

Современные механизмы ценообразования дают возможность организации определять и реализовать ценовую политику в соответствии с полученными аналитическими данными о спросе и предложении на рынке и себестоимостью реализуемой продукции. В программном решении реализованы следующие возможности:

• построение разных схем формирования цен и скидок;
• контроль над установленной ценовой политикой;
• сравнение отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов;
• учет накопительных скидок с использованием дисконтных карт.

Программа имеет возможность планирования по направлениям продаж, производства, закупок. На основании планов данных направлений формируются планы для отдельных видов деятельности и объектов планирования.

План может быть разбит на отдельные детали в рамках всего периода плана - на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждый элемент плана может быть детализирован по договорам, контрагентам и заказам.

---

Для облегчения процесса формирования планов предусмотрена специальная функция – «Помощник планирования».

«1С: Комплексная автоматизация 8» позволяет организовать:

• оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств.

Платежный календарь - это комплекс заявок на расходование денежных средств и запланированных денежных платежей. При составлении платежного календаря параллельно проверяется возможность его выполнения (достаточно ли денежных средств на счетах и в кассах предприятия).

Есть возможность учета денежных расчетов в иностранной валюте. Обеспечен обмен данными со специальными банковскими программами класса «Клиент-банк».

Функции управления взаиморасчетами с клиентами обширны. Они охватывают полный набор операций для взаимодействияю с деловыми партнерами от возникновения обязательств по договорам до момента их выполнения. Программа дает возможность проводить анализ изменения задолженностей во времени, поддерживать способы учета задолженностей по различным направлениям: по договорам, заказам, счетам.

В «1С:Комплексной автоматизации 8» поддерживается облегченный учет производства, который дает возможность без использования сложных функций обеспечить учет производственных процессов - от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции.

Автоматизирован учет по всем участкам:

• учет банковских и кассовых операций;
• учет расчетов с контрагентами, персоналом, бюджетом;
• учет материалов, товаров, продукции;
• учет затрат и расчет себестоимости;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет торговых операций.

Рассмотрим еще многофункциональный комплекс для торговли «Гепард» (с модулем «Аналитик»).

Программный комплекс Гепард (Windows) (www.gepard.ru) предназначен для комплексной автоматизации различных видов торговой деятельности. Существует два варианта поставки: для розничной и оптовой торговли.

В состав комплекса в настоящее время входят модули:

• Администратор комплекса. Настройка параметров комплекса, установка паролей и прав доступа пользователей;
• Товарный склад. Ведение складских операций, отслеживание движения товара по партийно и по операционно со списанием по методам FIFO или LIFO. Предусмотрены стандартные отчетные ведомости: Товарный отчет, Сальдовая ведомость, Оборотная ведомость и др.;
• Отдел продаж. Оформление счетов, ведение информации по клиентам и счетам с отслеживанием оплаты, отпуска или возврата по счетам. Операции продажи со склада и по прайс-листу. Получение отчетов по продажам;
• Прайс-листы. Предназначен для создания, хранения и качественной печати прайс-листов. Может печатать на различные принтеры в локальной сети, в том числе и на сетевой, может печатать в шаблон внутреннего отчета (Report) и MS Excel;
• Анализ товарного склада. Формирование отчетов по поставкам, продажам, движениям товара и загрузкам подразделений. Здесь предусмотрено формирование отчетов как в различных разрезах, так и в любых комбинациях: по поставщикам, покупателям, подразделениям, товарам и группам, документам;
• Книга продаж. Отслеживание взаиморасчетов с покупателями. Получение отчетов по динамике продаж, динамике покупок клиентами, сводные отчеты по взаиморасчетам;
• Книга закупок. Отслеживание взаиморасчетов с поставщиками. Получение сводных отчетов по взаиморасчетам, динамике закупок по поставщикам, товарам;
• Себестоимость контрактов. Расчет себестоимости импортируемых товаров с учетом таможенных пошлин, затрат в рублях или в валютах. Создание сводных отчетных документов по контрактам. Формирование на основе контракта приходной складской накладной;
• Общая бухгалтерия. Ведение журнала хозяйственных операций, формирование бухгалтерских документов: журналы-ордера, сальдово-оборотные ведомости, главная книга, оборотный баланс и т. д. Расчет курсовых разниц в мультивалютном режиме;
• Финансовый анализ. Создание финансовых документов на основе операций, проведенных по бухгалтерским счетам и в аналитических разрезах. Создание документов для налоговой инспекции и проведения финансового анализа состояния предприятия;
• Касса. Оформление приходных и расходных ордеров, ведение кассовой книги, ведение нескольких касс одновременно. Оформление оплаты складских документов и выписанных счетов;
• Банк. Оформление выписки из банков в многобанковском режиме. Оформление оплаты складских документов и выписанных счетов.
• Платежные поручения. Оформление платежных поручений по нескольким банкам с отслеживанием их проведения через банк;
• Основные средства. Ведение учета основных средств по инвентарным номерам, отслеживание их движения по подразделениям и материально-ответственным лицам, учет капремонтов, операций списания и продажи, автоматический расчет амортизации, переоценки, получение сводных отчетных ведомостей по всем направлениям учета и движения основных средств;
• Материалы. Ведение складских операций, отслеживание движения материала по партийно и по операционно со списанием по методам FIFO, LIFO, средним ценам. Получение отчетных ведомостей по операциям, остаткам и оборотам материалов количественно-суммового учета;
• Регистрация счетов-фактур. Модуль, который позволяет вести Книги покупок и продаж по расчету НДС;
• Делопроизводство. Модуль предназначен для структурированного хранения реквизитов документов, созданных в системах MS Word, MS Excel, Гепард, Панацея (программа для аптек). Модуль оперирует только реквизитами документов, сами документы хранятся в файловой системе. Программа предоставляет возможность просмотра базы реквизитов, их добавления, редактирования, удаления, выборки и поиска, а также редактирования документов с запуском соответствующего приложения (MS Word, MS Excel).

---

Рассмотренные системы достаточно давно модернизируются и приобретают все больше дополнительного функционала, но их стоимость приобретения права использования варьируется от 500 до 2000 у.е., и, как правило, не сильно может дифференцироваться в зависимости от количества рабочих мест, а приобретение комплекса услуг по сопровождению выливается в значительные финансовые затраты, доступные не каждому предпринимателю.

Кроме того, возможности, заложенные в системах, могут далеко перекрывать необходимые потребности учета на конкретном предприятии. И рациональность внедрения будет малоэффективна, т.к. дополнительно связана с расходами на обучение и с другими факторами, усложняющими последующую эксплуатацию системы. Поэтому было принято решение о разработке собственной системы учета продаж.

Новая технология учета продаж предполагает ведение единой базы данных. Модель деятельности менеджера по продажам «КАК БУДЕТ» представлена на рисунке 9.

Рисунок 9 – Модель деятельности руководителя отдела продаж «КАК БУДЕТ»

Как видно из модели, модель декомпозируется на три блока (рис.10):

• Ввод информации в БД (о товарах, поставщиках, клиентах);
• Осуществление непосредственно продаж;
• Формирование документов.

Рисунок 10. Декомпозиция модели «Как будет»

Рисунок 11 – Декомпозиция блока «Ввод информации в БД»

Рисунок 12 – Декомпозиция блока «Осуществление продаж»

Рисунок 13 – Декомпозиция блока «Формирование документов»

Разрабатываемая программа позволит сократить время на создание отчетов, ввода данных, получения данных тем самым значительно уменьшит трудоемкость этих процессов и переводит сотрудников на другой уровень.

Таким образом, программный продукт позволяет избавить работников от рутинной, сложной работы, предоставляя информацию в электронном виде, с возможностью планирования прихода и расхода товаров.

Заключение

Цель работы заключалась в оптимизации бизнес-процессов, выполняемых сотрудниками и руководителем отдела продаж для ООО «Белый свет». Для оптимизации было предложено разработать программный продукт.

---

Данная разработка помогает снизить издержки, повысить эффективность работы, экономить материальные средства и человеческие ресурсы.

В ходе работы были решены следующие задачи:

1. Исследована предметная область решаемой задачи.
2. Определены цели и задачи деятельности предприятия.
3. Проведен анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования.

Система имеет большой потенциал дальнейшего развития. В качестве дальнейшего развития ИС данного проекта можно выделить следующие направления: расширение функциональности пользовательского интерфейса клиентов и добавление в него новых возможностей, таких как просмотр статуса заказа, учет заявок на отсутствующий товар, расширение функциональности интерфейса менеджеров и добавление в него новых возможностей по мониторингу статусов заказов, формирование ведомости по заявкам клиентов на отсутствующий товар для оформления заявки поставщикам.

Таким образом, в ходе работы все поставленные задачи были решены, цель проекта достигнута.

Список использованной литературы

1. Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т. Т. 2. Распределенные и удаленные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c.
2. Бритов Г., Осипова Т. Моделирование бизнес-процессов. - М.:LAP, 2014. – 124 с.
3. Гамма Э., Хелм Р., Джонсон Р., Влиссидес Дж. Приемы объектно-ориентированного проектирования. Паттерны проектирования. - СПб.:Питер, 2015. – 368 с.
4. Голицына, О.Л. Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2012. - 400 c.
5. Гурвиц Г. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере. - СПб.: БХВ-Петербург, 2010. - 497с.
6. Давыдова Е. М. Базы данных Учеб. пособие для вузов / Е. М. Давыдова, Н. А. Новгородова. - 3-е изд., перераб. и доп. - Томск : В-Спектр, 2012. - 128 с.
7. Исаев Г. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2015. - 432с.
8. Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
9. Кит Т. Томпсон Автоматизация продаж. Умный подход. - М.: Вершина, 2016 - 272 с.
10. Коваленко В. Проектирование информационных систем. - М.: Форум, 2012. - 320с.
11. Кузин, А.В. Базы данных: Учебное пособие для студ. высш. учеб. заведений / А.В. Кузин, С.В. Левонисова. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 320 c.
12. Кузнецов С. Базы данных. - М.: Academia, 2012. - 496с.
13. Миков А. Информационные процессы и нормативные системы в IT. Математические модели. Проблемы проектирования. Новые подходы. - М.: Либроком, 2013. - 256с.
14. Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 528 c.
15. Редько В.Н., Бассараб И.А. Базы данных и информационные системы. - М.: Знание, 2015. - 602 c.
16. Степанов В. Информационные технологии управления продажами и маркетингом. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2013. - 284 с.
17. Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. - М.: Юрайт, 2013. - 463 c.
18. Уорден К. Новые интеллектуальные материалы и конструкции. Свойства и применение; М.: Техносфера, 2012. - 456 c.
19. Уткин В., Балдин К. Информационные системы в экономике. - М.: Academia, 2012. - 288с.
20. Шаймарданов Р.Б. Моделирование и автоматизация проектирования структур баз данных - М.: Юнити, 2016. - 469 c.

---